Расходный банковский ордер. Расходный кассовый ордер: определение и нюансы заполнения

Расходный кассовый ордер - это документ, который сопровождает любую выдачу денег из кассы компании или ИП. Это могут быть финансы сотруднику для покупки нужного для работы товара (канцелярия, цветы для озеленения офиса, отправка писем и т. п.), расчеты по зарплатам, оплата контрагенту аванса, выделение средств кассиру для их наличия в кассе магазина и так далее.

Оформлять расходный ордер - обязательно. Его бланк - установленная законодательством форма КО-2.

Правила заполнения расходного кассового ордера

Расходный ордер оформляется в момент выдачи денег из кассы. Выписывать его нужно в единственном экземпляре.

Расходный и ордера нужно обязательно регистрировать в журнале КО-3.

В первую очередь, необходимо идентифицировать человека, которому выдаются деньги - по паспорту либо другому удостоверению личности (это могут быть: загранпаспорт, свидетельство о рождении, паспорт моряка, военный билет либо временное удостоверение личности). Несмотря на то, что наличка может выдаваться как частному лицу, так и организации, физически получает ее всегда конкретное лицо. И это лицо нужно идентифицировать.

Деньги могут выдаваться и по доверенности. Но и в этом случае в пару к доверенности нужен паспорт. Сверять нужно основные паспортные данные человека - они должны соответствовать тем, что написаны в бланке доверенности. Также нужно проверить дату действия предъявленной доверенности. Отметим, что в этих случаях оформляется простая доверенность от организации, нотариального ее заверения чаще всего не требуется.

На расходном ордере обязательны подписи главного бухгалтера либо директора. Кассир также подписывается от своего имени в момент, когда выдает деньги и оформляет документ.

Заполнять расходный кассовый ордер можно как вручную, так и на компьютере. Если вы это делаете по-старинке, вручную, то стоит запастись пачкой бланков РКО, заранее пронумеровать их и поставить необходимые подписи-печати.

Заполнение расходного ордера в электронном формате - современно и удобно. Как правило, все программы бухгалтерского и торгового учета содержат бланк расходного ордера. Также можно скачать бланк в форматах Word и Excel и вести ордера там. Это тоже достаточно удобно и не требует специального программного обеспечения, кроме MS Office.

Скачать бланк КО-3 можно чуть ниже на этой странице.

Как заполнять бланк расходного ордера?

Заполняем следующие поля:

• Номер документа

  Ставим номера с 1 нарастающим итогом с начала года.

• Дата документа

  Ставим дату выдачи денег из кассы.

• Дебет

  Указываем номер корреспондирующего счета согласно Плану счетов в зависимости от того, кому и зачем выдаем деньги.

• Код структурного подразделения

  Это поле можно оставить пустым.

• Корреспондирующий счет

  Указываем номер счета, соответствующий источнику поступления денег в кассу.

• Код аналитического учета

  Можно поставить прочерк, а можно указать код аналитического учета, если вы таковой ведете.

• Кредит

  Указываем счет 50 (Касса).

  Обратите внимание, индивидуальные предприниматели не заполняют поля «Дебет», «Корреспондирующий счет» и «Кредит».

• Сумма

  Ставим сумму выданных средств, обязательно в рублях и копейках.

• Код целевого назначения

  Здесь можно ставить прочерк, заполнять это поле необязательно.

• Выдать

  В этой строке указываем полные фамилию, имя и отчество человека, которому выдаются деньги. Переписать их лучше всего из паспорта.

• Основание

  Это поле можно не заполнять, но все-таки очень желательно указать здесь, почему человеку выдаются деньги. Это - суть название хозяйственной операции. Здесь можно писать своими словами - так, чтобы это было понятно бухгалтеру.

• Приложение

  В приложении указываем наименование документа, послужившего основанием для выдачи денег: договор, заявление, счет, требование и так далее - список не ограничен.

• Подписи и печать организации
• Получил

  В этом разделе от имени получателя денег снова указывается сумма прописью, в рублях и копейках, дата их выдачи, а также паспортные данные.

• Выдал кассир

  Кассир ставит подпись и расшифровку своей подписи (ФИО).

После заполнения всех необходимых строк расходного кассового ордера, оставшиеся пустыми строки должны быть прочеркнуты. Это правило установлено для всех первичных документов в бухучете Минфином СССР (29.07.1983 № 105).

