Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Проведение годовой инвентаризации

В преддверии годовой инвентаризации финансовое ведомство уточняет требования к ее проведению. Подготовлены изменения в текст , утвержденной . Приказ Минфина России от 27 сентября 2017 г. №148н с соответствующими поправками уже передан на регистрацию в Минюст.

Во-первых, будет прямо указано, что инвентаризацию надо проводить в отношении любых объектов бухгалтерского учета, в том числе на забалансовых счетах. Обратите внимание, в ходе инвентаризации надо проверить даже наличие имущества, числящегося на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". Порядок проведения этих проверок надо описать в учетной политике. Например, определить дату и время, когда сотрудники лично предъявят имущество инвентаризационной комиссии.

Ознакомиться с пошаговой инструкцией по проведению инвентаризации, а также с порядком отражения ее результатов в учете, можно в "Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите на 3 дня бесплатно!

Во-вторых, в новой редакции будет уточнен порядок отражения в отчетности результатов инвентаризации. Теперь указано, что в годовом отчете надо отразить результаты инвентаризации, проведенной "в целях составления" этой отчетности. Даже если инвентаризационная комиссия подписала протоколы и акты годовой инвентаризации в январе, ее результаты надо учесть при составлении отчетности за истекший год. Ранее использовалась формулировка "перед составлением отчетности" и на этом основании некоторые проверяющие не признавали подписанные в январе материалы инвентаризации в качестве документов, подтверждающих достоверность годового отчета.

До составления годовой отчетности требуется провести инвентаризацию. Любые найденные в процессе инвентаризации отклонения требуют отражения в налоговом и бухгалтерском учете.

Основания проведения годовой инвентаризации

Требования к проведению инвентаризации устанавливаются следующими нормативными документами:

• Федеральным законом от № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (редакция от 23.05.2016);
• Приказом Минфина РФ от № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010);
• Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016).

Целью инвентаризации является формирование достоверной базы данных для годовой бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета.

Под инвентаризацию подпадают:

1) все имущество предприятия вне зависимости от местонахождения:

• финансовые вложения,
• товары,
• основные средства,
• денежные средства,
• готовая продукция,
• нематериальные активы,
• производственные запасы,
• прочие финансовые активы, в т.ч. дебиторская задолженность,
• прочие запасы;

2) все финансовые обязательства:

• резервы,
• займы,
• кредиторская задолженность,
• кредиты банков.

Инвентаризируется не только имущество организации, но и имущество, полученное для переработки, находящееся в аренде или на ответственном хранении. Также инвентаризуется прочее имущество, не учтенное ранее по каким-либо причинам.

Сроки проведения годовой инвентаризации на предприятии

Инвентаризация проводится перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Даты прохождения годовой инвентаризации закрепляют в учетной политике организации. Часто ее производят в конце года, а в начале нового года оформляют ее результаты.

Не инвентаризуются:

• имущество, которое инвентаризировалось в октябре - декабре текущего года,
• основные средства, которые инвентаризировались менее 2 лет назад,
• библиотечные фонды, с момента инвентаризации которых прошло менее 5 лет,
• товары, сырье и материалы, находящиеся на предприятиях Крайнего Севера (инвентаризация имущества данных предприятий проводится в периоды их наименьших остатков).

Создание инвентаризационной комиссии

Комиссия формируется для непосредственного проведения инвентаризации. В случае большого количества работ по инвентаризации создается несколько комиссий. В состав комиссии должны войти представители руководства, бухгалтерии, работники других служб (техники, инженеры, экономисты и т.п.). Также в комиссию могут войти сотрудники службы внутреннего или внешнего аудита. Списочный состав комиссии утверждает руководитель предприятия. После этого создается внутренний приказ о проведении инвентаризации.

Обязательные элементы приказа о проведении инвентаризации

В приказе указываются:

• даты проведения инвентаризации,
• причины проведения (в нашем случае - инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности),
• состав инвентаризационной комиссии.

Регистрация приказа осуществляется в книге контроля проведения инвентаризаций. Далее фиксируются остатки имущества на начало инвентаризации.

Фиксация остатков на начало инвентаризации

До начала годовой инвентаризации комиссия должна иметь все актуальные на момент осуществления инвентаризации отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей, расходные и приходные ордеры.

