Годовая инвентаризация. Годовая инвентаризация: алгоритм действий

В избранном В избранное

Печать

Свириденко Алла, налоговый эксперт

Декабрь, 2017/№ 98

https://сайт/journals/nibu/2017/december/issue-98/article-32531.html Скопировать

Близится к концу очередной год. А это значит, что впереди у бухгалтера «горячая пора» составления годовой финансовой отчетности. Но прежде всех нас ждет другая, не менее ответственная работа - проведение годовой инвентаризации, во время которой предстоит сверить бухгалтерские данные об активах и обязательствах, числящихся «на бумаге», с реальным их наличием. В каком порядке и в какие сроки проводить инвентаризацию? Какими первичными документами оформить данные инвентаризации? Как правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете инвентаризационные разницы, выявленные в результате инвентаризации? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашем тематическом номере. Ну а начнем, конечно же, с азов и расскажем о правилах проведения инвентаризации.

Годовая инвентаризация - 2017: обязательно ли ее проводить?

- активов и обязательств сельхозпредприятий - Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (см. приложение к письму Минагрополитики от 04.12.2003 г. № 37-27-12/14023 );

- имущества приватизируемых (корпоратизируемых) государственных предприятий , а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается после окончания срока действия договора аренды или его расторжения) - Положение № 158 .

Объекты инвентаризации

Сразу скажем, что проведение годовой инвентаризации потребует от вас максимальных усилий. Ведь, как предусмотрено пп. 6-7 разд. I Положения № 879 , перед составлением годовой финотчетности проводят сплошную инвентаризацию , которая охватывает все виды активов и обязательств предприятия. Если точнее, то под инвентаризацию попадают:

Основные средства (ОС);

Нематериальные активы (НМА);

Незавершенные капитальные инвестиции;

Запасы, в том числе незавершенное производство (НЗП);

Наличные, денежные средства и их эквиваленты, бланки документов строгой отчетности;

Дебиторская и кредиторская задолженности;

Доходы и расходы будущих периодов, обеспечения и резервы.

Более того, учтите, что в ходе инвентаризации проверяют:

- собственное имущество предприятия независимо от его местонахождения , в том числе предметы, переданные в прокат, аренду, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве;

- имущество, которое не принадлежит предприятию , но временно находится в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной аренды ОС, ТМЦ на ответственном хранении, переработке, комиссии или монтаже).

Сроки проведения годовой инвентаризации

И еще одно важное правило, касающееся сроков проведения инвентаризации:

Предположим, в приказе о проведении инвентаризации говорится, что годовую инвентаризацию проводят по состоянию на 30 ноября 2017 года . Это значит, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, с 1 по 15 декабря 2017 года). При этом инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2017 года*. Исключение составляют случаи инвентаризации объектов ОС и матценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с территории предприятия.

* Обратите внимание: инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2017 года. Ведь согласно п. 1 разд. II НП(С)БУ 1 баланс предприятия составляется на конец последнего дня отчетного периода. Соответственно и инвентаризационные описи составляем аналогичным образом.

Правила формирования инвентаризационных комиссий

Инвентаризационная комиссия. Для проведения годовой инвентаризации приказом руководителя предприятия создают инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. II Положения № 879 ).

В состав комиссии включают:

Представителей аппарата управления предприятия;

Представителей бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности - физлицо, которое ведет на предприятии бухучет на договорных началах);

Опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров).

Кроме того, по решению руководителя предприятия в состав комиссии можно включить членов ревизионной комиссии хозобщества.

А вот если бухучет ведет сам руководитель, то выбора нет - он же должен возглавить инвентаризационную комиссию.

Нередко на практике можно встретить предприятия, на которых работает всего на всего один человек - директор. В связи с этим возникает вопрос: имеет ли «право на жизнь» инвентаризационная комиссия из одного человека ?

Специалисты Минфина допускают такую возможность. По их мнению, если на предприятии всего один работник - руководитель, то для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного лица (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 ).

Конечно же, такой вариант проведения инвентаризации - комиссией из одного работника - является самым простым, а потому и самым желанным для столь малого предприятия. Но мы вынуждены предупредить: в этом случае предприятие невольно нарушит требование п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879 , согласно которому запрещается включать в инвентаризационную комиссию тех работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация . Ведь в нашем случае складывается именно такая ситуация: на предприятии работает только один работник, который и является материально ответственным за все активы.

