Закупка спецодежды на предприятии. Норма выдачи специальной одежды, рабочей обуви, костюма сиз

В связи с тем что:- пунктом 26 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н, нет требований о том, что в течение срока полезного использования спецодежды ее стоимость подлежит равномерному списанию;- пункты 50, 51 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, из содержания которых следовало, что спецодежда учитывается в составе средств в обороте и списывается посредством начисления амортизации, утратили силу (подпункт 8 п. 1 Приказа Минфина России от 24.12.2010 № 186н.).Вопрос: Для сближения бухгалтерского и налогового учета вправе ли организация прописать в учетной политике по бухгалтерскому учету единовременное списание спецодежды стоимостью до 40 000 руб. и сроком эксплуатации свыше 12 месяцев. Можно ли данные измения в учетную политику внести с 01 сентября текущего года или только с 2014 года.

Уважаемая Оксана Владимировна!

В ответ на Ваш вопрос от 08.08.2013г.

сообщаем следующее: В данной ситуации организация не вправе указать в учетной политике, что спецодежда стоимостью менее 40 000 руб. и срок полезного использования которой составляет более 12 месяцев, может списываться единовременно. Избежать возникновения временных разниц невозможно, так как в налоговом учете расходы на приобретение спецодежды учитываются по мере ее выдачи, а в бухгалтерском учете – равномерно в течение срока использования одежды.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Учет спецодежды

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных ).

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды организация может:

• учитывать ее в составе материалов или в составе основных средств ;
• списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.

Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице . Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета .

Главбух советует: по возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у организации не будет временных разниц и отложенных налоговых активов.

В учетной политике для целей бухучета запишите:
«Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».

Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
– выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

Выдачу сотрудникам спецодежды, учтенной в составе материалов, можно оформить:

• требованием-накладной по форме № М-11 (указания , утвержденные );
• лимитно-заборной картой по форме № М-8 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
• накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
• ведомостью учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7 (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Такой порядок установлен в пунктах и Методических рекомендаций, утвержденных .

Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
– списана стоимость спецодежды.

Если стоимость спецодежды списывается единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если стоимость спецодежды списывается равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования (п. и Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Наталья Комова

ОСНО: налог на прибыль

Расходы на приобретение спецодежды, выданной по типовым отраслевым нормам , учтите при расчете налога на прибыль.

Спецодежда с нормативным сроком носки свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. При расчете налога на прибыль ее стоимость списывайте через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Расходы на приобретение спецодежды, которая не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если организация применяет метод начисления, налоговую базу уменьшайте по мере выдачи спецодежды сотрудникам (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Если организация применяет кассовый метод, налоговую базу уменьшите после выдачи спецодежды сотрудникам и ее оплаты поставщику ().

Правила отражения спецодежды при расчете налога на прибыль в полной мере распространяются и на санитарную одежду (в частности, одноразовые бахилы, шапочки, перчатки), выдавать которую сотрудникам организация обязана по законодательству. Так, например, в отношении сотрудников АПК такая обязанность предусмотрена ОСТ 10.286-2001 , утвержденным Минсельхозом России 4 декабря 2001 г. Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 21 июля 2010 г. № 03-03-06/1/467 .

Наталья Комова , заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Справочники: Возможные варианты отражения спецодежды в бухучете

Трудовое законодательство РФ в ст. 221 ТК РФ регламентирует обязанность работодателей бесплатно обеспечить сотрудников, занятых в опасных/вредных или особых условиях сертифицированными СИЗ – средствами индивидуальной защиты. Разберемся, как происходит списание спецодежды в бухгалтерском учете 2017 года, и кто должен выдавать СИЗ. Также рассмотрим типовые проводки по спецодежде, в том числе по увольняющимся сотрудникам.

