Приказ в связи с изменением штатного расписания. Приказ об изменении штатного расписания

Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено . Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.

Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:

• исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
• ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
• сокращение штата работодателя;
• изменение размера окладов сотрудников;
• переименование подразделений и должностей.

Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.

Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.

Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.

Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.

• внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
• утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).

Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание?

Штатное расписание – основополагающий документ, который должен быть на каждом предприятии. Естественно, что на государственных предприятиях оно разрабатывается и оформляется строго в соответствии с установленными правилами, а на частных предприятиях в более свободной форме.

От правильной расстановки кадров зависит четкая слаженная работа всего коллектива , где количество штатных единиц на выполняемую работу соответствует ее объему, не должно быть мест, где человек «отбывает время», в то время как в соседнем отделе за те же деньги работают «не поднимая головы».

Как организовано предприятие, из каких отделов, цехов, бригад оно состоит, какое количество людей занято какими работами, сколько получают – всю информацию можно получить из этого документа.

Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.

При небольшом количестве работников возможно перечисление состава на одном бланке, в иных случаях состав каждого структурного подразделения оформляется на отдельном листе.

Начинается заполнение расписания с заполнения «шапки» . Вписывается:

• код предприятия, соответствующий классификатору предприятий и организаций, сокращенно ОКПО.
• название организации, как оно записано в учредительных документах.
• дата составления штатного расписания и присваивается номер, на начало года обычно это номер один, но возможна нумерация и по годам. Даты составления и утверждения могут не совпадать.

Скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания можно .

Период действия штатного расписания

Обычно штатное расписание утверждают на год.

Под словом «УТВЕРЖДАЮ» пишутся номер приказа, которым проводится штатное расписание, его дата, и проставляется число штатных единиц, получившиеся суммированием итогов по графе 4.

• В самой таблице в первой графе пишется название структурно подразделения и его код, если их много на предприятии
• В третьей графе перечисляются все должности для каждого структурного подразделения, начиная с управляющего звена и заканчивая работниками с указанием квалификации, степени, разряда
• Во четвертой графе указывается количество штатных единиц на данную специальность с данным уровнем квалификации, минимально от четверти ставки и больше, их может быть несколько
• В пятой графе указывается соответствующий должности размер оклада на одного человека
• В следующих графах указываются всевозможные ежемесячные надбавки,за дополнительные навыки и нестандартные ситуации, такие как ученая степень, тяжелые условия труда, за знание иностранных языков и другие.

По каждой строчке суммируется величина оклада и надбавок и умножаются на количество ставок.

Например есть две ставки водителя дальнобойщика с окладом 15000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на заграницу, поэтому предусмотрена надбавка 1500 руб. за знание языка, за тяжелые условия труда 1000 руб.

Складываем 15000+1500+1000=17500 руб х 2 чел. Получаем месячный фонд оплаты водителей.

Полученные по всем должностям итоги суммируются, и полученная сумма будет месячным фондом зарплаты предприятия.

Штатное расписание визируется начальником по кадрам и главным бухгалтером, или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.

Все названия структурных подразделений, должностей, надбавок для государственных предприятий должны быть взяты только из соответствующих утвержденных перечней,неправильно вписанная в трудовую книжку должность может лишить его пенсии. Размеры окладов не могут быть меньше утвержденного минимума.

Когда необходимо внести изменения в штатное расписание?

Изменения штатного расписания отражают перемены на предприятии.

Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие не приносящих прибыли цехов, смена названий отделов или должностей, замена одних другими, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, перемены в оплате, за всеми действиями стоят конкретные работники, выполняющие конкретную работу.

И когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются и в штатном расписании .

Иногда достаточно внести изменения в штатное расписание, а иногда их слишком много и необходимо составлять новое, которое утверждается приказом о создании нового штатного расписания и оно получает другой номер.

Что представляет собой приказ о внесении изменений в штатное расписание?

1. Руководитель распоряжается подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается:

• название организации, город, дата приказа, его номер.

2. Затем идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.

3. Указывается причина, по которой происходит изменение . Звучит это так:

• В связи с улучшением структуризации,
• В связи с совершенствованием предприятия,
• В связи с увеличением количества указанных услуг и т.д.

ПРИКАЗЫВАЮ:

5. В последнем пункте указывается, кто будет заниматься внесением изменения и в какие сроки.
Подписывается руководителем, исполнителем . Лица, которых касается этот приказ, оставляют свои подписи под титулом с приказом ознакомлен.

Это традиционная форма составления приказа, так как четкого утвержденного шаблона не существует.

Приказы, касающиеся изменения должности, должны быть даны работнику для ознакомления, а от него получено письменное согласие, в трудовую книжку делается запись, соответствующая изменению.

При изменении окладов и надбавок работник должен быть уведомлен за 2 месяца, изменения отражаются в трудовом договоре.

Особый случай: сокращение численности работников определенных уровней должностей или самих должностей. Если оно повлечет за собой увольнение сотрудников по сокращению, ст.81 ТК, администрация обязана предупредить их за два месяца, ст.180 ТК.

Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание начинает действовать через два месяца, 1 марта.

Чем важны изменения в приказе?

Все приказы по личному составу, где есть упоминание о занимаемой должности, перемещениях, оплате, регистрируются в книге приказов и хранятся постоянно, копия подшивается в личное дело того, кого он касается.

При любых спорных вопросах приказ обязательно принимается во внимание судом.

Споры о незаконном увольнении, неправильной выплате компенсации, вопросах, возникающих при начислении пенсии, делают приказы об изменениях в штатном расписании объективным свидетельством и неопровержимым доказательством , в котором четко указано соответствие оклада и надбавок занимаемой должности.

Получить материальную помощь от организации не так уж и сложно. Образец заявления и правила его составления есть .

Кто занимается составлением приказов?

Составление приказов по кадровой работе, если нет отдела по кадрам, выполняется по распоряжению руководителя лицом, на которого приказом возложена такая обязанность. Если предприятие небольшое, обычно возлагают кадровую работу на секретаря или бухгалтера и оформляют специальным приказом.

Помимо того, что штатное расписание отражает структуру предприятия, оно наглядно демонстрирует расходы на зарплату, что способствует правильному планированию процесса, распределению кадров, и, в конечном итоге, сказывается на эффективности работы организации.

Должна быть в каждой организации, она позволяет исправлять ошибки в работе и быть на связи с клиентами. О правилах ведения этой книги читайте по ссылке.

Производство приказов о внесении изменений помогает отслеживать состояние штатного расписания , уведомлять сотрудников о переменах, копия приказа отдается в бухгалтерию для своевременных начислений, и подшиваются в личный дела тех сотрудников, которых они касаются, по ним проводятся записи в трудовых книжках, и они хранятся в личных делах, помогая разрешать вопросы о начислениях, в случае их возникновения.

О том, как изменить штатное расписание в ЗУП 3.0 смотрите в этом видео:

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Изменение окладов

Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должно сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

В ТКРФ нет прямого требования о наличие штатного расписания в каждой организации, однако в постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 предусмотренно, что унифецированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания - форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
- ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.
Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.