Оформление кассовых документов кассиром. Учет и документальное оформление кассовых операций

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Документальное оформление кассовых операций должен производить практически каждый хозяйствующий субъект. Некоторые послабления введены лишь для индивидуальных предпринимателей. В материале пойдет речь о том, какие документы составляются по кассовым операциям и как правильно вносить в них имеющиеся сведения.

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Кассовые операции ведутся в строгом соответствии с нормативными актами. В настоящее время операции по кассе регулируются указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, в котором определяется порядок документального оформления кассовых операций для организаций и упрощенный порядок - для ИП и малого бизнеса. В этом нормативном акте произведена коррекция ранее действующих положений. А именно - изменениям подверглись две сферы:

1. Процедура определения и утверждения лимита кассы. Здесь:

• Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса с момента вступления в силу указания 3210-У могут не утверждать этот лимит.
• Организации, для которых утверждение этого лимита обязательно, получили послабление: им предоставлено право выбора расчетной формулы. Ориентироваться они могут либо на величину выручки, либо на объем действительных расходов наличных средств.

1. Порядок ведения кассовой книги. В частности, ИП и предприятия малого бизнеса вправе не вести этот регистр в те периоды, когда наличные обороты отсутствовали. Более того, предпринимателям на отдельных системах налогообложения вообще разрешено не оформлять кассовые документы.

Сам же процесс оформления документов по кассовым операциям практически не изменился. Подробней о сути таких действий и правилах внесения сведений речь пойдет ниже.

Категории кассовых операций

Кассовые операции делятся на две категории:

• Приходные, когда хозсубъект принимает наличные средства. Это может быть торговая выручка, получение денег в банке на зарплату, возврат средств подотчетниками и проч.
• Расходные, когда наличные средства выдаются из кассы. Здесь имеется в виду зарплата, сдача выручки в банковское учреждение, выдача денег подотчетникам и проч.

Какими документами оформляются кассовые операции

Все движения наличных денег должны найти отражение в следующих документах:

• два вида ордеров - приходный (форма КО-1) и расходный (КО-2).

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
• кассовая книга (КО-4);
• Книга, в которой ведется учет поступивших и ушедших из кассы денежных средств (КО-5).

Из приведенного перечня видно, что документальное оформление кассовых операций в 2017 году практически не изменилось по сравнению с предыдущими периодами.

Правила формирования документов по кассовым операциям

Ответственного за оформление кассовых операций назначает руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный предприниматель, если у него соответствующий статус.

Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному сотруднику или директору предприятия.

Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись главбуха, при его отсутствии - бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат, документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.

Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы таких подписей.

При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета приходящих на предприятие и уходящих средств.

Современное бухгалтерское законодательство допускает два способа ведения кассы:

• на бумажных носителях (документы заполняются от руки или набираются на компьютере с последующей распечаткой на бумаге);
• на компьютерах с помощью специальных программ (для такого оформления непременно используются специальные средства защиты данных, заверяются такие документы специальными электронными подписями).

Как документируются приходные операции

Приходные кассовые операции — документальное оформление таковых осуществляется с помощью приходного кассового ордера, которому присвоен индекс ОКУД 0310001. Скачать бланк ПКО можно на нашем сайте.

Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:

• Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
• Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции) кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.

При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.

Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после гашения.

Расходные кассовые документы

При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.

Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:

• Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
• Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
• Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
• Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
• Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
• Поставить свою подпись под документом.

Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.

Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.

• Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
• Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.

Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».

Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.

Кассовая книга - общие правила заполнения и ведения

Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.

Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.

Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.

При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.

Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.

Для ведения кассовых операций предусмотрены строгие правила. В частности, все движения с наличными деньгами должны оформляться документально с помощью форм, утвержденных нормативными актами.

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

• либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

• полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
• частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
• предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.

Сущность и специфика проведения кассовых операций

Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.

Кассовые операции состоят из следующих этапов :

• зачисление;
• передача;
• пересчет банкнот, монет;
• хранение;
• документирование кассовых операций.

Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.

Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.

От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.

Особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать :

• номер регистрации;
• название компании;
• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
• дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

Другие документы для учета финансовых операций

Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.

Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.

Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.

Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.

Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.

Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.

Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?

Расскажем все о ведении кассовых операций.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!

Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!