По факту сдачи указанных документов материально ответственные лица пишут расписки о том, что на начало инвентаризации они предоставили все приходные и расходные документы на имущество, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Все предоставленные документы визируются председателем комиссии с обязательным указанием даты. Бухгалтерия на основании этих данных определяет входящие остатки имущества на начало инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности

В ходе годовой инвентаризации комиссия оценивает фактическое наличие имущества, а также правильность учтенных финансовых обязательств. Оценка обязательно происходит при материально ответственных лицах. Результаты инвентаризации фиксируются в актах инвентаризации или инвентаризационных описях, которые составляются не менее чем в 2 экземплярах.

Учет результатов годовой инвентаризации

Результаты проведенной инвентаризации сводятся в ведомость результатов по итогам инвентаризации. Они обязательно проводятся в годовой бухгалтерской отчетности: выявленные недостачи списываются в соответствии с утвержденными правилами, а излишки принимаются в качестве прочего дохода.

Перед составлением годовых отчетных форм казенные учреждения должны провести инвентаризацию активов и обязательств. В рамках статьи рассмотрены вопросы, касающиеся оформления результатов инвентаризации и их отражения в бюджетном учете.

Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н . Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается субъектом в учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н). Казенные учреждения, входящие в систему силовых министерств и ведомств, в большинстве своем прописывают в учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом, регулирующим его. В рамках этой статьи мы не будем акцентировать внимание на том, в каком порядке проходит , а поговорим об оформлении результатов инвентаризации и их отражении в бюджетном учете.

Итак, учреждение готовится к составлению годовых отчетных бухгалтерских форм. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения утверждаются период проведения инвентаризации, объекты проверки, члены и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (распоряжением) руководителя учреждения сроки. На момент составления годовых отчетных бухгалтерских форм необходимо:

1) наличие надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;

2) наличие надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

3) наличие оформленной в соответствии с требованиями законодательства РФ ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета);

4) наличие протокола собрания комиссии по инвентаризации;

5) отражение результатов инвентаризации на счетах бюджетного учета и в отчетности.

Для справки:

На сайте Минфина размещен проект, который вносит изменения в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.

Инвентаризационные описи.

Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н . Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации. В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. В инвентаризационной описи должны быть:

запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. В ней отражаются:

наименование и код бланков строгой отчетности;

единица измерения;

сведения о фактическом наличии (цена, количество);

подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;

расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам. В ней указываются:

место проведения инвентаризации;

расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;

наименование и код объекта учета;

инвентарный номер;

единица измерения;

сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);

сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Данная опись формируется комиссией учреждения и отражает:

сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);

сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;

номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Эта инвентаризационная опись формируется комиссией учреждения и включает:

сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

наименование дебитора (кредитора);

данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);

номер счета бюджетного учета;

общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);

подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

После того, как члены комиссии провели инвентаризацию активов и обязательств на основании оформленных надлежащим образом инвентаризационных описей, составляется акт о результатах инвентаризации. В нем отражается, что было установлено по результатам инвентаризации:

соответствие данных бюджетного учета и фактических данных;

расхождение между данными бюджетного учета и фактическими данными (недостачи или излишки объектов нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности).

В случае если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения между фактическими показателями и данными бюджетного учета, составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этом документе фиксируются установленные расхождения с данными бюджетного учета.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии.

По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, итоги которого оформляются протоколом. Его форма не установлена, поэтому он составляется в произвольном виде. В протоколе указываются все данные о проведенной инвентаризации. В частности, в нем фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки активов и обязательств учреждения. Составление протокола не является обязательным (за исключением случаев, когда составление протокола установлено ведомственным нормативным актом).

Отражение результатов инвентаризации.

Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, подлежат отражению в учете.

Излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации. Пунктом 31 Инструкции № 157н определено, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);

верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

Напомним, что понятие «текущая оценочная стоимость» установлено п. 25 Инструкции № 157н. Так, под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату их принятия к учету. Способы определения такой стоимости предусмотрены тем же пунктом. В нем сказано, что текущая оценочная стоимость в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случае невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе, используются данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

условную оценку «один объект – 1 руб.»;

страховую сумму, определенную договором страхования, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая обязуется выплатить страховое возмещение по договору имущественного страхования (в случае коллекционной, исторической и научной значимости объектов, принимаемых к учету).

