Сроки проведения инвентаризации бюджетных учреждениях. Инвентаризация в бюджетном учреждении

Рассмотрим, как установить порядок и сроки проведения инвентаризации. После проведения инвентаризации нужно зафиксировать результаты проверки.

С октября по декабрь учреждения инвентаризируют имущество, финансовые обязательства и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, – в статье.

Сроки обязательной инвентаризации

Перед тем, как начать составлять годовую отчетность проводите обязательную инвентаризацию, в том числе и на забалансе. Сделайте это не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризировать имущество нужно для того, чтобы данные в отчетности были достоверными. Иначе учреждение или ответственных сотрудников могут оштрафовать.

Основные средства можно инвентаризировать раз в три года, библиотечный фонд – раз в пять лет (п. 80 СГС и п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина № 49 от 13 июня 1995). Конкретные сроки и периодичность установите в учетной политике.

На заметку

Когда еще проводить обязательную инвентаризацию

Проведите обязательную инвентаризацию, когда учреждение:

• передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
• выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
• . Если в учреждении установлена коллективная ответственность, то инвентаризируйте имущество, когда меняется руководитель коллектива или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
• выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
• после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
• реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;

Проводите обязательную инвентаризацию в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения.

Правила проведения инвентаризации имущества

Чтобы результаты инвентаризации были признаны, нужно без ошибок провести инвентаризацию имущества. Так как существуют определенные правила проведения инвентаризации имущества, которые строго регламентированы законом.

Документ

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в приказе

Приказ об инвентаризации

Издайте приказ о проведении инвентаризации в произвольной форме (см. образец 1), либо используйте , которая утверждена постановлением (см. образец 2). Обязательно укажите в нем:

• причину инвентаризации,
• состав комиссии,
• какое имущество и обязательства проверяете,
• даты начала и конца инвентаризации.

Зарегистрируйте приказ в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации ().

Образец 1. Приказ о проведении инвентаризации в произвольной форме

Образец 2. Приказ о проведении инвентаризации в типовой форме

Комиссия по инвентаризации

Инвентаризацию должна проводить специальная комиссия, состав которой утверждает приказом руководитель учреждения. В нее нужно включить как минимум двух человек. Это могут быть:

• представители администрации;
• сотрудники бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
• независимый консультант. Например, заключите договор с аудитором;
• специалисты других служб и отделов учреждения. Например инженер, экономист.

Важно запомнить!

В состав инвентаризационной комиссии не включайте материально-ответственных сотрудников.

Подготовка к инвентаризации

Перед тем, как начать инвентаризацию, нужн:

1. Предоставить комиссии приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег.

2. Взять у материально ответственных сотрудников расписку о том, что он:

• сдал все приходные и расходные документы на вверенное ему имущество в бухгалтерию и инвентаризационную комиссию;
• оприходовал или списал имущество, за которое он отвечает.

Также необходимо подготовьте инвентаризационные описи по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:

• инвентаризационная опись ценных бумаг ();
• инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств ();
• инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) ();
• инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах ();
• инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям ();
• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ();
• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ();
• инвентаризационная опись наличных денежных средств ();
• инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ();
• инвентаризационная опись расчетов по поступлениям ().

Полный перечень документов по инвентаризации и инструкции по их заполнению . А правила оформления описаны в .

Проведение инвентаризации имущества

В инвентаризации должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и ответственные сотрудники. При осмотре имущества должны присутствовать все члены комиссии. Если не будет хотя бы одного человек, то результаты инвентаризации могут признать недействительными. Исключение - часть членов комиссии инвентаризирует имущество онлайн путем видео- и фотофиксации. Главное закрепить такую возможность в учетной политике ().

Обязанность присутствовать при инвентаризации ответственного и материально ответственного сотрудников пропишите в учетной политике и включите в условия трудового договора и договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к ).

Если ответственный сотрудник заболел, находится в отпуске или отсутствует по другим причинам, то проводите инвентаризацию без него, но обязательно сделайте пометку об этом в инвентаризационной описи.

