Как списать проездной билет проводки. Учет проездных билетов

8438

Оплаченные проездные билеты нужно разделять на те, что приобретены для работников, чья работа носит разъездной характер, и на те, что приобретены для других сотрудников. Именно от этого фактора будет зависеть и бухгалтерский учет, и налогообложение расходов на покупку проездных. Кроме того, налогообложение будет зависеть еще и от правильности оформления первичных документов.

Бухгалтерский учет

Во-первых, предприятия приобретают проездные билеты для тех сотрудников, которые при выполнении своих трудовых обязанностей вынуждены часто совершать поездки на городском транспорте. Речь идет о курьерах, экспедиторах, менеджерах и т. д. Перечень таких сотрудников должен быть утвержден приказом руководителя предприятия.

В бухгалтерском учете затраты на приобретение проездных билетов относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Поэтому они отражаются по дебету счетов учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"). На каком счете такие расходы учитываются по кредиту, зависит от способа приобретения проездных билетов.

Если билеты покупают сами сотрудники за счет средств, которые им выдаются под отчет, по кредиту с дебетом счетов учета затрат корреспондируется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если же проездные билеты организация приобретает сама, а потом по ведомости они выдаются работникам, по кредиту с дебетом счетов учета затрат корреспондируется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Во-вторых, организация может приобретать проездные билеты для сотрудников, выполнение трудовых обязанностей которых не связано с поездками по городу и они не указаны в списке работников с разъездным характером работы. В этом случае затраты на покупку проездного следует относить на внереализационные расходы (п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Пример.

Организация по безналичному расчету приобрела для своих сотрудников 15 проездных билетов стоимостью 500 руб. каждый. 14 из них были выданы курьерам. Их работа связана с разъездами по городу, что предусмотрено должностными инструкциями и приказом руководителя предприятия. Один проездной билет был выдан кладовщику, которого нет в списке сотрудников с разъездным характером работы.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 76 - 7500 руб. - оприходованы проездные билеты в кассу организации;
Дебет 76 Кредит 51 - 7500 руб. - оплачены проездные билеты;
Дебет 73 Кредит 50 субсчет "Денежные документы" - 7500 руб. - выданы работникам проездные билеты;
Дебет 26 Кредит 73 - 7000 руб. (14 шт. x 500 руб.) - списана стоимость проездных билетов, выданных курьерам;
Дебет 91 Кредит 73 - 500 руб. (7500 - 7000) - списана стоимость проездного билета, выданного кладовщику.

Налоговый учет

Для целей налогового учета расходов на проездные значение имеет не только характер работы сотрудников, но и условия трудового контракта.

Когда в трудовых контрактах с работниками предусмотрена компенсация им стоимости проезда, проблем с принятием для целей налогообложения расходов на приобретение проездных билетов не возникает. Причина тому - пункт 24 статьи 255 НК РФ. В нем сказано, что в расчет налога на прибыль включаются все расходы, которые работник получает от организации, если они предусмотрены трудовым контрактом или коллективным договором. Аналогичная норма закреплена и в пункте 26 статьи 270 НК РФ.

Таким образом, если в договоре, заключенном с работником, оговорено, что ему будут оплачивать проезд, затраты на покупку проездного билета для него можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме.

Как быть, если необходимое условие в трудовом контракте не предусмотрено? Тогда уже будет важен характер работы сотрудника, которому оплачивается проездной. Дело в том, что Налоговый кодекс запрещает учитывать расходы на проезд работников именно до места работы и обратно, если оплата проезда не предусмотрена трудовым договором (п. 26 ст. 270 НК РФ). Если же работа сотрудника носит разъездной характер, то расходы на проездной для него можно списать на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 253 как расходы, связанные с производством и реализацией. Для этого их нужно обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сделать это можно при наличии документов, подтверждающих, что проездные покупаются именно для тех сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами. Такими документами могут быть: список должностей сотрудников с разъездным характером работы, должностная инструкция, распоряжение руководителя предприятия о перечне организаций, в которые могут направляться сотрудники, и т. д. (письмо УМНС России по г. Москве от 11.04.01 № 03-12/17001).

Добавим, что и при учете расходов на проездные по статье 253, и при их учете по статье 255 кодекса в качестве документов, подтверждающих расходы, в организации нужно сохранять и сами проездные билеты (естественно, по окончании месяца, на который они приобретались).

