Формирование доходной части бюджета Из каких частей состоят доходы бюджета
Доходы бюджета – денежные средства, поступающие в безвозмездном и безвозвратном порядке в соответствии с...
Г. В. МОРОЗОВА О. В. ДЕРИНА
РАЗВИТИЕ КАДРОВОГО ПОТЕНЦИАЛА НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ КАК УСЛОВИЕ ПОВЫШЕНИЯ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Ключевые слова: кадровый потенциал, человеческие ресурсы, персонал, налоговая служба, кадровая работа, профессиональное образование, повышение квалификации, мотивация
Аннотация. В статье рассматриваются проблемы и особенности кадровой работы в налоговых органах, направленной на повышение профессионального роста и профессиональной компетенции государственных служащих. На основе исследования предложен комплекс мероприятий по развитию мотивации персонала налоговой службы.
Реферат. Введение: в настоящее время человеческий капитал - наиболее значимый экономический ресурс общества, а инвестиции в него - важное условие конкурентоспособности для любой организации. Трансформация налоговой службы в сервисно ориентированную структуру создает ряд проблем, связанных с необходимостью совершенствования методов управления, сохранения и повышения качества человеческого капитала налоговых органов, основной составляющей которого является кадровый
МОРОЗОВА Галина Владимировна, доцент кафедры финансов и кредита Национального исследовательского Мордовского государственного университета, кандидат экономических наук.
ДЕРИНА Ольга Викторовна, доцент кафедры финансов и кредита Национального исследовательского Мордовского государственного университета, кандидат экономических наук.
© Морозова Г. В., Дерина О. В., 2016
потенциал. Управление кадровым потенциалом, включающее комплекс мероприятий по формированию кадрового резерва, профессиональному обучению и повышению квалификации сотрудников, влияет на эффективность функционирования налоговой службы и реализацию налоговой политики.
Материалы и методы: в качестве материалов использовались научные публикации, отчеты и приказы Федеральной налоговой службы России, отчетные данные Управления Федеральной налоговой службы России по Республике Мордовия. Применялись принципы системного подхода, позволившие выявить существующие проблемы и особенности развития кадрового потенциала налоговых органов. Кроме того, использовались такие общенаучные методы и приемы, как научная абстракция и статистические методы анализа.
Результаты исследования: анализ кадровой работы в Управлении Федеральной налоговой службы России по Республике Мордовия позволил выявить следующие особенности и проблемы: предлагаемые учебными заведениями программы дополнительного профессионального образования недостаточно ориентированы на практические потребности; действующие кадровые технологии (отбор, формирование и обучение кадрового резерва) применяются весьма ограниченно; проведение квалификационного экзамена носит формальный характер и др. Серьезной проблемой является и отсутствие внутренней мотивации служащих как одной из основ формирования профессионализма кадров налоговой службы.
Обсуждение и заключения: в целях развития мотивации персонала налоговой службы целесообразно проведение ряда мероприятий, таких как: повышение профессионального уровня и квалификации работников на основе дальнейшего развития системы непрерывного профессионального образования; присвоение соответствующего квалификационного разряда по результатам аттестации; назначение сотрудников на должности с учетом их заслуг в профессиональной деятельности; развитие системы материального и морального стимулирования работников налоговых органов и др. Развитие кадрового потенциала налоговых органов будет способствовать повышению эффективности их работы.
В условиях становления инновационной экономики человеческий капитал рассматривается как наиболее ценный и значимый экономический ресурс общества, важный источник конкурентных преимуществ, а инвестиции в него - как решающий фактор конкурентоспособности для организации любого вида деятельности1. Повышенное внимание к человеческому фактору развития организации стало уже почти аксиомой теории и практики современного менеджмента. Системы и методы управления человеческими ресурсами и расходами на привлечение и развитие конкурентоспособного персонала в мировой практике становятся все более разнообразными и постоянно совершенствуются.
Невозможно переоценить значение человеческого капитала и для организаций, функционирующих в налоговой сфере. В условиях трансформации Федеральной налоговой службы в сервисно ориентированную структуру накапливается комплекс проблем, связанных с необходимостью совершенствования ее организационного построения, методов управления и взаимодействия с внешней средой, а также сохранения, укрепления и повышения качества человеческого капитала налоговых органов, выступающего главным фактором экономического роста и конкурентоспособности. Основополагающим компонентом последнего является кадровый потенциал, от качества которого зависят осуществление налогового администрирования и реализация налоговой политики.
Управление Федеральной налоговой службы России по Республике Мордовия (УФНС России по РМ) является территориальным органом федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов, а именно территориальным органом ФНС России. Следует отметить, что об уровне и успешности управления персоналом свидетельствуют итоговые экономические показатели, а также стабильность работы всей структуры. Однако существуют и специфические показатели: эффективность (результативность) деятельности структурных подразделений налоговых органов и отдельных сотрудников; удовлетворенность персонала своей работой; текучесть кадров; соблюдение трудовой дисциплины; наличие (отсутствие) конфликтов на всех уровнях отношений; социально-психологический климат; особенности организационной культуры.
Важным показателем движения персонала в налоговых органах, характеризующим эффективность управления трудовыми ресурсами, является текучесть кадров (табл. 1).
В 2014 г. текучесть кадров в целом по УФНС России по РМ составила 5,8 %. Наивысшего значения показатель текучести персонала достиг в 2013 г., составив 10,0 %. На этот период приходится значительный объем сокращений, связанный с оптимизацией численности сотрудников налоговых органов, а также наибольшее число уволившихся по собственному желанию.
