Как учесть суточные при налогообложении. Налогообложение командировочных расходов

Суточные учитываются в расходах в целях налогообложения прибыли на дату утверждения (Письмо Минфина России от 29 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/51808). Рассмотрим, что еще нужно учесть при выплате командированным работникам суточных.

Суточные при командировках

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить ему расходы по проезду, найму жилья, иные затраты, произведенные с разрешения нанимателя, а также выплатить суточные. Их выдают за каждый день нахождения в поездке, включая выходные и праздники, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Размер выплаты

Размеры суточных для коммерческих организаций прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

При расчете количества дней нахождения в командировке днем выезда считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета и т. д.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

При этом нужно учитывать и время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта в случае нахождения их за чертой населенного пункта (п. 4 Положения о командировках). По аналогии определяется и день приезда работника в место постоянной работы.

Для определения размера суточных при нахождении в загранкомандировке необходимо учитывать, что за день пересечения государственной границы РФ суточные выплачиваются в размере, установленном для дней нахождения за рубежом.

А при возвращении на территорию РФ за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории России.

При направлении в командировку в два иностранных государства и более суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения о командировках).

Даты пересечения государственной границы определяются согласно отметкам пограничной службы в загранпаспорте работника. Поэтому при направлении за границу командировочное удостоверение сотруднику не оформляется.

При командировании работника в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде), даты пересечения границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения о командировках).

Налоговый учет выплат

В целях исчисления налога на прибыль суточные включаются в состав прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом, согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, дата осуществления при методе начисления - это дата утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 29 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/51808).

Чиновники признают датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных день утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5).

При направлении работника в однодневную командировку (в местность, откуда он каждый день имеет возможность возвращаться к своему постоянному месту жительства) суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Это правило предусмотрено для командировок в пределах России. Тем не менее чиновники разрешают принимать к учету выплаты работникам при однодневных командировках (письма Минфина России от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30805, от 27 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18953, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). В этом случае они отражаются в составе прочих расходов - подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Судьи также признают правомерным включение в расходы суточных, выплаченных при однодневных командировках (постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № А56-48850/2011, от 29 июня 2012 г. № А05-8580/2011).

При направлении сотрудника в однодневную загранкомандировку суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы, предусмотренной коллективным договором.

НДФЛ и страховые взносы

Суточные не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Но только в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Это:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Суточные, превышающие указанные размеры, являются доходом работника, с которого работодатель (как налоговый агент) обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

При однодневных командировках произведенные в пользу сотрудника суточные не облагаются НДФЛ, если в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ они относятся к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя. Но только при наличии документального подтверждения. Тогда они представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения физлицом своих трудовых функций вне места постоянной работы. Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Если же документов нет, выплаты, произведенные работодателем взамен суточных, освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. (при командировках по России) и 2500 руб. (при загранкомандировках) (письмо Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189).

В соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ суточные не облагаются страховыми взносами. Официальных разъяснений по вопросу обложения страховыми взносами суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, нет. Арбитры относят такие выплаты к возмещению расходов работника (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 ноября 2013 г. № А67-362/2013, ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, ФАС Центрального округа от 3 декабря 2012 г. № А54-3541/2012). Хотя существует и судебное решение с противоположной позицией (постановление ФАС Поволжского округа от 31 мая 2012 г. № А12-15578/2011).

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ компенсационные выплаты (в пределах действующих норм), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются взносами на травматизм. Таким образом, суточные взносами на травматизм не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

В то же время при направлении работника в однодневную командировку выплаченные ему суточные включаются в базу для начисления страховых взносов, поскольку не признаются суточными независимо от основания их выплаты (письмо ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357). Хотя в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 29 июля 2013 г. № А82-16096/2012 выражена иная позиция.

Обратите внимание! Размеры суточных устанавливаются турфирмой в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Ни минимального, ни максимального размера суточных в настоящее время законодательно не установлено.