Налог на доходы физических лиц

Трудовой кодекс не требует от работодателя оплачивать проезд работника. А значит, в общем случае со стоимости купленных проездных билетов нужно удерживать налог на доходы физических лиц. Ведь не подлежат налогообложению только те виды компенсационных выплат (связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей), которые установлены законодательством РФ, в том числе и трудовым (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако стоимость проездных билетов может не облагаться налогом на доходы физических лиц. Для этого у организации должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату проезда (билеты), и разъездные ведомости маршрутов следования сотрудников (письмо Управления МНС России по г. Москве от 16.04.02 № 28-11/17474). В этом случае оплату проездных билетов можно рассматривать не как компенсацию, а как расходы, связанные с производством.

Так же, как и в случае с налогом на доходы физических лиц, стоимость проездных билетов не будет облагаться ЕСН при наличии документов, подтверждающих производственную направленность расходов (перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, должностные инструкции, журналы учета поездок сотрудников и т. д.). Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 26.12.01 № 04-04-06/508.

Но если в организации не будет необходимых подтверждающих документов, то и тогда расходы на проездные не подпадут под налогообложение ЕСН. Ведь в этом случае она не сможет уменьшить на их сумму налогооблагаемую прибыль, а значит, они не будут являться объектом обложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Многие предприятия обеспечивают своих работников проездными не только для использования их в рабочее время по служебным делам, но и для проезда от дома на работу и обратно. Довольно часто бухгалтеры спрашивают о документальном оформлении и налогообложении такой операции. Именно об этом и пойдет сегодня речь.

Предприятие может приобретать проездные в двух случаях:

1) для использования их в рабочее время по служебным делам - такие проездные персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере надобности для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы);

2) для использования их в другое, нежели рабочее, время - такие расходы социального характера персонально распределяются между работниками.

Отдельно рассмотрим учет проездных в таких случаях.

Проездной по работе

Проездными по работе пользуются работники предприятия для выполнения служебных дел. Например, курьер- для разноски почты, бухгалтер - для проезда в банк и подачи отчетности в налоговую, фонды, статуправление и т. д. Понятно, что выполнение подобной работы связано с хозяйственной деятельностью предприятия, поэтому такую раздачу проездных следует оформить документально следующим образом:

1) оформить приказ руководителя (см. образец 1) - этот документ дает право на покупку и выдачу проездных билетов работникам предприятия. В нем можно указать фамилии работников, которым проездной билет необходим для выполнения должностных обязанностей, период времени на право пользоваться проездным билетом (день, неделя, месяц) и ответственного за хранение, выдачу и учет проездных билетов;

2) иметь маршрут перемещения 1 - такой маршрутный лист составляется в произвольной форме с указанием пункта назначения и цели такой поездки, маршрута передвижения, Ф. И. О. и подписью;

3) заполнять журнал (см. образец 2 на с. 38) - для учета использования проездных билетов на предприятии. В нем указывается Ф. И. О. работников, которым выданы проездные билеты, время их выдачи, подписи, также можно указать ссылку на маршрутный лист;

4) документы, подтверждающие покупку проездных билетов (например, счета на оплату);

5) акт на списание проездного билета (см. образец 3 на с. 38) - составляется по истечении срока его использования в произвольной форме;

6) собственно, и сам проездной билет - он прилагается к акту на списание.

Как правило, безналично оплаченные проездные получают по накладной при одновременном предоставлении доверенности от предприятия. Напоминаем, что проездные билеты - это денежные документы, которые предприятие хранит в кассе. Соответственно, в бухгалтерском учете они приходуются на дебет счета 331 «Денежные документы в национальной валюте».

Что касается налогового учета, то, согласно пп. 5.2.1 Закона о прибыли, в состав валовых расходов включаются суммы любых расходов, уплаченных (начисленных) в течение отчетного периода в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда. При этом такие расходы должны подтверждаться оформлением вышеуказанных документов.

Как отметила ГНАУ в письме от 25.05.2004 г. №9402/7/17-3117 2 , при условии, что специфика работы предприятия требует для выполнения служебных обязанностей перемещения (поездки) работников с основного места работы на другие объекты (что также подтверждается соответствующими документами), стоимость приобретенных предприятием проездных билетов, которые персонально не распределяются между работниками, а предоставляются (выдаются) им по необходимости для выполнения производственных заданий, а также суммы, возмещенные работникам за время проезда (на основании авансового отчета), не включаются в налогооблагаемый доход работника согласно пп. 4.3.2 Закона о доходах.

Также, согласно п. 3.20 Инструкции по статистике заработной платы, не относится к фонду оплаты труда стоимость приобретенных предприятием проездных билетов, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере надобности для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы).

