На каждом из кассовых терминалов, на которых будет происходить прием и оплата заказов, необходимо открыть кассовую смену.

1. Авторизуйтесь в системе и на экране дополнительного меню нажмите кнопку Открыть кассовую смену . Откроется окно первого шага, результатом которого должна являться печать «нулевого Х-отчета». Для этого нажмите кнопку Далее .
2. На втором шаге убедитесь в корректности полученного отчета, отсутствии пробитых чеков и подтвердите это нажатием кнопки Закончить .

Для возврата к первому шагу нажмите кнопку Назад , для повторной печати «Х-отчета» – кнопку Повторить .

Закрытие кассовой смены

В конце рабочего дня менеджер вместе с кассиром производит закрытие кассовой смены на каждом из кассовых терминалов ресторана. Перед началом выполнения данной операции рекомендуется заранее подготовить все документы по проведенным за смену внесениям/изъятиям.

Количество шагов, которое необходимо пройти для закрытия кассовой смены, настраивается в iikoOffice в Настройках торгового предприятия на закладке Кассовые смены . Как минимум должен быть выполнен контрольный пересчет и печать Z-отчета.

Если это настроено в iikoOffice, то в процедуру закрытия кассовой смены добавляются шаги «Верификация явок». Менеджер должен будет проверить открытые явки. Проверить правильность отчета по явкам. Для этого предназначена настройка торгового предприятия «Кассовые смены» – «Настройка закрытия кассовой смены» – «Личные смены»: «Верификация явок». Для верификации явок требуется право «Принудительно закрывать личные смены» (F_KIS ).

Чтобы закрыть кассовую смену:

1. Шаг 1. Проверка незакрытых заказов . В зависимости от статуса заказа информация о нем показана разными цветами: синим – заказ не напечатан, черным – напечатан, красным – напечатан пречек.
   1. Незакрытые заказы по усмотрению менеджера могут быть принудительно закрыты (если в iikoOffice настроена такая возможность). Для этого напротив заказов в столбце Закрыть? установите галочки. Стоимость заказов будет автоматически списана в кредит со штрафом официанту, открывшему заказ.
   2. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее . Если при проверке незакрытых заказов вы решили отказаться от закрытия смены, вернуться к основному рабочему экрану и разобраться в ситуации (оплатить, списать или удалить заказы), нажмите кнопку Отмена .

1. Шаг 2. Контрольный пересчет. По умолчанию это обязательный шаг, но его можно отключить в настройках торгового предприятия на закладке Кассовые смены . Пересчитайте наличные деньги в кассе, введите полученную сумму и нажмите кнопку Далее . Если сумма меньше или больше той, которая должна быть в соответствии с кассовым отчетом, iiko сообщит об этом, и вы сможете выяснить ситуацию. Если все в порядке, iiko попросит прокатать вашу карту. Требуется право «Проводить контрольный пересчет и смотреть х-отчет» (F_XR ).

1. Шаг 3 . Вы можете настроить печать отчетов по выручке и по кассе.

Тщательно проверьте наличие подтверждающих документов по всем позициям отчетов, так как ответственность за отсутствие этих документов, а, следовательно, и по соответствующим суммам, также ляжет на вас. Если продажа была произведена в кредит, то должен быть распечатанный пречек с подписью гостя. Если расчет производился по кредитной карте, то эту операцию должен подтверждать слип с банковского терминала, с подписью гостя. Разберитесь с проблемными и опасными ситуациями, например, случаями удаления блюд из пречека.

Для печати отчетов требуется право «Просматривать отчеты во фронте» (F_VRPT ).

1. Шаг 4. Инкассация и печать «Z-отчета» (обязательный шаг).

Изымите из кассы крупные купюры, оставив небольшой остаток для сдачи на будущую смену (если это позволяет используемая модель ФР. Нажмите кнопку Закрыть смену и прокатайте свою карту.