Так как же быть, чтобы не нарушить предписания Положения № 879 ? По нашему мнению, желательно, чтобы инвентаризацию для «одинокого» работника провело лицо, специально приглашенное для этого на основании гражданско-правового договора . Такой вариант не противоречит требованиям Положения № 879 и также упомянут в письме Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 (ср. 025069200).

Пример приказа о назначении инвентаризационной комиссии см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 11 .

Рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях с небольшим объемом инвентаризационной работы постоянно действующая комиссия организует и проводит инвентаризацию активов самостоятельно .

На крупных предприятиях с большим количеством объектов инвентаризации ее проведение одной комиссией попросту невозможно. Поэтому на таких предприятиях инвентаризационная комиссия выполняет преимущественно организационные, регулирующие и контрольные функции, перечисленные в п.п. 2.5 разд. II Положения № 879 . А для проведения инвентаризации имущества непосредственно в местах хранения и производства создают рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав рабочих комиссий также включают представителей аппарата управления, бухгалтерской службы и опытных работников предприятия. Причем интересно, что в рабочие комиссии можно включать также членов инвентаризационной комиссии (п.п. 2.2 разд. II Положения № 879 ).

Как правило, это делают в приказе о проведении инвентаризации.

При формировании комиссии директору нужно помнить об ограничениях, установленных п.п. 2.4 разд. II Положения № 879 :

Нельзя назначать председателем рабочей комиссии для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника 2 года подряд;

Материально ответственное лицо не может входить в состав рабочей комиссии для проверки активов, находящихся у него на ответственном хранении, поскольку является проверяемым лицом.

Обратите внимание! Инвентаризацию проводят полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица .

А как быть, если один из членов инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине? Можно ли «пересчитать» активы и обязательства без него?

Какова бы ни была причина отсутствия одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, проводить инвентаризацию «недоукомплектованным» составом нельзя. Поэтому, если член комиссии отсутствует по болезни или в связи с командировкой, тогда руководитель предприятия, утвердивший состав такой комиссии, должен произвести его замену (см. письмо Минфина от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/19 ). Для этого необходимо издать отдельный приказ руководителя, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в состав комиссии другого работника.

Документальное оформление инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации. Повторимся, что вопросы, связанные с созданием инвентаризационных комиссий, а также конкретными сроками проведения инвентаризации на предприятии, находятся в ведении руководителя (см. письма Минфина от 11.04.2016 г. № 31-11420-07-10/10433 и от 11.09.2017 г. № 35220-07/23-3607/7/2824 ). Поэтому

В нем, кроме прочих обязательных реквизитов, указывают: дату, на которую проводят инвентаризацию, сроки ее проведения, виды инвентаризируемых активов и обязательств. Кроме того, этим же приказом нередко утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий.

В то же время помните! Сроки и порядок проведения инвентаризации, в том числе годовой, можно установить в приказе об организации бухгалтерского учета или в приказе об учетной политике. В этом случае издавать приказ о проведении годовой инвентаризации не нужно. Достаточно непосредственно перед началом годовой инвентаризации отдельным приказом руководителя утвердить состав рабочих инвентаризационных комиссий.

Инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Результаты инвентаризации оформляют с использованием инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей.

Так, в ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия оформляет (п. 15 разд. II Положения № 879 ):

- инвентаризационные описи , в которых фиксирует наличие, состояние и оценку активов предприятия и активов, принадлежащих другим предприятиям и учитываемых за балансом;

- акты инвентаризации , в которых показывает наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, финансовых инвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями П(С)БУ , международных стандартов и других актов законодательства.

По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) комиссия передает в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет все подсчеты, проведенные инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссией в инвентаризационных описях.

При этом на последней странице инвентаризационной описи обязательно делают отметку о проверке цен и подсчете итогов, которую заверяют подписями проводивших ее лиц (п. 19 разд. II Положения № 879 ).

После этого бухгалтерия сверяет данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и при наличии расхождений (излишков или недостач) составляет сличительные ведомости активов и обязательств (п. 20 разд. II Положения № 879 ).