Таблица 1
Динамика показателей движения кадрового персонала налоговых органов Республики Мордовия2
Год Среднесписочная численность, чел. Выбыло, чел. Текучесть, %
по собственному желанию другое основание по сокращению должности
2010 977 42 2 11 4,8
2011 930 29 10 44 4,2
2012 854 31 2 75 3,9
2013 775 69 9 28 10,0
2014 798 39 7 0 5,8
Основополагающим требованием в деятельности государственных служащих налоговых органов является наличие высшего образования.
По данным УФНС России по РМ, на начало 2010 г. доля федеральных государственных служащих, имеющих высшее образование, составляла 93,3 %, на начало 2011 г. - 95,0 %, на начало 2012 г. - 96,0 %, на начало 2013 г. - 96,2 %, на начало 2013 г. - 96,5 %. При этом 65,0 % государственных служащих являются специалистами в области экономики и управления. Число сотрудников налоговых органов с высшим образованием ежегодно увеличивается. В 2014 г. удельный вес сотрудников с высшим образованием составил 96,5 %. Это связано прежде всего с происходящими процессами модернизации налоговых органов.
Решение задач, стоящих перед налоговой службой, невозможно без системного обучения сотрудников. Федеральной налоговой службой на регулярной основе проводится работа по организации дополнительного профессионального образования федеральных государственных гражданских служащих ФНС России. В соответствии с Приказом ФНС России «Об утверждении перечней организаций, находящихся в ведении ФНС России» от 30 декабря 2013 г. № НД-7-5/661@ федеральные государственные образовательные учреждения дополнительного профессионального образования Северо-Западный институт повышения квалификации Федеральной налоговой службы (г. Санкт-Петербург) и Приволжский институт повышения квалификации Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) находятся в ведении ФНС3.
Ежегодно ФНС России совместно с институтами определяет основные приоритетные направления дополнительного
профессионального образования гражданских служащих налоговых органов с учетом интенсивных процессов модернизации налоговой системы, внедрения современных информационных технологий в условиях динамично меняющегося налогового законодательства4. Такая совместная работа способствует повышению уровня профессиональных компетенций гражданских служащих, что позволяет более эффективно решать возложенные на ФНС России задачи.
В настоящее время формируется единое образовательное пространство ФНС России на основе разрабатываемого программного обеспечения «Автоматизированная система тестирования кадров и образовательный портал ФНС России». Применение нового программного обеспечения позволит осуществлять организацию дополнительного профессионального образования и отражать информацию, связанную с профессиональным развитием гражданских служащих. Необходимость профессионального роста и повышения профессиональной компетенции работников налоговых органов обусловлена задачами, которые ставятся перед ними в современных социально-экономических условиях. Однажды полученное профессиональное образование уже не может гарантировать работнику высокую эффективность и качество работы на протяжении всей его трудовой деятельности. Специалист налоговой службы должен обладать комплексом знаний, умений и навыков по нескольким смежным специальностям: бухгалтерский учет, налогообложение, юриспруденция, психология, современные информационные технологии5. В связи с этим актуально управление процессом профессионального развития кадров в течение всей трудовой деятельности.
Данные табл. 2 показывают, что в УФНС России по РМ успешно используются программы повышения квалификации персонала. Соответственно, число сотрудников, прошедших обучение, имеет тенденцию к увеличению. Согласно данным табл. 2, в анализируемом периоде отмечается рост численности работников налоговых органов, повысивших свою квалификацию как в центрах подготовки, так и по госзаказу. Однако темпы прироста численности работников, прошедших различные программы повышения квалификации, ежегодно снижаются: 2012 г. - 164,8 %, 2013 г. - 120,5 %, 2014 г. - 119,2 %.
Таблица 2
Сведения о повышении квалификации персонала налоговых органов Республики Мордовия с 2010 по 2014 г.
Год Повышение квалификации Обучение персонала налоговых органов работе со средствами информатизации Отклонение +/-, % к предыдущему году
Повышение квалификации в центрах подготовки персонала налоговых органов Повышение квалификации по Государственному заказу (госконтракт)
2010 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно
Итого: 280 Итого: 18
2011 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно -55,3
Итого: 154 Итого: 11
2012 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно 164,8
Итого: 173 Итого: 25 Итого: 43
2013 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно 120,5
38 197 10 23 11 49
Итого: 235 Итого: 33 Итого: 60
Всего: 3 28
2014 очно дистанционно очно дистанционно очно дистанционно 119,2
19 196 1 58 9 108
Итого: 215 Итого: 59 Итого: 117
Программы повышения квалификации и переподготовки федеральных государственных служащих имеют узкопрофессиональную направленность, что является положительной стороной их обучения. Однако, как показывает практика, действующий порядок организации профессиональной подготовки и повышения квалификации персонала налоговых органов в недостаточной мере способствует достижению целей организации через профессиональную самореализацию служащих.
В настоящее время существуют проблемы, связанные с обучением служащих. К ним относятся: недостаточная ориентированность предлагаемых учебными заведениями программ дополнительного профессионального образования на практические потребности; отсутствие проработанных механизмов контроля за качеством работы образовательных учреждений, реализующих программы дополнительного профессионального образования; отсутствие мотивации к прохождению дополнительного профессионального образования, так как его результаты не влияют на карьерный рост или материальное положение; медленное внедрение дистанционных образовательных технологий в практику профессионального обучения гражданских служащих.