На примерах рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет операции по выдаче проездных билетов, используемых работниками при выполнении ими служебных обязанностей.

Пример 1 (см. таблицу 1 на с. 39)

Предприятие приобрело три проездных билета (на все виды городского транспорта) для работников с разъездным характером работ (курьерам) на сумму 150,00 грн (без НДС).

Пример 2 (см. таблицу 2 на с. 39)

Предприятие приобрело два проездных билета (на все виды городского транспорта) на сумму 100,00 грн (без НДС). При этом проездные билеты предоставляются временно в течение дня (о чем ведется запись в журнале) работникам бухгалтерии и отделу сбыта.

Личный проездной

Сразу отметим: если трудовым или коллективным договором предусмотрена возможность оплаты труда с выдачей работнику проездного билета (например, проезд с работы домой и наоборот), то в этом случае, согласно пп. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, это - расходы социального характера в виде стоимости проездных билетов, которые персонально распределяются между работниками и включаются в фонд оплаты труда предприятия. При этом в доход для удержания налога с доходов и начисления (удержания) взносов будет включаться стоимость проездного, умноженная на 1,1494 (коэффициент, рассчитанный согласно п. 3.4 Закона о доходах по формуле:

К = 100: (100 - 13).

Одновременно стоимость такого проездного можно будет включить в валовые расходы косвенно - путем отнесения на валовые расходы затрат по оплате труда согласно пп. 5.6.1 Закона о прибыли, который гласит, что в валовые расходы предприятия включаются затраты на оплату труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком (см. таблицу 3).

1 Письмо ГНАУ от 07.04.2004 г. № 2635/6/17-3116.

2 См. «Документы для работы» №30/2004.

Образец 1

Журнал учета проездных билетов на предприятии

Общая сумма: двести гривень 00 копеек

Комиссия: секретарь _____________________(Калинкина М. П.)

главный бухгалтер _____________________(Милая Е. С.)

директор по сбыту _____________________(Шустрый П. В.)

Таблиця 1

Отражение в учете операций по условиям примера 1

Таблиця 2

Отражение в учете операций по условиям примера 2

Таблиця 3

Отражение в учете выдачи проездного для личных нужд работника

Татьяна Мойсеенко, «Дебет-Кредит»

Документ: Учет проездных билетов

Учет проездных билетов

Почти все жители больших и малых городов ежедневно пользуются городским транспортом. Утром - на работу, вечером - обратно, да и в течение дня по служебным делам иногда приходится исколесить весь город. Поэтому многие предприятия, заботясь о своих сотрудниках, берут на себя часть их транспортных расходов, приобретая проездные. Что же касается служебных поездок в общественном транспорте, то оплачивать их - прямая обязанность предприятия, поэтому проездные будут очень кстати. В данной публикации мы расскажем о том, как грамотно оформить приобретение и обращение проездных, ведь от этого будут зависеть налоговые расходы предприятий и их работников.

Итак, проездные приобретают:

Для использования в хоздеятельности предприятия (служебные проездные);

Для передачи работникам в их личное пользование (персональные проездные).

Каждый из вариантов ведет не только к различным налоговым последствиям, но и требует различного документального оформления. Единственное, что их объединяет - это оформление документов на этапе приобретения. При оплате проездных билетов по безналичному расчету для их получения необходима доверенность. На транспортном предприятии ее предъявителю передадут проездные по накладной. Заметьте: в стоимость проездных билетов НДС не включается, поскольку пп. 5.1.1З Закона о НДС освобождает от налогообложения услуги по перевозке пассажиров городским транспортом.

Служебные проездные

Часто ли сотрудникам приходится ездить на общественном транспорте? Еще бы! Например, только одному бухгалтеру для сдачи отчетности надо посетить налоговую, четыре соцфонда, орган статистики, не говоря уже о регулярных поездках в банк. А ведь, помимо бухгалтера, есть еще юристы, менеджеры, курьеры и пр.

В такой ситуации именно проездные билеты - оптимальный выход. Конечно, связь проездных с хоздеятельностью должна быть подтверждена не только на словах. Здесь без оформления соответствующих документов не обойтись.

Прежде всего для покупки проездных билетов нужен приказ руководителя. В нем следует указать цель и порядок приобретения проездных, а также перечень лиц, которые будут их использовать. Представляем вам образец этого документа:

ООО "Олимп"

ПРИКАЗ
№11

О приобретении служебных проездных билетов

Для решения производственных задач, связанных с необходимостью передвижения работников на общественном транспорте, приказываю:

1. Приобретать в течение 2004 года проездные билеты на все виды городского транспорта в количестве 15 штук.