На счетах бухгалтерского учета выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов, а также излишки денежных средств и денежных документов отражаются следующим образом:

Недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи объектов нефинансовых и финансовых активов. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба согласно положениям п. 220 Инструкции № 157н. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).

Недостача имущества отражается в бюджетном учете на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», при этом совершаются следующие записи:

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности. При проведении инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в ходе инвентаризации важно выявить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения. Поэтому в ходе проведения инвентаризации:

составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;

делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;

проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;

проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

Напомним, что по правилам бюджетного учета списанию с баланса учреждения подлежат нереальная к взысканию задолженность неплатежеспособных дебиторов и задолженность, по которой отсутствуют требования кредиторов. Списание задолженности со счетов бюджетного учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам , в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена , нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена , подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:

Учет сумм не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе сумм кредиторской задолженности, не подтвержденных по результатам инвентаризации кредитором (далее – задолженность учреждения, не востребованная кредиторами), ведется на забалансовом счете 20 (п. 371 Инструкции № 157н). Списание задолженности, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для бюджетных учреждений, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством РФ, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В завершение статьи отметим, что со следующего года начинает применяться Федеральный стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. В разделе VIII данного стандарта установлены основные требования к инвентаризации активов и обязательств. Из положений этого раздела следует, что инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных учета и составления отчетности. Инвентаризация активов и обязательств осуществляется по основаниям, в сроки и порядке, которые предусмотрены субъектом учета в рамках формирования учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным. Такие случаи обозначены в п. 81 данного стандарта.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того периода, в котором она была закончена. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, показываются в данной отчетности.

Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Понятие актива дано в Федеральном стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Определяются руководящим звеном предприятия. Директором ежегодно утверждается график проведения инвентаризационных ревизий, в котором фиксируются направления проверки, даты осуществления и перечень ответственных лиц. Обязательность проведения инвентаризационных мероприятий закреплена Законом «О бухгалтерском учете». Методические указания из приказа Минфина № 49 от 13.06.1995 г., включают работу по организации инвентаризации в сферу ответственности руководителя.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация может осуществляться в плановом порядке и внеплановом. В обоих случаях необходимо предварительно издать приказ о начале пересчета активов предприятия и назначить в нем ответственных за эти процедуры лиц. Порядок и сроки проведения инвентаризации должны указываться в учетной политике и ежегодных планах ревизионных мероприятий.

Периодичность проведения инвентаризации зависит от типа проверяемых объектов и текущей ситуации в учреждении. Если речь идет об основных средствах, то нормами п. 1.5 Указаний из приказа № 49 их пересчет разрешается производить с частотой 1 раза в 3 года. Для библиотечных фондов временной промежуток между проверками больше – 5 лет.

Так как количество инвентаризаций и сроки проведения инвентаризации определяются непосредственно руководителем, наиболее часто график ревизий состоит из 1-2 проверок в год. Такой подход позволяет учесть все случаи обязательного проведения пересчета имущественных активов организации (например, накануне составления годовой отчетности) и не создавать условия, которые бы мешали производственному процессу.

Методические указания рекомендуют сроки проведения инвентаризации планировать на последний квартал года, чтобы не пришлось производить подсчет активов без острой надобности несколько раз в год. Для предприятий, работающих на Крайнем Севере, предусмотрен индивидуальный подход – для них периодичность проведения инвентаризации имущества основывается на объеме оставшегося на складах сырья с материалами. В момент минимального наличия активов целесообразно начинать инвентаризационные мероприятия.

Сроки инвентаризации обязательств отличаются от других категорий имущества – они установлены строго на последний день отчетного года. Если произвести пересчет раньше, то будет нарушено правило достоверности баланса.

Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве

Законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26 октября 2002 г. под № 127-ФЗ установлен предельный срок для реализации процедуры инвентаризации имущества предприятия-банкрота. Ответственность за организацию процесса пересчета активов организации возлагается на конкурсного управляющего. Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве не может превышать 3 месяцев.

Единственная возможность пролонгировать длительность инвентаризационных мероприятий – обоснование необходимости такого шага в судебном порядке. В ст. 139 Закона № 127-ФЗ говорится, что через месяц после оценки имущественных объектов предприятия-банкрота и оценки их стоимости, начинается продажа активов.