Последний раз обновлено:

Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер.То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения;
• суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Все эти расходы учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:

• суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах:
  • не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. При этом суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ.Если при направлении в загранкомандировку работник получает суточные в иностранной валюте, то в случае их перерасхода у него возникает облагаемый налогом доход. Доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов) (п. 5 ст. 210 НК РФ). Определение дохода, подлежащего налогообложению при перерасходе суточных, производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника (п. 3 ст. 217 НК РФ) (письмо ФНС России от 20 апреля 2015 г. № БС-4-11/6660).;
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья эти затраты освобождаются от налогообложения в следующих размерах:
  • не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
  • не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки.
• расходы на оплату услуг связи;
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
• сборы за выдачу (получение) виз;
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Порядок налогообложения командировочных расходов:

Минфин Росси в письме от 13 апреля 2017 года № 03-15-06/22143 разъяснил ситуацию, когда командировка началась в декабре 2016 года, а закончилась в январе 2017 года. При такой переходящей командировке следует ориентироваться на дату начисления суточных. Если суточные работнику начисляются в декабре 2016 года, то к таким выплатам применяется законодательство о страховых взносах, действовавшее до 1 января 2017 года (на основании Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ суточные не облагаются страховыми взносами в полном объеме). В отношении сумм, начисляемых командированному работнику после 1 января 2017 года, применяются положения Налогового кодекса (суточные освобождаются от обложения взносами в пределах лимита).

В другом своем письме финансисты указали, что если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивают (письмо Минфина России от 9 ноября 2018 г. № 03-04-06/80946, от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443).

Суточные при однодневной командировке

Как известно, при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Но взамен суточных работодатель может установить за однодневную командировку компенсационную выплату. Такие выплаты при однодневной командировке по России не облагают НДФЛ в пределах 700 рублей. При зарубежной командировке - в пределах 2500 рублей (письмо Минфина России от 26 мая 2015 г. № 03-03-06/30062).

Также их не облагают страховыми взносами. При условии, что данные расходы подтверждены документами (письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. № 03-15-06/33309).

Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами (в том числе взносами «по травме») аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1997 г. № 125-ФЗ).

В целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса.

С 1 января 2017 года в целях обложения страховыми взносами суточные также нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные в инвалюте

Если суточные были выданы в иностранной валюте, то для того, чтобы определить, не превышен ли необлагаемый НДФЛ лимит, их нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ, действующему на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет командированного. На это обратил внимание Минфин России в письмах от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325, от 29 мая 2017 г. № 03-15-06/32796.

По правилам Налогового кодекса доходы, полученные налогоплательщиком в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату их фактического получения. А датой фактического получения дохода при направлении сотрудника в командировку считается последний день месяца, в котором был утвержден его авансовый отчет по итогам командировки. Значит, пересчитывать суточные, выданные в иностранной валюте, в рубли нужно по курсу, действовавшему на эту дату.

Командировочные расходы и налог на доходы физических лиц

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации командировочные расходы работника подлежат обязательному возмещению работодателем. Причем это возмещение производится последним физическому лицу, которое, как известно, признается налогоплательщиком НДФЛ. В силу этого у многих бухгалтеров при возмещении командировочных расходов возникает масса вопросов в части удержания НДФЛ. По общему правилу, расходы командированного лица, осуществленные им в поездке, не влекут за собой удержания НДФЛ. Тем не менее, в некоторых случаях возмещение командировочных расходов может вызвать у организации необходимость исчисления и удержания суммы налога на доходы физических лиц с работника. Вот об этом мы и поговорим далее более подробно.

Для начала напомним, что статья 167 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) гарантирует работнику, направляемому в служебную поездку, сохранение места работы (должности), среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Причем состав возмещаемых командировочных расходов определен статьей 168 ТК РФ, в него включены:

l расходы по проезду;

l расходы по найму жилого помещения;

l дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

l иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что перечень возмещаемых командировочных расходов не является исчерпывающим, вследствие чего он может быть и дополнен. Так, например, организация может принять решение о возмещении работнику расходов на оплату услуг связи, аренды автомобиля в месте командирования и так далее и тому подобное.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ по общему правилу работодатель самостоятельно определяет, в каком порядке и размерах он будет возмещать своим работникам командировочные расходы. Документальным подтверждением данного решения является либо коллективный договор, либо иной локальный нормативный акт компании, например, Положение о командировках.

