Унифицированные формы по учету результатов инвентаризации. Инвентаризационная ведомость

Частота проведения инвентаризации самостоятельно устанавливается организацией в учетной политике и графике проведения инвентаризаций. Документальное оформление инвентаризации и ее результатов осуществляется комиссией по инвентаризации, главным бухгалтером и руководителем организации.

С чего начать инвентаризацию

Инвентаризация - это пересчет и сверка имеющихся у организации активов и обязательств. Она проводится каждый год до сдачи годовой бухгалтерской отчетности. Существуют случаи, когда необходимо проведение незапланированной инвентаризации. К ним можно отнести факты краж, смены материально ответственных лиц, стихийные бедствия и др. Оформление инвентаризации происходит до осуществления процедуры ревизии.

Инвентаризация на предприятии начинается с приказа руководителя. Он может быть издан в свободной форме или с использованием утвержденной Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» формы № ИНВ-22 . Причина инвентаризации в приказе зависит от ситуации, вызвавшей ревизию. Например, в качестве причины могут быть указаны следующие формулировки:

• смена материально ответственного лица;
• переоценка имущества;
• ликвидация (реорганизация) предприятия;
• плановая инвентаризация (в случае, когда проводится ежегодная инвентаризация) и другие.

Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

Порядок осуществления инвентаризации установлен Методическими указаниями. Инвентаризация имеет четкую последовательность проведения.

До принятия приказа об инвентаризации утверждается комиссия по инвентаризации, действующая на постоянной основе. Она включает в себя специалистов из различных структурных подразделений организации: администрации, бухгалтерии, производственного отдела и других. В документах по инвентаризации (приказе) обязательно указывается состав комиссии.

Помимо постоянно действующей комиссии по инвентаризации могут создаваться рабочие комиссии по инвентаризации. Необходимость их появления может быть вызвана большим объемом работ. Важно помнить, что в комиссию не входят материально ответственные лица.

В последующем принимается приказ руководителя о начале инвентаризации. Приказ является одним из документов для проведения инвентаризации.

До начала инвентаризации комиссия должна располагать отчетами о движении материальных ценностей или последними приходными и расходными документами. Материально ответственные лица своими расписками подтверждают, что эти документы находятся в бухгалтерии либо переданы в распоряжение комиссии, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Расписки материально ответственных лиц относятся к инвентаризационным документам.

Процедура инвентаризации проводится в присутствии материально ответственного лица. Результаты инвентаризации фиксируются документально. В Методических указаниях по инвентаризации содержатся формы инвентаризационных описей (актов инвентаризации). В описях указываются наименования объектов инвентаризации, их количество, измеряемое в натуральных показателях (штуки, метры, килограммы и т.д.). Утвержденные формы документов, оформляемых при инвентаризации, позволяют правильно зафиксировать ход инвентаризации и ее результаты.

По результатам проведения ревизии могут быть выявлены отклонения от данных учета. В таком случае оформляется сличительная ведомость. Она демонстрирует расхождения результатов инвентаризации и данных бухгалтерского учета при оформлении инвентаризации. Выявленные излишки приходуются по рыночной стоимости, недостачи и порчи списываются в пределах норм естественной убыли или относятся на виновных лиц (сверх норм естественной убыли). При невозможности установить виновное лицо недостача относится на операционные расходы.

Отразить результаты ревизии необходимо в ведомости учета результатов. В ней указываются все выявленные факты недостачи, излишков, порчи и пр. Несоответствия учетных данных и фактического наличия имущества и обязательств фиксируются в бухгалтерском учете в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина № 34 от 29.07.1998). Результаты ревизии фиксируются в отчетности в том месяце, в котором она окончена. В годовом бухгалтерском балансе отражаются итоги ежегодной инвентаризации.

Какие документы нужны для проведения инвентаризации

Обязательными документами, необходимыми для осуществления процедуры инвентаризации, являются:

• приказ руководителя о начале инвентаризации;
• расписки материально ответственных лиц;
• сличительные ведомости, отражающие различия сведений об имуществе и обязательствах организации, выявленных в ходе инвентаризации, и сведений бухгалтерского учета;
• ведомость учета результатов ревизии. Она отражает результаты инвентаризации и является итоговым документом по инвентаризации.

Составить акт инвентаризации правильно – задача не из легких. С одной стороны, порядок проведения процедуры инвентаризации и примерные формы актов закреплены законодательством. Это приказ Минфина № 49 от 13.06.1995 г. «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. Также вопросы инвентаризации освещаются и приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н (о ведении бухгалтерского учета и отчетности).

В этой статье мы расскажем об основных нюансах составления акта по итогам инвентаризации, ведь такой документ является и основанием для привлечения к материальной ответственности работников.

