Как определить лимит кассы на год. Пример: Как рассчитать лимит остатка наличных

Центральный Банк России обязал всех субъектов предпринимательской деятельности установить кассовые лимиты. С началом каждого календарного года бухгалтеры компании должны определить максимальный объем денежных средств, что будут храниться на территории компании. Финансовые ресурсы, чей объем превышает установленный порог, должны быть переданы банковским работникам для зачисления на расчетный счет фирмы. В данной статье мы предлагаем обсудить, как рассчитать кассовый лимит, а также рассмотреть все тонкости и нюансы, связанные с данной процедурой.

Любая российская организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности вправе прибегнуть к использованию наличных денег

Принятый порядок оформления операций по кассе

Каждый субъект предпринимательской деятельности, ведущий свою деятельность на территории России, имеет право применять денежные ресурсы для выполнения хозяйственных операций. Наличность может использоваться для выдачи заработной платы персоналу фирмы, а также в качестве сдачи. Важно обратить внимание, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок использования наличных средств . Это означает, что каждый предприниматель может самостоятельно решать, как потрать данные средства.

Согласно установленным правилам, каждый предприниматель, использующий наличные средства, обязан установить контрольно-кассовую технику для приема и выдачи наличных денег . Помимо этого, устанавливается максимальный порог остатка денежных ресурсов в кассе по окончании операционного дня. Этот порядок установлен Центральным Банком Российской Федерации.

Следует обратить внимание на то, что финансовые ресурсы, объем которых превышает установленный лимит, должны быть переданы банковским служащим для зачисления на РС предприятия.

Согласно распоряжению Центробанка, финансовый оборот в кассе фирмы должен фиксироваться в специальных книгах. Форма данного документа утверждена Государственным комитетом Статистики. Каждый кассовый документ, использующийся в качестве основания для внесения новых записей в кассовые книги, заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. На малых предприятиях, данная обязанность возлагается на руководителя. По окончании трудового дня, должностное лицо, заведующее кассой, должно произвести сверку информации, представленной в кассовых документах и кассовых книгах. При заполнении кассовой документации необходимо указать объем оставшихся денежных средств. Данная информация заверяется подписью должностного лица, несущего ответственность за кассовые операции.

Как уже было сказано выше, каждая компания обязана самостоятельно установить лимит остатка кассы. Денежные средства, чей объем не превышает максимального порога, могут храниться на территории предприятия. Остальные деньги должны быть переданы в банк. Нужно отметить, что существует ряд исключений из данного правила. Существуют дни, когда предприниматель имеет право оставить в кассе денежные средства, чей объем превышает установленный порог. К таким дням можно причислить дни выдачи зарплаты сотрудников, премий и других видов выплат. Также к подобным дням можно отнести дни, когда компании необходимы финансовые ресурсы для проведения денежных операций в праздничные или выходные дни.

В данном случае, превышение вышеупомянутого порога не рассматривается как нарушение. Однако в других случаях, наличие в кассе денежных средств в объемах, превышающих установленное значение, может стать причиной назначения штрафных санкций от контролирующих органов. Данное правило зафиксировано в пятнадцатой статье Кодекса об административных правонарушениях. Нарушение рассматриваемых правил может стать причиной денежного штрафа в размере от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Этот штраф накладывается исключительно на юридических лиц. Размер штрафных санкций в отношении должностных лиц варьируется от четырех до пяти тысяч рублей.

Кому разрешено не устанавливать кассовый лимит

Для малых предприятий и частных предпринимателей государством установлены специальные льготы, позволяющие не использовать кассовые лимиты. Следует отметить, что данную льготу могут использовать любые ИП. В данном случае размер денежного оборота и количество персонала не является важными факторами. В отношении юридических лиц действует другой порядок. Организации должны соответствовать ряду критериев для получения статуса субъекта малого бизнеса. Данные критерии перечислены в двести девятой статье Федерального Закона.

Действующим законодательством установлены следующие критерии отбора:

1. Размер штата сотрудников – до одной сотни работников.
2. Объем ежегодного дохода – до восьмисот миллионов рублей.
3. Размер доли сторонних лиц в уставном фонде компании – до двадцати пяти процентов.

Важно отметить, что всего несколько лет назад, максимальный порог годового дохода ровнялся четыреста миллионам рублей. На сегодняшний день данная планка повысилась вдвое. Этот фактор позволил многим компаниям, относящимся к среднему бизнесу, получить статус малого предприятия.