Форма инвентаризационных документов. Положение № 879 не устанавливает типовые формы описей, актов и сличительных ведомостей. Здесь говорится лишь о том, что инвентаризационную первичку следует оформлять в соответствии с требованиями Положения № 88 .

Как же в таком случае быть? Вариантов на самом деле несколько.

(1) Самый простой способ - предприятие может воспользоваться уже готовыми формами инвентаризационных описей (актов инвентаризации) и сличительных ведомостей.

Например, типовые формы инвентаризационной первички можно найти в приказе № 572 . Конечно же, эти формы обязательны для применения только бюджетными учреждениями. Однако «обычные» предприятия тоже могут использовать их по собственному желанию . На это прямо указывает п. 2 упомянутого приказа .

Кроме того, для оформления результатов инвентаризации можно использовать формы документов, утвержденные постановлением № 241 . Несмотря на «почтенный возраст» этого документа, предприятия по сей день могут применять приведенные здесь формы (см. письма Госкомстата от 26.05.2004 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18 ).

Ну и наконец, некоторые инвентаризационные формы «разбросаны» и по другим нормативным актам. Более подробно о том, какие формы первичных инвентаризационных документов применять в каждом конкретном случае, мы расскажем чуть позже, когда будем говорить о правилах инвентаризации отдельных видов активов и обязательств (см. соответствующие разделы номера).

(2) Если же готовые формы вас по какой-то причине не устроили, вы можете немного доработать их, дополнив новыми реквизитами с учетом специфики деятельности предприятия.

(3) Ну и наконец, можно вообще не привязываться к установленным формам и документировать процесс инвентаризации с помощью самостоятельно изготовленных бланков (см. письма Госкомстата от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72 и Минфина от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871 ). Главное - помните: такие «самодельные» бланки обязательно должны быть оформлены в соответствии с требованиями к первичным документам, установленными Законом о бухучете и Положением № 88 .

Но какую бы форму инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей вы ни выбрали (одну из установленных или самостоятельно разработанную), обязательно нужно соблюдать правила оформления таких документов, установленные Положением № 879 . Остановимся на них подробнее.

Правила заполнения инвентаризационных документов. Материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости) составляют не менее чем в двух экземплярах (п. 21 разд. II Положения № 879 ). При этом они могут быть заполнены как рукописным способом, так и при помощи электронных средств обработки информации (п. 14 разд. II Положения № 879 ).

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица в инвентаризационной описи (акте инвентаризации) дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, принятые ценности оприходованы, а выбывшие, списаны. По окончании инвентаризации инвентаризационные описи (акты инвентаризации) подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица. При этом материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка активов произошла в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что они принимают на ответственное хранение перечисленные в описи активы.

В инвентаризационных описях активы отражают по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете, с возможным выделением по субсчетам и номенклатуре, отдельно по (п. 16 разд. II Положения № 879 ):

Местонахождению таких ценностей;

Лицам, ответственным за их хранение.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают словами число порядковых номеров активов и общее количество в натуральных измерителях всех активов, записанных на этой странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и т. д.) они отражены.

Акты инвентаризации заполняют с учетом объектов инвентаризации. При этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставимость с данными бухучета.

Записи в инвентаризационных описях (актах инвентаризации ) нужно делать последовательно в каждой строке. На отдельном листе (кроме последнего) должны быть заполнены все строки. А вот строки, оставшиеся незаполненными на последних листах инвентаризационных описей (актов инвентаризации), прочеркивают (п. 17 разд. II Положения № 879 ).

Если же ошибка все же была допущена, то ее нужно исправить. Для этого следует зачеркнуть неправильную запись и написать над ней правильную. Причем такое исправление необходимо сделать во всех экземплярах документа. Исправления подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица.

На активы, принадлежащие другим предприятиям, составляют отдельные сличительные ведомости, копии которых направляют собственникам.

Протокол инвентаризации. Его составляет инвентаризационная комиссия по окончании инвентаризации. В протоколе инвентаризации приводят (п. 1 разд. IV Положения № 879 ):

Результаты инвентаризации;

Заключения о выявленных расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета;

Причины возникновения недостач, потерь и излишков;

Предложения по зачету недостач и излишков по пересортице;

Предложения о списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач;

Другую информацию, которая является существенной для принятия решения о признании и оценке активов и обязательств и раскрытия информации в финансовой отчетности.