Для проведения инкассации требуется право «Авторизовывать кассовые внесения и изъятия» (F_APIO ).

1. По умолчанию после закрытия кассовой смены терминал не выключается, а блокируется (вы попадаете на экран авторизации). Может быть настроено выключение терминала по усмотрению менеджера или всегда после закрытия кассовой смены.

Для этого требуется право «Выключать терминал» (F_CST ).

1. Подтвердите закрытие кассовой смены прокаткой карты сотрудника, имеющего на это право.

Возможность выполнять операции с закрытыми заказами определяется предоставлением следующих прав:

• «Автоматически закрывать заказы в кредит при закрытии смены» (F_ACO). Если право отключено и выбрано закрытие одного или нескольких заказов, то при нажатии кнопки Далее требуется подтверждение операции прокаткой карты с данным правом.
• «Переносить столы без пречека на следующую кассовую смену» (F_CSUUO). Если право отключено, и в списке есть заказы без пречека, для которых выбрано «Не закрывать», то при нажатии кнопки Далее требуется подтверждение операции прокаткой карты с данным правом.
• «Переносить любые столы на следующую кассовую смену» (F_CSUO). Если право отключено и в списке есть заказы, для которых выбрано «Не закрывать», то при нажатии кнопки Далее требуется подтверждение операции прокаткой карты с данным правом.

Право F_CSUO приоритетнее права F_CSUUO: если есть право переносить любые столы, то наличие права переносить столы без пречека значения не имеет.

Вы можете ограничить длительности кассовой смены для виртуального фискального регистратора в его настройках в iikoOffice. Через 24 часа на экран кассиру выведется сообщение о необходимости закрыть кассовую смену, без этого он не сможет пробить чек.

Решение о ликвидации принимает общее собра­ние учредителей (участников) общества. Общее соб­рание должно назначить ликвидационную комис­сию. Эта комиссия должна оформить документы, связанные с ликвидацией, и провести инвентариза­цию.

Фирма обязана сообщить о своей ликвидации на­логовой инспекции не позднее чем через три дня со дня утверждения такого решения.

Если этого не сделать, вас оштрафуют по статье 129.1 Налогового кодекса РФ. Сумма штрафа - 5000 рублей.

После того как налоговая инспекция получит уве­домление о ликвидации, она должна будет провести выездную проверку фирмы.

В процессе ликвидации фирма составляет проме­жуточный и ликвидационный балансы.

В промежуточном балансе указывают сведения о составе активов и пассивов общества, стоимости его имущества, дебиторской и кредиторской задол­женности.

Ликвидационный баланс составляют после всех расчетов с кредиторами. Оставшееся имущество рас­пределяется между владельцами фирмы. В резуль­тате все статьи баланса закрываются, а его валюта обнуляется.

Важно

Данный материал является выдержкой из бератора «Корреспонденция счетов».

Бератор «Корреспонденция счетов» до сих пор остается единственным в России изданием, которое дает бухгалтеру полную и систематизированную практическую информацию о ведении учета. Доступны как , так и электронная версия бератора.

Промежуточный баланс

Для составления промежуточного баланса ис­пользуют данные последнего бухгалтерского балан­са, составленного накануне утверждения решения о ликвидации фирмы.

Пример

Учредители ЗАО «Актив» приняли решение о ликвидации фирмы. Последний бухгалтерский баланс был составлен по состоянию на 31 декабря 2011 года.

Он выглядел так:

По истечении срока предъявления требований кредитора­ми (двух месяцев с момента опубликования сообщения о лик­видации) фирма составила промежуточный ликвидационный баланс.