Руководитель компании, которая относится к категории субъектов малого бизнеса, обязан выпустить приказ об отмене лимита кассы . Этот распорядительный акт позволяет на законных основаниях перестать передавать банковским работникам деньги, остающиеся в кассе на конец рабочего дня. Отдельного внимания заслуживает тот факт, что данный приказ не обязательно утверждать в кредитной организации.

Лимит кассы: расчет

Далее предлагаем перейти к вопросу о том, как установить лимит наличных денег, хранящихся в кассе компании. На сегодняшний день существует два метода расчета лимитов. Каждая компания, ведущая хозяйственную деятельность, имеет право самостоятельно выбирать наиболее удобную методику расчета. Для составления вычислений следует выбрать конкретный временной отрезок и сопутствующие ему показатели. Длительность расчетного периода не может превышать девяносто два рабочих дня. В том случае, когда трудовая деятельность ведется в праздничные и выходные дни, их следует учитывать при составлении вычислений.

Первым способом расчета лимита является объем поступающих наличных средств. Вторым способом расчета является расход финансовых ресурсов, хранящихся в кассе компании. Первый метод подразумевает учет денежных средств, полученных путем реализации товарной продукции и оказанием услуг. Размер денежных средств следует разделить на общую величину расчетного периода. Полученный результат следует умножить на число дней между сдачей наличности банковским работникам. Согласно установленному порядку, максимальная длительность временного отрезка между инкассациями составляет семь дней.

Из этого можно сделать вывод, что каждая компания обязана один раз в неделю передавать деньги в банк. В данном случае, величина лимита определяется спецификой деятельности предприятия, внутренней структурой компании и её местонахождением. Нужно отметить, что для некоторых регионов установлен другой порядок проведения инкассации. В случае с труднодоступной местностью, где отсутствуют кредитные организации, допускается промежуток равный четырнадцати дням.

Второй способ расчетов подразумевает использование показателя затрат денежных средств. При составлении вычислений из расчетной суммы следует вычесть общую величину зарплаты сотрудников за отчетный период. Полученную сумму следует разделить на величину расчетного периода. Результат деления следует умножить на длительность временного промежутка, между днями получения денежных средств от банковских работников.

Формула

Компании, получающие доход в виде наличности, должны использовать следующую формулу для составления расчетов: «В/П*Н=Л». В данной формуле «В» отражает общую величину финансовых ресурсов, имеющихся в кассе компании. «П» используется для отражения величины временного промежутка. «Н» является временным отрезком между проведением инкассации. Использование данной формулы позволяет определить лимит кассы, который отображается при помощи буквы «Л».

Компаниям, использующим безналичный метод проведения финансовых операций, более целесообразно использовать формулу «Р/П*Н=Л». В этой формуле «Р» отражает размер денежных средств, полученных от банка в течение отчетного периода, а «П» демонстрирует продолжительность расчетного периода.

Особенности расчета

Действующим законодательством установлен ряд ограничений, связанных с длительностью расчетных периодов. Согласно действующим правилам, максимальная продолжительность данного отрезка времени может составлять девяносто два дня . Следует отметить, что в нормативно-правовых актах отсутствует регламент, регулирующий минимальную величину этого срока.

Размер временного промежутка между проведением инкассаций должен составлять не более одной недели. Для предпринимателей, работающих в труднодоступной местности, установлен другой порядок проведения инкассации. В данном случае, срок передачи наличности банковским служащим для начисления на расчетный счет увеличивается до двух недель.

Примеры расчета лимита по кассе

Для того чтобы лучше понимать порядок расчета кассового лимита следует привести ряд наглядных примеров.

При имеющейся выручки

В данном примере, предлагаем рассмотреть порядок составления расчетов за июнь две тысячи восемнадцатого года. Представим предприятие, которое проработало двадцать один день и каждые четыре дня передавало деньги в банковскую организацию. Размер месячной выручки компании составил шестьсот тысяч рублей. Для составления расчетов следует сделать следующие вычисления:

600 000/21*4= 114 285 рублей.

Именно эта сумма является кассовым лимитом для рассматриваемой компании.