Нормативный порядок выдачи спецодежды

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими учет СИЗ в 2017 г. являются: ТК РФ (ст. 221, 209, 212), Типовые нормы Минтруда № 997н от 09.12.14 г., приказ Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.09 г. Перечень выдаваемой специальной одежды содержится в приказе № 33н от 24.01.14 г. Согласно разъяснениям Минтруда, отсутствие проведения АРМ или СОУТ не может быть основанием для необеспечения работников спецодеждой, что относится к административным и уголовным нарушениям в области охраны труда.

Обратите внимание! Размер штрафов за несоблюдение порядка выдачи СИЗ персоналу составляет: 20 000-30 000 для должностных лиц, 130 000-150 000 для юридических лиц (КоАП РФ стат. 5.27.1 п. 4).

Бухучет спецодежды ведется согласно Типовым нормам, утвержденным для отдельных экономических отраслей, по профессиям, климатическим поясам и прочим определяющим признакам. Списание спецодежды при увольнении работника (проводки приведены ниже), производится по специальным правилам. При этом все СИЗ, включая одежду, обувь, перчатки и различные предохранительные приспособления, должны быть сертифицированы или же декларированы по нормам безопасности.

Бухгалтерский учет спецодежды

Бухучет спецодежды включает оприходование на склад, выдачу персоналу, возврат пригодных экземпляров. Заключительный этап – списание спецодежды: в бухгалтерском учете 2017 г. на расходы относятся МПЗ путем единовременного отнесения или через амортизационные равномерные отчисления в течение установленного срока. Выбранный метод необходимо закрепить в учетной политике компании.

Бухгалтерский учет спецодежды в зависимости от эксплуатационного срока выделяет 3 категории:

1. СИЗ сроком использования до 12 мес.
2. СИЗ сроком использования более 12 мес., относимые к ТМЦ по стоимостному критерию.
3. СИЗ сроком использования от 12 мес. и стоимостью свыше 40000 руб., относимые к объектам основных средств .

Важно! Независимо от способа списания спецодежды в бухгалтерском учете 2017 г. в целях контроля за сохранностью требуется вести учет остатков и движения СИЗ на забалансовом счете.

Что относится к спецодежде в бухучете:

• Специальные костюмы.
• Обувь.
• Жилеты.
• Комбинезоны.
• Накидки.
• Перчатки.
• Скафандры, маски.
• Прочее.

Минимальные нормы списания спецодежды в бухучете устанавливаются законодательно. Работодатель вправе самостоятельно изменить показатели, если это приведет к повышению уровня защиты работников. Если на предприятии используются повышенные нормы, в целях обоснованности расходов требуется закрепить действующие правила во внутренних ЛНА (коллективных договорах, положении профсоюза и пр.).

Списание спецодежды – проводки

Возврат спецодежды при увольнении работника – проводки

Когда сотрудник увольняется/переводится в другой отдел, средства ИЗ должны списываться. В этом случае оформляется возврат спецодежды при увольнении работника – проводки следующие:

• Д 10.10 К 10.11 – по остаточной стоимости отражен возврат.
• Д 94 К 10.11 – списана непригодная одежда.
• Д 91.2 К 94 – отнесена на прочие расходы стоимость списанных СИЗ.

Удержание за спецодежду при увольнении – проводки:

• Д 73 К 94 – выявлен ущерб по невозвращенной МОЛ (материально-ответственным лицом) спецодежде.
• Д 70 К 73 – отражено удержание за спецодежду при увольнении: проводки будут другими, если виновник недостачи не установлен, а именно:
• Д 94 К 10.11 – произведено списание по фактической стоимости утерянной спецодежды.
• Д 91.2 К 94 – отнесена недостача по спецодежде на расходы организации.

Учет средств индивидуальной защиты является важным организационно-производственным процессом предприятия, так как позволяет обеспечить достойные условия труда персонала, грамотно рассчитать расходы, избежав претензий налоговой и трудовой инспекций.В статье подробно рассмотрим как вести бухгалтерский и налоговый учет спецодежды для ООО и ИП.

