Путевой лист легкового автомобиля а5 бланк. Инструкция по заполнению и ведению путевых листов легкового автомобиля

Путевой лист - важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

• путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
• максимальный срок, на который возможно оформление путевых листов и который, таким образом, может указываться в документе, — 1 месяц (п. 10);
• в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона - должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать .

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 13, п. 14);
• если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 15);
• в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его штампом либо подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 16);
• с 26.02.2017 (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16.1);
• заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17).

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте .

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса № 152, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2018-2019 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Путевой лист – это документ, в котором записывается пробег автомобиля, расход топлива, маршрут и работа топлива. Документ необходим для подтверждения затрат на содержание машины.

Путевой лист легкового автомобиля – это форма документа, утвержденного постановлением Госкомстата. Обязательным заполнение утвержденного образца не является. Каждая организация может разработать свой шаблон. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2015 можно скачать в конце статьи.

Путевой лист легкового автомобиля имеет свои требования. Водитель также должен иметь его на руках, документы на транспортируемый груз, лицензионную карточку и страховой полис. При отсутствии документов, на водителя налагается штраф.

Форма путевого листа зависит от вида используемого транспорта. К примеру, путевой лист для легковых автомобилей заполняется по форме 0345001 .

Заполнение путевого листа легкового автомобиля

Документ выписывается диспетчером. Выписка производится на одну смену. Следующий документ выписывается при условии, что путевой лист за предыдущий день был сдан. Если работы требует нахождения автомобиля в пути более одного дня, то документ выписывается на требуемое количество дней.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется в одном экземпляре и хранится 5 лет.

Данные, которые связаны с работой машины заносятся в документ водителем. Руководитель несет ответственность за правильное заполнение путевого листа легкового автомобиля. Кроме того, такая ответственность лежит на водителях, и тех лицах, которые занимаются оформлением документа.

Как заполнить реквизиты

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля:

Порядковый номер документа;
Дата выдачи;
Печать;
Марка и регистрационный номер машины

Если автомобиль выполняет лицензируемые виды перевозок, в документе делается пометка. При использовании автомобиля для управленческих нужд, графа «лицензионная карточка» не заполняется.

На второй стороне документа указывается маршрут в таком порядке:

Пункт назначения;
Время выезда;
Время возвращения;
Количество километров.

Эта информация используется для списания стоимости потраченного топлива и для подсчета зарплаты водителя.

Если в путевом листе отсутствуют сведения о маршруте, то подтвердить факт работы машиныА невозможно. В документе должен быть отмечен каждый пункт следования.

В документе есть графа «код заказчика». Заполнение путевого листа легкового автомобиля с учетом этой графы проводится, когда автомобиль используется для транспортировки клиентов или заказчиков.

Путевой лист легкового автомобиля содержит графу «Результат работы машины за смену». В этой графе бухгалтер начисляет водителю зарплату. Если она начисляется во временной системе оплаты, то в графе указывается количество проработанных часов. Если зарплата определяется по сдельной оплате, то сумма вписывается за пройденный километраж. Бухгалтер подтверждает начисление зарплаты своей подписью.

Нужно ли водителям проходить медосмотр

Каждая организация, эксплуатирующая автомобили, обязана проводить медосмотр водителей перед рейсом и после него. Минздрав совместно с Минтрансом утвердили рекомендации, которые регламентируют порядок прохождения медосмотра и порядок правильной организации процесса.

В путевой лист легкового автомобиля ставится штамп, где указана дата и время проведения медосмотра. Указываются инициалы медработника и его подпись. Штамп ставится только в том случае, если у водителя отсутствуют симптомы заболевания или алкогольное опьянение.

Медосмотр перед рейсом может проводить только тот медработник, который имеет соответствующую лицензию. Отсутствие штампа квалифицируется как нарушение охраны труда.