При отсутствии денежных средств

Порядок расчета кассового лимита для предприятий, использующих безналичные платежи, также следует рассматривать на практических примерах. В данном случае, в качестве расчетного периода следует взять май и июнь две тысячи восемнадцатого года. Общая продолжительность отчетного периода составила сорок один день. Каждые пять дней в кассу компании поступают денежные средства по банковскому чеку. В течение отчетного периода было обналичено 1 500 000 рублей. Для получения информации о размере кассового лимита, следует сделать следующие вычисления:

1 500 000/41*5= 182 926 рублей.

Данный расчет лимита кассы позволяет узнать о величине денежных средств, которые могут храниться в кассе компании.

Сроки действия кассового лимита

В действующем законодательстве отсутствует информация о периодичности установки кассовых лимитов. Это означает, что каждая компания может установить лимиты как на один месяц, так и на несколько лет вперед. Кассовые лимиты устанавливаются путем издания соответствующего распорядительного акта. Отсутствие информации о конкретных сроках действия лимитов делает их бессрочными. Следует обратить внимание, что срок лимита может быть откорректирован при помощи издания дополнительного приказа. При установке срочного лимита следует внимательно отслеживать срок действия документа. К моменту истечения данного срока, следует подготовить новый акт о продлении лимитов.

По мнению экспертов, пересматривать размер лимитов следует ежегодно . Подобный подход к хозяйственной деятельности позволяет предупредить возможные риски, связанные с изменением объемов выручки, получаемой за счет продажи товарной продукции или оказания услуг. Помимо этого, существует высокая вероятность перехода на безналичную форму проведения финансовых операций, что заставляет применять другую формулу при составлении расчетов. Учитывая все вышесказанное можно сделать вывод, что временной промежуток длительностью в один год, является «золотым стандартом» для срока действия кассового лимита. Следует отметить, что при выборе бессрочного лимита, бухгалтерскому отделу следует ежегодно проводить вычисления размера данного показателя.

Ниже приведен образец приказа, согласно которому устанавливается кассовый лимит:

Выводы (+ видео)

Процедура расчета верхнего порога суммы денежных средств, которые могут храниться в кассе компании, является обязательной частью хозяйственной деятельности. Исключением из данного правила являются только субъекты малого бизнеса. Несоблюдение вышеперечисленных правил может привести к штрафным санкциям от контролирующих органов.

Всегда вызывает вопросы у бухгалтеров, а в начале года — особенно. Прежде всего непонятно, нужно ли издавать новый приказ о лимите кассы на 2014 год либо можно продолжать пользоваться старым? Что делать, если утвержденный на год лимит требует пересмотра в середине года? Как быть тем, кто недавно зарегистрировал свой бизнес и лимит еще не рассчитал? В статье мы ответим на самые важные вопросы, касающиеся лимита кассы и возникающие в повседневной работе.

Нужно ли устанавливать лимит кассы на 2014 год отдельным приказом

Обратите внимание! Лимит кассы нужно устанавливать как организациям, так и предпринимателям. Несмотря на многочисленные слухи о том, что предпринимателей могут освободить от обязанности соблюдать , пока никаких изменений в законодательстве на этот счет не произошло.

Если вы зарегистрировались в этом году и предполагаете работать с наличностью, вам нужно установить кассовый лимит на 2014 год, оформив соответствующий приказ. Всем остальным компаниям, которые уже работают не первый год, нужно посмотреть, как составлен у них предыдущий приказ об утверждении кассового лимита. Если в приказе установлен срок действия лимита и он еще не истек, то период действия нужно продлить. Для этого оформите приказ о продлении срока действия старого лимита. Либо составьте аналогичный новый документ, где укажите текущий период — 2014 год. Если в приказе срок действия лимита не указан, это означает, что вы вправе применять установленные показатели как в 2014 году, так и далее, бессрочно. При этом никакой новый приказ готовить не нужно. Потому как обязанности ежегодно переустанавливать лимит Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) не содержит. Напомним, что именно этот документ регулирует порядок ведения кассовых операций.

Если же условия вашей деятельности сильно изменились, целесообразно пересчитать лимит и утвердить новую величину приказом за 2014 год. О том, как сделать расчет, поговорим далее.

По какой формуле считать новый лимит

Существуют две формулы расчета кассового лимита. Обе приведены в приложении к Положению. Выбирать между ними не придется, если вы пересчитываете старый лимит по той причине, что у вас поменялся лишь объем кассовых операций. В этом случае применяйте ту же формулу, по которой вы считали старый лимит.