Оформление результатов инвентаризации

Оформите результаты инвентаризации документально. На титульной странице инвентаризационных описях комиссия должна написать свое заключение. Если выявлены недостачи или излишки сделайте об этом пометку, если все в порядке - пропишите, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. После этого опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а ответственный сотрудник на первой странице должен подтвердить, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Скачать бланк акта о результатах инвентаризации по форме 0504835

Его подписывают все члены комиссии, а затем утверждает руководитель. Если по итогам инвентаризации есть расхождения с учетом, то акту приложите ведомость по форме 0504092.

А как быть, если во время инвентаризации поступили новые товары? В этом случае оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. А на сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.

Результаты инвентаризации отразите:

• в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
• в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
• в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Излишки и недостача

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных (см образец 3).

Образец 3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

По всем недостачам и излишкам, пересортице возьмите письменные объяснения с материально ответственного лица, отразите это в инвентаризационных описях. На основании объяснений и результатов инвентаризации комиссия определит причины отклонений.

Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности:

• бюджетные и автономные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки ();
• казенные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки ().

Особенности проведения инвентаризации финансовых обязательств

Финансовые обязательства необходимо также инвентаризировать раз в год – перед годовой отчетностью, а также и в других обязательных случаях. То есть нужно подтвердить аналитические остатки по следующим счетам бухгалтерского учёта:

1. Расчёты с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, с прочими дебиторами и кредиторами. Составьте акт сверки взаиморасчётов, где зафиксируете сумму задолженности. Проверьте обоснованность задолженности и определите сроки ее возникновения.

2. Расчёты с кредитно-финансовыми организациями. Проведите акт сверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами. Эти данные сравните с остатками на счетах 303 00.

3. Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами. Проверьте расчеты с персоналом по оплате труда, нет ли у них депонированных сумм, а также переплаты. Аналогично проведите ревизию расчетов с подотчетными лицами, посмотрите, все ли выданные средства были использованы по назначению.

Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи. Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Ошибки при инвентаризации и штрафы

Если провести инвентаризацию не по правилам или оформить ее результаты с нарушениями, то это приведет к искажению данных в бухгалтерской отчетности. А это чревато штрафами либо дисквалификацией. Такие ошибки обычно находят при проверке. В таблице 1 приведены самые распространенные ошибки, которые допускают при инвентаризации.

Таблица 1. Ошибки при инвентаризации

Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:

— при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных российским законодательством или нормативными актами Минфина России;

— при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (при наличии в организации установленной коллективной материальной ответственности).

Отражение выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием единиц основных средств и данными регистра бухгалтерского учета проводится в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Для проведения инвентаризации в обязательном порядке создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, специалисты бухгалтерской службы и др. Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг. Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии, по общему правилу, должно быть нечетным. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство. Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Следовательно, работа комиссии должна актироваться с указанием поименного списка присутствующих и ставящих подписи членов комиссии.

Инвентаризация проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения при наступлении случаев, указанных выше, а также при наступлении случаев, дополнительно установленных в учетной политике. С приказом должны быть ознакомлены все без исключения члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица под личную подпись.

Если в организации отсутствуют положение о единой постоянно действующей инвентаризационной комиссии или регламент проведения инвентаризации, то приказ может быть достаточно объемным.

В приказе необходимо отразить:

— сроки представления бухгалтером инвентаризационной комиссии рабочих документов;

— когда материально ответственное лицо и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, дают расписки;

— каким образом и в какие сроки материально ответственное лицо сдает материальные ценности и кому;

— порядок работы инвентаризационной комиссии вплоть до установления приемов опечатывания помещений, в которых хранятся материальные ценности;

— сколько времени отводится на экспертизу материальных ценностей (если таковая потребуется);

— какие формы заполняются при выявлении расхождений;

— каким образом запрашиваются объяснения у материально ответственного лица;

— как проводятся заседания инвентаризационной комиссии и т. д.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц сдавший имущество дает расписку в описи в сдаче инвентаризационной комиссии, а принявший имущество расписывается в описи в получении по окончании сверки фактического наличия. Такое действие не исключает оформления бухгалтерией накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).

В случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны незамедлительно (до открытия места хранения) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия обязана проверить указанные факты и в случае их подтверждения исправить выявленные ошибки.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в закрывающемся ящике или отсеке в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Для контроля работы инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации могут быть проведены и контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся исключительно до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация. В этих проверках в обязательном порядке участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей по унифицированной форме (ф. ИНВ-24), подлежащим регистрации в книге учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25).

Унифицированные формы инвентаризационных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Также необходимо учитывать формы, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" и от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.

— наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;

— наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;

— наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.

На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф. ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи. При этом для выяснения возможных расхождений комиссия сверяется с подготовленными инвентарными карточками, техническими паспортами, а при необходимости и с товарными накладными.

При наличии выявленных комиссией расхождений бухгалтерия на основании описей составляет сличительную ведомость (ф. ИНВ-18 и ИНВ-19).

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки.

Если в процессе инвентаризации выявлены неучтенные объекты движимого и недвижимого имущества, то комиссия, с привлечением специалистов и экспертов, проводит оценку объектов по рыночным ценам на момент обследования с учетом степени износа по действительному техническому состоянию. В этом случае к инвентаризационной описи прилагается оценочный акт с подписями всех членов комиссии.

В случае когда комиссия при осмотре установила, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо обратиться к исполненным договорам на произведенные работы (либо к проектно-сметной документации, актам приема выполненных работ, приема в эксплуатацию) и по ним определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

В случае отсутствия основного средства в месте нахождения организации в период проведения инвентаризации, обусловленного спецификой основной деятельности экономического субъекта (судна, автомобили и т. п.), такие основные средства инвентаризуются по состоянию на дату выхода в рейс.

При обнаружении основных средств, не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности:

— полный износ.

К описи прилагается обоснование непригодного для эксплуатации состояния в виде акта (заключения) технической экспертизы и письмо-ходатайство материально ответственного лица о списании. Опись и приложенные к ней документы обоснования будут являться основанием для принятия решения и оформления акта о списании.

Документальное оформление инвентаризации находящихся на ответственном хранении или арендованных основных средств проводится в том же порядке с использованием тех же форм, что и для собственных основных средств. Однако по ним ведется отдельный учет, поэтому и инвентаризационная опись, и акт результатов для них составляются отдельно. На титульном листе описи указывается не только то, что они находятся на ответственном хранении или арендованы, но и делается письменная ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии описи на последнем листе должно подписать материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества обратно на ответственное хранение.

При обнаружении недостач основных средств председатель инвентаризационной комиссии должен запросить объяснения у материально ответственного лица. Если причина недостачи не проясняется, председатель инвентаризационной комиссии должен инициировать проведение служебной проверки не позднее 1 мес. после дня установления факта недостачи. Если объяснения материально ответственного лица не получены в предложенный срок или материально ответственное лицо отказывается представить их, то инвентаризационная комиссия должна составить акт о непредставлении объяснений или об отказе дачи объяснений.

В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц. Это относится к случаям, когда недостачи выявлены в процессе текущей инвентаризации.

После оформления заключительного акта инвентаризационной комиссии председатель комиссии должен оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). В ней отражаются все результаты работы комиссии с основными средствами и предложения по списанию или взысканию ущерба (с указанием количества и сумм) согласно заключительному акту инвентаризационной комиссии. Оба документа направляются в бухгалтерию для подписи главным бухгалтером, а затем руководителю организации для принятия окончательного решения и утверждения заключительного акта и подписи ведомости учета.

Инвентаризация основных средств бюджетного учреждения

(от лат. inventarium - хозяйственные предметы) – это периодический переучет наличного имущества, товаров с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Когда нужно проводить инвентаризацию?

Необходимость проведения инвентаризации установлена законодательством России о бухгалтерском учете. В частности, об этом говорит ст.11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Инвентаризация производится в отношении активов и обязательств по инициативе самого налогоплательщика или во исполнении требований закона – обязательная инвентаризация.

В случае, если инвентаризация производится по инициативе налогоплательщика, то он самостоятельно определяет случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации, а также требования к ее проведению устанавливаются законодательством России, федеральными и отраслевыми стандартами.