Протокол инвентаризационной комиссии вместе с другими «инвентаризационными» документами передают на утверждение руководителю предприятия.

На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражают в бухучете и финансовой отчетности того периода, в котором она закончена.

Инвентаризация имущества в зоне АТО

Отдельно несколько слов скажем об инвентаризации имущества в зоне АТО.

Структурные подразделения (обособленное имущество) которых находится на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО.

Такие предприятия проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, в том числе перед составлением годовой финансовой отчетности, но только тогда, когда станет возможно обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухучета , в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий. После получения доступа к имуществу предприятия обязаны:

Проинвентаризировать имущество по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия для доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета;

Отразить результаты инвентаризации в бухучете соответствующего отчетного периода.

Документом, подтверждающим ограниченность доступа к активам с целью их инвентаризации, является сертификат Торгово-промышленной палаты Украины. В нем подтверждаются факт и период проведения АТО или военных действий на территории Украины (см. письмо ГФСУ от 23.06.2016 г. № 13823/6/99-99-15-02-02-15 ). А значит:

Такой же подход к вопросу инвентаризации имущества в зоне АТО и у специалистов Минфина. В своих разъяснениях они уже не раз акцентировали внимание на том, что субъекты хозяйствования, имущество которых находится в зоне проведения АТО, не освобождены от инвентаризации находящихся там объектов, однако могут ее проводить не в установленные Положением № 879 сроки, а когда это станет возможным (см. письма от 12.01.2015 г. № 31-11420-08-10/558 и от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732 ).

Описанные отличия в правилах инвентаризации логично влекут за собой особенности заполнения такими предприятиями годовой финансовой отчетности. Так, абзац девятый п. 12 Порядка № 419 на этот счет рекомендует активы, по которым не была проведена инвентаризация , показывать в отчетности по данным бухучета . Причем на тот факт, что информация в финотчетности приведена без проведения инвентаризации из-за отсутствия доступа к активам, нужно указать в примечаниях к финотчетности (см. письмо Минфина от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732 ).

И наконец, еще один важный момент. По разъяснениям Минфина, объекты, находящиеся на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО на дату годового баланса, предприятие должно оценивать с учетом этих реалий. Так как из-за вооруженного конфликта произошло уменьшение полезности активов предприятия, то в учете и отчетности их показывают по правилам П(С)БУ 28.

А вот списать такие активы без инвентаризации не выйдет. А она, как мы уже сказали, откладывается до того момента, когда предприятие получит безопасный и беспрепятственный доступ к ним (см. письмо ГФСУ от 17.02.2017 г. № 3339/6/99-99-15-02-02-15 и от 10.02.2017 г. № 2714/6/99-99-15-03-02-15 ).

С общим порядком проведения инвентаризации разобрались, а теперь рассмотрим особенности инвентаризации конкретных активов и обязательств предприятия.

В статье рассматривается:

• порядок подготовки к инвентаризации;
• случаи;
• сроки ее проведения;
• документальное оформление.

В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Этапы проведения инвентаризации

Общая схема проведения инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

До того как началась инвентаризация:

• МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
• председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
• руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проведение инвентаризации

МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).

Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.

При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.

Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.

В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).

Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3.

В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:

• наименование объектов, подлежащих проверке;
• количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
• общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
• число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
• отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
• подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
• подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).

Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.

Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19.

Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.

Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризация ОС

При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:

• полное наименование;
• назначение;
• инвентарные номера;
• основные технические показатели;
• заводской инвентарный номер.

При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.

ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.

Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:

• дата ввода в эксплуатацию;
• причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.

Инвентаризация ТМЦ

Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.

Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:

• наименование;
• количество;
• цена и сумма;
• дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
• наименование поставщика.

При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:

• в пути;
• находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
• отгружены, но не оплачены;
• не находятся в подотчете МОЛ.

В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:

• времени эксплуатации;
• причин негодности;
• возможности использования в хозяйственных целях.