Нужно сказать, что обычно к установлению своих "внутренних" норм возмещаемых командировочных расходов фирмы подходят очень грамотно и продуманно. Оно и понятно, чем полнее проработаны данные нормы, тем больше у организации шансов не конфликтовать в дальнейшем с фискалами, которые, как известно, всегда проявляют повышенное внимание к командировочным расходам организаций.

Устанавливая свои нормы, организация может принять решение о выплате как одинаковых норм возмещения исключительно для всех сотрудников фирмы, так и дифференцированных, предусматривающих повышенный размер, например, для руководства компании.

Однако, наличие "внутренних" норм возмещения еще не является достаточным условием для выплаты возмещаемых расходов работнику – физическому лицу.

Важно правильно оформить соответствующую документацию, которую довольно часто именуют "командировочным документооборотом". В состав такого документооборота входят приказ о командировке и авансовый отчет работника, который представляется последним в бухгалтерию фирмы в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу из командировки.

Обратите внимание!

l служебное задание;

l командировочное удостоверение.

Теперь оформление указанных документов не является обязательным, что следует из подпунктов "б" – "е" пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 года № 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации", внесшего изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года № 749 (далее – Положение № 749), которым сегодня руководствуются все работодатели при направлении работников в командировку.

Принимая во внимание, что запрета на оформление данных документов нет, организация вправе, руководствуясь статями 8 и 22 ТК РФ, локальным нормативным актом предусмотреть оформление служебного задания и командировочного удостоверения, а также утвердить форму и порядок их составления.

Исходя из положений статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ), организации, за исключением организаций государственного сектора, вправе применять как самостоятельно разработанные формы документов по учету командировочных расходов, так и унифицированные формы. При этом самостоятельно разработанные формы командировочной документации должны отвечать требованиям пункта 2 вышеназванной статьи Закона № 402-ФЗ.

Учитывая вышеизложенное, при направлении работника в командировку, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 – если в командировку направляется один сотрудник, или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а – при направлении в командировку нескольких работников.

Если организацией принято решение продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, то еще оформляются:

l служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;

l командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".

Обратите внимание!

Важно не только оформить все вышеуказанные документы, но и сделать это правильно. Имейте в виду, что некачественное заполнение любых первичных документов может поставить под сомнение любые расходы организации, в том числе и расходы по командировкам. Причем с таким подходом к заполнению любой "первички" соглашается и большинство судов, на что указывает, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 августа 2009 года № Ф04-4977/2009(12934-А03-14) по делу № А03-8213/2007.

Наличие первичной учетной документации по командировкам, оформленной по установленным формам и исключающей какие-либо дефекты заполнения, позволяет организации признать командировочные расходы, как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения.

Мы уже отметили, командировочные расходы, возмещаемые работнику организации – физическому лицу, тесно связаны с исчислением НДФЛ, налоговым агентом по которому признается любой работодатель. Чтобы разобраться с вопросами обложения указанным налогом возмещаемых командировочных расходов нужно обратиться к главе 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), а именно к статье 217 НК РФ, содержащей перечень доходов физического лица, не подлежащих налогообложению НДФЛ.

Из пункта 3 статьи 217 НК РФ вытекает, что командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица, и соответственно, не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Как уже было отмечено, по общему правилу порядок их выплаты и размер устанавливается внутренними нормами компании. Причем, как следует из статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Итак, для целей обложения НДФЛ возмещаемые командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

l не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

l не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Обратите внимание!

Статья 217 НК РФ устанавливает не размер суточных, выплачиваемых работодателем, а нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10 июня 2008 года № 03-04-05-01/192.

