Объяснительное письмо в налоговую образец. Как правильно написать объяснительную в налоговую

Главбухи прислали в редакцию "УНП" десятки налоговых требований, которые они получили от своих инспекторов. Мы собрали самые популярные запросы и подготовили образцы ответов на требования налоговой о предоставлении пояснений.

В этой статье:

Налоговики просят пояснять все больше показателей. Причем не всегда ясно, что ответить. Большинство налоговых запросов связано с разницами в декларациях НДС, снижением налогов и ошибками в расчете налога на имущество. Рассмотрим самые частые налоговые претензии и расскажем, как подготовить разъяснения.

Новые документы для налоговых проверок

С 3 сентября компаниям потребуется готовить для налоговой документы, которые до сих пор никто не составлял. Редакция УНП узнала все про новые правила и подготовила образцы ответов на различные запросы и требования инспекторов.

Ответы на требование налоговой о предоставлении пояснений: образцы

Ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений о продаже основного средства с убытком . С 2014 года инспекторы вправе требовать обосновать размер убытка (п. 3 ст. 88 НК РФ). Но налоговики, пользуясь этой нормой, требуют разъяснений, даже если убытки получены лишь от реализации амортизируемого имущества, а в целом в декларации прибыль . Инспекция не вправе требовать ответное письмо (п. 7 ст. 88 НК РФ).

Кроме того, организация не обязана пояснять, почему не смогла продать актив дороже остаточной стоимости. Это вполне можно объяснить нестабильной ситуацией в экономике. В ответ можно ограничиться пояснениями, что в отчетности заявлена прибыль, а ошибок и противоречий нет.

Письмо в налоговую о предоставлении пояснений о применении льгот по налогу на имущество . С 1 января 2015 года движимые активы (кроме имущества первой и второй амортизационных групп), которые приобретены с 1 января 2013 года, освобождены от налога на имущество как льгота (п. 25 ст. 381 НК РФ). Поэтому инспекторы делали массовую рассылку для подтверждения льготы, требовали документы и перечень льготного имущества (п. 6 ст. 88 НК РФ), хотели узнать, откуда взялся актив. Если он куплен у зависимой компании или получен после реорганизации, то налог надо платить.

Если конкретный перечень документов в запросе не назван, то в ответ стоит представить договоры, накладные с поставщиков, акты ввода в эксплуатацию. Договоры и накладные подтверждают, в каком году приобретен товар. А акты свидетельствуют о том, когда она их приняла к учету. Из договора также видно, кто поставщик. Если это независимая организация, то льгота законна. Также стоит составить и перечень льготного имущества с указанием остаточной стоимости на 1-е число каждого месяца. Так можно подтвердить, что не было ошибок при заполнении декларации (см. ответ на требование налоговой о предоставлении документов, образец).

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Исх. № 350 от 28.07.18

На № 01-07/300 от 24.07.18

ПОЯСНЕНИЕ

о стоимости льготного имущества

В ответ на требование о представлении документов и информации ООО «Ромашка» сообщает следующее. В графе 4 по строкам 020 – 080 раздела 2 расчета по налогу на имущество за полугодие 2018 года ООО "Ромашка" отразила стоимость льготируемого имущества, которое освобождено от налога на основании пункта 25 статьи 381 НК РФ. По строке 130 раздела 2 – код применяемой льготы 2010257. В подтверждение применения льготы представляем перечень имущества, освобожденного от налога:

Приложение:

копия договора с ООО «Поставщик» на 3 листах;

копии товарных накладных на 40 листах;

копии инвентарных карточек ОС-6 на 40 листах;

копии актов о вводе в эксплуатацию по форме ОС-1 на 40 листах.

Инспекторы совмещают осмотр с допросами. Например, могут задать вопросы сотрудникам и подрядчикам, которые выполняют работы в офисе. После визита часто вручают опросный лист и такой же опросник высылают контрагенту.

Чтобы мероприятие прошло без проблем, безопаснее заранее проинструктировать сотрудников, что отвечать проверяющим. А заодно узнать у контрагентов, будут ли они заполнять опросник и что там напишут. Безопаснее, чтобы ответы у поставщика и покупателя совпадали.

Можно отказать проверяющим, ведь никаких опросных листов НК РФ не предусматривает. Впрочем, инспекция вправе вызвать сотрудников на допрос даже в рамках камералки (cт. 90 НК РФ, письмо Минфина России от 30.11.2011 № 03-02-07/1-411).