Бланк приходного ордера по форме КО-2 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим же документом установлены правила его заполнения. Еще один важный документ - Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в нем рассмотрены правила ведения кассовых операций в целом. В частности, в нем регулируются и вопросы оформления приходного и расходного кассовых ордеров.

Соблюдение кассовой дисциплины является одной из самых важных обязанностей любого юридического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Для этого ему приходится заполнять специальные документы, фиксирующие как поступление, так и расход денег в кассе.

Такая документация включает в себя приходной и расходный кассовый ордер (ПКО и РКО), кассовые книги.

Порядок их заполнения строго нормирован и при недостаточном его соблюдении можно нарваться на неприятности с проверяющими органами. Чтобы предприниматели могли этого избежать и полностью представляли с чем имеют дело предлагается нижеследующая информация.

Что такое расходный кассовый ордер (форма КО-2)?

Заполнение формы КО-2

Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.

В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.

Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.

Как выглядит бланк РКО?

Бланк РКО, носящие название форма КО-2, в 2015 и 2016 гг. остался таким же, как и до того. В этом можно убедиться, если скачать его.

Приходный кассовый ордер

При чём, скачать документ можно совершенно бесплатно в различных форматах.

Расходный кассовый ордер: правила заполнения

Образец заполнения РКО доступен любому, но кроме того, чтобы его увидеть нужно также знать правила заполнения.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.

• Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
• Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
• При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
• В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
• Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
• В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
• Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:

1. В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
2. Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
3. Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
4. Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
5. С работниками, но не по зарплате – 73;
6. Выплаты доходов учредителям – 75-2.

• Если у компании нет аналитического кода, то в соответствующей графе нужно ставить прочерк.
• Номер кредитного счёта, по которому отображается выдача наличных из кассы указывается в строке «Кредит».
• Сумма должна указываться цифрами в одной строке и буквами – в другой, следующей ниже. Копейки указываются цифрами и в последнем варианте.
• Если используется система кодирования целевого назначения, то необходимо заполнить строку, которая предназначена для этого.
• В предназначенной для этого графе указывается имя лица или название организации, которым из кассы выдаются наличные.
• В следующей строке указывается по какой причине, с какой целью была произведена выплата.
• Если к РКО прилагаются документы, то их реквизиты вписывают в строку «Приложение».
• В соответствующих строках заполняются данные на руководителя юридического лица и его главного бухгалтера. Они же ставят свои подписи.
• Указываются и данные на получателя. Заполняет графы он самостоятельно, вписывая и выдаваемую сумму буквами (если есть копейки, то их – цифрами). В конце ставит собственноручную подпись.
• Кассир выписывает данные из документа, который является свидетельством личности получателя. Обычно – это паспорт.
• Строка с данными о себе и своей подписью кассиром заполняется лишь после того, как он выдаст на руки получателю деньги.

Исправлять какие-либо ошибки после заполнения строго запрещено. Руководитель юридического лица не обязан ставить подпись прямо на документ, если он расписался на бумагах из приложения.

Заполненный ордер не нужно выдавать получателю наличных – он остаётся в кассе.

Образец того, как заполняется расходный кассовый ордер

Сегодня любой актуальный образец заполнения РКО, в том числе за 2015 г. можно свободно скачать в интернете.

Пример заполнения расходного кассового ордера

Или посмотреть в этой статье.

• Для расчётов с подрядчиками или поставщиками;
• Выдача наличных из кассы на матпомощь работнику;
• Для передачи на банковский счёт.

Каждый бланк наглядно показывает простоту и сложность правильного соблюдения кассовой дисциплины и заполнения РКО.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)

Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

Читайте также: Порядок рассмотрения трудовых споров

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2015.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

70 – расчеты с персоналом по оплате труда

71 – расчеты с подотчётными лицами

73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

Расходный кассовый ордер: его значение и заполнение

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

• на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
• на кассира предприятия;
• на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

• бухгалтер и кассир;
• руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
• руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

1. Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
2. Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
3. Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
4. Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
5. Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
6. Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
7. Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Читайте также: Увольнение по уходу за ребенком инвалидом

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

• Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
• Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

• в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
• «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
• ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
• строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
• «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
• «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
• «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
• строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
• ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
• «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Остались вопросы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму чуть ниже или воспользуйтесь онлайн-консультантом справа!

Бланк расходного кассового ордера 2017 года: правила и образец заполнения

Каждое юридическое лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт сообразно всем требованиям законодательства, и каждое физическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью и являющееся индивидуальным предпринимателем, имеют на предприятии наличные деньги, получаемые из банка или от клиентов на определённые цели. Наличные деньги хранятся в кассе предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Что это за документ и для чего он нужен

Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства .

Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.

В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию . подписанные руководителем.

Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости . подписанной руководителем.
Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.

Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.

Кто его выдаёт и заполняет

Расходный ордер выписывается главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем . В документе законодательством предусмотрены подписи администрации предприятия, т.е. руководителя и главного бухгалтера. Подпись руководителя может отсутствовать, если она уже имеется в документах, которые являются основанием для выдачи средств из кассы. Потом ордер передаётся кассиру или лицу, уполномоченному вести кассовые операции.

При выдаче денег из кассы по расходнику, как иногда называют бухгалтеры этот документ, кассир обязан попросить получателя предъявить паспорт. Паспорт можно заменить другим документом, который бы удостоверил его личность.

Реквизиты предъявленного документа кассир заносит в соответствующие графы расходного ордера. Затем он должен потребовать расписку получателя средств.

Порядок заполнения ордера

Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки . Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.

Скачать бланк расходного кассового ордера

Порядок заполнения документа следующий:

1. Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
2. В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
3. В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
4. В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
5. В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
6. В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
7. Затем идут подписи администрации - директора и главного бухгалтера.
8. В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
   Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
   Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО.
9. В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
10. Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
11. Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.

Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.

Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.

Правильность заполнения

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

• главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
• кассир предприятия;
• первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:

• кассир и бухгалтер;
• руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
• первый руководитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.

Читайте также: Как рассчитать земельный налог по кадастровой стоимости

Функции кассира

Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:

• Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
• Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
• Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
• Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
• При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
• Ордер передается получателю на подпись.
• После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.

Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.

Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.

Цели выдачи средств

Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:

• перечисление необходимой суммы на счет предприятия в банке;
• выдача суммы сотруднику компании, который будет выполнять действия, направленные на интерес компании; в такой ситуации обязательно указываются цели мероприятия (по Указанию ЦБ РФ №1843-У) и время проведения организационных мероприятий;
• выдача сотруднику предприятия для личных расходов;
• снятие наличных средств ИП для нужд юридического лица, где он является единственным сотрудником.

Образец заполнения РКО на выплату заработной платы

Документооборот для РКО

В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.

Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.

Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

• Номер документа. Нумерация делается «сквозной», согласно порядковым номерам из журнала учета и ведется таким образом до конца года.
• Код ОКПО. Он берется из документа, выданного статистическими органами во время регистрации предприятия.
• Дата. Текущая дата выдачи средств в восьмизначном формате, где первыми идут две цифры числа, потом порядковый номер месяца двумя цифрами, затем четыре знака года.
• Дебет/Кредит. Вносятся счета по бухгалтерскому учету. Юридические лица на УСН не заполняют.
• Сумма руб., коп. Пишем разборчиво цифрами, отделяя копейки запятой.
• Выдать. Графа заполняется в дательном падеже (кому?) с указанием ФИО получателя (Иванову Ивану Ивановичу).
• Код целевого назначения. Требуется заполнять, если в организации применяется кодировка расходных/приходных операций.
• Основание. Указывается тип расходных операций.
• Сумма. Указываем значение прописью (буквами) в рублях, а копейки цифрами.
• Приложение. Вносятся данные, если есть первичная документация, подтверждающая основание выдачи. Обязательно вносятся номера документов и даты их составления.
• Получил. Это поле в документе должен заполнять получатель средств самостоятельно. Вносится информация о средствах прописью, копейки указывают цифрами. Ставится подпись получателя, текущая дата и указывается место. Допускается заполнение данных кассиром.
• Выдал кассир. Информация вносится самим кассиром после выдачи наличных. Должна стоять фамилия с инициалами, а также подтверждающая подпись.

Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

Руководителем организации

Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)

Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

70 – расчеты с персоналом по оплате труда

71 – расчеты с подотчётными лицами

73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

- Образцы заполнения РКО -

Выдача наличных денег в подотчёт (картинки увеличиваются)

Сдача денежных средств в банк

В наше время тотального господства банков и банковских переводов ни одна организация не может обойтись без фактических денежных средств. В этой статье рассматривается расходного кассового ордера (РКО) и вопросы, связанные с его применением.