Тара указывается в описи по:

• виду;
• целевому назначению;
• качественному состоянию:
  • новая;
  • бывшая в употреблении;
  • требующая ремонта.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.

Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.

Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.

Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У .

При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:

• наличных денежных средств (далее ДС);
• ценных бумаг;
• денежных документов:
• почтовые марки;
• марки госпошлины;
• вексельные марки;
• путевки в дома отдыха (санатории);
• авиабилеты;
• прочие денежные документы.

Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.

Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы

При инвентаризации НМА комиссия проверяет:

• наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:

• правильность оформления ценных бумаг;
• реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
• своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
• сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.

Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.

Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:

• название;
• серия и номер;
• номинальная и фактическая стоимость;
• срок гашения;
• общая сумма.

Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.

Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).

Учет результатов инвентаризации

Результатом инвентаризации могут быть:

• излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
• недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.

Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал

Общие правила проведения инвентаризации

Обязанность организации проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчётности предусмотрена ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно этой статье инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления её результатов установлен Методическими указаниями , которые утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49 (далее - Методические указания).

Инвентаризация имущества может начинаться с 1 октября отчётного года. Инвентаризация расчётов и резервов проводится по окончании отчётного года.

Перед началом инвентаризации руководитель организации издаёт приказ (распоряжение), в котором указываются сроки её проведения и состав инвентаризационной комиссии. Также в приказе перечисляются имущество и обязательства, подлежащие пересчёту.

Фактическое наличие имущества в обязательном порядке проверяется в присутствии материально ответственных лиц. До момента инвентаризации эти лица должны дать расписки о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационных описях (актах). Организации могут применять описи, разработанные Минфином России либо отраслевыми министерствами и ведомствами. Формы, рекомендуемые Минфином России, приведены в Приложениях 6 – к Методическим указаниям. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а также материально ответственные лица. Незаполненные строки в описях прочёркиваются. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены расхождения между данными бухучёта и данными инвентаризационных описей, составляются сличительные ведомости. По окончании инвентаризации составляется ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 . Формы первичных документов по учёту результатов инвентаризации утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 и от 27.03.2000 г. № 26 .

Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчёте. Поэтому все соответствующие записи необходимо сделать в бухучёте до 31 декабря 2011 г. даже в том случае, если оформление документов, связанных с инвентаризацией, будет завершено позднее (например, в январе 2012 г.).

Основные средства

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Соответствующее положение должно быть отражено в учётной политике по бухгалтерскому учёту.

Инвентаризация основных средств проводится путём их осмотра. По зданиям, сооружениям и прочей недвижимости проверяется наличие документов, подтверждающих право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам проверяется наличие договоров аренды, актов приёма-передачи и т. д.

По результатам осмотра основных средств составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 . На основные средства: арендованные, находящиеся на ответственном хранении, а также непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению – заполняются отдельные описи.

Если при проведении инвентаризации выявлены излишки или недостачи основных средств, то, помимо описей, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-18 . Суммы излишков и недостач в этой ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учёте.

Материально-производственные запасы

К МПЗ относятся: производственное сырьё и материалы, готовая продукция, товары и др. Фактическое наличие данных материальных ценностей определяется путём их подсчёта, взвешивания или обмера.

Инвентаризация расчётов и резервов

Штрафы и ответственность за непроведение обязательной ежегодной инвентаризации ТМЦ перед составлением годовой бухгалтерской, финансовой отчетности - читайте в статье.

Вопрос: Проведение годовой инвентаризации. Имеем ли мы право провести обязательную ежегодную инвентаризацию ТМЦ по состоянию на 1 августа текущего года?Какими нормативными актами регламентируются сроки проведения ежегодной инвентаризации?

Ответ: Нет, инвентаризация в августе не считается годовой. Раньше 1 октября провести годовую инвентаризацию нельзя.

Согласно пункта 27 Положения по бухучету N 34н инвентаризацию активов и обязательств нужно проводить перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). При этом никаких исключений не предусмотрено. Если инвентаризацию провести в августе, то данные бухотчетности могут признать недостоверными.