Исправления

Так как путевой лист легкового автомобиля является первичным учетным документов, в него можно вносить исправления с учетом соответствующей инструкции. Исправления в документ вносятся по согласованию с лицами, ответственными за хозяйственные операции. Исправления подтверждаются подписями этих лиц, и указывается дата внесения исправлений. К примеру, если исправлен расход топлива, то это подтверждается подписью механика и водителя.

Как происходит регистрация

Работник, выдающий путевой лист легкового автомобиля, регистрирует его в журнале. Номер листа и дата выдачи должны соответствовать числу регистрации в журнале. В специальный журнал последовательно записываются все данные:

Номер листа;
Дата выдачи;
Данные водителя.

В журнале регистрации после внесения всех данных ставится подпись диспетчера и водителя.

Основания для списания ГСМ

После получения бухгалтером путевых листов, начинается проверка правильности их оформления. Далее он производит списание израсходованного топлива. Чтобы высчитать затраты на ГСМ нужно чтобы в путевом листе был указан пробег машины и расход бензина.

Во время проверки, при отсутствии в документе полной информации, контролеры могут признать расходы недействительными.

Справка: если работник использует собственный автомобиль для нужд организации, то организация обязан выплачивать ему компенсацию, которая также подтверждается путевыми листами.

Правила выписки путевых листов

Путевой лист легкового автомобиля составляется так, чтобы на его основании можно было судить о фактических расходах на транспортное средство. Росстат обязывает выписывать лист только на смену водителя. На более долгий срок, путевой лист только в командировочных целях.

Одно из положений Росстата указывает, что лист можно выписывать и на более долгий срок. Но в таком случае организация должна обеспечить учет отработанного времени расхода топлива и расходных материалов. В документе также нужно подтвердить расходы организации на ГСМ. Если в компании будет принято решение о заполнении документа на длительный срок, то решение должно быть утверждено в учетной политике.

Показания спидометра

Диспетчер должен каждый день проверять и фиксировать показания спидометра автомобиля. Естественно показания на начало дня должны совпадать с показаниями на конец работы предыдущего дня. На основании этих сведений определяется количество израсходованного топлива, исходя из пробега автомобиля.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом проходит медосмотр. Только после этого он может быть допущен к работе. Результаты медосмотра показывает, что:

Работник не жалуется на состояние здоровье;
У работника должны отсутствовать признаки заболеваний;
У работника не должно быть признаков алкогольного или наркотического опьянения.

Результаты осмотра вносятся в журнал.

Правила заполнения путевых листов в 2018 году изменились. В 2017 году в порядок оформления документа вносились изменения, в результате которых были добавлены новые реквизиты.

Таким образом, если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2019 года.

Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 года и образец заполнения.

Необходимость путевых листов

Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:

• учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
• учета общих затрат на транспортные средства;
• начисления амортизации на транспортные средства;
• организации (контроля) движения автотранспорта;
• расчета зарплаты водителям.

Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.

Виды путевых листов

Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.

Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:

Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:

1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).

Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.

Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа.

Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.

Бланк путевого листа 2019 года: обязательные реквизиты

Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:

1. Название - ПУТЕВОЙ ЛИСТ.

2. Номер документа.

3. Период действия.

4. Сведения о владельце транспортного средства.

5. Тип и модель транспортного средства.

6. Государственный регистрационный знак автомобиля.

7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.

8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.

9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.

10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.

12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.

13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.

14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.

Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2019 году.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году с учетом изменений

Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.

Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом

В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2019 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.

В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.

Отметка механика может быть следующего содержания:

1. «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
2. Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

Какой вид будет иметь отметка в путевом листе - компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное - чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.

Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.

Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.

Печать теперь ставить необязательно

В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2019 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.

Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).

Указание точной даты и времени в путевом листе

Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:

• дату предрейсового контроля транспортного средства - число, месяц и год;
• точное время - часы и минуты.

Контроль обязаны проходить организации, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров.

Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях

В 2019 году организации и ИП должны будут указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:

• для организаций - ОГРН;
• для ИП - ОГРИП.

До этого такие данные не включались в документ.

Путевку можно выписать на такие периоды:

• на один рабочий день;
• на один месяц;
• на один рейс.

Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.

Хранение и ответственность

Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:

• руководитель фирмы;
• должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).

Проверкой путевых листов могут заняться:

• ГИБДД;

При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.

Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут.

Предназначение путевого листа и его суть

На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Лист должен быть оформлен надлежащим образом . Правила составления регламентируются действующим законодательством и нормативной инструкцией «О порядке расчетов за перевозки автотранспортом». За правильное заполнение путевки для легкового авто отвечает руководитель предприятия, равно как и лицо, ответственное за эксплуатацию транспортного средства.

Путевой лист служит для отчета перед налоговой , страховой службой и прочими контрольными органами за использование материалов топливного предназначения, горючего, амортизацию автомобиля и соответствие заданному маршруту. Этот документ входит в список, который должен присутствовать у штатного водителя в любой поездке. Причем он обязан присутствовать как у управляющего легковым автотранспортом, так и шофера грузового авто.

Основные виды путевых листов

На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа.

1. Форма № ЭСМ-2 (для строительной техники). Этот документ используется всеми организациями, в распоряжении которых имеются бульдозеры, тракторы, экскаваторы, автокраны, грейдеры и приравненная к ним техника. Обязанности по составлению данного типа путевки, которая определяет нормы начисления зарплаты водителю спецтехники, возлагаются на ответственное лицо компании (диспетчер, главный механик).
2. Форма № 3 . Путевой лист для легкового автомобиля, выписывается в организациях любой формы собственности, которые используют автомобильный транспорт. Заполнение бланка осуществляется уполномоченной особой в единственном экземпляре. При участии в длительной командировке, возможно оформление документа сроком до 30 календарных дней.
3. № 3-спец – аналог предыдущего документа, который выписывается в случае использования легкового спецтранспорта (санитарные, ритуальные и прочие авто).
4. № 4. Эта форма выдается в такси. Деятельность по перевозкам без соответствующе оформленного путевого листа воспрещается. Он служит основанием для начисления водителю трудового дохода и составляется ответственным лицом в 1 образце. По завершении работы, путевка возвращается особе, которая ее выдала. Руководители служб такси имеют право вносить дополнительные пункты в стандартный образец документа для более полной регулировки функционирования таксопарка.
5. Форма № 4- С. Путевой лист представленного образца служит в качестве обоснования для составления размера заработной платы водителя и выписки счетов за грузоперевозки. Этот вид документа предназначен для транспортировки грузов по сдельной тарификации.
6. № 4- П – используется в случае перевозки товаров по повременным расценкам.
7. Форма № 6 . Путевка, которая предназначена для автобусов, работающих на городском, пригородном направлении и междугородних маршрутах.
8. № 6 -спец. Документ, не предназначенный для общественного транспорта. Оформляется в случае заказа автобуса компанией или организацией.

Представленные бланки выписываются на транспорт, имеющий более 8 сидячих мест.

Любые перевозки без оформления путевки не допускаются. Лист заполняется с внесением определенных реквизитов с возможностью дополнений, на усмотрение руководителя. Выдается документ на одну смену ответственной персоной организации и является подоплекой для начисления заработка водителю.

Реквизиты, указываемые в путевом листе и процедура его заполнения

Составление документа для легковых автомобилей может производиться ответственным лицом либо в бухгалтерии без участия водителя. Все бланки должны заверяться печатями или стандартными штампами фирмы. Лист имеет две рабочие стороны, все графы которых непременно заполняются соответствующим образом.

Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты:

• Серия, № документа, дата оформления, информация о компании (юридический адрес, телефон, код ). Каждый год нумерация путевок обновляется;
• Реквизиты транспортного средства (марка, номерной знак) и водителе (№ прав и категория удостоверения);
• ФИО ответственного лица. Информация об исправности авто и сведения о том, в чье пользование он поступает;
• Время и данные спидометра при выезде и возврате;
• Объем и сорт выданного горючего, его остаток на время выезда и заезда;
• Сведения о маршруте с пометкой времени и километража при выезде и заезде.