Как работает касса на предприятии

Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:

• приема платежей и выдачи денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;
• формирования документов в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечения сохранности денежных средств и документов, формируемых в ходе кассовых операций;
• выполнения сотрудником, ответственным за проведение операций с денежными средствами, трудовых функций в соответствии с договором и инструкциями.

Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.

Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:

• на упорядочение приема и обеспечение целевого расходования денежных средств, которыми распоряжаются сотрудники на кассе;
• на осуществление различных отчетных процедур, которые позволяют заинтересованным лицам (владельцам бизнеса, проверяющим структурам) проследить качество выполнения ответственными работниками предписаний законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Нормы, регламентирующие выдачу денежных средств под отчет (как мы отметили выше, это может быть связано с поездкой кого-либо из сотрудников фирмы в командировку).

Такие нормы могут устанавливать, в частности:

• перечни документов, на основании которых суммы выдаются под отчет (например, это может быть направление в командировку от руководства);
• порядок возврата сотрудником, приехавшим из командировки, выданных денежных средств, сдачи отчетности по ним работодателю.

1. Нормы, определяющие порядок перемещения денежных средств из кассы на счет в кредитно-финансовую организацию.

Здесь могут устанавливаться, к примеру:

• лимиты по остатку денежных средств в кассе, порядок направления денежных средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;
• регламенты оприходования выручки предприятия;
• порядок передачи денежных средств в обслуживающий банк.

1. Нормы, регламентирующие применение контрольно-кассовой техники.

Связаны они могут быть:

• с порядком эксплуатации ККТ;
• с порядком выполнения предписаний законодательства о применении ККТ (прежде всего, Закона № 54-ФЗ);
• с порядком взаимодействия налогоплательщика и регулирующих органов (например, при проверке ККТ).

1. Нормы, регламентирующие документирование кассовых операций.

В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.

Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).

Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.

Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.

Для чего нужна ККТ

Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:

• лиц, представляющих органы управления предприятием;
• аудиторов;
• партнеров организации;
• инвесторов;
• кредиторов.

Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:

• передавать задокументированные данные о платежах в ФНС через интернет (при посредничестве Операторов фискальных данных);
• отправлять кассовые чеки в электронном виде клиентам магазинов в режиме онлайн (также через ОФД).

ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

• создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

При необходимости на онлайн-кассе формируются:

• чеки коррекции (если нужно исправить ошибку в исходном чеке либо пробить сумму, которую не удалось отразить в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• чеки возврата (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные денежные средства).

Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.

ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.

В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).

В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.

При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.

Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

Осуществляемых ИП

Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.

Осуществляемых юрлицами

В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:

1. Приходные кассовые ордера .

Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера .

В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.

Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые книги .

В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.

Видео - касса и кассовая книга:

Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

• главный бухгалтер организации, его подчиненные;
• директор организации, если в штат фирмы не нанят главный бухгалтер, либо если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным сотрудникам.

Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.

На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

Видео - как вести кассовую книгу:

Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие кассовые документы с 01.07.2017 отменены

Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:

• акт о переводе показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);
• акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возвращении пользователю (КМ-2);
• акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• журнал для кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации ККМ, которые работают без кассира-операциониста (КМ-5);
• справка-отчет (КМ-6);
• сведения о счетчиках ККМ и величине выручки (КМ-7);
• журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);
• акт проверки находящихся в наличных денежных средств (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

Как ведется документирование кассовых операций по новому Закону № 54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО :

• используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
• дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

• отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
• кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
• подтверждений ОФД.

Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:

1. Полной оплате товаров.

Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

1. Частичной оплате товаров.

Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

1. Предоплате.

Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

1. Пробить чек возврата.

1. Оформить РКО на сумму возврата.

1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).

1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

Лимит остатка кассы

Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

Что он представляет собой, и для чего применяется?

Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

1. Исходя из объемов входящих поступлений .

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС ,

ЛК - лимит кассы;

ОП - объем поступлений наличности в кассу;

РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

В этом случае применяется другая формула:

ЛК = ОВ / РП * ИС ,

ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

ОВ - сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

• выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
• на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

• дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
• приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

• на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
• на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

• оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
• при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

• искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
• намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
• отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
• формирование отчетности не на основе регистров учета;
• использование счетов не на основе регистров учета;
• отсутствие первичных документов;
• неприменение торговой организацией регистров учета.

1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.