Обязанности работодателя по выдаче спецодежды

Согласно ТК РФ, работодатель обязан за счет собственных средств обеспечить безопасные условия труда . Частью этой обязанности является обеспечение персонала специальной одеждой и обувью, а также другими средствами индивидуальной защиты в зависимости от специфики работы организации.

Всем ли необходимо выдавать спецодежду? Для того чтобы это выяснить, необходимо провести спецоценку условий труда в отношении всех должностей организации.

По итогам спецоценки средства индивидуальной защиты (СИЗ) выдаются в случаях, когда выполняются одно или несколько условий:

• условия труда носят вредный или опасный характер;
• работа выполняется в условиях повышенных или пониженных температур;
• работа носит грязный характер.

Работники первого класса профессионального риска должны обеспечиваться одеждой, подлежащей декларированию, работники второго класса риска – одеждой, подлежащей обязательной сертификации.

За нарушения при выдаче или невыдачу спецодежды организацию могут привлечь к административной ответственности . Трудовая инспекция может наложить крупные штрафы на организацию и руководителя, суммы штрафов зависят от класса профессионального риска. В случае если работодатель не обеспечил СИЗ работников первого класса риска, на него может быль наложен штраф в размере до 80 000 руб., второго риска – штраф до 150 000 руб. За повторное нарушение организация может быть оштрафована на более крупную сумму, в исключительных случаях контролирующие органы могут приостановить деятельность предприятия и отстранить от работы руководителя.

В случае если организация не выдала работникам спецодежду, персонал вправе отказаться от работы . В таком случае отказ от работы признается простоем по вине работодателя и оплачивается в установленном для таких случаев порядке (не менее двух третей от среднего заработка).

Выдача спецодежды

Выдача СИЗ регулируются Типовыми нормами, принимаемыми Минтруда (Приказ от 09.12.2014 № 997н ). В документе приводится перечень профессий и соответствующих им норм выдачи различных наименований СИЗ. Организация может устанавливать собственные нормы выдачи и износа спецодежды, если они улучшают условия труда . Например, типовыми нормами предусмотрена выдача 1 пары резиновых сапог на год для аккумуляторщика.

Организация может выдать работнику несколько пар или выдавать сапоги чаще, чем раз в год. Если же организация станет выдавать 1 пару сапог раз в 2 года, ее могут привлечь к административной ответственности. Руководствуясь Типовыми нормами, работодатель устанавливает локальным актом свои нормы выдачи и износа с учетом специфики работы предприятия.Кроме того, на организации лежит обязанность обеспечить хранение, чистку, стирку и ремонт СИЗ .

Возврат спецодежды

Несмотря на то, что пользуется и носит спецодежду работник, она является собственностью предприятия. Поэтому в случае увольнения, перевода на должность, где спецодежда не нужна, а также в случае ее замены на новую работник обязан сдать СИЗ обратно работодателю.

Работодатель должен ознакомить персонал с правилами пользования спецодеждой и сроками ее сдачи . Этот момент можно прописать в трудовом договоре или другом отдельном документе (дополнение к трудовому договору, приказ, положение о средствах индивидуальной защиты).

Допускается повторное использование спецодежды, если она пригодна для дальнейшей носки. В этом случае СИЗ чистятся, стираются, ремонтируются и выдаются обратно работнику.

Материальная ответственность работника за спецодежду

Иногда работник по какой-то причине отказывается возвращать выданную ему спецодежду. В этом случае организация определяет нанесенный ей ущерб. Его размер зависит от первоначальной стоимости СИЗ, сроков носки, степени износа. Организация проводит проверку, которая выявляет причины сложившейся ситуации, работник в свою очередь должен дать письменное объяснение.

Бухгалтерский учет спецодежды: особенности

В случае если условия труда на предприятии предполагают использовании спецодежды, особенности ее учета прописываются в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, а также в других локальных актах.

В основном учет СИЗ происходит по тем же правилам, что и учет другого имущества. Спецодежда может учитываться как материально-производственные запасы либо как основное средство.

