Налог на прибыль: как признаются командировочные расходы. Как по-новому считать ндфл и взносы с командировочных расходов

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 "Страховые взносы". В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
• строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
• строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
• строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Суточные в 6-НДФЛ

Суточные и

В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Учет суточных

Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Пример

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены с суммы сверхнормативных суточных.

Суточные учитываются в расходах в целях налогообложения прибыли на дату утверждения (Письмо Минфина России от 29 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/51808). Рассмотрим, что еще нужно учесть при выплате командированным работникам суточных.

Суточные при командировках

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить ему расходы по проезду, найму жилья, иные затраты, произведенные с разрешения нанимателя, а также выплатить суточные. Их выдают за каждый день нахождения в поездке, включая выходные и праздники, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Размер выплаты

Размеры суточных для коммерческих организаций прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

При расчете количества дней нахождения в командировке днем выезда считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета и т. д.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

При этом нужно учитывать и время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта в случае нахождения их за чертой населенного пункта (п. 4 Положения о командировках). По аналогии определяется и день приезда работника в место постоянной работы.

Для определения размера суточных при нахождении в загранкомандировке необходимо учитывать, что за день пересечения государственной границы РФ суточные выплачиваются в размере, установленном для дней нахождения за рубежом.

А при возвращении на территорию РФ за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории России.

При направлении в командировку в два иностранных государства и более суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения о командировках).

Даты пересечения государственной границы определяются согласно отметкам пограничной службы в загранпаспорте работника. Поэтому при направлении за границу командировочное удостоверение сотруднику не оформляется.

При командировании работника в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде), даты пересечения границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения о командировках).

Налоговый учет выплат

В целях исчисления налога на прибыль суточные включаются в состав прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом, согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, дата осуществления при методе начисления - это дата утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 29 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/51808).

Чиновники признают датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных день утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5).

При направлении работника в однодневную командировку (в местность, откуда он каждый день имеет возможность возвращаться к своему постоянному месту жительства) суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Это правило предусмотрено для командировок в пределах России. Тем не менее чиновники разрешают принимать к учету выплаты работникам при однодневных командировках (письма Минфина России от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30805, от 27 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18953, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). В этом случае они отражаются в составе прочих расходов - подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Судьи также признают правомерным включение в расходы суточных, выплаченных при однодневных командировках (постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № А56-48850/2011, от 29 июня 2012 г. № А05-8580/2011).

При направлении сотрудника в однодневную загранкомандировку суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы, предусмотренной коллективным договором.

НДФЛ и страховые взносы

Суточные не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Но только в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Это:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Суточные, превышающие указанные размеры, являются доходом работника, с которого работодатель (как налоговый агент) обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

При однодневных командировках произведенные в пользу сотрудника суточные не облагаются НДФЛ, если в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ они относятся к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя. Но только при наличии документального подтверждения. Тогда они представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения физлицом своих трудовых функций вне места постоянной работы. Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Если же документов нет, выплаты, произведенные работодателем взамен суточных, освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. (при командировках по России) и 2500 руб. (при загранкомандировках) (письмо Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189).

В соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ суточные не облагаются страховыми взносами. Официальных разъяснений по вопросу обложения страховыми взносами суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, нет. Арбитры относят такие выплаты к возмещению расходов работника (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 ноября 2013 г. № А67-362/2013, ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, ФАС Центрального округа от 3 декабря 2012 г. № А54-3541/2012). Хотя существует и судебное решение с противоположной позицией (постановление ФАС Поволжского округа от 31 мая 2012 г. № А12-15578/2011).

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ компенсационные выплаты (в пределах действующих норм), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются взносами на травматизм. Таким образом, суточные взносами на травматизм не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

В то же время при направлении работника в однодневную командировку выплаченные ему суточные включаются в базу для начисления страховых взносов, поскольку не признаются суточными независимо от основания их выплаты (письмо ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357). Хотя в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 29 июля 2013 г. № А82-16096/2012 выражена иная позиция.

Обратите внимание! Размеры суточных устанавливаются турфирмой в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Ни минимального, ни максимального размера суточных в настоящее время законодательно не установлено.

НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

На основании НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

С учетом того, что в рассматриваемой ситуации работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, названные поездки не являются командировками, и, соответственно, расходы, связанные с участием работников в данных мероприятиях, не являются командировочными расходами.

Следовательно, оплата организацией расходов работника, возникших в результате участия в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, на основании положений НК РФ, является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N БС-4-11/4032@).

Порядок и размеры возмещения суточных, связанных со служебными командировками, работникам устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных может быть любой.

При этом установлено, что не облагаются НДФЛ только суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Соответственно, если размер суточных превышает установленные значения, то разницу между установленным размером суточных и 700 руб. (2 500 руб. в загранкомандировке) надо обложить НДФЛ.

Командировки на территории Республики Крым и Севастополя. В 2014 году изменился порядок обложения НДФЛ суточных при направлении работников в Республику Крым и город федерального значения Севастополь. Разъяснения о том, как же облагать суточные НДФЛ в 2014 году и далее, дали представители ФНС и Минфина (письма ФНС РФ от 04.08.2014 N БС-4-11/15175@, Минфина РФ от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).

В соответствии со Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" в составе РФ образованы новые субъекты - Республика Крым и город федерального значения Севастополь.

В силу от 21.03.2014 N 36-ФЗ "О ратификации Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов" Республика Крым принята в состав РФ с 18.03.2014.

Таким образом, при направлении сотрудников организации в командировки на территории РФ, включая новые субъекты РФ - Республику Крым и город федерального значения Севастополь, - выплачиваемые обозначенным сотрудникам суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб.

Например, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, сотрудников организации, командированных в апреле 2014 года в Республику Крым, на основании НК РФ не включаются суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в Республике Крым. Если суточные выплачиваются в размере более 700 руб. в день, то разница между суммой фактически выплаченных суточных и 700 руб. за каждый день облагается НДФЛ.

Однодневные командировки. Сегодня не потерял своей актуальности вопрос об однодневных командировках, точнее о том, можно ли выплачивать суточные работнику, если срок командировки равен одному дню.

Напомним, что поворотным моментом в решении данного вопроса стало Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12. Судьи пришли к выводу, что суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.

Согласно НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 руб.

Соответственно, если работнику, направляемому в однодневную командировку, выплачиваются денежные средства для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

Как платить страховые взносы с суточных

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

Как платить НДФЛ с суточных

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, ). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. ).

ПРИМЕР

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
• строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
• строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
• строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Как отразить суточные в 6-НДФЛ

Суточные и налог на прибыль

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Как вести учет суточных

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

ПРИМЕР

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.

Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.

Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:

• 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
• 2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

• за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
• за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.

Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.

Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.

Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:

5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.

29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.

От этой суммы и будет удержан налог:

2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.

На руки работник получил:

80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.

Необлагаемые расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.

Заключение

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:

• на связь (мобильную связь или интернет);
• по оформлению заграничного паспорта и визы;
• на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
• на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.