За время, прошедшее после составления последнего балан­са, были проведены следующие хозяйственные операции:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

– 60 000 руб. – погашена дебиторская задолженность поку­пателем;

ДЕБЕТ 70 (71, 73) КРЕДИТ 50

– 10 300 руб. – погашена задолженность перед сотрудни­ками по заработной плате и прочим операциям;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 61 200 руб. – погашена задолженность перед поставщи­ками;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 10 200 руб. – принят к вычету НДС по оплаченным цен­ностям;

ДЕБЕТ 68 (69) КРЕДИТ 51

– 38 596 руб. – погашена задолженность перед бюд­жетом и внебюджетными фондами по налогам и взно­сам.

Ликвидационный баланс

После продажи имущества и окончательного расчета с кредиторами комиссия составляет ликви­дационный баланс.

На его основе принимается решение о распреде­лении оставшегося имущества фирмы между ее соб­ственниками.

Пример

ЗАО «Актив» принято решение о ликвидации.

Ликвидационный баланс на момент закрытия фирмы выглядит так:

Бухгалтер закрыл баланс проводками:

ДЕБЕТ 83 КРЕДИТ 80

– 66 000 руб. – добавочный капитал присоединен к устав­ному капиталу;

ДЕБЕТ 80 КРЕДИТ 84

– 150 897 руб. – списан убыток;

ДЕБЕТ 80 КРЕДИТ 75

– 15 103 руб. – имущество распределено между учреди­телями;

ДЕБЕТ 75 КРЕДИТ 10 (50)

– 15 103 руб. – имущество получено учредителями.

Как правильно работать с кассой?

Кассовый порядок: сверяем остаток по кассе. Кто обязан вести кассовую книгу? В каком порядке начать рабочую смену на ККТ? Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе?

Вопрос: Никто не может четко и конкретно ответить на вопросы по работе с онлайн-кассой.Не могу понять как теперь можно сверить остаток по кассе, и какая сумма должна в ней находится. В отчетах по кассе не видно остатка, прихода и расхода. Касса фактически обнуляется при закрытии и в ней, получается средств нет. У нас всегда есть остаток в кассе - разменная монета в сумме 100000 рублей, з/п выдаем всегда из кассы. Получается хотели сделать выемку из кассы на аванс, а пишет, что нет такой суммы в наличии(в кассе есть только средства за текущий день, а нужно, естественно больше). Кассовики утверждают что теперь нет понятия касса, есть только онлайн-касса (передача чеков в ФНС) и больше ничего. В личном кабинете Такскома тоже видно только движение по дням, никаких остатков ни на начало, ни на конец дня., а эти функции должны быть настроены в кассовом аппарате. При этом кассовую книгу вести не нужно, но кассу то сводить все равно нужно. Какой-то бардак в кассовом учете получается. Если раньше проверяющие могли снять остатки по кассе и выявить излишки(что было очень чревато) или недостачу, то теперь полный бесконтроль. Как правильно работать с кассой - делать ли каждый день выемку из нее и можно ли ее складывать в сейф, а потом раз в месяц сдавать в банк и, можно ли, из суммы в сейфе выдавать зарплату, аванс, подотчет? Или же нужно каждый день носить деньги в банк.. Может, нужно каждый день, при открытии смены, делать взнос всего остатка по кассе и тогда можно будет делать вынос на зарплату и т.д., а при закрытии смены делать вынос или нет. В общем, ничего не понятно. Никто ничего сказать толком не может.

Ответ: Кассовую книгу вести нужно. кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы.

Касса - подразделение организации, выполняющее операции с наличными деньгами. Различают операционные и центральные (главные) кассы. Операционные кассы (их может быть несколько) предназначены для непосредственных расчетов с клиентами. Они выполняют операции по приему (выдаче) наличных денег и ведут их первичный учет. Центральная (главная) касса обеспечивает хранение и сводный учет наличных денег в целом по организации. Сведения о движении и остатках денежных средств в центральной (главной) кассе отражаются в бухучете на счете 50 «Касса».

То есть касса, где стоит онлайн ККТ в данном случае будет операционной. А главная касса, куда Вы сдаете деньги по окончании смены. В кассовом аппарате в конце смены может оставаться только величина разменного фонда, если он выдается не каждый день, а на определенный срок (неделю, месяц).