Однако если у вас какие-то операции добавились, а какие-то ушли либо вы считаете лимит первый раз, придется разобраться, какой именно формулой воспользоваться. Сразу отметим, что у вновь созданной организации или недавно зарегистрированного предпринимателя всех необходимых данных для вычисления кассового лимита еще нет. В этом случае в расчет включают ожидаемые показатели на будущий период.

Примечание. Если компания или предприниматель только начали работать, при расчете лимита кассы нужно использовать прогнозируемые величины.

Итак, первая формула установлена для случая, когда в кассу поступает выручка за реализованные товары (работы, услуги).Вторая формула используется, когда выручка через кассу не проходит. То есть все продажи оплачиваются в безналичном порядке. А касса используется для других поступлений. Например, для приема займов от учредителей. Или для выдачи наличных денег, прежде полученных в банке. Например, для выплаты зарплаты, выдачи подотчетных сумм работникам. Вот при такой организации бизнеса берите вторую формулу расчета.

Теперь посмотрим, какие данные вам потребуются. Первая формула выглядит так:

Лимит остатка наличных денег в рублях при наличии кассовой выручки = Объем поступлений наличных за реализованные товары (работы, услуги) за расчетный период в рублях: Расчетный период, за который учитывается объем наличных поступлений, в рабочих днях (максимум 92 рабочих дня) × Период времени между днями сдачи наличных денег в банк в рабочих днях

Обратите внимание: расчетный период, за который берется наличная выручка, определяете вы сами. Это может быть период, предшествующий проведению расчета. Например, лимит на I квартал 2014 года можно рассчитать на основании данных за IV квартал 2013 года. Или можете взять аналогичный период за предыдущий год. То есть при расчете лимита на I квартал 2014 года это будет I квартал 2013 года.

Совет. Если выручка в кассу поступает нерегулярно, для расчета кассового лимита возьмите за расчетный период дни, на которые приходится пик наличных поступлений. Тогда лимит будет максимально возможным.

Только учитывайте, что в расчетный период может входить не больше 92 рабочих дней. Об этом прямо сказано в Положении. А вот минимальный расчетный период не установлен. Значит, вы можете рассчитать лимит, взяв данные лишь за несколько рабочих дней. При этом берите те дни, когда были максимальные поступления выручки. Иначе лимит получится не очень высокий, а это, скорее всего, будет неудобно, так как чем ниже лимит, тем меньше денег можно хранить в кассе. Особенно выгодно брать маленький расчетный период тем, у кого наличная выручка поступает нерегулярно и приходится всего лишь на несколько дней.

Что касается периода времени между днями сдачи денег в банк, то он не должен превышать 7 рабочих дней. Или 14 рабочих дней, если в населенном пункте, где работает плательщик, банк отсутствует.

Пример 1 . Расчет лимита кассы при наличии кассовой выручки
ООО «Макарони» осуществляет розничную торговлю и имеет регулярную наличную выручку. Магазин, через который ведется торговля, работает каждый день без выходных. Бухгалтер рассчитывает кассовый лимит на основании данных за IV квартал 2013 года (92 рабочих дня). Наличная выручка за этот период составила 1 250 700 руб. В банк кассир организации сдает выручку один раз в два дня.
Исходя из этих данных, бухгалтер рассчитал лимит кассы в размере 27 189 руб. (1 250 700 руб. : 92 дн. × 2 дн.). Руководитель компании установил своим распоряжением лимит кассового остатка на 2014 год в сумме 27 189 руб.

Вторая формула похожа на первую. Только учитывают в этом случае не поступления в кассу, а сумму выдач:

Лимит остатка наличных денег в рублях при отсутствии поступлений выручки в кассу = Объем выданных наличных денег за расчетный период в рублях: Расчетный период, за который учитывается объем выданных наличных, в рабочих днях (максимум 92 рабочих дня) × Период времени между получением наличных денег в банке в рабочих днях

Примечание. Максимально возможный расчетный период для расчета лимита кассы — 92 рабочих дня. Минимальный срок не установлен.

Поясним показатели, которые могут вызвать вопросы. Объем выданных наличных нужно брать за вычетом сумм, предназначенных для выдачи зарплаты, стипендий и других выплат работникам. Расчетный период, как и в первой формуле, может быть любым, но не более 92 рабочих дней. Период времени между днями получения наличных в банке не должен превышать 7 рабочих дней (или 14 рабочих дней, если плательщик ведет деятельность там, где нет отделений банка).