2. Выдавать проездные билеты во время рабочего дня по требованию:

Руководителям отделов предприятия и их заместителям;

Работникам бухгалтерии;

Курьерам.

3. Хранить проездные билеты в кассе.

4. Назначить ответственного за приобретение проездных экономиста Иванова И. И.

Кроме того, не забудьте выписать маршрутный лист и зафиксируйте в нем пункт назначения и цель такой поездки каждого конкретного работника. О необходимости оформления маршрутных листов для неначисления подоходного налога говорится в письме ГНАУ от 07.04.04 г. № 2635/6/ 17-3116.

Типовой формы маршрутного листа не существует, поэтому предприятия оформляют его по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Приведем пример заполнения маршрутного листа.

И это еще не все первичные документы по учету служебных проездных билетов. Дело втом, что оплаченные проездные билеты - это денежные документы, которые предприятие должно хранить в кассе. Поэтому в бухучете их оприходуют на Дт 331 "Денежные документы в национальной валюте" (см. Инструкцию о применении Плана счетов).

Движение проездных в кассе нуждается в документальном подтверждении. Кассовая книга с приходными и расходными ордерами для указанных целей не подходит, так как в них отражают лишь движение денежных средств. А денежные документы таковыми не являются.

Стало быть, соответствующую форму первичного документа надо разработать самостоятельно. Мы предлагаем вести Книгу учета обращения проездных билетов. В ней будут указаны: ФИО работников, которым выданы проездные билеты, вид проездного, отметки с подписями о получении и возврате билетов, время их выдачи и возврата, ссылка на № маршрутного листа, в котором указана цель служебной поездки.

Вот как бы мы заполнили страницы Книги учета обращения проездных билетов:

ООО "Олимп"

Теперь самое время поговорить о включении служебных проездных билетов в валовые расходы. Если предприятие соблюдает все условия оформления рассмотренных выше документов, то стоимость служебных проездных относят к валовым расходам согласно пп. 5.2.1 Закона о прибыли. Когда именно? Если транспортное предприятие - плательщик налога на прибыль, то по первому событию. Как правило, оплачивают и получают проездные билеты в одном и том же месяце, предшествующем месяцу их действия. Поэтому нет никаких проблем. Если же предприятие, предоставляющее проездные, - неплательщик налога на прибыль или уплачивает его по более низкой ставке, то работает пп.11.2.3 Закона о прибыли и валовые расходы возникнут в день оприходования проездных.

Для списания проездных с баланса составляют акт о списании, который может иметь следующий вид:

Акт списания проездных билетов за июнь 2004 г. № 6 от 30.06.04 г.

Комиссия, назначенная приказом от 30.06.04 г. № 15, постановила, что подлежат списанию проездные билеты за июнь 2004 года согласно перечню:

Общее количество списываемых билетов - три штуки, на общую сумму сто две ГРН. 00 коп.

Проездные билеты следует приложить к Акту. На его основании их списывают в бухучете на расходы предприятия.

Итак, еще раз назовем документы, которые помогут вам обосновать связь проездиых с хоздеятельностью и вести учет обращения билетов в течение срока их службы:

Приказ руководителя;

Маршрутные листы;

Книга учета движения проездных билетов;

Акт списания проездных билетов.

Наличие всех этих бумаг доказывает, что проездные приобретают и выдают работникам для решения служебных вопросов, а не для личных нужд. Поэтому в данном случае стоимость проездных не включается в доход работников (письмо ГНАУ от 07.04.04 г. № 2635/6/17-3116) и тем более не облагается социальными взносами.

В таблице мы показали порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по приобретению, обращению и списанию служебных проездных билетов.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Закон НДС – Закон Украины “Налоге на добавленную стоимость” от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

2. Закон о прибыли – Закон Украины “О налогообложении прибыли предприятий” в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

3. Закон о доходах – Закон Украины “ О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.03 г. № 889-IV.

4. Закон о бухгалтерском учете – Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” от 16.07.99 г. № 996-XIV.

5. Инструкция о применении Плана счетов - Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

" № 8/2017

Преимущества электронных билетов неоспоримы. Но для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру надо знать некоторые нюансы.

Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.

Электронные билеты.

Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 (далее – Приказ № 322), а электронного авиабилета – Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее – Приказ № 134).

При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.

При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134. А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон, который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

В связи с тем, что оба документа – и контрольный купон, и маршрутная квитанция – признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно – показано на схеме.