Если стоимость СИЗ больше 100 000 руб. (или другого лимита, установленного учетной политикой организации в качестве границы стоимости МПЗ и ОС), спецодежда признается основным средством, расходы по ее приобретению списываются равномерно в течение срока пользования посредством начисления амортизации.

Если стоимость ниже 100 000 руб., специальную одежду относят к МПЗ. Порядок списания расходов в этом случае зависит от срока службы. В случае, когда срок службы менее года, по усмотрению организации (положений ее учетной политики) расходы списываются или единовременно, или равномерно. Если срок службы более года, списание должно производиться равномерно в течение срока полезного использования.

Бухгалтерский учет спецодежды сроком службы до года в составе МПЗ

В таблицах представлены проводки, применяемые при учете СИЗ в составе МПЗ.

Бухгалтерский учет спецодежды сроком службы более года

В таблице ниже представлены типовые проводки по учету СИЗ сроком службы более года в составе МПЗ (списание ежемесячно равными долями).

Налоговый учет спецодежды: особенности

Для организаций уплачивающих налог на прибыль

По Налоговому Кодексу РФ использование спецодежды позволяет уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (НП) в следующих случаях:

• необходимость приобретения спецодежды подтверждается результатами аттестации рабочих мест или специальной оценкой условий труда;
• спецодежда выдается в пределах типовых норм или норм, установленных организацией ⊕

Расходы на средства индивидуальной защиты учитываются в организациях, применяющих общую систему налогообложения, в момент выдачи работнику.

Существуют разные позиции относительно учета расходов на СИЗ, выдаваемых сверх норм, установленных Типовым положением. Согласно первой позиции, организация вправе учитывать все расходы на спецодежду, если нормы расхода утверждены внутренними документами организации . Эта позиция подтверждается письмами Минфина от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8 и другими документами. Позиция основана на том, что НК не содержит положений, предусматривающих нормирование расходов на спецодежду, а типовые нормы носят рекомендательный характер и нацелены на защиту прав работников. Согласно другой позиции, для целей налогообложения принимаются лишь расходы в пределах типовых норм.

Для организаций и предпринимателей на УСН (упрощенная система налогообложения)

Если организация применяет УСН (15% с базы «доходы минус расходы»), то она принимает расходы на спецодежду тогда, когда ее оплатила и получила.

Для организаций уплачивающих НДС

Организация принимает НДС к вычету в случае, если выполняются условия:

• поступление подтверждается первичными документами поставщика (накладная и др.);
• счет-фактура оформлена без критических ошибок;
• работники, которым выданы СИЗ, заняты в сфере деятельности, облагаемой НДС.

Если при увольнении работник спецодежду не вернул и работодатель вычел сумму ущерба из зарплаты работника, такая операция признается продажей и подлежит обложению НДС.

Удержание НДФЛ и страховых взносов организацией

Спецодежда не является вознаграждением или собственностью работника, поэтому при получении спецодежды материальной выгоды не появляется . В связи с этим суммы СИЗ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Однако если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель решил не взыскивать эту сумму, у работника возникает выгода с дохода, полученного в материальной форме. С этой суммы организации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Компенсация расходов на спецодежду

Обеспечение персонала специальной одеждой – обязанность работодателя, поэтому делать это он должен за свой счет. Однако часть таких расходов организация вправе вернуть, компенсировав их за счет уменьшения взносов на травматизм в Фонд социального страхования РФ (Приказ Минтруда от 10.12.2012 № 580н ).

Для того, чтобы возместить такие затраты, необходимо обратиться с заявлением на возмещение в территориальное управление ФСС. К заявлению необходимо также приложить документы, подтверждающие факт приобретения специальной одежды и другие документы, предусмотренные Приказом Минтруда.

498. Спецодежда - это средства индивидуальной защиты работников, выполняющих вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях. Эти средства предназначены для защиты работника от повреждений и от воздействия вредных веществ. В состав спецодежды входят: рабочая одежда (халаты, комбинезоны, куртки, брюки, телогрейки, перчатки), обувь (валенки, сапоги, ботинки, калоши), головные уборы (каски, шлемы, противогазы, респираторы, защитные очки, предохранительные пояса и т.п.).