Пример 2. Расчет лимита по кассе организацией, не имеющей наличной выручки
ООО «Руккола» наличную выручку не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Из кассы выдача зарплаты или иные подобные выплаты работникам не производятся. Касса используется только для выдачи денег сотрудникам под отчет. Бухгалтер рассчитывает кассовый лимит на основании данных за декабрь 2013 года (22 рабочих дня). За этот период общество получило в банке для выдачи под отчет на хознужды 250 000 руб. Наличные в банке кассир получал по понедельникам и четвергам, то есть через три рабочих дня.
Исходя из указанных данных, бухгалтер рассчитал лимит кассы в размере 34 091 руб. (250 000 руб. : 22 дн. × 3 дн.). Руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка на 2014 год в сумме 34 091 руб.

Нужно ли иметь лимит кассы, если остаток наличных на конец дня всегда равен нулю

Вы можете организовать работу кассы таким образом, чтобы на конец дня в ней ничего не оставалось. «Упрощенцы» часто придерживаются подобной схемы. К примеру, вся выручка, пришедшая в кассу, сдается в тот же день в банк. Или поступившие деньги сразу расходуются или отдаются под отчет сотруднику. Нужно ли в этом случае устанавливать лимит кассы? Да, кассовый лимит все равно необходим, поскольку исключений для каких-либо случаев Положение не предусматривает.

Соответственно вам нужно установить остаток, отличный от нуля, воспользовавшись одной из указанных выше формул. Если по какой-то причине закрыть кассу в ноль у вас не получится, вы спокойно сможете оставить деньги в кассе в пределах установленного лимита. При этом наличие лимита не мешает каждый день обнулять кассу. Но имейте в виду, что любая выдача денежных средств из кассы должна быть оформлена по всем правилам. И особое внимание обратите на подотчет. Если он не оформлен надлежащим образом, проверяющие могут посчитать, что никакого подотчета не было.

Обратите внимание! На выдачу денег под отчет сотрудник должен написать заявление. Данное правило актуально и для директора фирмы.

Напомним, чтобы выдать деньги под отчет, сотрудник на требуемую сумму должен написать заявление в произвольной форме. Далее руководитель проставляет на заявлении сумму наличных денег, срок, на который они выдаются, дату и подпись (п. 4.4 Положения). Такое заявление пишут все сотрудники без исключения. Данное правило актуально, даже когда деньги под отчет выдаются руководителю организации. Если деньги под отчет выданы с нарушением, это может рассматриваться как нарушение кассовой дисциплины. Вас могут привлечь к административной ответственности. Штраф для юрлиц составляет от 40 000 до 50 000 руб., а для предпринимателей и должностных лиц — от 4000 до 5000 руб. Правда, если с момента нарушения прошло два месяца, оштрафовать вас не вправе (ст. 4.5 и 15.1 КоАП РФ).

Как быть с лимитом по кассе, если ККТ не применяется

Применение ККТ или освобождение от такой обязанности никак не влияет на установление кассового лимита. Поэтому рассчитайте предельную величину остатка наличных в кассе в общеустановленном порядке.

Заметим: то же самое относится и к кассовой книге. Вести ее нужно независимо от того, есть у вас ККТ или нет, по правилам, изложенным в главе 5 Положения.

Что предпринять, если уже установленный лимит требуется изменить

Законодательство не обязывает вас применять кассовый лимит в течение всего срока, на который вы его установили. Тем более что приказ об утверждении лимита может носить и бессрочный характер. Если у вас возникла необходимость изменить лимит (а в большинстве случаев такое бывает, когда наличный оборот увеличивается), руководителю достаточно дать распоряжение работникам бухгалтерии о расчете нового лимита. Тогда уже вы, используя нужную формулу, сделаете новые расчеты, и их результаты директор утвердит приказом. Указав в нем, с какой даты применять новую величину кассовых остатков.

Обратите внимание!
- Если в приказе об утверждении лимита по кассе не установлен срок действия лимита, ежегодно пересчитывать его нет необходимости. Исключение — случаи, когда существенно меняются показатели деятельности вашей фирмы.
- Для расчета кассового лимита предусмотрено две формулы. Одна — для тех организаций и предпринимателей, которые принимают в кассу выручку. Вторая — для всех остальных. При этом расчетный период для вычисления лимита кассы определяйте сами. Только помните про верхнее ограничение — не более 92 рабочих дней.
- Расчет кассового лимита оформите приказом. Кассовый лимит нужно утвердить, даже если по факту деньги на конец дня в кассе у вас не остаются.