Налоговые последствия.

Чтобы правильно отразить стоимость электронных билетов в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Начнем с признания затрат на их покупку в составе налоговых расходов.

Налог на прибыль.

Поскольку речь в данном случае идет о проездных документах, которые, как правило, используются командированными сотрудниками, напомним, что затраты на приобретение указанных проездных (как, впрочем, и другие ) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Разумеется, расходы должны быть экономически обоснованы, подтверждены надлежаще оформленными документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет сотрудника с приложенными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами (маршрутными квитанциями или контрольными купонами).

Но достаточно ли указанных документов для обоснования расходов на проезд? Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям официального органа. В Письме от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 чиновники Минфина пояснили, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон. Причем посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через Интернет) должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Таким подтверждением, как правило, является штамп о досмотре.

Иными словами, даже если сотрудник купил билет и зарегистрировался на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».

Если же штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то факт осуществления перелета подотчетным лицом, по мнению финансистов, можно подтвердить иным способом, например, справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем (см. также письма от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548). Указанная справка для обоснования расходов понадобится и в том случае, если командированное лицо утратит посадочный талон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Разумеется, в маршрутной квитанции тоже должны быть все обязательные реквизиты. Если в ней, к примеру, не указана стоимость перевозки, такая квитанция не может являться основанием для признания расходов (см. Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03-07-11/398).

Обратите внимание:

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, по мнению Минфина, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Важный нюанс: для подтверждения расходов обязательные реквизиты электронных билетов, оформленных на иностранном языке, безопаснее перевести на русский язык (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-05/57). Перевод не потребуется, если агентство по продаже билетов выдаст справку на русском языке, в которой содержатся все необходимые сведения (см. письма Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168). Впрочем, ФНС считает, что перевод электронного авиабилета для подтверждения расходов делать не нужно, поскольку большинство его реквизитов заполняются в соответствии с Единым международным кодификатором (то есть с замещением кириллических символов на латинские) (см. Письмо от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@).

Аналогичный подход применяется для обоснования расходов на покупку электронных железнодорожных билетов. В частности, документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на их приобретение, является контрольный купон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 14.04.2014 № 03-03-07/16777). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина России от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273). Помимо контрольного купона, транспортные расходы можно подтвердить (при необходимости) посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и др.). Следовательно, при помощи этого талона организация может обосновать расходы на проезд командированного работника в поезде (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).

Вычет НДС.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно подлежит вычету. По общему правилу вычет сумм «входного» НДС производится (п. 1 ст. 172 НК РФ):

на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;

либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6 – 8 ст. 171 НК РФ.

Словом, наличие счета-фактуры не является обязательным условием для принятия к вычету НДС по расходам на проезд. Вместе с тем в налоговых нормах прямо не назван иной документ (альтернатива счету-фактуре), который может стать основанием для применения налогового вычета.

Однако в п. 18 Правил ведения книги покупок сказано, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке (их копии). При этом НДС в документе должен быть показан отдельной строкой. А раз так, оформленный на командированного сотрудника бланк строгой отчетности (например, маршрутная квитанция или контрольный купон), в котором выделена сумма НДС, является основанием для применения вычета по данному налогу. Это следует из Письма ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.

Таким образом, «входной» НДС может быть принят к вычету, если в маршрутной квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена (см. также письма Минфина России от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594).

Обратите внимание:

Указание в маршрут/квитанции электронного авиабилета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета идентификационного номера перевозчика или агентства, оформившего этот билет, не предусмотрено. Поэтому при регистрации электронных билетов в книгу покупок вместо ИНН/КПП продавца нужно ставить прочерк (см. Письмо Минфина России от 28.05.2015 № 03-07-11/30876).

К сожалению, так бывает не всегда. Некоторые перевозчики не указывают в проездных документах налог в отдельной строке. По данному вопросу тоже есть официальные разъяснения. В частности, в Письме от 10.01.2013 № 03-07-11/01 Минфин сообщил, что вычет налога по таким проездным документам не может быть предоставлен. Поэтому сумма, отраженная в них, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура (пусть даже агентом перевозчика или субагентом), то вправе на его основании принять к вычету НДС, хотя сумма налога в электронном билете не показана отдельной строкой (см. Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 по делу № А19-5831/2012). И это справедливо, поскольку в силу п. 18 Правил ведения книги покупок основанием для налогового вычета в равной степени могут служить и счет-фактура, и бланк строгой отчетности. Одновременное указание налога в обоих документах не требуется.

«Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте».

«Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».