Любая организация или ИП обязаны вести расчеты с контрагентами, осуществлять платежи в бюджет и фонды через расчетный счет. Но остается еще немало случаев, когда нужны наличные деньги:

• выдача подотчетному лицу
• расчет по оплате труда
• выдача на хозяйственные нужды
• оплата аванса поставщику

Правовой Федеральный акт возлагает на Центробанк определить шаг за шагом операции по кассе. Этот распорядок расписан Указанием Банка, где говорится, что все кассово-денежные операции оформляются ордерами: приходными и расходными. Там же указаны наименования . Формы эти закреплены в законодательных нормативах. Форма КО-2 предназначена для расходного кассового ордера.

Таким образом, создание расходно-кассового документа при выдаче денег является обязательной процедурой.

Пример заполнения расходно-кассового ордера поможет правильно составить документ. Кроме того, он обязательно должен записываться в журнальной форме, где фиксируются все приходные и расходные документы кассы. Этот журнал, в свою очередь, имеет КО-3 стандартную форму.

Оформление ордера

Оформляет расходный кассовый документ . На уровне законодательства нет четких требований, как заполнять ордер. Но так как для ордера существует унифицированная форма, то ответственное лицо заполняет бланк ордера в соответствии с требованиями соответствующих полей в форме:

• на верхней строчке пишется название организации
• ниже его — структурное подразделение; если нет подразделения, то ставится прочерк
• в табличке «Коды» код по ОКУД 0310002 – проставляется автоматически, а код ОКПО должен соответствовать коду из классификатора

Затем бухгалтер должен проставить . Кредит счета всегда будет 50, а вот дебет зависит от хозяйственной операции, в соответствии с которой выдаются деньги:

• 70 – выдача зарплаты сотрудникам
• 60 — оплата поставщикам и заказчикам
• 71 — расчет с подотчетными лицами
• 51 — перевод определенной суммы на текущий счет организации

В следующей графе проставляется сумма операции, ниже записывается фамилия работника, который получает деньги. В строке «Основание» записывается хозяйственная операция, на основании которой происходит снятие денег. Это чаще всего:

• оплата труда сотрудников
• выдача на хозяйственные нужды
• наличные перечисляются на счет (расчетный)
• выплаты по договорам аренды и т.д.

В следующей строке «Сумма» записывается сумма прописью. Строка «Приложение» — это документы, подтверждающие происходящие хозяйственные операции. Это может быть:

• платежная ведомость
• на хозяйственные нужды
• квитанция к объявлению на взнос наличными соответственно и т.д.

Ниже подписывается руководство организации. Если бухгалтера в организации нет, то за него расписывается руководитель.

Требования к оформлению РКО

Пример заполнения расходно-кассового ордера подтверждает, что РКО является финансовым документом, поэтому:

• в записях не должно быть помарок, ошибок
• заверять расходник электронно-цифровой подписью нельзя
• документ должен быть в бумажном виде

Выдача денег в кассе по РКО

Деньги по расходному ордеру выдает кассир организации. В его входит проверить правильность оформления ордера и убедиться, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи в соответствующих строках. В ордере есть строка, где записаны паспортные данные получателя:

• фамилия, имя, отчество должны быть в дательном падеже
• перед выдачей кассир должен сверить паспортные данные в ордере с оригиналом, который обязан предоставить получатель

В строке «Получил» надо написать сумму из кассы, ниже проставить текущее число и расписаться тому лицу, которое непосредственно получает деньги. После получения соответствующей суммы кассир должен поставить фамилию и расписаться.

Сейчас заполнение всех документов происходит на компьютере. В Указаниях Банка России № 3210-У отмечается, что расходник можно заполнять и от руки.

Упоминаний, что нельзя комбинировать автоматическое и ручное заполнение, тоже нет. Таким образом, при необходимости можно заполнить от руки те строки, которые не попали в расходник автоматически. Расходный документ заполняется в единственном числе и подшивается в кассовую книгу.

РКО в кредитных организациях

Тоже применяют РКО, только он имеет немного иную форму. Банк России в указаниях установил стандартный формуляр по ОКУД 0402009. Эта форма во многом схожа с той, которой пользуются некредитные организации, но есть и различия. Например, новые реквизиты:

• талон отрывной к РКО № — указывается цифрами номер, который должен соответствовать РКО
• дебет и кредит формируются, как того требуют положения Банка
• свободное поле – заполняется, как того требуют правила, так называемого аналитического учета в случаях операций с драгоценными металлами. Этот порядок закреплен во внутреннем документе организации, учетной политике
• символ — пишутся цифрами символы
• шифр документа – это обозначение документа в цифрах
• направление выдачи наличных денег – пишется направление выдачи, учитывая символы