главной кассы приказом руководителя .

главной кассы , отразите в по форме № КО-5 .

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».

Если разменный фонд выдается ежедневно, то в конце смены всю выручку (все деньги, которые есть в кассовом аппарате) нужно извлечь и сдать в главную кассу. Составить на сумму выручки ПКО и внести записи в кассовой книге.

Если разменный фонд выдан на определенный срок, то сумма разменного фонда может быть оставлена непосредственно в кассовом аппарате. Выручку сдают в главную кассу, о чем делают запись в кассовой книге.

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита кассовой книге

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.

Наличную выручку от реализации можно расходовать на выдачу зарплаты и денег в подотчет.

Обоснование

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Кто ведет кассовую книгу

Кто обязан вести кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы.* Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Какая ответственность предусмотрена за неполное отражение денежных операций в кассовой книге

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию. Если у организации есть обособленные подразделения и нарушение выявлено в нескольких обособках, штраф выпишут на каждое подразделение (письмо ФНС России от 17 августа 2017 № СА-4-20/16322).

Все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги - значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами - ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 № А03-13078/2009 , Поволжского округа от 30 января 2008 № А12-11536/07-С59 , Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 № А12-20715/2008 , Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 № А32-11915/2008-70/75-20АЖ , от 10 октября 2007 № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

от 40 000 до 50 000 руб. - для организаций;

от 4000 до 5000 руб. - для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Как работать с кассовым аппаратом

Начало смены

В каком порядке начать рабочую смену на ККТ

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:*
- ключи от кассовой кабины;
- ключи от денежного ящика;
- необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
- разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Подробнее о том, какие документы нужно оформить в конце рабочей смены, см. .

Раньше существовал такой порядок. В настоящее время эти требования соблюдают добровольно. После сдачи выручки и оформления документов кассир должен:
- выполнить обслуживание кассовой машины;
- отключить кассовую машину от сети;
- сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации, его заместителю или заведующему секцией на хранение под расписку.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.3 письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22 мая 2003 № 54-ФЗ .

Какие документы оформлять при работе с ККТ

Начало рабочей смены

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве. Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя .

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы , отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 .* Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги. Это следует из пунктов , 4.5 и указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, пунктов 3.8 , 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 № 104 , утвержденных .

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».*

Как оформить передачу разменных монет и купюр из главной кассы в кассы обособленных подразделений

Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:

При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 . Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке .

Такой вывод следует из пунктов , и 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 .

Конец рабочей смены

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных. Старшему кассиру главной кассы верните сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Такой возврат отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 1.2 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ, пунктами , 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 .

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.* Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка - 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

сдачу наличности в банк.

Порядок ведения кассовых операций закрепите в отдельном положении .

Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных - в пределах установленного руководителем организации лимита. Такой порядок установлен пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.*

Из данного правила есть исключение. Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У).

На что можно расходовать наличную выручку

Наличную выручку от реализации можно расходовать на:*

зарплату;

социальные выплаты;

оплату товаров или работ (кроме ценных бумаг);

подотчет сотрудникам, в том числе командировочные;

возврат денег, если покупатель отказался от товара или услуги, которые оплатил наличными;

компенсацию расходов сотрудникам, которые оплатили страховку наличными;

выплата банковскому платежному агенту или субагенту;

личные нужды предпринимателя.

На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Например, поступать так надо при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов или комиссионной торговле.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Найти в кассе фирмы неучтенные деньги налоговые инспекторы считают удачей. Но только до тех пор, пока вы их в этом не разубедите

Проверка кассы без пересчета наличных денег – явление редкое. Если по ее итогам у фирмы обнаружатся лишние деньги, готовьтесь к обороне. Такие факты без внимания ревизоры не оставляют.