Пример акта инвентаризации

Общество с ограниченной ответственностью «СоюзПромТех»

Обособленное подразделение в г. Новокузнецке

Основание для проведения инвентаризации: приказ № 49 от 06.07.2017 г.

Дата начала инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата окончания инвентаризации: 07.07.2017 г.

Дата составления акта: 07.07.2017 г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Екатерина Владимировна

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег 42 000 руб. 37 коп.

2) марок – руб. – коп.

3) ценных бумаг – руб. – коп.

4) – руб. – коп.

Итого фактическое наличие на сумму 42 000 руб. 37 коп.

_Сорок две тысячи руб. ____ коп.

По учетным данным на сумму 44 000 руб. 00 коп.

__Сорок четыре тысячи _руб. ____ коп.

Результаты инвентаризации: излишек ___– ___ руб. _– __ коп.

недостача __1999 ___ руб. _63 _ коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № ___121 _____,

расходного № ___137 ________

Председатель комиссии:

Заместитель исполнительного директора Полищук П.Р.

Члены комиссии:

главный бухгалтер Прокопенко М.В.

заместитель начальника отдела кадров Донцова В.С.

старший специалист финансового отдела Раскопова Д.В.

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Е.В. 07 июля 2017 г.

Объяснение причин излишков или недостачи: невнимательность.

Материально ответственное лицо кассир Пархоменко Е.В.

Решение руководителя организации: назначить

Генеральный директор Суртаева У.П.

Когда составляется акт инвентаризации

Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
• при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
• при смене материально ответственных лиц ( , и т.п.)
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
• при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
• в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
• если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.

Помимо указанных случаев, инвентаризация проводится по решению руководителя. Цель проведения мероприятия – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить с данными бухгалтерского учета. При этом при смене материально ответственных лиц помимо Акта инвентаризации составляется акт приема-передачи вверенного имущества.

Какое имущество подлежит инвентаризации? Основные средства, финансовые вложения, готовая продукция, товары, нематериальные активы, денежные средства и иные финансовые активы, кредиты, займы и резервы.

Как составляется акт инвентаризации

Процедура проводится по решению руководителя комиссией, состав которой в обязательном порядке утверждается распоряжением. При этом состав такой комиссии, как правило, является постоянным. В него включаются представители администрации организации, бухгалтерии, экономисты, техники и т.п., в т.ч. возможно привлечение независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации может стать основанием признать ее результаты недействительными.

В зависимости от цели инвентаризации, плановая она или внеплановая, акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание: акт инвентаризации наличных денежных средств, акт инвентаризации товаров отгруженных и т.п. Форма каждого такого акта утверждения приказом Минфина РФ. Такие формы являются примерными, но очень удобными для применения.

Акт инвентаризации составляется не менее чем в 2 экземплярах, никаких подчисток, исправлений и помарок не допускается. Фактическое наличие имущества проводится исключительно при участии материально ответственных лиц, у которых в ходе процедуры могут быть истребованы объяснения.

Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, который в конце акта инвентаризации дает расписку об отсутствии к членам комиссии претензий.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Данная форма применяется при оформлении инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей. На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя.
Унифицированная форма № ИНВ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Узнайте как можно упростить складской учет благодаря автоматизации учета на складе >>

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму ИНВ-4

При наличии товарно-материальных ценностей на предприятии, закрепленные за ними склады периодически подвергаются инвентаризации. Процесс инвентаризации очень сложный и трудоёмкий. Это связано, прежде всего, с наличием большого количества и широкой номенклатуры товаров. Основная задача инвентаризации - проверка соответствия количества учётных показателей с их реальным наличием.

При инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей заполняется акт инвентаризации по форме ИНВ-4. Форма ИНВ-4 - это утверждённая типовая форма, которая используется при оформлении акта инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей. Также, данная форма используется при смене материально-ответственного лица за товарно-материальные ценности на предприятии и во время проведения общей инвентаризации в организации. В описях на материально-товарные ценности, по каждой отгрузке отдельно указываются следующие данные: наименование отгруженного товара, его количество и стоимость, дата отгрузки, а также номера и список документов, на основании которых эти товары учтены на счетах бухгалтерского учёта.

Поскольку форма ИНВ-4 применяется при инвентаризации стоимости товарно-материальных ценностей отгруженных, то для разных категорий товаров составляются отдельные акты. А именно, на отгруженные товарно-материальные ценности, срок оплаты которых не настал, и на отгруженные товарно-материальные ценности, не оплаченные покупателями в срок. В случае, если присутствуют товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные с рок, в графе «Примечание» по каждой отдельной отгрузке указывается наименование покупателя. Заполнение акта осуществляется непосредственно перед отгрузкой товарно-материальных ценностей.

Акт формы ИНВ-4 составляется в двух экземплярах, лицами, осуществляющими инвентаризацию. Затем ими подписывается, один экземпляр остаётся у материально ответственного лица, второй - передаётся в бухгалтерию.

При заполнении актов инвентаризации следует придерживаться некоторых правил:

1) акты заполняются ручным способом или с помощью использования любой организационной техники;
2) при заполнении ручным способом используемся шариковая ручка или чернила;
3) не допустимы ошибки и исправления;
4) нельзя оставлять незаполненные графы или строки;
5) наименования ценностей и их количество указывается по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Для упрощения процесса проведения инвентаризации вы можете купить программу "склад" Класс365.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести складской учет товаров

*Упростить работу со складскими документами вам поможет Класс365 - простая программа складского учета бесплатно .

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
• время и место инвентаризации;
• основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

При смене материально ответственного лица опись составляется в трех экземплярах.

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Приказ о проведении инвентаризации

Бланк инвентаризационной описи ТМЦ

Бланк «инвентаризационная опись товарно материальных ценностей» — это унифицированный документ № ИНВ-3 (форма по ОКУД 0317004), утвержден Постановлением Госкомстата № 88. Он необходим в ходе инвентаризации материалов, товаров и готовой продукции. Вы можете скачать бланк инвентаризационной описи товарно материальных ценностей, а затем мы поэтапно расскажем, как правильно заполнить его. Напоминаем, что опись по результатам инвентаризации основных средств составляется отдельно.

Как заполнить инвентаризационную опись

Шаг 1. Заполняем наименование организации, структурное подразделение, код по ОКТМО, вид ценностей, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации.

Шаг 2. Материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью, что все ТМЦ оприходованы или списаны.

Шаг 3: В организациях, где ведется автоматический учет данных в специализированных программах, форма № ИНВ-3 составляется при помощи этих программ. Они сами заполняют графы 1-9, а комиссия отмечает в графе 10 наличие объектов по перечню. Комиссия определяет реальное наличие инвентаризируемого имущества, пересчитывая и перевешивая его при необходимости. Запрещено вносить в перечень данные об остатках со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского учета, не проконтролировав их фактическое наличие.

В примере ниже номенклатурный и инвентарный номера совпадают, но это не обязательное условие. Столбец «номер паспорта» (9) заполняется только в случае, если ТМЦ содержат драгоценные камни и металлы.

Итог подводится по каждой странице формы. Количество страниц может быть любое, в зависимости от фактического наличия ценностей.

Шаг 4. После заполнения всех полей составляется последний лист с итогами всех страниц, подписью председателя и составом инвентаризационной комиссии, которые определены в приказе. В комиссию могут входить:

• административный персонал организации;
• работники бухгалтерии;
• иные специалисты.

Лица, ответственные за хранение ТМЦ, подтверждают факт присутствия на инвентаризации и подписывают ведомость, соглашаясь с фактическими данными, которые в ней указаны.

Заполнение инвентаризационной описи основных средств

Образец заполнения инвентаризационной описи основных средств представляет собой унифицированную форму № ИНВ-1. Документ для основных средств заполняется аналогично примеру для формы № ИНВ-3. Смело используйте приведенную инструкцию.

Также на нашем сайте можно скачать бланк инвентаризационной описи основных средств.

Ответственность за составление и срок хранения

После подписания всех экземпляров описи по основным средствам и ТМЦ один из них передается в бухгалтерию для выявления расхождений и составления сличительных ведомостей (унифицированная форма № ИНВ-19, ОКУД 0317017). При обнаружении недостач или излишков бухгалтерская служба предлагает варианты отражения данных фактов хозяйственной жизни организации.

По результатам инвентаризации материально ответственные лица могут быть оштрафованы по причине причинения ущерба организации.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность за составление документов, соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации. Если хотя бы один из членов комиссии не присутствовал во время проведения инвентаризации, ее результаты могут быть оспорены.

Опись хранится в организации не менее пяти лет.

Если статья помогла, поделитесь ею в Facebook, ВКонтакте или Twitter. Это самый простой способ сказать нам спасибо. А задать вопросы по основным средствам, ТМЦ, нематериальным активам и налогам, а также ознакомиться с последними новостями в области бухгалтерского учета и налогообложения вы можете в наших соцсетях.

По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.

Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:

• Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
• Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
• В начале документа должна быть указана причина его оформления.
• В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
• Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
• По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
• Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.

Порядок оформления акта

Так как акт является результатом проверки, его разработке предшествует приказ. Руководитель организации обязан издать приказ о назначении комиссии по инвентаризации. В ее состав могут входить любые работники компании, кроме мат. ответственных сотрудников.

Узнать подробнее об инвентаризационной комиссии, а также посмотреть образец приказа о её назначении можно в .