Письмо ИНФС о предоставлении счетов-фактур, книг покупок и продаж . На проверках деклараций по НДС инспекторы запрашивают счета-фактуры, книги покупок и продаж. Многие удивляются, зачем эта информация инспекторам, если и так все есть в декларации. Но в отчетность включены только сведения из книг и счетов-фактур. Поэтому документы надо представить, если подана декларация к возмещению или инспекторы нашли в ней противоречия (п. 8, 8.1 ст. 88 НК РФ). Иначе за каждый непредставленный документ возможен штраф 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Письмо в ИНФС о предоставлении документов по операциям, не облагаемым НДС . Инспекторы при проверках НДС запрашивают документы по необлагаемым операциям. Например, если организация выдает займы, требуют подтвердить освобождение по статье 149 НК РФ.

Такие запросы инспекторы мотивируют тем, что вправе требовать документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но выдача займов не относится к налоговым льготам. Эти операции освобождены от налогообложения независимо от того, какая компания совершает сделки (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). А значит, инспекторы не вправе требовать документы, ссылаясь на пункт 6 статьи 88 НК РФ. Согласны с этим и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 19.02.2015 № Ф07-1155/2014). Поэтому в ответе налоговой можно вежливо отказать в представлении документов (см. ответ на требования налоговой по НДС, образец).

Формализованные письма для налоговой по НДС 2018 смотрите ниже.

ИНН 7701025478, КПП 770101001, ОГРН 1045012461022

г. Москва, ул. Басманная, д. 25

Руководителю ИФНС России № 1 по г. Москве

Исх. № 300 от 28.07.18

На № 01-07/160 от 24.07.18

ПИСЬМО

о праве требовать документы

В ответ на требование о представлении документов ООО «Компания» сообщает следующее.

На камеральной проверке декларации за второй квартал 2016 года инспекция запросила документы, подтверждающие использование освобождения от НДС (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ).

В рамках камеральной проверки декларации по НДС инспекция вправе затребовать документы лишь в следующих случаях:

При подтверждении права на налоговые льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);

При подтверждении правомерности вычетов, если декларация с возмещением (п. 8 ст. 88 НК РФ);

При выявлении противоречий или несоответствий в декларации (п. 8.1 ст. 88 НК РФ).

В иных случаях инспекторы истребовать документы запрещено (п. 7 ст. 88 НК РФ). Данный вывод подтверждают и судьи (определение ВАС РФ от 31.01.14 № ВАС-497/14). Операции по выдаче займов не относятся к налоговым льготам, налог в декларации заявлен к уплате, а противоречий в отчетности инспекция не выявила. В связи с этим компания оставляет за собой право не представлять запрошенные документы.

Генеральный директор Астахов И. И. Астахов

Ответ на требование ИНФС: образец о предоставлении пояснений об ошибке в кодах НДС . Инспекторы запросят пояснения, если поставщик зарегистрирует счет-фактуру с кодом 26, а покупатель - с кодом 01. Такие правила проверки были и раньше, но теперь ФНС официально их закрепила в письме от 20.09.2016 № СД-4-3/17657.

Налоговики требуют разъяснения обычно у обеих сторон сделки. Если ошибся поставщик, то он и подтвердит ошибку либо сообщит о неточности, либо сдаст уточненку. Покупателю достаточно пояснить, что он купил товар и обоснованно заявил вычет.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

ИНН 7701025478, КПП 770101001, ОГРН 1045012461022

г. Москва, ул. Басманная, д. 25

Руководителю ИФНС России № 1 по г. Москве

Исх. № 1 от 10.11.18

ПОЯСНЕНИЯ

В требовании сказано, что ООО «Компания» заявило в декларации за третий квартал вычет по счету-фактуре от 12.09.18 № 20013, который АО «Поставщик» не зарегистрировал в книге продаж за тот же период.

Данный счет-фактуру ООО «Компания» получило от АО «Поставщик» в связи с приобретением товара и отразило в книге покупок с кодом 01. ООО «Компания» заявило вычет по вышеуказанному счету-фактуре на основании п. 1 ст. 172 НК РФ.

Ошибку в декларации по НДС за третий квартал 2018 года допустил АО «Поставщик», который зарегистрировал данный счет-фактуру с кодом операции 26.

Приложение: письмо АО «Поставщик» от 08.11.18.

Генеральный директор Астахов И. И. Астахов

Ответ на требование ИНФС о предоставлении пояснений о переносе вычета по НДС . При переносе вычета на последующие кварталы инспекторы тоже требуют это объяснить.