Сумма неучтенных денег в данном случае значения не имеет. Неважно, будет ли это скрытая сумма дохода или оставленная покупателем копейка сдачи. В любом случае проверяющие за это нарушение вас попытаются оштрафовать. Варианты ваших действий в этом случае зависят:

• от вида проверки, с которой пришли контролеры;
• от статьи Кодекса об административных правонарушениях, по которой вам предъявили штраф.

Скажите им «до свидания»

Получить доступ к наличным деньгам инспекторы могут, проверяя применение фирмой контрольно-кассовой техники. Свое право пересчитать деньги в кассе ККМ ревизоры объясняют статьей 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Дело в том, что эта статья разрешает налоговикам «осуществлять контроль за полнотой учета выручки». Однако конкретные полномочия инспекторов в ходе этих проверок законодательство не устанавливает. Поэтому они стараются использовать свои возможности по максимуму.

Сначала инспекторы требуют представить им все документы, связанные с работой на кассовой машине. Это журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, акты возврата неиспользованных чеков и т. п. Затем ревизоры сверяют показания на контрольной ленте с кассовой выручкой. Для этого они снимают показания X-отчета. Разница между пробитой в нем суммой на момент проверки и суммой на начало рабочей смены (по записи в журнале кассира-операциониста) – это выручка, которую фирма пробила по ККМ в день проверки. Эта сумма должна совпадать с количеством наличных денег в кассовом ящике машины.

Если же денег в кассе оказывается больше, инспекторы обвиняют фирму в одном из нарушений:

• фирма не применяет ККТ. Штраф за это – от 30 000 до 40 000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ);
• фирма не оприходовала часть наличной выручки. Штраф за это – от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Однако законных оснований взыскивать эти штрафы у налоговой инспекции нет. Подтвердить это можно такими аргументами.

Начнем со штрафа по статье 14.5 КоАП. Назначить его инспекция может, только если фирма вообще не использует кассовый аппарат. Случаи, которые говорят об этом нарушении, четко прописаны в постановлении Президиума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16 (их перечень вы можете посмотреть на стр. 34 этого номера журнала). Такого пункта, как хранение в кассе ККМ лишних денег, в этом перечне нет. Поэтому штрафовать фирму за неприменение ККМ на этом основании инспекция не имеет права.

Теперь о штрафе за неоприходование наличной выручки. Этот штраф также нельзя признать законным. Дело в том, что, назначая его по итогам проверки применения фирмой ККТ, инспекция превышает свои полномочия. Объясним почему. Как известно, правила оприходования наличной выручки установлены Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Этот документ не относится к законодательству о контрольно-кассовой технике. Поэтому за нарушение установленных в нем требований нельзя оштрафовать по итогам проверки соблюдения фирмой законодательства о ККТ.

В департаменте организации налогового контроля МНС России считают, что выяснять, приходует ли фирма наличную денежную выручку, инспекторы должны в рамках полномочий, установленных Налоговым кодексом. Как известно, там предусмотрены два вида проверок: камеральные и выездные. Таким образом, оштрафовать фирму за неоприходование наличной выручки инспекция может только по их итогам. Эту позицию МНС подтверждает и документально (письмо от 27 апреля 2004 г. № 33-0-11/311). Правда, это письмо адресовано Управлению МНС России по Республике Башкортостан. Поэтому обязательным к исполнению оно является только для инспекций этого региона. В то же время позиция главного налогового ведомства в нем выражена четко, поэтому в споре с ревизорами вы можете на это сослаться. Если же ваша налоговая инспекция откажется следовать приведенным в нем разъяснениям, можно поступить и так. Направьте в МНС официальный запрос от имени своей фирмы. В нем опишите свою конкретную ситуацию, укажите название фирмы, ее реквизиты, а также поставьте подпись, печать и дату составления письма. Чиновники из МНС должны будут рассмотреть его в течение месяца. Ответ они пришлют вам по почте заказным письмом. Такое письмо поможет вам выиграть спор с вашей инспекцией.