Профессионализм сотрудников как система трудовых и личностных функций развивается в виде сменяющих друг друга стадий: вхождение в трудовую организацию, освоение профессии, достижение профессионального мастерства, уход из профессии или организации6.
Каждый из этих периодов может иметь множество вариантов развития событий. Например, в начале своего трудового пути сотрудник мотивирован на достижение определенных целей в организации в личностном и (или) профессиональном плане. Он приходит в организацию, обладая определенным уровнем знаний, умений и навыков. В течение приблизительно 3-5 первых лет работы сотрудники нацелены на повышение своего профессионального уровня, заинтересованы в получении признания в коллективе, в повышении своего социального статуса и дальнейшем развитии профессиональных и личностных качеств. Таким образом, можно говорить об их положительном развитии - приближение к образу идеального сотрудника, настоящего профессионала в налоговой сфере.
В структуре налоговых органов для перехода на другой уровень развития профессиональной карьеры необходима оценка полученных и приобретенных знаний. Такая оценка проводится с помощью аттестации работника и вынесения решения о его соответствии занимаемой должности. Главной задачей, решаемой посредством проведения аттестации
служащих, является создание резерва для продвижения по служебной лестнице. Работа с кадровым резервом включает: планирование предполагаемых изменений в руководстве УФНС; предварительный набор кандидатов в резерв (по результатам аттестации); получение информации о деловых, профессиональных и личностных качествах кандидатов; формирование списочного состава резерва кадров.
Анализ кадровой работы в УФНС России по РМ позволил выявить ее некоторые особенности. Во-первых, в настоящее время недостаточно эффективно реализуется программа развития персонала, нет продуманной системы мотивации, отлаженной схемы поиска и оценки работников. Во-вторых, не в полной мере используются возможности подготовки и переподготовки персонала, поскольку действующая практика образования, переподготовки и повышения квалификации персонала не может обеспечить налоговые органы высококвалифицированными кадрами в необходимом для них объеме и в заданные сроки. В-третьих, действующие кадровые технологии (отбор, формирование и обучение кадрового резерва) применяются весьма ограниченно. В-четвертых, должна измениться процедура проведения квалификационного экзамена, поскольку, как правило, она носит формальный характер.
Таким образом, наше исследование показало, что кадровая работа проводится на регулярной основе, но практические действия и мероприятия разрознены, часто не согласованы между собой, что препятствует формированию целостной системы кадровой работы.
В организации работы с персоналом на современном этапе развития наступает новый период, характеризующийся усилением внимания к личности работников, их мотивации и поискам новых стимулов. В условиях ограниченности у руководителя прямых материальных стимулов особая роль отводится развитию внутренней мотивации, когда сама профессиональная деятельность является способом самовыражения и самореализации человека. При этом необходимо использовать современные методы и инструменты управления для определения и использования всех потенциальных возможностей сотрудников в профессиональной деятельности.
На наш взгляд, целесообразно будет провести ряд мероприятий по развитию мотивации персонала налоговой
службы: повышение профессионального уровня и квалификации работников налоговых органов на основе дальнейшего развития системы непрерывного профессионального образования; самообразование (на добровольной или обязательной основе); проведение аттестации комиссией или руководителем и присвоение соответствующего квалификационного разряда по результатам аттестации; назначение сотрудников на соответствующие должности с учетом их заслуг в профессиональной служебной деятельности, а также с учетом их деловых качеств и совершенствования профессионального мастерства; развитие системы материального и морального стимулирования работников налоговых органов; обеспечение правовой защиты работников налоговых органов, предоставление им социальных гарантий.
Все имеющиеся методы и способы стимулирования работников для повышения их профессионализма не раз прописаны в различных нормативно-правовых актах. Необходимо лишь создать условия, при которых бы они выполнялись реально, а не только в отчетах.
Особая роль в управлении персоналом отводится кадровой службе. В Концепции кадровой политики Федеральной налоговой службы, утвержденной Приказом ФНС России от 11 июля 2011 г. № ММВ-7-4/436@, отмечена необходимость совершенствования подразделений, отвечающих за проведение кадровой политики в налоговых органах, через повышение их роли по управлению персоналом, изменение их структуры и определение новых функциональных задач. Именно перед кадровыми подразделениями налоговых органов стоит важная задача планирования потребности в кадрах, разработки мероприятий по обучению и профессиональному развитию работников, работы с кадровым резервом, развития карьеры и других направлений кадровой работы7.
В заключение следует отметить, что дальнейшее укрепление и развитие кадрового потенциала налоговых органов позволит оценить социально значимые и профессионально важные качества сотрудников, спрогнозировать успешность их профессиональной деятельности, повысить эффективность и результативность работы персонала Федеральной налоговой службы России, ее территориальных и структурных подразделений.
ПРИМЕЧАНИЯ
1 См.: Троценко С.А. Особенности бюджетных инвестиций в сфере высшего профессионального образования // Юрид. мир. 2011. № 2. С. 41-45. URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=16319614 (дата обращения: 12.05.2015).
3 См.: Приказ ФНС России «Об утверждении перечней организаций, нахо-дящихся в ведении ФНС России» от 30 дек. 2013 г. № НД-7-5/661@. URL: https://www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/subordinate/4573620 / (дата обращения: 12.10.2015).
4 См.: Итоговый отчет Федеральной налоговой службы России о результатах анализа состояния и перспектив развития системы образования за 2013 г. URL: https://www.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/ dopprof/analiz2013.rtf (дата обращения: 18.09.2015).