Процедура проведения инвентаризации начинается изданием соответствующего Приказа руководителя. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98 г. утверждена унифицированная форма Приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации для частного случая ее проведения может быть составлен с учетом реквизитов, предусмотренных для данной формы.

В качестве образца ниже приведем форму Приказа о проведении инвентаризации.

Приказ

№ _____________

О проведении инвентаризации

В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, и в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности ООО «_________» приказываю :

1. Провести инвентаризацию ___________________(имущества, финансовых активов и обязательств) по состоянию на «___»________ ____ года.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ________________ (ФИО), _____________________ (ФИО), _________________ (ФИО) назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ___________________ (ФИО) , __________________ (ФИО) _________________ (ФИО). назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель ___________________________________ (ФИО, должность)
Члены комиссии: ___________________________________ (ФИО, должность) ___________________________________ (ФИО, должность)

5. К инвентаризации приступить «___»_______ _____ года и окончить «___»_______ _____ года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее «___»_______ _____ года.

6. Финансовому отделу (ФИО) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до «___»_______ _____ года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до «___»_______ _____ года.

8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, «___»_______ _____ года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

9. Контроль за исполнением приказа возложить на _______________ (ФИО, должность)

Как и в любой коммерческой организации, в бюджетном учреждении имеются материальные средства, являющиеся собственностью юридического лица или находящиеся у него по договору аренды. С целью их сохранности и правильности учета необходимо проводить инвентаризацию, с помощью которой можно определить ошибки неправильного учета и принять соответствующие меры по их исправлению и предотвращению в будущем. В статье мы рассмотрим как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении, какие необходимы документы.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

• реорганизация учреждения;
• смена или увольнение материально-ответственных лиц;
• составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
• подозрения по факту хищения или кражи;
• чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

• состав и председатель инвентаризационной комиссии;
• объекты ревизии;
• причина проведения инвентаризации;
• сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
6. выявление причин появления таких отклонений;
7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Оформление результатов инвентаризации

При наличии расхождений между данными, предоставленными бухгалтерией и инвентаризационной комиссией, необходимо их отразить на счетах бухгалтерского учета. При этом, как и для коммерческих организаций, в бюджетном учете используется принцип двойной записи, когда одна и та же сумма отражается и по дебету, и по кредиту соответствующих счетов.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Показатели, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности образовательной организации, должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств.

Инвентаризация имущества, активов и обязательств проводится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Это пунктом 20 Инструкции к Единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть закреплен в учетной учреждения.

Объекты инвентаризации

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства учреждений (в том числе учитываемые на забалансовых счетах). Наиболее крупной группой из них является инвентаризация Она проводится посредством документальной проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а также полноты и своевременности отражения в учете результатов отдельных хозопераций.

При инвентаризации расчетов с работниками учреждения необходимо проверить правомерность образования и депонентской задолженности по состоянию на конец отчетного года, состояние расчетов по возмещению нанесенного учреждению ущерба, а также правомерность образования дебиторской задолженности по подотчетным суммам, не погашенным по состоянию на отчетную дату.

Также целесообразно провести тщательную проверку полноты, правомерности и своевременности изменений, внесенных в коллективные и трудовые договоры, локальные нормативные акты учреждений, регулирующие трудовые отношения (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании и прочие), в связи со вступлением в силу нового закона об образовании.

Особенности инвентаризации расчетов в учреждениях различных типов обусловливаются их правовым статусом, законодательным и нормативным регулированием специфики осуществления отдельных хозяйственных операций. Правовой статус бюджетных и автономных учреждений (в части особенностей отражения в учете отдельных расчетных операций) отличается непринципиально. Поэтому ниже мы подробно остановимся только на отличиях в организации и проведении инвентаризации отдельных групп расчетов в казенных и бюджетных учреждениях.

