Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Инвентаризация на складе – необходимая процедура для поддержания порядка и надлежащего учета остатков. С ее помощью можно не только управлять продажами, но оценить эффективность производства. Существуют специальные организации, которые посредством аутсорсинга могут провести инвентаризацию четко и без лишней волокиты. Вполне реально провести ее и своими силами, главное знать общие правила ее проведения. В статье рассматривается порядок и проведение инвентаризации на складе, какие документы необходимо подготовить и как оформить результаты.

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

В рабочее время:

• на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
• приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
• на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

• Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

• наличие всех членов комиссии;
• фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
• к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
• результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.

Сроки проведения инвентаризации

Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации . Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц

Обязательные проверки проводятся:

• раз в год перед сдачей годовой отчетности;
• при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
• при реорганизации предприятия;
• при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
• по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
• по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.

Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:

Кто входит в комиссию по инвентаризации склада?

В состав комиссии включают следующие категории работников:

• представители администрации организации;
• бухгалтера;
• экономисты;
• работники иных специальностей если того требует корректное проведение инвентаризации (техники, инженеры;
• сотрудники внутреннего аудита;
• материально-ответственные лица;
• независимые аудиторы (аутсорсинг).

Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.

Результаты инвентаризации на складе

До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.

Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.

Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.

Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них, указанному на маркировке.

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по . В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных

При инвентаризации заполняется следующие документы:

Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.

По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Оформление результатов инвентаризации

В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.

Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по , где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).

Ответы на часто задаваемые вопросы по проведению инвентаризации на складе

Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?

Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.

Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.

Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.

Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?

В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010 ) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598 ) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010 ) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.

Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?

Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.

Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.

Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.

Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.

Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н , а также в п. 27 Положения № 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые должны быть в наличии, если инвентаризация имущества уже проведена

Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведения. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:

• состав инвентаризационной комиссии;
• объем инвентаризуемого имущества и обязательств;
• сроки проведения инвентаризации;
• дата представления документов, оформленных по результатам инвентаризации, в бухгалтерию.

Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.

Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.

Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.

Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации, проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.

Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.

До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки «до инвентаризации на (указывается дата начала)». Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.

Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2 .

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

• натуральная (вещественная);
• документальная.

Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.

Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использование технических средств (компьютера и принтера).

На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.

Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.

При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается распис­ка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.

При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3 .

Документы, которыми оформляются результаты инвентаризации

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.

В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземп­лярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхож­дения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерчес­кой организации;

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерчес­кой организации.

Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:

Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1

Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств (материалов, товаров) оприходованы по рыночной стоимости.

Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.

Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

Отражена недостача материалов (товаров);

Дебет 20 (44) Кредит 94

Включена в расходы сумма недостачи за счет норм естественной убыли.

Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, тогда сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 73-2 Кредит 94

Отнесена на виновных сверхнормативная сумма недостачи.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операциию, кроме приказа директора, потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Отражена недостача материалов (товаров, основных средств);

Дебет 91-2 Кредит 94

Отнесена на прочие расходы организации сумма недостачи.

Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достовернос­ти отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот перио­д, когда инвентаризация закончена (то есть в декабрь прошлого года).

Финальным этапом при проведении инвентаризации являются анализ ее итогов и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Обнаруженные в процессе инвентаризации отклонения фактического количества ценностей от данных бухучета оформляются в соответствии с утвержденным порядком.

Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации

Порядок осуществления инвентаризации имущества и фиксации ее результатов указан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010). В соответствии с Указаниями инвентаризационная комиссия формирует протокол, фиксирующий результаты инвентаризации, принятые решения и предложения по оформлению результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Для анализа причин, из-за которых возникает необходимость изменения данных бухучета, проводится совещание инвентаризационной комиссии. По фактам выявления излишков или недостач комиссия берет от них подробные объяснительные.

Учет результатов инвентаризации

Фиксация результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы недостач. По пригодным к последующей эксплуатации и не подлежащим восстановлению объектам инвентаризации оформляется опись с указанием причин непригодности, даты ввода в эксплуатацию и предложений по списанию. Если ценности были арендованы предприятием, приняты для переработки или состоят на его ответственном хранении, то на них формируются отдельные сличительные ведомости.

Затем в книге контроля за выполнением распоряжений о проведении инвентаризации делают запись с указанием:

• фактической даты завершения инвентаризации и даты завершения по приказу;
• итоговой суммы недостач и излишков;
• даты утверждения результатов инвентаризации;
• даты осуществления мер по недостачам: передачи дела в суд или погашения виновными лицами;
• отметки об оприходовании излишков или погашении недостач.

Оформление результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация завершается отражением ее результатов в отчетности и учете того месяца, в котором она была завершена. Если это годовая инвентаризация, то результаты проводят в годовом бухгалтерском отчете. Найденные при инвентаризации отклонения фактического количества имущества от данных бухучета разносят в соответствии с требованиями «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) и «Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (редакция от 08.11.2010):

• денежные средства, основные средства, материальные ценности, прочее имущество, оказавшиеся в излишке, оприходуются и принимаются на финансовые результаты организации с выявлением виновных лиц и причин возникновения излишка;
• недостача списывается по приказу руководителя предприятия на издержки продаж и производства в пределах норм, установленных законом.

Отражение результатов инвентаризации: излишки

При расчете налога на прибыль налоговое законодательство велит стоимость излишков, обнаруженных при инвентаризации, относить к прочим доходам. Излишки по денежным средствам, основным средствам и материальным ценностям отражаются проводкой:

Отражение результатов инвентаризации: недостачи

Независимо от причин возникновения недостачи денежных средств, основных средств, материальных ценностей и другого имущества отражаются проводкой:

Естественная убыль при инвентаризации

Недостачи в рамках норм естественной убыли в бухгалтерском учете относят на расходы на продажу или издержки производства. Указанные нормы естественной убыли утверждены отраслевыми министерствами и ведомствами. Списание недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли производится следующей проводкой.