5 См.: Рогова Г.И. Профессиональная компетентность как основа конкурентоспособности работников налоговых органов России // Novainfo.ru. 2015. № 34. C. 349-358. URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=23477684 (дата обращения: 23.12.2015).
6 См.: Ее же. Этапы и ступени профессионального развития работников налоговых органов // Инновации в науке: сб. ст. студентов, аспирантов, молодых ученых и преподавателей. Уфа: Аэтерна, 2014. С. 31-35. URL: http://aeterna-ufa.ru/sbornik/SB-01.pdf (дата обращения: 20.10.2015).
7 См.: Приказ «Об утверждении Концепции кадровой политики Федеральной налоговой службы» от 11 июля 2011 г. № ММВ-7-4/436@ // Информ.-прав. портал ГАРАНТ (дата обращения: 06.11.2015).
G. V. MOROZOVA, O. V. DERINA. DEVELOPMENT OF THE TAX AUTHORITIES" HUMAN RESOURCES AS A CONDITION FOR INCREASING THEIR EFFICIENCY
Key words: personnel potential, human resources, personnel, tax service, personnel work, vocational education, professional development, motivation
Abstract. The paper discusses problems and specifics of the tax authorities" human resources work aimed at enhancing professional growth and professional competence of public servants. On the basis of the conducted research, a set of measures is proposed to increase motivation of the tax service personnel.
Synopsis. Introduction: currently, human capital is the most significant economic resource of the society and investing in it is an important condition of competitiveness for any organization. The transformation of the tax service into a service-oriented structure creates a number of problems associated with the need to improve administration, preserve and enhance the quality of human capital of the tax authorities, the main component of which are human resources. Personnel administration includes a range of measures to form the personnel reserve, to train and professionally develop the employees
and it influences the efficiency of the tax service operations as well as the tax policy implementation.
Materials and Methods: the materials used were the scientific publications, reports, and orders of the Federal Tax Service of Russia, the reported data of the Directorate of the Federal Tax Service of Russia in the Republic of Mordovia. The principles of systemic approach were applied allowing to identify the existing problems and peculiarities of the tax authorities" personnel potential development. Besides, such general scientific methods and techniques asscientific abstraction and statistical methods of analysis were applied.
Results: the analysis of the personnel work in the Directorate of the Federal Tax Service of Russia in the Republic of Mordovia allowed to identify the following features and problems: the programs of additional vocational education proposed by educational institutions are insufficiently geared to practical needs; the application of the existing personnel technologies (selection, formation and training of the personnel reserve) is very limited; the qualification examination is a mere formality, etc. The lack of internal motivation of the employees, one of the bases of formation of professionalism of the tax service human resources, is a serious problem.
Discussion and Conclusions: in order to increase the motivation of the tax service personnel, it is appropriate to impose several measures such as: improvement of professional development and training of the employees on the basis of further development of the system of continuous vocational education; assignment of the relevant qualifying category according to the attestation results; assignment of employees to relevant positions based on their achievements in professional activity; development of the system of pecuniary and moral incentives for the tax authorities" employees, etc. Development of the tax authorities" human resources will improve the efficiency of their work.
1 Trotsenko SA. Osobennosti bjudzhetnyh investicij v sfere vysshego professional"nogo obrazovanija . Juridicheskij mir = Legal World. 2011; 2:41-45. Available from: http://elibrary.ru/item.asp?id=16319614 (accessed 12.05.2015). (In Russ.)
2 Zdes" i dalee privedeny dannye Upravlenija FNS Rossii po RM .
3 Prikaz FNS Rossii «Ob utverzhdenii perechnej organizacij, nahodjashhihsja v vedenii FNS Rossii» ot 30 dekabrja 2013 g. № ND-7-5/661@ . Available from: https: //www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/subordinate/4573620/ (accessed 12.10.2015). (In Russ.)
4 Itogovyj otchet Federal"noj nalogovoj sluzhby Rossii o rezul"tatah analiza sostojanija i perspektiv razvitija sistemy obrazovanija za 2013 g. . Available from: https:/ /www.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/ dopprof/analiz2013.rtf (accessed 18.09.2015). (In Russ.)
5 Rogova GI. Professional"naja kompetentnost" kak osnova konkurento-sposobnosti rabotnikov nalogovyh organov Rossii . Novainfo.ru. 2015; 34:349-358. Available from: http://elibrary.ru/ item.asp?id=23477684 (accessed 23.12.2015). (In Russ.)
6 Rogova GI. Jetapy i stupeni professional"nogo razvitija rabotnikov nalogovyh organov . Innovacii v nauke = Innovations in science. Ufa: Ajeterna Publ.; 2014. Available from: http://aeterna-ufa.ru/sbornik/ SB-01.pdf (accessed 20.10.2015). (In Russ.)
7 Prikaz «Ob utverzhdenii Koncepcii kadrovoj politiki Federal"noj nalogovoj sluzhby» . Informacionno-pravovoj portal GARANT = Legal information portal GARANT.
MOROZOVA Galina Vladimirovna, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor at the Department of Finance and Credit, National Research Mordovia State University (Saransk, Russian Federation).
DERINA Olga Viktorovna, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor at the Department of Finance and Credit, National Research Mordovia State University (Saransk, Russian Federation).