499. Заключая индивидуальный трудовой договор с работником, работодатель должен ознакомиться с правилами и нормами выдачи спецодежды. Условия об обеспечении работников спецодеждой могут быть закреплены и в коллективном трудовом договоре.

Примечание: Отраслевые нормы выдачи спецодежды утверждены Постановлением Минтруда России от 25.12.97 N 66.

500. Каждую операцию по движению спецодежды (приобретение, изготовление, оприходование на склад, выдачу работникам, возврат, обмен) следует оформлять первичными документами.

501. Передача спецодежды из цеха-изготовителя на склад оформляется накладной (типовая форма М-15) или требованием-накладной (типовая форма М-11). Накладная составляется в трех экземплярах: один остается в цехе, другой передается на склад, а третий - в бухгалтерию.

502. Специальная одежда, обувь и прочие защитные приспособления отпускаются работникам на основании лимитно-заборных карт (типовая форма М-8), накладных (типовая форма М-15) или требований-накладных (типовая форма М-11). Кроме этого, выдача спецодежды сопровождается соответствующими записями в личных карточках работников. Форма личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты утверждена Постановлением Минтруда России от 18.12.98 N 51. В ней указываются: наименование средства индивидуальной защиты, дата выдачи, процент годности на момент выдачи, срок носки, стоимость спецодежды.

503. Выданная спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату. Спецодежда возвращается на склад по окончании срока носки, при увольнении работника, при его переводе на другой участок работы, где выданная спецодежда не требуется. Возврат спецодежды оформляется соответствующими пометками в личной карточке работника.

504. Спецодежда может выдаваться не только в личное, но и в коллективное пользование. Это так называемая дежурная спецодежда. Она выдается на время выполнения определенных работ либо закрепляется за отдельными рабочими местами и передается от смены к смене. Дежурная спецодежда выдается под расписку ответственному лицу и учитывается в специальных карточках с пометкой "Дежурная".

505. Спецодежда принимается к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, которая складывается из суммы фактических затрат на ее приобретение (изготовление). Оприходование спецодежды на склад отражается в учете записью:

Дебет счета 10 "Материалы" (субсчет 10-10 "Спецодежда на складе") Кредит счета 60 - отражена покупная стоимость спецодежды;

Дебет счета 19 Кредит счета 60 - отражена сумма НДС на основании счета-фактуры.

506. Если организация использует спецодежду собственного производства, расходы по ее изготовлению сначала группируются на счетах учета производственных затрат. Затем, когда спецодежда будет изготовлена, проводится калькуляция ее фактической себестоимости с учетом прямых и косвенных затрат. Готовая спецодежда приходуется на склад на основании Акта выполненных работ. Бухгалтерский учет изготовленной спецодежды будет отражен проводками:

Дебет счета 20 (23), Кредит счета 10 (69, 70) - отражены расходы по изготовлению спецодежды;

Дебет счета 10 (субсчет "Спецодежда на складе")

Кредит счета 20 (23) - передана на склад изготовленная спецодежда.

507. Спецодежда, поступившая на склад, выдается работникам согласно нормам и внутренним распоряжениям руководства организации. Учет выданной спецодежды ведется по ее фактической стоимости. Выдача спецодежды отражается внутренней проводкой по счету 10:

Дебет 10 (субсчет "Спецодежда в эксплуатации") Кредит 10 (субсчет "Спецодежда на складе") - отражена стоимость спецодежды, выданной работникам.

508. Бухгалтер должен организовать надлежащий аналитический учет спецодежды, переданной в эксплуатацию. К примеру, можно составлять оборотные ведомости. В них следует указывать наименование, количество и фактическую стоимость выданной спецодежды, дату поступления в эксплуатацию и дату возврата, цеха и подразделения, где используется спецодежда, материально ответственных лиц.