Обоснование

Приказ, ПБУ Минфина России от 29.07.1998 № 34н
Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации

27.Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;при смене материально ответственных лиц;при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;при реорганизации или ликвидации организации;в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Что будет,если не провести инвентаризацию перед годовой отчетностью

Чем рискуете: Если у вас нет никаких документов по инвентаризации, инспекторы могут оштрафовать компанию до 10 000 руб., а главбуха или директора на 2000—3000 руб. Кроме того, у компании, которая обязана проводить аудит, нарушение будет отражено в аудиторском заключении.

В инвентаризации имущества и обязательств заинтересовано в первую очередь руководство компании. Ведь эта процедура позволяет помимо прочего обнаружить недостачи и оперативно разобраться, из-за чего они образовались. Однако на практике регулярно проверять активы и задолженность не всегда удается. Бывает, что у сотрудников просто не хватает времени для такой ревизии. Например, если речь идет о горячем периоде подготовки годовой отчетности.

Между тем в законодательстве есть четкое требование проводить инвентаризацию до сдачи годового отчета (п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Что грозит компании, которая проигнорирует это требование? Перечислим возможные последствия.

Налоговики могут оштрафовать компанию на сумму от 10 000 руб. по статье 120 Налогового кодекса РФ. В этой норме предусмотрена ответственность для предприятий, у которых нет первички, регистров или когда неверно отражены операции на счетах. Такой штраф могут выписать, если у компании нет никакой первички, подтверждающей результаты инвентаризации.

На практике некоторые компании не проводят реальную проверку, но все необходимые бумаги составляют. В таком случае штраф предприятию вряд ли выпишут. Ведь для этого инспекторам надо будет доказать, что документы содержат недостоверные сведения. А это практически невозможно.

То же самое касается штрафа для должностных лиц по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях (от 2000 до 3000 руб.). Да, формально инспекторы могут выписать штраф, сославшись на эту норму. Но тогда они должны доказать, что нарушение привело к искажению бухотчетности или занижению суммы начисленного налога не менее чем на 10 процентов. Привести подобные доказательства инспекторы едва ли смогут.

Если же ваше предприятие обязано проводить аудиторскую проверку, то в этом случае отказ от инвентаризации может стать реальной проблемой. Дело в том, что аудиторы, которых компания не пригласила на инвентаризацию, должны отразить это в своем заключении. При этом проверяющие напишут: они не смогли убедиться в достоверности остатков имущества (приложение к правилу аудиторской деятельности № 19, предусмотренному постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696). Формально компания, которая обязана проводить аудит, не должна сдавать заключение по его результатам в ИФНС вместе с бухгалтерской отчетностью. Но инспекторы могут попросить такой документ и узнать о нарушении. А это может стать поводом для проверки.

1 октября – это срок начала проведения годовой инвентаризации, целью которой является выявление наличия имущества в компании, а также сопоставление полученных данных с данными бухучета. Отказ от проведения инвентаризации может привести к тому, что информация в бухгалтерской отчетности окажется недостоверной. А это в свою очередь приведет к наложению штрафов, как на компанию, так и на должностных лиц (120 НК РФ , 15.11 КоАП РФ). В статье рассмотрим порядок, по которому проводится инвентаризация перед годовой отчетностью.

Законодательная база

Инвентаризация проводится в соответствии со следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Приказ Минфина №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
3. Приказ Минфина №34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета и бухочетности в РФ».

Инвентаризация перед годовой отчетностью

Важно! Инвентаризация, проводимая перед составлением годовой отчетности является обязательной процедурой. Исключение составляет инвентаризация имущества, которая проводилась в 4 квартале отчетного года.

Срок проведения годовой инвентаризации – с 1 октября по 31 декабря текущего года, то есть в 4 квартале . При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверке подлежат активы и обязательства компании. При этом следует помнить, что инвентаризацию ОС можно проводить 1 раз в 3 года, а инвентаризацию библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Также существуют иные случаи, при которых инвентаризация является обязательной. К ним относят:

• смену материально-ответственного лица;
• выявление фактов хищения, порчи имущества и т.п.;
• стихийные бедствия, пожар и иные чрезвычайные ситуации;
• ликвидацию и реорганизацию компании;
• при выездных налоговых проверках (проводится налоговыми органами).