В том случае, если коллективным договором организации или Положением о командировках закреплен более высокий размер суточных, то сумма превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 декабря 2012 года № 03-04-06/6-368, от 11 июня 2009 года № 03-04-06-01/133.

Обратите внимание!

Определение дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемого размера, производится после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога осуществляется в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме. Это вытекает из письма Минфина России от 14 января 2013 года № 03-04-06/4-5.

Как уже было отмечено, сегодня при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением № 749. В части российских однодневных поездок Положение № 749 содержит запрет на выплату суточных. В пункте 11 Положения № 749 сказано, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

В то же время, учитывая право, предоставленное работодателю статьей 168 ТК РФ, организация может предусмотреть в своем коллективном договоре или в Положении о командировках выплату таких суточных. Имейте в виду, что выплата однодневных суточных в части НДФЛ связана у организации с определенными налоговыми рисками. Несмотря на то, что сама глава 23 НК РФ не содержит прямого указания на то, что они являются налогооблагаемым доходом физического лица, налоговики квалифицируют их именно в таком качестве, и, соответственно, требуют удержания НДФЛ. Заметим, что арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна. Одни суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19 мая 2009 года по делу № А32-2910/2008-29/78-56/24. Другие – напротив, считают требования контролеров неправомерными, на что указывает, в частности, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 года по делу № А56-48850/2011. В силу того, что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не является урегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.

Однако в этой ситуации можно пойти иным путем. Из разъяснений, изложенных в письме Минфина России от 26 мая 2014 года № 03-03-06/1/24916, следует, что если при направлении работника в однодневную командировку выплачиваемую компенсацию квалифицировать не как "суточные", а как "иные расходы, связанные с командировками", то суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Отметим, что в разъяснениях, приведенных в письме ФНС России от 26 марта 2013 года № ЕД-4-3/5200@ "О направлении письма Минфина России", уточняется, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные не требуют документального подтверждения их использования. Поэтому если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со статьей 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11 сентября 2012 года № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 рублей при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2 500 рублей при нахождении в заграничной командировке.

Обратите внимание!

Если имеет место командировка за рубеж, то суточные могут выплачиваться работнику и в иностранной валюте. При совершении операций в иностранной валюте коммерческая организация должна руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденным Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 года № 154н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)".

Если суточные, выплачиваемые командируемому работнику в иностранной валюте, превышают нормы, установленные коллективным договором или Положением о командировках, то у физического лица возникает налогооблагаемый доход. Причем произвести пересчет налогооблагаемого дохода физического лица в рубли нужно по курсу Центрального Банка Российской Федерации, действующему на дату утверждения авансового отчета, на это указано в письмах ФНС России от 20 апреля 2015 года № БС-4-11/6660 "О налоге на доходы физических лиц", от 7 апреля 2015 года № БС-4-11/5737.

В силу статьи 217 НК РФ помимо суточных не признаются налогооблагаемым доходом физического лица фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

l на проезд до места назначения и обратно;

l сборы за услуги аэропортов;

l комиссионные сборы;

l на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

l на провоз багажа;

l по найму жилого помещения;

l по оплате услуг связи;

l по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

l по получению виз;

l связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание!

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, их возмещение сотруднику будет рассматриваться в качестве доходов физического лица, подлежащих налогообложению НДФЛ.

Исключение составляют лишь расходы по найму жилого помещения. Как следует из статьи 217 НК РФ, при отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. На это указывают и финансисты в своих письмах от 28 апреля 2010 года № 03-03-06/4/51, от 5 февраля 2008 года № 03-04-06-01/30.

Иначе говоря, в отношении неподтвержденных расходов по найму жилого помещения в целях НДФЛ применяются такие же нормы, как при суточных.

Итак, в целях НДФЛ командировочные расходы не облагаются налогом только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации. На первый взгляд, вроде бы все ясно, однако практика показывает, что при выплате командировочных расходов бухгалтер сталкивается с массой проблем. Так, например, много вопросов возникает в части комфортного проезда или расходов на проезд в командировку из другого населенного пункта (когда работник проживает не в месте нахождения организации и так далее).