Компания получила запрос, потому что перенесла вычет на другой квартал. Налоговый кодекс прямо разрешает это делать, компания вправе заявить вычет в течение трех лет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Поэтому так и сообщите инспекторам, что ошибок в декларации нет, а компания воспользовалась правом заявить вычет в более позднем периоде. На всякий случай можно запросить у поставщика выписку из книги продаж и приложить ее копию.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

ИНН 7701025478, КПП 770101001, ОГРН 1045012461022

г. Москва, ул. Басманная, д. 25

Руководителю ИФНС России № 1 по г. Москве

Исх. № 1 от 10.11.18

ПОЯСНЕНИЯ

В ответ на полученное требование о представлении пояснений от 07.11.18 № 4-978 ООО «Компания» сообщает следующее.

В требовании сказано, что в третьем квартале ООО «Компания» заявило вычет по счету-фактуре от 04.07.18 № 20013, который АО «Поставщик» не зарегистрировало в книге продаж за тот же период.

По договору купли-продажи от 28.06.2018 № 54-АР ООО «Компания» приобрело товар у АО «Поставщик».

АО «Поставщик» отразил данную операцию в книге продаж за второй квартал 2018 года.

ООО «Компания» воспользовалось правом перенести вычет, которое дает пункт 1.1 статьи 172 НК РФ. По данному счету-фактуре компания заявила вычет в третьем квартале 2018 года.

Приложение: выписка из книги продаж АО «Поставщик» прилагаем.

Генеральный директор Астахов И. И. Астахов

• Пример объяснительной записки
• Образец объяснительной записки кассира

Как правильно написать объяснительную записку?

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• – наименование организации;
• – указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• – наименование документа – «Объяснительная записка»;
• – дата составления и № регистрации записки;
• – заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
• – текст пояснения;
• – составитель, его подпись.

Пример объяснительной записки

Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.

Образец объяснительной записки в школу

Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.

Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.

Объяснительная записка

О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.

Объяснительная записка о невыполнении плана

Образец объяснительной записки в налоговую

Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.

Объяснительная записка

Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.

Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.

Объяснительная записка об опоздании

подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Образец объяснительной записки о прогуле

Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.

Нередко при рассмотрении отчетности у налоговиков возникают вопросы, связанные с неточностями, ошибками или возможными нарушениями. В таких ситуациях инспекция запрашивает у налогоплательщика письменные пояснения.

Для составления грамотного ответа нужно четко понимать, что именно хотят выяснить инспекторы, проявить внимательность и тщательно подготовить необходимую информацию.

Пояснительная записка в налоговую: когда ее нужно предоставить

• расхождение сведений, имеющихся у ИФНС, и предоставленной информации в отчетности либо наличие ошибок и расхождений;
• проведение камеральной проверки;
• направление уточненной декларации со сниженным размером сумм отчислений.

Как писать пояснения в налоговую

• фирменный бланк;
• реквизиты и контактные данные;
• исходящий номер и дата;
• реквизиты полученного требования;
• подпись с расшифровкой и указание должности подписанта.

Образец составления

Письмо налоговикам стоит начать следующим образом:
«В ответ на ваше требование о предоставлении пояснений касаемо __ № __, сообщаем следующее: …»
Далее необходимо прописать конкретные сведения в зависимости от сути требования. Необходимо детально осветить каждый вопрос.

Нюансы по определенным видам требований необходимо рассмотреть более детально.

Пояснения в налоговую о расхождениях в декларациях

Поскольку причины нередко связаны с разными правилами определения налоговой базы и отличиями в правилах налогового и бухгалтерского учета, они часто являются обоснованными. Например, ряд доходов не облагается НДС, однако учитывается при установлении размера налога на прибыль. Поэтому будет достаточно указать на данное обстоятельство со ссылкой на конкретные нормы закона.

Пояснительная записка по НДС к возмещению

Вместе с тем, существует вероятность, что сумма приобретений просто превысит сумму реализации без каких-либо дополнительных причин. Тогда нужно указать налоговикам на этот факт.

Пояснения в ходе камеральной проверки

Помимо основных общих моментов следует учитывать и то, что если организация обязана направлять декларацию по НДС в электронной форме, то и разъяснения должны быть также направлены в электронной форме.

Пояснительная записка по декларации УСН

В первом случае необходимо пояснить, что суммы доходов верны, а прочие поступления не включаются в доход на основании ст. 346.15 НК.
Во втором же при отсутствии ошибок стоит указать на то, что расхождения вызваны применением УСН.

Пояснения в налоговую по убыткам: образец

Образец используется аналогичный приведенному выше. В теле письма подробно описываются конкретные обстоятельства, обосновывающие убытки. В их числе могут быть такие факторы, как:

• изменение курса валют;
• существенные затраты на приобретение оборудования;
• снижение цен из-за снижения спроса на рынке;
• форс-мажор, повлекший ущерб.

Пояснительная записка по справкам НДФЛ

Во всех этих случаях необходимо внести в справки соответствующие исправления и указать на это в письме ИФНС.

Пояснительная записка по встречной проверке

Образец ответа в рассматриваемой ситуации по существу будет представлять собой список представляемых копий документов, оформленный на фирменном бланке предприятия.

Ответственность за непредставление пояснительной записки

Во всех прочих случаях уклоняться от направления разъяснений также нежелательно, поскольку уплата штрафа — не единственное негативное последствие, которое должно удерживать от игнорирования требований. Ведь ИФНС вправе также доначислить налог, который будет трудно оспорить, либо осуществить выездную проверку.

Поэтому стоит всегда внимательно относиться к требованиям инспекции и не игнорировать их. Это поможет избежать сопутствующих осложнений, а во многих случаях и излишних убытков.

В ведении бизнеса очень важно знать, .

Если вам когда-то нужно будет написать подобную записку в налоговый орган, то нужно это сделать очень грамотно. Сегодня вы сможете ознакомиться с рекомендациями как написать объяснительную в налоговую. Рекомендации, приведенные ниже, так же пригодятся во взаимодействии с начальством и прочими чинами.

Сперва, давайте определимся, что это такое, объяснительная записка в налоговую . На имя директора, нужно писать докладную записку, но допускается и написание объяснительной. Ключевое отличие между этими двумя документами заключается в отсутствии предложений и выводов в конце документа, а само оформление в принципе очень схоже между собой. Данный документ разъясняет точку зрения непосредственно составителя данной бумаги. Этим событием вполне может являться невыполнение заданий, которые были поставлены руководством, а так же нарушение общепринятой трудовой дисциплины.

Данный документ способен разъяснить, в полном объеме, любых сложившихся на работе неприятных ситуаций, с неоднозначным трактованием причины происходящего, которые привели к неприятным и неизбежным последствиям.

Существует еще одна функция, которую выполняет этот документ, он может доступно объяснить содержание иного документа. В этом случае объяснительная прикрепляется к основному документу как приложение.

Абсолютно все налогоплательщики без исключения просто обязаны предоставлять соответствующие отчеты, в налоговые органы контроля в конкретные сроки и в установленном порядке. В некоторых исключительных случаях от налогоплательщика могут потребовать написать объяснительную в налоговую , которая адекватно и всецело может разъяснить причину действий, которые привели к тем или иным последствиям.

Правильно написать объяснительную записку

Придерживайтесь обязательного стандартного материала расположения, при написании разъяснительной записки: в самом верху обязательно располагается шапка, затем следует написать наименование документа, далее основная часть, которая всецело объясняет причины сложившейся ситуации, в самом низу подпись и дата. Очень приветствуется в подобных ситуациях использование делового и официального стиля написания. Данному стилю письма присуща лаконичность, отсутствие эмоционального фона, некая сухость, окраски в изложении пояснений. При любых обстоятельствах нужно помнить об общей правдивости изложенного материала, а так же о достоверной аргументации.

В главной части документа сперва, пишется выявление инспекторами соответствующих служб несоответствия или грубого нарушения основных правил и норм. Далее следует изложить лаконично все причины, которые привели к несоблюдению и несоответствию обязательных правил. Если необходимо, то можно написать меры, которые в дальнейшем будут предприняты, чтобы избежать повтора подобных нарушений.

В большинстве случаев все налоговые инспектора требуют предоставить подробное объяснение, при обстоятельствах, когда у человека, который предоставляет отчетный материал, в отчетных периодах фиксируется постоянная убыточность предприятия. В качестве адекватных причин, которые привели к такой ситуации, могут оказаться следующими:

1. Для развития деятельности предприятия провели индексацию и повышение зарплат персоналу, что привело к улучшению общей конкурентоспособности;
2. Основательная реконструкция средств, что неуклонно повышает расходы, а так же снижение объемов продаж;
3. Существенное понижение цен на услуги или товары, дабы в разы повысить общую конкурентоспособность фирмы, что и привело к общему снижению валового дохода;
4. Потеря важного контрагента стратегического характера.

Пример написания пояснительной записки в налоговую:

Нарушения:

Благодаря вышеперечисленным примерам и нормам вы знаете, как правильно написать объяснительную в налоговую .