Февраль 2014 г.

В расчете лимита не учитывают выплаты сотрудникам: зарплату, стипендии, пособия и т. п. Но дивиденды к таким выплатам не относятся. Поэтому, если наличной выручки у организации нет, лимит рассчитайте на основании объема ранее выплаченных дивидендов. Такой вывод можно сделать исходя из положений пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и статьи 43 Налогового кодекса РФ.

Чтобы лимит был с запасом, необязательно брать все дни выплаты дивидендов. Ведь для расчетного периода установлена только предельная величина - 92 рабочих дня. В расчет включите дни, когда размер выплат был максимальный. Это может быть и один день.

Например, в предыдущем году дивиденды общей суммой 100 000 руб. выплачивали в течение трех дней:

• первый день - 2000 руб.;

• второй - 60 000 руб.;

• третий - 38 000 руб.

При расчете лимита остатка кассы оптимально включить в расчет только второй день, когда величина выплаты была наибольшей.

Деньги в банке компания получает только на выплату дивидендов, поэтому периодичность получения денег в банке для расчета взяли максимальную - 7 дней. В результате лимит составит 420 000 руб. (60 000 руб.: 1 дн. × 7 дн.).

Вновь созданная организация

Если организация создана недавно, то лимит определяйте

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;

• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.

В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).

По плану объем продаж по месяцам:

• в январе - 600 000 руб.;
• в феврале - 800 000 руб.;
• в марте - 800 000 руб.

Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;

• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.

ООО «Торговая фирма "Гермес"» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

• в январе - 887 388 руб.;
• в феврале - 802 015 руб.;
• в марте - 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления:
150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).

Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.

Бухгалтер распределил лимит следующим образом:

• 37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) - лимит кассы для подразделения;
• 112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) - лимит кассы для головного отделения.

На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.

Как часто пересматривать лимит

Ситуация: может ли организация пересматривать лимит кассового остатка ежемесячно, ежеквартально ?

Да, может.

Руководитель организации самостоятельно устанавливает лимит кассового остатка в целом по организации и отдельно по ее обособленным подразделениям (абз. 2 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Причем указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит кассы. Следовательно, руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок. Например, изменение объема поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выдачи наличных денег может являться основанием для очередного пересмотра лимита кассового остатка.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.

С 2012 года по 1 июня 2014 года действовало Положение 373-П, о котором вам поведает данная статья.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины возьмет на себя налоговая служба, а не банки, как это было раньше.

Остановимся поподробнее на основных изменениях порядка.

Лимит остатка денег в кассе теперь устанавливает само предприятие

Предприятия теперь самостоятельно устанавливают лимит кассы — объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения). Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от предприятия не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании. Распоряжение об установлении лимита остатка кассы организации.

Определять лимит кассового остатка по-новому нужно исходя из полученной ранее выручки, пика наличных затрат или предполагаемых объемов выручки (для только что открытых предприятий). В лимит кассового остатка не включают суммы наличных денег на выплаты работникам предприятия (зарплата, стипендия, отпускные и прочие выплаты) - их можно хранить в кассе сверх установленного лимита, но выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней.

Формула для расчета лимита следующая:
Лимит = R × N / P , где:
R — объем выручки за расчетный период в аналогичном периоде прошлых лет или предполагаемый объем выручки или пиковый объем выдач наличных денег.
P — расчетный период, определяемый по усмотрению предприятия, но не более 92 рабочих дней. Рабочими днями считаются дни, в которые предприятие работало.
N — период времени между днями сдачи в банк наличных денег. Устанавливается на усмотрение предприятия, но не должен превышать 7 рабочих дней, а если банк далеко — 14 рабочих дней.

Положение не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит для кассы. Этот вопрос оставлен на усмотрение предприятия. Можно устанавливать лимит на месяц, квартал, год или другой разумный срок. И пересматривать при необходимости.

Изменились правила оформления кассовых операций

По новым правилам, кассовые операции оформляют на основе шести документов:

• Кассовая книга (форма 0310004) - для обобщения информации о кассовых операциях компании.
• Приходный (форма 0310001) и расходный (форма 0310002) ордеры для оформления поступления в кассу и выдачи из кассы наличных денег.
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами компании в течение рабочего дня.
• Расчётно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.
• Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Формы остальных кассовых документов в новом Положении не прописаны. Некоторые больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Ранее по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ (п.1.9 Положения).