Ответ на вопрос, возникает ли НДФЛ в отношении стоимости платного сервисного обслуживания, включенного в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, содержится в письме Минфина России от 7 мая 2008 года № 03-04-06-01/125.

По мнению финансистов, данные расходы при командировании работника не подлежат налогообложению НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, так как стоимость сервисных услуг включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности.

По поводу того, возникает ли НДФЛ при проезде в командировку из места жительства работника, официальное мнение Минфина России содержится в письме от 11 июня 2008 года № 03-04-06-01/164. В нем Минфин России настаивает на том, что такие "проездные" расходы, возмещаемые организацией, признаются доходом физического лица, полученным в натуральной форме, а, следовательно, на основании статьи 211 НК РФ стоимость билета облагается НДФЛ.

Вместе с тем, с такой позицией можно и поспорить. Ведь статья 166 ТК РФ не содержит каких-либо ограничений в части пунктов отправления в командировку. По мнению автора, ключевым моментом здесь выступает то, что командировка предполагает выполнение служебного поручения вне места постоянной работы, поэтому возмещение "проездных" расходов из места жительства работника должно рассматриваться как компенсация командировочных расходов, не влекущая за собой удержания НДФЛ.

Конечно, эта точка зрения довольно рискованная, но, тем не менее, она имеет право на существование. Предупреждаем, что ее отстаивание может привести организацию в суд, при этом заранее сказать, чью сторону займут арбитры, нельзя, так как подобная арбитражная практика отсутствует. Тем, кто спорить не готов, рекомендуем согласиться с Минфином России.

Столкнуться с проблемами бухгалтер может и при расходах в части оплаты жилья. Достаточно вспомнить о дополнительных услугах, оказываемых гостиницами, которые оплачиваются отдельно. Нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ? Сама глава 23 НК РФ ответа на этот вопрос не дает. В то же время Минфин России в письме от 23 мая 2013 года № 03-03-06/1/18308, в отношении услуг химчистки, оказываемых гостиницей, разъясняет, что абзац 12 пункта 3 статьи 217 НК РФ содержит перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению. На суммы оплаты стоимости услуг химчистки для командированного сотрудника указанные положения пункта 3 статьи 217 НК РФ не распространяются, и такие доходы подлежат обложению НДФЛ, если только они не включены в стоимость проживания в гостинице.

Если организация возмещает своему работнику расходы на такси, то ей следует обратить внимание на письма Минфина России от 27 ноября 2013 года № 03-04-05/51373, от 29 января 2015 года № 03-04-06/3305, в которых разъясняется, что в статье 217 НК РФ не содержится ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

Следовательно, суммы оплаты организацией проезда работника в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, являются возмещением командировочных расходов работника, поэтому не подлежат обложению НДФЛ, в том числе и в случае, когда аэропорт или вокзал находится за чертой населенного пункта.

Командировки – неотъемлемая часть деятельности многих современных компаний. А затраты, так или иначе связанные с их проведением, в большинстве случаев можно признать в расходах при исчислении налога на прибыль. О каких случаях речь – читайте в статье.

Правовые и финансовые основы направления в командировку

Прежде всего, следует отметить, что такое мероприятие как командировка проводится исключительно в рамках трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Командировками не считаются поездки тех сотрудников, чья работа носит разъездной характер и осуществляется в пути (например, стюардесс, водителей или курьеров).

При проведении командировок работодатель обязан осуществлять в пользу своего сотрудника следующие выплаты (ст. 167 ТК РФ):

· оплата нахождения в командировке, исходя из среднего заработка;

· возмещение командировочных расходов, связанных с выполнением служебного поручения.

Имейте в виду: при расчете среднего заработка компания должна руководствоваться статьей 139 Трудового кодекса , а также профильным положением . Одновременно суммы среднего заработка, начисленные за время пребывания в командировке, должны учитываться в составе расходов на оплату труда.