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризационный процесс проводится в несколько этапов:

1. Этап первый. В первую очередь руководитель компании должен издать приказ, в котором определяется следующее:

• члены инвентаризационной комиссии, председатель комиссии (указываются их должности и ФИО);
• причину, по которой проводится инвентаризация;
• сроки проведения инвентаризации;
• виды объектов учета, подлежащих инвентаризации.

1. Этап второй. Вторым этапом происходит непосредственная проверка:

• имущества, которое находится в наличии, включая и арендованное (основные средства, МПЗ, наличные денежные средства);
• нематериальных активов, средств на расчетных счетах и финансовых вложений;
• дебиторской и кредиторской задолженности;
• незавершенного строительства, расходов будущих периодов и иных объектов учета.

Полученные данные заносят в инвентаризационные ведомости.

1. Этап третий. Все полученные на предыдущем этапе проверки данные сверяют с данными бухучета. Если при сверке будут выявлены отклонения, то это вносится в сличительные ведомости.
2. Этап четвертый. На основании результатов, полученных при инвентаризации, составляется итоговая ведомость. В данной ведомости отражаются данные по излишкам или недостачам, выявленным в ходе проверки. После этого руководить издает приказ, которым утверждаются результаты инвентаризации, а также привлекаются к ответственности виновные лица, выявленные при инвентаризации. В завершении конечные результаты инвентаризации отражают в бухучете.

Инвентаризационная комиссия

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя компании специальной инвентаризационной комиссией. Данная комиссия может быть как постоянно действующей, так и рабочей. Состав комиссии определяется руководителем компании. Как правило, в нее входят представители администрации, бухгалтерского отдела, а также иные специалисты (например, экономисты, инженеры). Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут входить представители службы внутреннего аудита компании, независимые аудиторы и специалисты, которые знают о способах хранения и использования имущества.

Важно! Если один из членов комиссии не присутствует при инвентаризации, то ее результаты могут быть признаны недействительными.

Количество лиц, включаемых в состав комиссии, организации определяют самостоятельно. Это зависит от деятельности компании, а также от вида проводимой инвентаризации.

Что подлежит инвентаризации

Инвентаризации подлежит: имущество, денежные средства компании, обязательства, обязательства, расчеты с дебиторами, резервы, кредитовые остатки, расчеты с персоналом и т.д

По кредитовым остаткам производится инвентаризация:

• задолженности по приобретенным товарам, выполненным работам и оказанным услугам;
• авансов и предоплат, полученных в счет будущих отгрузок товаров, работ (услуг);
• кредиторской задолженности по займам и процентов к ним;
• задолженности перед учредителями общества (акционерами) по выплате доходов от участия в фирме;
• иная кредиторская или дебиторская задолженность (к примеру, депонированная зарплата).

При инвентаризации расчетов с персоналом проверяются документы, в соответствии с которыми происходит начисление зарплаты и иных выплат, к которым относят:

• приказы приеме работников, их увольнении или перемещении, в соответствии со штатным расписанием и установленными ставками окладов;
• положение по выплатам персоналу, а также иные локальные акты компании, на основании которых работнику начисляются выплаты;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о средней зарплате, предоставляемые при отпусках, увольнениях и т.д.;
• прочие документы, с которыми связан учет рабочего времени и его оплата.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Приказ о проведении инвентаризации

Как уже отмечалось выше, началом инвентаризационных мероприятий является издание приказа руководителя компании. Данный документ составляется по форме ИНВ-22, либо на бланке, разработанном компанией самостоятельно . Без приказа начаться инвентаризация не может. Только после того, как будет издан данный документ, назначенная комиссия переходит к проверке и составлению актов и описей. Порядок оформления распоряжения о проведении инвентаризации:

После заполнения приказа по форме ИНВ-22, его регистрируют в журнале ИНВ-23. Итоговые результаты инвентаризации вносят в журнал ИНВ-25.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли включать в состав комиссии материально-ответственных лиц компании?

Ответ: Нет, но они должны присутствовать при проверке фактического наличия имущества компании.

Вопрос: Какое минимальное количество человек должно входить в состав инвентаризационной комиссии?

Ответ: Комиссия должна состоять не менее, чем из двоих человек.

Заключение

Таким образом, проведение инвентаризации при подготовке годовой отчетности является необходимым мероприятием. Она позволяет подтвердить финансовые данные по активам компании.