Кассовые помещения

До 2012 года каждая компания, которая работала с наличными деньгами, должна была иметь изолированную и укрепленную кассовую комнату. Выполнить это требование было трудно, а порой и просто невозможно. А контролеры штрафовали провинившихся.

Хорошая новость: новое Положение вообще никаких требований к обустройству кассы не предъявляет. Более того, выбор места, где предприятие будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства (п. 1.2 Положения). То есть кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя. Более того, не требуется, чтобы касса вообще располагалась в каком-то помещении. Например, Положение не запрещает разместить ее в автомобиле.

Предприятие само определяет, как и где оборудовать кассу и как обеспечивать ее безопасность.
О чем сказано в пункте 1.11 Положения. Так что с нового года нет необходимости оборудовать в офисе маленькую «крепость», чтобы, например, раз в месяц выдавать под отчет сотрудникам пару тысяч рублей. Порядок и сроки проверок наличия денег в кассе также устанавливает руководитель компании.

Предприятие, организация, индивидуальный предприниматель, которые осуществляют свою деятельность с помощью кассовых операций, должны соблюдать кассовую дисциплину, выполнять правила проведения операций с наличностью и документами, соблюдать лимит кассы. Контроль за порядком ведения всех дисциплин возложен на обслуживающий банк и налоговые органы.

Лимитом кассы называется регламентируемая, максимально допустимая сумма наличности, присутствующая в кассе на конец дня. На сегодняшний день предусмотрено, что лимитный остаток субъекты определяют самостоятельно, но в соответствии с установленной формулой. Денежные средства, накопленные в кассе сверх лимита, должны быть зачислены на расчетный счет. Существуют исключения, дозволяющие превышение лимита. Это дни выплаты зарплаты, стипендии, социальных выплат, праздничные дни и выходные.

Зачем необходим расчет?

Расчет лимита остатков кассы необходим для определения и утверждения, путем подписанного приказа или распоряжения, максимальной суммы наличности, для соблюдения законов РФ по налоговой отчетности и порядку ведения кассовых операций. Положение о лимите установлено для всех юридических лиц, в том числе обособленных подразделений, у которых открыт банковский счет.

Большинство расчетов между субъектами должно проводиться в безналичном виде, через расчетный счет. Из лимитных кассовых средств осуществляются наличные выплаты:

• зарплаты и пособий;
• на потребительские нужды ИП, без учета нужд на предпринимательскую деятельность;
• оплату товаров и услуг сторонних организаций (кроме ценных бумаг);
• выдачу средств под отчет работникам организации;
• возврат средств за неоказанные услуги, невыполненные работы, ранее оплаченные наличными средствами, но возвращенные товары.

На другие цели наличные не тратятся. Все средства сверх лимита передаются в банк, на расчетный счет. Все операции, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, осуществляются кассовым работником с соответствующими правами и обязанностями, регламентируемыми должностными обязанностями, под роспись.

Как осуществить расчет — об этом говорится в видео. Приглашаем посмотреть.

Расчет лимита, исходя из наличной выручки

Наличная выручка объединяет весь наличный объем, принятый в кассу за оказанные услуги, проданные товары, осуществленные работы. При расчете лимита вновь созданной организации во внимание принимается ожидаемый объем наличности.

Формула расчета лимита кассы такова:

• О — в данном случае, объем выручки;
• Р — расчетный период;
• Пи — период инкассации в банк;
• Л — полученный лимит.

Расчетным периодом может считаться любой период в пределах трех месяцев (92 рабочих дня). Это может быть неделя, месяц или один день, в том числе пиковых поступлений. Объемом считается сумма всей выручки за указанный период. Периодом инкассации считается периодичность передачи наличных денег в банк. Это может быть ежедневной процедурой или проводиться реже, но не более чем раз в 7 дней. Причем, для субъектов, на территории расположения которых нет обслуживающего банка (имеется ввиду населенный пункт), период увеличивается до двух недель.

Например, расчетным периодом считаем неделю с 12 по 19 сентября. Сумма всей выручки за это время составила 280000 рублей. Инкассация в банк производится каждые три дня. Тогда, лимитом кассы будет:

280000:7*3=120000 рублей

Периодичность сдачи в банк совершенно не обязательно исполнять, руководствуясь данным правилом. Это можно делать чаще или реже, исходя из установленного графика или нужд организации.