Особенности инвентаризации расчетов в казенных учреждениях

Основные отличия определяются одной из целей, которые должны достигаться при инвентаризации расчетов в государственных и муниципальных учреждениях - полнота и правомерность использования выделенных бюджетных средств, а также средств учреждений, полученных ими в рамках приносящей доход деятельности. Таким образом, при проведении инвентаризации расчетов в казенных учреждениях следует установить:

• обеспеченность переходящих остатков кредиторской задолженности лимитами бюджетных ассигнований;
• правомерность перечисления сумм предварительной оплаты (авансов) поставщикам и подрядчикам;
• правомерность заключения и своевременность оплаты казенным учреждением государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств (в частности, проверка обеспеченности заключенных контрактов лимитам бюджетных обязательств с учетом принятых и неисполненных обязательств);
• своевременность и полнота оформления документов, служащих основанием для отражения дебиторской задолженности покупателей и заказчиков (при осуществлении казенным учреждением приносящей доход деятельности);

Так как казенные учреждения являются участниками бюджетного процесса, при проведении инвентаризации расчетов необходимо провести тщательный анализ всех операций, совершенных в отчетном году, на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств и иных бюджетных нарушений. Направления проверки следует соотнести с перечнем видов указанных нарушений, содержащихся в новой главе 30 Бюджетного кодекса РФ.

Отличительные черты инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях

При проведении инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях необходимо обратить внимание на следующие особенности.

1. В отличие от казенных учреждений бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а финансирование получают в виде субсидий на выполнение госзадания, на иные цели, а также на цели капвложений. При этом остатки средств субсидий на выполнение задания могут переходить на следующий год, остатки субсидий на иные цели подлежат возврату в соответствующий бюджет, а условиями предоставления субсидий на капвложения могут быть установлены сроки, выходящие за пределы одного календарного года. Таким образом, целесообразно все расчеты инвентаризовать в разрезе источников финансирования расходов и затрат - по каждому виду субсидий.

2. Еще одна особенность расчетов бюджетных учреждений связана со статусом финансовых активов, находящихся на балансе (в оперативном управлении). Здесь также имеет смысл дифференцировать объекты инвентаризации в зависимости от статуса имущества - недвижимое, особо ценное, иное и лизинговое. При этом будет нелишним проверить правильность отнесения имущества к различным группам - в частности, к категории иного имущества (которым учреждение может распоряжаться самостоятельно). Указанная группировка объектов инвентаризации может иметь место как при инвентаризации кредиторской задолженности (при приобретении или создании нефинансовых активов), так и при инвентаризации расчетов с дебиторами (при реализации или ином выбытии имущества).

3. Особое внимание необходимо обратить на сумму и условия сделок, связанных с движением нефинансовых активов, в результате которых образуется дебиторская или кредиторская задолженность. Целью такой проверки является выявление возможных случаев осуществления крупных сделок или сделок с заинтересованностью без согласования с учредителем.

4. В отличие от казенных учреждений бюджетным и автономным учреждениям законодательство не запрещает выдавать и привлекать заемные средства. Поэтому отдельно должны быть проверены расчеты с кредитными организациями (выдавшими кредиты), иными кредиторами по суммам полученных займов, а также расчеты с юридическими и физлицами, получившими займы от учреждения. При этом должно быть проверено не только соответствие данных бухучета фактическим остаткам задолженности, но также законность (включая документальное оформление) выдачи и привлечения заемных средств, выявлены возможные случаи нарушения расчетов как по выданным, так и по привлеченным займам и кредитам. Если подобные нарушения будут выявлены, необходимо провести дополнительную проверку своевременности и полноты мер, принятых к лицам, допустившим просрочку погашения займов, а также найти причины просрочки погашения задолженности по привлеченным заемным средствам и правомерности возмещения примененных к учреждению финансовых санкций.

5. При проверке расчетов с потребителями платных образовательных услуг целесообразно проверить правомерность формирования цены на услуги и структуру затрат, включаемых в себестоимость услуг.

6. При реализации услуг в виде сдачи в аренду временно свободных зданий и помещений, находящихся в оперативном управлении учреждения, проверяется правильность определения размера арендной платы, полноты и своевременности ее взимания. Кроме того, надо проверить правомерность списания расходов по содержанию переданного в аренду имущества (на предмет выявления случаев возмещения указанных затрат за счет средств субсидии на выполнение госзадания).

В. Захарьин ,
эксперт по бюджетному учету