На фронтальной стороне в самой верхней части указываются:

• Номер, серия документа, дата его выдачи;
• Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД;
• Марка авто, номерной шифр;
• ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.

Затем размещен пункт «Задание водителю». В нем фиксируется адрес фирмы и точка назначения. В случае если автомобиль используется по различным заданиям на продолжении рабочей смены, в этой графе указываются населенные пункты или области, по которым предстоит передвижение.

Графы, особо важные для водителя транспортного средства:

• «Автомобиль исправен технически». Данный пункт требует подписи после убеждения в том, что авто действительно в порядке;
• Показания спидометра и внесенный километраж должны соответствовать;
• «Движение топлива». Отмечается количество горючего на период выезда, дозаправки в пути и остаток при возвращении;
• «Отметки» – простой и его причина во время работы (например, стоянка в заторе с 11.00 до 11.30).
• Прием средства механиком по окончаним рабочего дня. Его подпись свидетельствует о надлежащем техническом стоянии авто или вносятся пометки о характере поломки и требуемых ремонтных работах.

Все указанные сведения сверяются подписями, квитанциями и чеками.

Задняя часть путевого листа оформлена в идее таблицы. Сюда вносится каждый конкретный пункт посещения, время прибытия и уезда, фактический километраж на момент приезда в назначенную точку. В случае доставки легковым авто каких-либо грузов, получающая сторона должна подтвердить правильность информации письменно с печатным штампом.

Нижняя часть оборотной стороны документа содержит графы, в которых отмечается общее время, проведенное работником за рулем, общий пройденный километраж. Там же, осуществляется расчет заработной платы, в зависимости от способа ее начисления (по километражу или почасовая оплата), проставляется размер суммы.

Корректно заполненный путевой лист с соблюдением всех правил является ценным документом для водителя, так как от этого фактора зависит его трудовой доход.

Срок действия и ответственность за отсутствие путевки

Путевой документ для легкового авто выдается на 1 рабочую смену. При оформлении командировки более чем на одни сутки, лист может быть оформлен на период в 30 календарных дней. Допускается выдача путевого листа сроком действия на длительность командировки, если она носит затяжной характер с поездкой в другие регионы.

За отсутствие рассматриваемого документа на водителя накладываются штрафные санкции от 500 рублей и выше. В определенных случаях, штрафы могут применяться к ответственному лицу, если в нарушении по выдаче документа явно просматривается его вина. Сумму штрафа определяет суд.

Кроме путевки, водитель легкового транспортного средства обязан иметь:

• Водительское удостоверение;
• Свидетельство о регистрации машины;
• Разрешение на осуществление грузоперевозок и транспортную накладную.

Необязательным наличием путевого листа формы № 3 для водителей, работающих на предпринимателей (функционирующих по упрощенной налоговой схеме). Также, это не принципиально для тех юридических лиц, износ авто и расход горючего, для которых малозначимы.

Учет документации ведется в регистрации путевых листов, которые хранятся на протяжении 5 лет.

Образец заполнения

Любая поездка транспортного средства должна отмечаться отдельным номером. В обязательном порядке указываются точка отправления и место назначения. Каждый водитель, пользующийся автомобилем, должен поставить собственную подпись напротив соответствующей записи.

Стандартный образец листа путевого содержит поля обязанные для заполнения. Кроме того, на усмотрение руководства, в документе могут быть произведены определенные корректировки. В случае использования транспорта посменно разными водителями, запись в журнале фиксируется по бланку первого водителя, который выехал (показания спидометра, времени и даты убытия).

Аналогичные параметры фиксируются в бланке водителя, который последним заехал в ангар или гараж.

Заключение

Путевой лист является важнейшим документом. Его наличие и правильное оформление позволяют регулировать отношения между организацией с налоговыми и прочими контролирующими органами.

Кроме того, документ позволяет фиксировать внутри компании расход ГСМ, амортизацию машины, прочие нюансы.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: что изменилось

Изменения в путевых листах в 2019 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.