Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила.

Авансовые отчеты - это первичные документы, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм. Рассмотрим, каков порядок оформления этих документов действует в 2016 году.

Нередко чтобы произвести какие-то расходы компания выдает подотчетным работникам наличные или переводит средства на их карту. После того, как производственные задачи выполнены, необходимо отчитаться – представить авансовые отчеты и подтверждающие расходы документы.

В какой срок надо отчитаться о потраченных суммах

Деньги выдаются подотчетным работникам на определенные сроки. После того, как сроки истекут, в течение трех рабочих дней необходимо сдать в бухгалтерию авансовые отчеты. Если речь идет о командированном сотруднике, трехдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу.

А как быть, если работнику выдали деньги, а он заболел? В таких случаях авансовые отчеты должны быть предоставлены в течение трех дней после окончания больничного и выхода сотрудника на работу.

Сдать в бухгалтерию нужно не только авансовые отчеты. К ним прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. Такими, например, могут быть кассовые и товарные чеки, квитанции и другие документы, свидетельствующие об оплате.

Отметим, что наименование и количество купленных товаров обязательно должно присутствовать в первичном документе. А значит, в товарном чеке должно быть название каждого приобретенного предмета. Обобщать в этом случае нельзя. Иначе налоговики не признают в расходах учтенные суммы. Чтобы избежать неприятностей, проинформируйте об этом подотчетного работника заранее.

Вам может быть интересно:

Как заполнить авансовые отчеты в 2016 году

Авансовые отчеты составляются по унифицированной форме № АО-1 либо по форме, разработанной и утвержденной фирмой. Авансовый отчет заполняется подотчетником не полностью. До конца авансовые отчеты оформляет бухгалтер.

Работник в шапке указывает следующие данные: дату, структурное подразделение, ФИО, свою должность и цели, на которые получены деньги (назначение аванса).

Далее он заполняет левую таблицу. Отметим, что в таблице имеется место для отражения остатка по предыдущему авансу. Деньги не могут быть выданы до тех пор, пока не погашена имеющаяся задолженность. А значит, в указанной строке всегда будет прочерк.

После таблицы работник указывает количество подтверждающих документов. Подробную информацию по ним он заносит в таблицу на оборотной стороне авансового отчета. После этого он ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Получив от работника авансовый отчет , выдайте ему расписку – отрезную часть авансового отчета.

В течение отведенного срока бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшуюся часть. Срок на проверку установлен внутренним документом компании. Обязательно проверьте суммы, которые указал подотчетник. Соответствуют ли они суммам из первичных документов. Подтвержденные суммы занесите в таблицу на оборотной стороне в столбец «сумма расхода, принятая к учету». Там же укажите счет, на которой отнесли затраты.

Проверенные авансовые отчеты в 2016 году подписываются у руководителя фирмы. Именно он указывает сумму, на которую утвердил отчет, ставит дату и подпись.

Как быть с перерасходом и остатком денежных средств

Очень редко, когда сотрудник расходует полученные деньги «в ноль». Обычно остается сдача, либо он добавляет свои.

Перерасход по подотчетным суммам можно выдать работнику из кассы. Тогда в авансовый отчет заносятся реквизиты расходного ордера. Если организация не работает с наличными и у нее нет кассы, деньги перечисляются на карту работника. Сделать это можно в день выплаты аванса или зарплаты, увеличив обычную выплату на сумму перерасхода.

Остаток, образовавшийся по авансовой сумме, работник должен вернуть в кассу. Отметку об этом опять же нужно сделать в авансовом отчете, указав номер и дату приходника. Если же работник этого не сделает, деньги следует удержать из его зарплаты.

Авансовый отчет: образец 2016

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

• получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам , то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить , работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты - это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО "Промсервис".
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после - ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.

Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры. Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

• Кому, кроме штатных работников можно выдать наличные под отчет
• Как составить заявление на выдачу денег под отчет 2016
• Как заполнить авансовый отчет 2016

Правило № 1. Можно выдавать деньги под отчет подрядчикам, работающим по гражданско-правовым договорам

До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).

Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»- это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданко-правовому договору.

Правило № 2. Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления

Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:

• сумма денег под отчет;
• срок, на который выдается подотчет;
• подпись руководителя;
• дата написания заявления.

Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). Образец заявления на выдачу подотчетных сумм смотрите ниже.

Образец заявления на выдачу денег под отчет 2016

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».

02.02.2016 Иванов Е.В. Иванов

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Прохорова А.С. Прохорова

Директор Морозов В.П. Морозов
02.02.2016

Правило № 3. Проверьте, нет ли у работника старых подотчетных сумм

Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье .

Правило № 4. Можно перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета

Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 .

Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:

• закрепите в бухгалтерской учетной политике, а так же в локальных нормативных актах (например, в положении о расчетах с подотчетными лицами), что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника;
• попросите работника, чтобы он написал в заявлении, что просит перечислить подотчетную сумму ему на карту и указал реквизиты своего счета;
• в платежном поручении в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными;
• разработайте и закрепите в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту;
• попросите подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.

Сколько денег можно выдать под отчет вы узнаете из статьи.

Правило № 5. Отразите выдачу наличных под отчет в бухгалтерском и налоговом учете

Как отразить выдачу денег под отчет из кассы (с расчетного счета на личную карту работника)

Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции вы можете в статье .

В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71

– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.

Пример. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту

Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».

Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.

Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.

Учет операций по корпоративной карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».

На дату списания денег с карты сделайте проводку:

– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.

Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту

Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2016 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.

Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете

Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).

Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).

Правило № 6. Следите за сроками предоставления авансового отчета

Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Правило № 7. Возьмите у работника авансовый отчет

Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.

Образец авансового отчета 2016. Собственная форма

Отметим, что каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.

Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса. смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя .

• Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
• Отдельно заполняется графа «Остаток\Перерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
• Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
• Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесён\Перерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.

В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

• Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
• С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.

Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:

1. При покупки мелочёвки в магазинах. Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
2. Мелкие оптовые приобретения за наличные средства. В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
3. Приобретение ГСМ. Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.