К возмещаемым работодателем затратам относятся (ст. 168 ТК РФ):

· расходы на проезд;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· другие расходы, которые были произведены работником с разрешения или ведома работодателя (например, затраты на оплату мобильной связи).

Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов. Однако указанные нормативы должны быть закреплены коллективным договором или локальным актом предприятия (ст. 168 ТК РФ).

Документальное оформление командировки

Как правило, командировка должна быть оформлена следующими документами:

· служебным заданием;

· приказом или распоряжением о направлении одного или нескольких работников в командировку;

· командировочным удостоверением (выписывается в одном экземпляре и выдается на руки командированному работнику).

Обратите внимание: командировочным удостоверением подтверждается фактическое время пребывания в служебной поездке. В каждом пункте назначения должны проставляться отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника. Причем эта информация должна быть заверена подписью ответственного должностного лица, а также печатью.

При загранкомандировках хватит и одного приказа – пункт 15 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» .

В большинстве случаев служебная командировка оформляется первичными документами по следующим формам (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1):

После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. При этом можно воспользоваться формой отчета № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 .

К отчету прилагается пакет документов. В него входят:

· командировочное удостоверение;

· проездные документы;

· документы о найме жилых помещений;

· документы о других расходах, произведенных в командировке.

Снижаем налог на прибыль

Признать командировочные расходы в налоговом учете можно только в том случае, если они отвечают условиям статьи 252 Налогового кодекса . То есть затраты должны быть, во-первых, экономически оправданы, а, во-вторых, документально подтверждены.

Обратите внимание: расходы по проезду и проживанию, а также суточные за время участия в мероприятиях «нетрудового» характера (например, при проведении спортивных и корпоративных мероприятий на фирме) не учитываются при расчете налога на прибыль (см., например, письмо Минфина России от 22 ноября 2010 г. № 03-04-06/6-272).

Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией по правилам, предусмотренным подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса .

Налогоплательщики, которые применяют метод начисления, должны признавать командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли:

· проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

· наем жилого помещения;

· суточные или полевое довольствие;

· оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

· консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Имейте в виду: указанный перечень расходов не является закрытым. На практике это означает, что командировочными могут признаваться и некоторые другие затраты, которые были осуществлены в поездке.

Интересно, что для целей налогообложения прибыли не имеет значения, какой именно категорией комфортности воспользовался пассажир в командировке (см., например, письма Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/93 и от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114).

Нередко работники используют в командировках личный автотранспорт. В подобных ситуациях должны применяться нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 .

Следует обратить внимание также на следующий момент. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным. В целях налогообложения указанные затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.

Обратите внимание: по однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/11312 и постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05-5899/2005-12).

Таким образом, мы осветили главные моменты налогового учета командировочных расходов на предприятии.

Резюме:

1. Командировки могут осуществляться исключительно в рамках трудовых отношений. Люди, которые работают (или оформлены) по гражданско-правовым договорам и направляются в поездки, не считаются командированными.
2. Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов.
3. После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
4. Командировочные расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
5. Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
6. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным.
7. Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.
8. По однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль.

Компания вправе по своему усмотрению установить размер суточных при командировках по России и за рубеж - в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ с суточных. До 2017 года страховые взносы c суточных не начисляли независимо от размера суточных. Пределы были только для НДФЛ:

• 700 руб. в сутки - для командировок по России;
• 2500 руб. в сутки - для зарубежных командировок.

Эти суммы относятся к компенсацонным выплатам. Их в состав доходов работника не включали и НДФЛ с них не удерживали (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если компания платила суточные в повышенных размерах, с превышения начисляли НДФЛ.

Здесь ничего не изменилось, в этом году правила такие же.

Взносы с суточных . А вот для взносов, поскольку они перешли под контроль ФНС, законодатели установили пределы необлагаемых сумм. И с 1 января 2017 года лимиты для взносов такие же, как для НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

То есть не облагают взносами только суточные в размере 700 руб. по России и 2500 руб. при загранкомандировках. С превышения надо начислить взносы.