По правилам настоящего времени, руководитель организации или индивидуальный предприниматель вправе устанавливать лимит по кассе самостоятельно и так часто, как этого требует динамика работы. Главное, правильно рассчитать показатели и издать приказ о установлении соответствующего лимита.

Данный приказ, или распоряжение, являются главным документом для предъявления контролирующим органам в ходе проверки соблюдения кассовой дисциплины. Проще говоря, если появилась необходимость в значительном увеличении лимита кассы, необходимо взять для расчетов подходящий период сдачи выручки (увеличенной) и издать новый приказ после пересчета формулы.

Если наличная выручка отсутствует

Организации, не принимающие в собственную кассу выручку за услуги, продажу товаров и выполненные работы, а ведущие расчеты безналичным способом, тоже имеют лимит кассы на расходы хозяйствующего объекта. Расчет лимита кассы при отсутствии наличной выручки происходит следующим способом:

В этом случае сохраняется вся структура, за исключением пункта Пп. Он означает период между получением (снятием) денег в банке. Список разрешенных наличных выплат из кассы тот же, что и для организаций с наличной выручкой, кроме фонда заработной платы и пособий.

Рассмотрим пример расчета лимита кассы. Кассир, для хозяйственных нужд, раз в неделю (раз в пять рабочих дней) снимает деньги в банке. Расчетным периодом удобно взять любую неделю (пять рабочих дней). Допустим, было снято 10000 рублей. Тогда лимит кассы рассчитываем так:

10000:5*5=10000 рублей

Ограничения по интервалу между получением наличных денег в банке и выбору расчетного периода сохраняется (7 и 92 дня). При расчетах лимита кассы часто получаются дробные значения. Показатель в этом случае определяется в целых рублях. Необходимо округлить цифру в сторону увеличения.

На что нельзя расходовать наличность?

Банком РФ определен список целей, запрещенных к финансированию из средств, поступающих в кассу в виде наличности:

1. Операции с ценными бумагами.
2. Оплата аренды недвижимости.
3. Возврат и выдача займов.
4. Осуществление выплат по выигрышам в азартных играх, проведенным лотереям.

На эти цели используется наличность, снятая с банковского счета организации. Наличный расчет ограничивается суммой в 100 тысяч рублей по одному договору.

Что будет, если лимит кассы не установлен

Если нет документа (приказа), подтверждающего его официальное установление для субъекта, то вся выручка (наличность), находящаяся в кассе на момент проверки, будет считаться сверхнормативной. Представитель банка или налоговый работник, обнаруживший нарушение по части превышения лимита, фиксирует факт нарушения в соответствующем документе, после чего передает его в ИФНС. На ее основании выносится постановлении о нарушении и налагается штраф. Для должностного лица он предусмотрен до 5 тысяч рублей, для организации — до 50 тысяч рублей.

Не является нарушением хранение в кассе без установленного лимита денежной наличности, предусмотренной для выплаты зарплаты, пособия. Главное — уложиться с выдачей в трехдневный срок, начиная с дня получения денег в банке.

Прочие нарушения лимита кассы

Также в список нарушений по лимиту входят:

• накопление средств в кассе свыше установленного лимита;
• неоприходование поступившей наличности в кассу;
• нарушения порядка хранения наличных средств;
• расчеты наличными средствами сверх лимитированных пределов.

Плановая проверка в организациях по правилам ведения кассовых операций контролирующими органами должна осуществляться не реже одного раза в два года, но это не значит, что они не имеют право проверять кассовую дисциплину чаще. Лимита и ограничений на повторные проверки нет. При этом налоговики проверяют саму кассовую дисциплину, а обслуживающие банки — первичные документы, на основании проведения финансового мониторинга.

Итак, и предприниматели, и организации не могут хранить денежные средства в кассе сверх установленных норм. «Излишняя», сверхнормативная, выручка, подлежит передаче в банк, на расчетный счет. Каждый субъект рассчитывает свой лимит самостоятельно, ориентируясь на утвержденные формулы. Конечно, произвольно установить нужную сумму лимита невозможно, но можно приблизить лимит к желаемой цифре, оперируя необходимыми значениями. А также разрешено устанавливать лимит столько раз, сколько необходимо.