Чтобы опротестовать незаконно назначенный штраф, действуйте так. Когда инспектор предложит вам подписать составленный им протокол, сделайте в нем оговорку о своем несогласии с результатами проверки. В графе «Объяснение нарушителя» запишите свои аргументы. Если после этого инспекция все же предъявит вам постановление о наложении штрафа, вы можете обжаловать его в вышестоящем налоговом органе или арбитражном суде.

Поговорим при встрече

Таким образом, реальная возможность оштрафовать фирму за неоприходование наличных денег появляется у инспекции только при выездной налоговой проверке. В ходе нее ревизоры имеют право провести инвентаризацию имущества. Для этого налоговый инспектор предъявляет руководителю фирмы распоряжение о проведении инвентаризации. В нем должны быть указаны причины и сроки инвентаризации, состав комиссии и перечень имущества, которое подлежит пересчету.

Инвентаризация кассы проходит так. Сначала вас попросят представить все кассовые документы. Это приходные и расходные ордера, кассовая книга, а также бумаги, связанные с работой на ККМ, – журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и т. п. На них налоговики поставят свою визу с пометкой «до инвентаризации».

Затем кассиру предложат дать расписку о том, что к началу инвентаризации все кассовые документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу деньги оприходованы, а выданные из кассы – списаны в расход. Имейте в виду: кассир может отказаться давать эту расписку – никакой ответственности за это не предусмотрено.

По результатам инвентаризации налоговики составляют ведомость. В ней они указывают сумму денег, которая находится в кассе на момент проверки. Если по итогам проверки в кассе обнаружится излишек, ревизоры могут расценить его как неоприходованную наличную выручку. Результат этого вывода предсказуем: инспекция снова попытается оштрафовать вас по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Однако и в этом случае сделать это будет непросто.

Сначала инспекции придется доказать, что лишние деньги в кассе – это действительно неучтенная наличная выручка. Установить это можно, выявив, что сумма принятых в кассу денег не соответствует количеству проданных товаров. Для этого нужно сопоставить первичные кассовые документы с документами по движению товаров и материалов на складе (накладными, товарными отчетами и т. п.). Если же налоговая инспекция не проведет такую работу, то оснований для штрафа у нее не будет (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 августа 2003 г. по делу № А13-1896/03-23АП).

есть мнение

Михаил Соломин, главный госналогинспектор департамента организации налогового контроля МНС России:

«Неоприходованную денежную наличность можно обнаружить только в главной кассе организации. Поэтому неучтенные деньги в кассе ККМ еще не говорят о нарушении по статье 15.1 КоАП. Кроме того, выявлять нарушения по этой статье инспекторы могут только в рамках Налогового кодекса, то есть при выездной налоговой проверке».

совет

Дмитрий Северов, адвокат:

«То, что в кассе лежат неучтенные деньги, еще не значит, что фирму оштрафуют по статье 15.1 КоАП. Прежде чем сделать выводы о нарушении, инспектор должен учесть все свидетельские показания. Это условие помогает многим фирмам избежать проблем при проверке.

Делается это так. Прикиньте максимальную сумму лишних денег, которая может оказаться в кассе фирмы. Затем оформите от имени кассира заявление на имя руководителя. В нем кассир обращается с просьбой разрешить ему хранить в кассе свои личные сбережения. В качестве суммы укажите количество денег, достаточное для подстраховки. Все это благополучно скрепите разрешительной подписью директора.

Таким образом, кассир в любой момент может объяснить, что неучтенные деньги в кассе принадлежат ему. А на все заявления инспектора о том, что это не положено, отвечайте: мол, извините, мы не знали, так получилось и т. п. Дело в том, что такое нарушение кассового порядка – не более чем дисциплинарный проступок. Никаких санкций за него законодательство не предусматривает».

В. Селиверстов, юрист Источник материала -