509. В бухгалтерском учете стоимость спецодежды списывается двумя способами: единовременно и линейным методом.

Способ единовременного списания можно применять в отношении спецодежды, срок использования которой по нормам выдачи не превышает 12 месяцев. При данном способе стоимость спецодежды полностью списывается на затраты в момент отпуска ее в эксплуатацию.

Линейный способ используется для списания стоимости спецодежды со сроком эксплуатации более года. При таком способе стоимость предметов спецодежды погашается равномерно в течение срока их полезного использования, предусмотренного в типовых отраслевых нормах.

510. Стоимость спецодежды со сроком нормативного использования больше года списывается в организации линейным способом. В бухгалтерском учете делают запись:

Дебет счета 20 (23, 25) Кредит субсчета 10-11 - списана на затраты часть стоимость спецодежды (запись делают ежемесячно в течение срока службы).

Примечание: В налоговом учете списание стоимости спецодежды проводится иначе. Спецодежда стоимостью ниже 10 000 руб. и со сроком полезного использования менее года включается в состав материальных расходов. Затраты на ее приобретение признаются косвенными расходами и подлежат единовременному списанию в момент ее выдачи работникам (п. 2 ст. 318 НК РФ). Спецодежда стоимостью выше 10 000 руб. и со сроком службы более 12 месяцев попадает в состав амортизируемого имущества. Ее стоимость погашается путем амортизации, которая исчисляется одним из двух методов - линейным или нелинейным (п. 1 ст. 259 НК РФ).

Учет спецодежды может вестись на основании собственных бланков первички. Применять унифицированные формы вы не обязаны. Либо вы вправе перестроить последние под себя, убрав ненужное.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант учета униформы — в составе материально-производственных запасов (см. схему ниже). Хотя бывает, что спецодежду обязательно надо отнести к основным средствам. Но это лишь в том случае, когда она стоит дороже 40 000 руб. И срок носки превышает 12 месяцев.

Учет спецодежды как материалов или основных средств

Порядок учета спецодежды желательно закрепить в качестве элемента учетной политики организации. Необходимая запись в учетной политике может выглядеть, например, так:

Покупка спецодежды

Если вы учитываете спецодежду в составе материалов, то и отразить ее надо на счете 10 «Материалы». Причем на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». На этом счету и ведется учет спецодежды. Но прежде понадобится оформить первичный документ.

Как правило, речь идет о приходном ордере. А вот по какой форме вы его составите, зависит от того, что вы написали в учетной политике (или, может, только собираетесь написать). Вы можете взять старую унифицированную форму № М-4. А можете разработать собственный бланк, в котором есть все обязательные реквизиты. Вот образец документа, на основании которого может вестись учет спецодежды.

Пример
ООО «Альфа» занимается перевозкой пассажиров и грузов. В феврале предприятие приобрело для водителей автомобилей 10 сигнальных жилетов по цене 159,3 руб. (в том числе НДС — 24,3 руб.). Общая стоимость спецодежды составила 1593 руб. (в том числе НДС — 243 руб.). Срок носки жилетов согласно Типовым нормам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2006 г. № 297, составляет 12 месяцев. Поэтому бухгалтер учитывает спецодежду в составе материально-производственных запасов.

Чтобы принять жилеты на учет, кладовщик оформил приходный ордер по форме, утвержденной руководителем компании и закрепленной в учетной политике.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
— 1350 руб. (1593 - 243) — отражена стоимость купленной спецодежды;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 243 руб. — отражен входной НДС по приобретенной спецодежде;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 243 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 1593 руб. — перечислены деньги поставщику.

Выдача спецодежды работникам

Когда вы передадите спецодежду со склада в другие подразделения компании (а позже ее выдадут работникам), вам тоже надо оформить первичный документ на основании которого ведется учет спецодежды. Причем такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете

Если вы остановитесь на унифицированной первичке, то воспользуйтесь одной из следующих форм: требование-накладная по форме № М-11, накладная на отпуск материалов на сторону № М-15 или лимитно-заборная карта № М-8. Решите разработать свой собственный бланк? Можете, взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав лишнее.