Взносов на травматизм поправки не касаются - с суточных их не начисляют независимо от сумм.

В остальном же перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не изменяется, сообщили финансисты. И если у компании возникли вопросы по исчислению и уплате взносов, следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, которые министерство давало по этим вопросам раньше (письмо Минфина от 16 ноября 2016 г. № 03-04-12/67082).

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41).

Включайте их в состав расходов в полном размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации - приказами, положением об оплате труда, о командировках и т.п. (ст. 168 ТК РФ).

По каким правилам сейчас начислять налоги и взносы с суточных, смотрите в таблице выше.

Пример

ООО «ПроектСтрой» (общая система) направило инженера Васильева В.А. в командировку в Саратов на 5 дней - с 13 по 17 марта 2017 года. В соответствии с положением о командировках компания установила суточные по России в размере 1200 руб.

Бухгалтер посчитал НДФЛ с суммы превышения:

(1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 13% = 325 руб.

А затем взносы:

• на обязательное пенсионное страхование - 550 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 22%);
• на обязательное медстрахование - 127,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 5,1%);
• на страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством - 72,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 2,9%).

В расходы для налога на прибыль бухгалтер включил сумму суточных полностью - 6000 руб. (1200 руб. × 5 дн.) и все начисленные взносы в сумме 750 руб. (550 + 127,5 + 72,5).

Чтобы избежать начисления взносов, можно изменить размеры суточных. Образец приказа.

НДФЛ и взносы с командировочных расходов: о чем предупреждают чиновники

Однодневные командировки. При однодневной командировке суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Другие расходы - на проезд и т.п. - работодатель должен компенсировать (ст. 168 ТК РФ).

Эти компенсации учитываются в расходах для налога на прибыль, а страховыми взносами и НДФЛ не облагаются, если работник подтвердил расходы документами (письма Минфина от 8 мая 2015 г. № 03-03-06/1/26918, Минтруда от 13 мая 2006 г. № 17-3/ООГ-764).

Суточные в валюте. При загранкомандировках налоговую базу для НДФЛ и взносов считают так.

1. Суточные выдали в рублях. Размер суточных для НДФЛ и взносов определяют только один раз - на дату выдачи денег. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531).

2. Суточные выдали в валюте. В этом случае датой получения дохода считается последний день месяца, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчет. Если расходы по курсу ЦБ на этот день превысили лимит, превышение облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Отпуск после командировки. Если работник остался в месте командировки для проведения отпуска, расходы на обратный билет нельзя учесть для налога на прибыль, считают финансисты (письмо Минфина от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516).

Правда, раньше чиновники давали и другие разъяснения - разрешали учесть расходы. Так как вернуться из командировки сотрудник должен в любом случае и организация все равно понесла бы эти расходы (письма ФНС от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564,Минфина от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800 и др.).

Но безопаснее придерживаться более поздней позиции чиновников.

Если организация оплатила обратный билет в такой ситуации, у работника появляется доход в натуральной форме (экономическая выгода). И с него работодатель должен исчислить НДФЛ. Если же работник задержался в месте командировки на выходные или праздники, экономической выгоды не будет, НДФЛ начислять в этом случае не надо (письмо Минфина от 7 декабря 2016 г. № 03-04-06/72892).

Посадочный талон. Чтобы подтвердить расходы по налогу на прибыль, нужна не только маршрут/квитанция электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80056). Объясните сотрудникам, что это обязательный документ, и предупредите, чтобы они его сохраняли.

Сервисные услуги. Чиновники считают, что по ж/д билетам для командированного работника нельзя принять к вычету НДС по сервисным услугам, которые включают услуги по предоставлению питания. Так как вычет для питания при командировках не предусмотрен (он только для расходов на проезд, включая постельное белье). Так что безопаснее покупать для сотрудников билеты без дополнительного сервиса либо не принимать НДС с таких услуг к вычету (письмо ФНС от 9 января 2017 г. № СД-4-3/2).