Управление государственной службы и кадров является одним из 27 Управлений ФНС России и состоит из пяти отделов общей численностью 50 человек. На каждый из отделов возложены свои функции, например «Отдел руководящих кадров территориальных органов» занимается организационными вопросами, структурой, отпусками руководителей, аттестацией; на «Отдел государственной гражданской службы» возложены функции по присвоению классных чинов, поощрению и награждению, выслуге лет, пенсии за выслугу лет и разработке методических рекомендаций по прохождению госслужбы; «Отдел обеспечения прохождения государственный гражданской службы занимается проведением служебных проверок дактилоскопией, отчетностью. Отдел кадров УФНС России по Новосибирской области находится в подчинении Управления государственной службы и кадров ФНС России. Штатная численность отдела 10 человек, на каждого из которых возложены те же функции. Структура налоговых органов Российской Федерации приведена на рисунке 1.1.
1.3. Направления деятельности и критерии оценки эффективности работы службы управления персоналом
Основные направления деятельности службы управления персоналом организации, служащие развитию ее кадрового потенциала, приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1 Основные направления деятельности службы управления персон
а
лом
Направления деятельности |
Конкретные мероприятия в рамках системы управления персоналом |
|
1 |
2 |
|
Планирование трудовых ресурсов |
Расчет потребности в персонале (в количественном и качественном аспектах). Подготовка целевой программы привлечения и/или подготовки персонала. |
|
Набор персонала |
Отбор источников, через которые (посредством которых) будет производиться отбор кандидатов. Создание конкурсной комиссии (в случае проведения конкурсного отбора). Подготовка программы набора персонала. Реализация программы и принятие итогового решения. |
|
Оценка и аттестация персонала |
Формулирование целей оценки и аттестации. Выделения формальных и психологических критериев, которым должен соответствовать работник. Разработка программ оценки соответствия работников требованиям должности. Реализация программ оценки и/или аттестации. |
|
Разработка системы мотивации |
Разработка принципов стимулирования, структуры зарплаты и льгот в целях привлечения и сохранения работников. Поиск и определение ресурсов для создания системы мотивации (прежде всего - финансовых). Внедрение системы мотивации и оценка ее эффективности. |
|
Обучение персонала |
Определение реальной потребности персонала в обучении. Разработка целевых программ подготовки персонала. Отбор образовательных учреждений для реализации программ. Контроль качества и применимости получаемых знаний, умений и навыков. |
|
Оценка трудовой деятельности |
Определение и формализация критериев эффективности деятельности. Разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение их до персонала. |
|
Ротация кадров и планирование индивидуальной карьеры |
Разработка принципов и схемы кадровых перемещений. Разработка программ индивидуального развития сотрудников и планирование карьеры. |
|
Подготовка руководящих кадров (создание резерва) |
Подготовка программ формирования резерва функционирования и резерва развития. Отбор участников программы подготовки резерва. Реализация программы и оценка ее эффективности. |
|
Сокращение персонала |
Определение целей и необходимости сокращения персонала. Разработка программы высвобождения персонала с учетом требования сохранения организационной культуры и профессионального ядра коллектива. Реализация программы. Контроль и профилактика социально-психологических последствий. |
Наименование операции |
Продолжительность (минуты) |
||
1 |
2 |
3 |
|
Приход на рабочее место |
8.00 - 8.03 |
3 |
|
Подготовка рабочего места |
8.03 - 8.06 |
3 |
|
Отсутствие в кабинете |
8.06 - 8.20 |
14 |
|
Работа на ПК |
8.20-9.10 |
50 |
|
Разговор по телефону |
9.10-9.15 |
5 |
|
Устранение неполадок ПК |
9.15-9.25 |
10 |
|
Работа на ПК |
9.25 - 10.40 |
75 |
|
Чай |
10.40 -10.45 |
5 |
|
Разговор по телефону |
10.45-10.48 |
3 |
|
работа с документами |
10.50-12.20 |
90 |
|
Обед |
12.25 - 12.50 |
25 |
|
Разговор с посетителем |
12.50 - 13.00 |
10 |
|
Работа на ПК |
13.00 - 13.55 |
55 |
|
Работа с бумагами |
13.55 - 14.05 |
10 |
|
Работа на ПК |
14.05 - 14.30 |
25 |
|
Вызов специалиста и налаживание принтера |
14.30 - 14.40 |
10 |
|
Распечатывание представлений на классные чины |
14.40 - 16.20 |
100 |
|
Документы |
16.20 - 18.05 |
105 |
Продолжительность (минуты) |
Индекс |
||
Приход на рабочее место |
3 |
Нтд |
|
Подготовка рабочего места |
3 |
Пз |
|
511 |
Оп |
||
Разговор по телефону |
8 |
Оп |
|
Разговор на личные темы |
10 |
Нтд |
|
Обед |
25 |
Олн |
|
Отдых |
5 |
Олн |
|
Отсутствие в кабинете (по работе) |
13 |
Оп |
|
Потеря по техническим причинам |
20 |
Пт |
|
Уход с работы |
5 |
Пз |
Наименование операции |
Время, затраченное на выполнение операции |
Продолжительность (минуты) |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приход на рабочее место |
8.00 - 8.03 |
3 |
|
Подготовка рабочего места |
8.03 - 8.06 |
3 |
|
Работа на ПК |
8.06-8.30 |
24 |
|
Разговор по телефону |
8.30-8.35 |
5 |
|
Устранение неполадок ПК |
8.35-8.38 |
3 |
|
Работа на ПК |
8.38-8.40 |
2 |
|
Уход в канцелярию |
8.40 - 8.50 |
10 |
|
Разговор по телефону |
8.50 - 8.55 |
5 |
|
Работа с документами |
8.55 - 9.05 |
10 |
|
Отсутствие на рабочем месте |
9.10 - 9.15 |
5 |
|
Приказы |
9.15 - 10.00 |
45 |
|
Посещение юристов |
10.00 - 10.05 |
5 |
|
Приказы |
10.07 - 10.50 |
43 |
|
Разговор с начальником |
10.50 - 10.55 |
5 |
|
Приказы |
10.55 - 11.00 |
5 |
|
Канцелярия |
11.00 - 11.05 |
5 |
|
Чай |
11.05 - 11.15 |
10 |
|
Разговор по телефону |
11.15 - 11.25 |
10 |
|
Приказы |
11.25 - 12.25 |
60 |
|
Обед |
12.25 - 12.35 |
10 |
|
Потеря по тех. причинам |
12.35 - 12.45 |
10 |
|
Работа с бумагами |
12.45 - 13.15 |
30 |
|
Разговор с посетителем |
13.15 - 13.25 |
10 |
|
Приказы |
13.25 - 14.30 |
65 |
|
Сверка |
14.30 - 14.35 |
5 |
|
Решение текущих вопросов |
14.45 - 15.30 |
45 |
|
Уход |
15.30 - 15.45 |
15 |
|
Приказы |
15.45 - 16.00 |
15 |
|
Отсутствие на рабочем месте |
16.00 - 16.10 |
10 |
|
Работа с бумагами |
16.10 - 16.15 |
5 |
|
Уход |
16.15 - 16.30 |
15 |
|
Работа с бумагами |
16.30 - 16.40 |
10 |
|
Юристы |
16.40 - 16.55 |
15 |
|
Документы |
16.55 - 18.30 |
95 |
Наименование затрат рабочего времени |
Продолжительность (минуты) |
Индекс |
|
1 |
2 |
3 |
|
Приход на рабочее место |
3 |
Нтд |
|
Подготовка рабочего места |
3 |
Пз |
|
Работа с бумагами и документами |
465 |
Оп |
|
Разговор по телефону |
35 |
Оп |
|
Разговор на личные темы |
15 |
Нтд |
|
Уход по личным надобностям |
15 |
Олн |
|
Визит к начальству |
22 |
Оп |
|
Обед |
15 |
Олн |
|
Отдых |
17 |
Олн |
|
Отсутствие в кабинете |
20 |
Оп |
|
Потери по тех. Причинам |
15 |
Пт |
|
Уход с работы |
5 |
Пз |
Переподготовка кадров государственной службы представляет собой обучение служащих с целью приобретения ими новой специальности на основе получения инновационных знаний и деятельностных умений. Переподготовка организуется на базе имеющегося высшего и среднего специального образования. Повышение квалификации кадров государственной службы представляет собой обучение с целью приобретения работниками новой специализации, необходимой для полной реализации новых функций. Оно реализуется в течение года при поступлении на государственную службу, а также в связи с зачислением в резерв, назначением на новую должность, подготовкой к сдаче квалификационных экзаменов. В настоящее время переподготовка и повышение квалификации государственных служащих Управления ФНС России по Новосибирской области осуществляется за счет федерального бюджета. В 2005 году в соответствии с типовыми учебными планами и программами Министерства по налогам и сборам в Управлении ФНС России по Новосибирской области получили дополнительное профессиональное образование 41 государственный служащий, из них прошли переподготовку 2 государственных служащих и 39 - повысили свою квалификацию.
Положительной стороной обучения является то, что программы повышения квалификации и переподготовки федеральных государственных служащих имеют узкопрофессиональную направленность. Но с другой стороны в Управлении ФНС России по Новосибирской области слабо применяется переподготовка, позволяющая получать по сравнению с повышением квалификации, более обширные и фундаментальные знания.
Не секрет, что налоговые органы выполняют также функцию, не предусмотренную нормативными актами, это подготовка кадров для коммерческих структур, включая аудиторские и консалтинговые фирмы. На взгляд, это достаточная потеря времени сил опытных и инфицированных кадров. Но этот процесс имеет и позитивные следствия: потеря работника для территориальных органов ФНС оборачивается приобретением квалифицированного работника коммерческих структур.
Таким образом, при анализе кадровой работы в Управлении федеральной налоговой службы было выявлено:
- отсутствуют программы развития персонала, нет продуманных систем мотивации, работоспособных схем поиска и оценки работников, между тем человек в организации должен не только эффективно использоваться, но и доводиться путем мотивации до такого состояния и уровня, который бы позволял ему легко адаптироваться к меняющимся внешним условиям.
- слабо применяются такие технологии, как отбор, формирование и обучение кадрового резерва.
- не в полной мере используются возможности подготовки и переподготовки государственных служащих, так как существующая практика образования, переподготовки и повышения квалификации кадров не в состоянии обеспечить государственные органы высококлассными специалистами в требуемом объеме и в заданные сроки.
- то, что аттестация государственных служащих не проводилась с 1998 года в связи с постоянной реорганизацией службы, говорит о слабом контроле вышестоящих субъектов управления за состоянием кадровой работы в исследуемом Управлении.
- процедура проведения квалифицированного экзамена носит формальный характер и, конечно же, должна претерпеть существенные изменения как того требует новейшее законодательство.
Таким образом, анализ качества управления персоналом показал, что кадровая работа ведется, но практические действия разрознены, не стыкуются между собой, что препятствует формированию целостной системы кадровой работы.
2.3 Оценка эффективности мероприятий по управлению персоналом
Индикатором успешности в управлении персоналом являются итоговые экономические показатели, стабильность работы всей организации, ее устойчивость и положение. Однако кроме них существуют и специфические показатели :
- результативность (эффективность) деятельности структурных подразделений и отдельных работников;
- удовлетворенность персонала своей работой и принадлежностью к организации;
- текучесть кадров;
- соблюдение трудовой дисциплины;
- наличие конфликтов на всех уровнях отношений;
- характер социально-психологического климата и особенности организационной культуры в организации.
Функциональный эффект от реализации системы мер по управлению персоналом представляет собой количественные и качественные результаты по каждому из направлений системы управления персоналом, позволяющие оценить насколько качественно были решены поставленные задачи.
Для оценки эффективности мероприятий по работе с кадрами используется система показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. Данные для расчета эффективности мероприятий по работе с кадрами взяты из отчетных данных УФНС России по Новосибирской области «Сведений о численности работающих» по состоянию на 01.01.2007 года и 01.01.2008 года (см. приложения 5 и 6).
Основными показателями этой системы являются :
- коэффициент интенсивности оборота по приему (Кп) показывает отношение числа принятых за период работников (Чп) к среднему списочному их числу (Чс):
Кп = Чп / Чс (2.5)
где Кп - коэффициент интенсивности оборота по приему работников;
Чп - число принятых за период работников;
Кп = 43 / 366 х 100% = 11,7,
Кп = 34 / 341 х 100% = 9.9.
- коэффициент оборота по выбытию (Кв) показывает отношение числа выбывших за период работников (Чв) к среднему списочному их числу (Чс):
Кв = Чв / Чс (2.6)
где Кв - коэффициент оборота по выбытию;
Чв - число выбывших работников за период;
Чс - среднесписочное число работников.
Кв = 72 / 366 х 100% = 19,7,
Кв = 54 / 341 х 100% = 15,8.
- коэффициент текучести показывает отношение числа выбывших за период работников по собственному желанию к среднему списочному числу работников за тот же период:
Кт = Чвт / Чс (2.7)
где Кт - коэффициент текучести кадров;
Чвт - число выбывших за период работников;
Чс - среднесписочное число работников.
Кт = 33 /366 x 100% = 9,0,
Кт = 28 /341 x 100% = 8,2.
Текучесть кадров - это важнейший показатель движения персонала в организации. На него оказывают влияние различные факторы, которые по степени управляемости могут быть разделены на три группы:
- факторы, возникающие в самой организации, например величина заработной платы, условия труда;
- факторы (возраст работников, уровень их образования, опыт работы);
- факторы, внешние по отношению к организации (например, семейные обстоятельства).
Текучесть кадров связана с субъективными причинами (уход по собственному желанию, увольнение за нарушение трудовой дисциплины). Обычно она характерна для молодых сотрудников и после трех лет работы существенно снижается. Считается, что нормальная текучесть кадров составляет до 5 % в год.
- коэффициент замещения показывает отношение разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу. Если разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших. При этом часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнениями, а часть используется на вновь созданных рабочих местах. Если разность в числителе коэффициента отрицательная, это значит, что число уволенных превышает число принятых работников. Это может быть связано с ликвидацией части рабочих мест в связи с реорганизацией и рядом других причин:
Кз = (Чп - Чв) / Чс. (2.8)
где Кз - коэффициент замещения;
Чп - число принятых работников;
Чв - число выбывших работников;
Чс - среднесписочное число работников.
Кз = (43 - 72) / 366 х 100% = - 7,9,
Кз = (34 - 54) / 341 х 100% = - 5,8
В таблице 2.7 представлены показатели для оценки функционального эффекта, полученного в результате реализации системы мер по управлению персоналом.
Таблица 2.7 Показатели движения работников УФНС России
по Новосибирской обла
сти
(в % от среднесписочной численности персонала)
Показатели |
Годы |
Отклонения |
||
2006 |
2007 |
|||
Коэффициент найма |
11,7 |
9,9 |
-1,8 |
|
Коэффициент выбытия |
19,7 |
15,8 |
-3,9 |
|
Структура выбытия (все выбывшие = 100%) |
||||
В результате высвобождения |
54,2 |
48,1 |
-6,1 |
|
По собственному желанию |
45,8 |
51,9 |
6,1 |
|
Коэффициент интенсивности оборота по приему |
11,7 |
9,9 |
-1,8 |
|
Коэффициент оборота по выбытию |
19,7 |
15,8 |
-3,9 |
|
Коэффициент текучести |
9,0 |
8,2 |
-0,8 |
|
Коэффициент замещения |
-7,9 |
-5,8 |
2,1 |
В своей деятельности отдел кадров руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, другими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, положением об Управлении, нормативными правовыми актами, приказами, распоряжениями и решениями руководства Федеральной налоговой службы.
Основными задачами отдела кадров являются:
Обеспечение деятельности отдела
Отдел кадров для осуществления своих основных функций имеет право:
Руководство отделом
11)Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением, за соблюдение действующего законодательства, приказов и распоряжений и руководства Управления, сохранность имущества и документов, находящихся в ведении отдела, обеспечение соблюдения специалистами отдела служебного распорядка Управления и исполнительской дисциплины.
Отдел кадров, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие основные функции:
Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:
1) первичные учетные документы;
2) производные (вторичные) учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.
Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.
Личное дело.
Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.
Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.
Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).
Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.
Исключение составляют личные дела государственных служащих.
Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».
Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.
На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:
Ø внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Ø анкета или личный листок по учету кадров;
Ø автобиография или резюме;
Ø копии документов об образовании;
Ø копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
Ø заявление о приеме на работу;
Ø дополнение к личному листку по учету кадров;
Ø копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);
Ø справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.
Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
Ø паспорт;
Ø трудовая книжка;
Ø военный билет;
Ø документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
Ø документы об имеющихся изобретениях.
«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.
Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».
При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.
Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).
Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются в личное дело работника.
Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться в отдельные дела.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.
Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ вторичный по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.
В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.
Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.
Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.
В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно рекомендовать не включать названные документы в личное дело.
Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.
Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).
На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).
Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.
В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.
Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.
При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.
В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.
После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.
Личная карточка работника.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.
Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.
Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.
Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.
Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.
Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.
При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):
Паспорта;
Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
Трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);
Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
Документов воинского учета (для военнообязанных).
При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.
Обратите внимание!
В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства Российской Федерации.
Во всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.
К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие.
Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.
Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:
I. «Общие сведения»;
II. «Сведения о воинском учете»;
III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;
IV. «Аттестация»;
V. «Повышение квалификации»;
VI.»Профессиональная переподготовка»;
VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;
VIII. «Отпуск»;
IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»;
X. «Дополнительные сведения»;
XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:
1. Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.
При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.
Примечание.
ОКАТО – «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;
ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;
ОКСО – «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;
ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».
2. Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.
3. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:
· гражданин Российской Федерации - 1;
· гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
· иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
· лицо без гражданства - 4.
4. Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН - 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН - 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН - 1).
5. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
· начальное (общее) образование - 02;
· основное общее образование - 03;
· среднее (полное) общее образование - 07;
· начальное профессиональное образование - 10;
· среднее профессиональное образование - 11;
· неполное высшее образование - 15;
· высшее образование - 18;
· послевузовское образование - 19.
Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.
Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.
6. Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).
7. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные у данного работодателя) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов, указывается в днях, месяцах, годах.
8. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:
· никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
· состоит в зарегистрированном браке – 2;
· состоит в незарегистрированном браке - 3;
· вдовец (вдова) - 4;
· разведен (разведена) - 5;
· разошелся (разошлась) - 6.
9. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.
Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).
10. Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.
11. Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое – со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.
Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:
пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:
в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.
Обратите внимание!
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).
Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).
Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.
Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.
Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.
При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.
В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).
Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.
Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:
Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;
Обеспечение оперативного хранения кадровых документов;
Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.
Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.
Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.
Выделяют следующие виды регистрационных форм:
Регистрационно-контрольные карточки (РКК);
Регистрационные журналы (книги);
Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.
В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 года определил следующие основные учетные формы и сроки их хранения:
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документов <*> |
Примечание |
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
|||
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
|||
Книги, журналы, карточки учета: |
После увольнения |
||
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников |
|||
б) работников, направленных в командировки |
|||
в) военнообязанных |
|||
г) отпусков |
|||
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений |
|||
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
|||
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
|||
з) выдачи командировочных удостоверений |
С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:
Журнал учета совместителей;
Журнал учета поощрений и взысканий;
Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;
Журнал учета больничных листов и другое.
В соответствии с Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) (пункт 3.2.1.2. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).
Там же разъясняется, что:
«регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах ».
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Обратите внимание!
Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации.
Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов.
Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.
На основе анализа положений о регистрации документов Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» можно рекомендовать следующие правила регистрации и индексирования документов:
1. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
2. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа (например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, предложения, заявления и другие).
4. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
5. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте.
6. Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих документов), заголовок к тексту или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело №.
Примечание.
В соответствии с пунктом 3.2.1.4. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и другое. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется работодателем самостоятельно.
После заполнения последней страницы журнала (книги) учета на его обложке ставится дата окончания и журнал, (книга) оформляется для сдачи в архив. Для основных регистрационных форм, как мы уже упоминали, Росархив установил сроки хранения, для остальных срок хранения работодатель устанавливает самостоятельно.
Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.
Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.
Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.
Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Учет использования рабочего времени необходим в следующих целях:
· обеспечения контроля за трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);
· учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;
· составление статистической отчетности по труду.
Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).
Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется .
Отсутствие оформленных в соответствии с действующим законодательством документов по учету рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
При ведении Табеля учета использования рабочего времени целесообразно руководствоваться следующими правилами:
· Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;
· Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
· Табель составляется в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.
· Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.
При заполнении форм №Т-12 и №Т-13 применяются следующие условные обозначения:
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и так далее)
Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
Простои не по вине работника
Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)
Прогулы (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)
Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации
Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренном законом)
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства)
Более подробно с вопросами, касающимися оформления первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первичные документы».
Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».
Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета - важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.
Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей - читайте далее.
Кадровый учет - это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.
В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:
В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:
Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:
Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.
В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.
А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам - временным и материальным.
Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.
Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.
Иногда работникам требуется получить копию табеля учета рабочего времени. В соответствии с ТК работодатель обязан выдать такой документ.Но в соответствии с законами о защите персональных данных полностью копия может быть выдана только с согласия всех записанных там работников. Поэтому выдается выписка из табеля, в которой приводятся только данные на заявителя
В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к и перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:
Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:
Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.
Ошибки, допускаемые работодателем при , зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:
Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:
Трудовая книжка - основной документ любого работника, отражающий его трудовой стаж в течение всей профессиональной деятельности. Поэтому нужно свести к минимуму возникновение возможных ошибок и нарушений при оформлении и ведении данного документа.
Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям . Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.