Руководитель подразделения или другой ответственный сотрудник, получивший спецодежду, выдает ее работникам. Очевидно, такие действия тоже надо где-то фиксировать. Для этого на каждое подразделение, на всех его работников, заведите специальную ведомость. И лучше сразу одну на год или месяц. Это удобнее, чем оформлять такой документ каждый раз, выдавая униформу кому-нибудь из сотрудников. Ведомость учета спецодежды может выглядеть так:

Опять же можете использовать старую унифицированную форму, для учета выдачи есть форма № МБ-7. Но мы вам советуем разработать свою форму. В ней можно предусмотреть не только графы, где вы будете отражать выдачу спецодежды, но и те, где зафиксируете ее возврат на склад, если работник увольняется. Ведомость учета выдачи спецодежды будет считаться бухгалтерским регистром на основании которого ведется учет спецодежды. Поэтому проследите, чтобы в разработанной вами форме были обязательные для бухгалтерских регистров реквизиты.

Добавим, что учет выданной спецодежды может вестись и в специальной карточке. Ее заполняют на каждого работника организации, которому выдавалась спецодежда. Эта карточка может выглядеть так:

Когда спецодежду выдадут работникам в пользование, вы сделаете внутреннюю запись по счету 10. А именно переведете материалы с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

А после того как спецодежду раздадут работникам, ее стоимость можно списывать на расходы компании. Спецодежду, учтенную в составе материалов, списывают единовременно или равномерно в течение срока ее носки. Все зависит от времени, на которое рассчитана одежда, и учетной политики компании. Выберите способ, который подходит именно вашей организации.

Пример
Продолжим предыдущий пример. Кладовщик ООО «Альфа» 18 марта выдал восемь сигнальных жилетов начальнику транспортной службы. Перемещение спецодежды со склада в другое подразделение компании кладовщик оформил требованием-накладной по унифицированной форме № М-11. А начальник транспортной службы выдал жилеты водителям. Эту операцию он оформил ведомостью, составленной по форме, утвержденной руководителем организации.

Это отражают в бухгалтерском учете записями:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— 1080 руб. (135 руб. × 8 шт.) — перемещена спецодежда со склада в другое подразделение.

Все перечисленные документы бухгалтерия получила в марте. В учетной политике компании предусмотрено, что спецодежда, срок носки которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент выдачи работникам.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— 1080 руб. — списана стоимость спецодежды на расходы;

ДЕБЕТ 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»
— 1080 руб. — выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Сдача спецодежды на склад

На практике в большинстве случаев спецодежда остается в собственности компании, то есть работники ее получают на время. И если сотрудник увольняется или меняет должность, то он возвращает спецодежду на склад. Этот факт тоже необходимо отразить.

Составлять отдельный первичный документ не обязательно. Удобнее всего предусмотреть для этого специальные графы в ведомости выдачи спецодежды работникам.

А как эту операцию отразить в учете? Тут все просто. Если спецодежду вы уже списали на расходы полностью, то никаких проводок делать не придется.

Если часть неучтенной стоимости спецодежды еще числиться на счете 10, тогда сделайте внутреннюю запись по этому же счету. То есть переведите сумму с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». При этом списание остатка стоимости приостанавливается. Объяснение простое — относить на расходы можно лишь стоимость спецодежды, которая находится в эксплуатации.

В налоговом учете возврат спецодежды на склад отражать не надо. Ведь вы списали ее на расходы при расчете налога на прибыль единовременно. В тот момент, когда передали спецодежду работникам в эксплуатацию (это подтверждает ведомость выдачи материала).

Если спецодежда пришла в негодность, то ее нужно списать. Для этого может быть оформлен акт на списание спецодежды. Этот документ может быть оформлен так:

Есть вопрос!

1. Какие нормативы можно учесть при списании спецодежды в налоговые расходы?

Сейчас действуют нормативы для списания спецодежды в налоговом учете, утвержденные Минздравсоцразвития России или Минтрудом России. Для некоторых отраслей есть специальные нормы. Например, для электротехнических производств они утверждены постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63. Те же, кто не имеет своего отраслевого документа, могут использовать общие нормативы. Они установлены приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н. Есть еще один документ, который могут также использовать все компании - Типовые нормы бесплатной выдачи одежды, утвержденные приказом Минздравсоцравития России от 1 сентября 2010 г. № 777н.

В то же время вы вправе учесть затраты на приобретение спецодежды в полной сумме, в том числе и сверх установленных норм. Во-первых, Налоговый кодекс РФ не содержит никаких ограничений. Да и Трудовой кодекс РФ (ст. 221) позволяет работодателям устанавливать повышенные по сравнению с законодательством лимиты. Во-вторых, Минфин России тоже не возражает - письмо от 24 июня 2009 г. № 03-03-06/1/425. А чтобы списать расходы в полном объеме, вам нужно разработать свои нормы и утвердить их внутренним документом.

2. Можно ли в компании установить лимиты ниже минимума, определенного законом?

Нет, нельзя. Статья 221 Трудового кодекса РФ позволяет разработать нормы выдачи средств защиты и одежды самостоятельно. Но внутренние нормативы вашей организации должны улучшать положение сотрудников. То есть если в год работнику положено три пары резиновых перчаток, то вы имеете право выдать ему четыре, но никак не две. В противном случае вас может наказать трудинспекция. Штраф за это нарушение составляет: на предприятие - от 30 000 до 50 000 руб., на руководителя - от 1000 до 5000 руб. Кроме того, инспекция может приостановить деятельность вашей компании на срок до 90 дней.

3. Нужно ли начислять на стоимость спецодежды страховые взносы?

Нет, на стоимость спецодежды, которая не передается в собственность работникам, взносы не начисляются. Ведь работники никакого дохода здесь не получают.

Правда, данный вывод из законодательства не следует напрямую. Но чиновники из Минздравсоцразвития России подтвердили, что действительно со стоимости спецодежды уплачивать страховые взносы не нужно. Речь об этом идет в пункте 3 письма от 5 августа 2010 г. № 2519-19. Причем это правило распространяется на любую спецодежду, в том числе и выданную сверх норм. Главное, чтобы передана она была сотрудникам в пользование, а не в собственность. Иначе ревизоры из Пенсионного фонда или соцстраха потребуют заплатить страховые взносы.

4. При передаче одежды сотрудникам нужно начислять НДС?

По общему правилу НДС начислять не надо. Все потому, что одежда и обувь выдаются только на время выполнения трудовых обязанностей, а не передаются в собственность работникам. То есть реализации одежды не происходит. Налоговики с этим спорить не будут.

Другое дело, если сотрудник выплатил компании деньги за одежду. Например, при увольнении сотрудник забирает одежду с собой, компенсируя ее остаточную стоимость. Тут уже вопрос становится спорным.

Поэтому вам надо либо начислить НДС, либо запастись аргументами, чтобы инспекторы не доначислили компании этот налог. Довод может быть следующий - организация всего лишь получила компенсацию за понесенные расходы, а не выручку от продажи (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 октября 2008 г. № Ф03-2901/2008).

5. Можно ли учесть в расходах услуги сторонних организаций по уходу за одеждой?

Да, можно. Ведь любая одежда нуждается в регулярной стирке. А одежда, используемая на производстве или в строительстве, тем более. Помимо этого периодически одежду приходится ремонтировать. Ведь если срок, установленный для ее эксплуатации внутренним документом или законодательством, еще не истек, то выкидывать ее еще рано. Поэтому стоимость услуг сторонних компаний по ремонту и стирке можно включить в расходы. Основанием для списания будет подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Ведь компания имеет право учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда.