Формирование доходной части бюджета Из каких частей состоят доходы бюджета
Доходы бюджета – денежные средства, поступающие в безвозмездном и безвозвратном порядке в соответствии с...
Сроки хранения документов
установлены в Перечне
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ,
утвержденном приказом
Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие
распространяется на организации любой формы собственности.
Минимальный срок хранения
документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1
статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О
бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные
документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская
(финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат
хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых
в соответствии с правилами организации государственного архивного
дела, но не менее пяти лет после отчетного года. В
законах
об акционерных обществах и об
ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить
обязательно (ст.89
Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50
Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности,
относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская
отчетность. Информация о сроках
хранения наиболее распространенных видов документов представлена в
таблице.
|
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:
Работать с документами удобно в . Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .
Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году
Документ |
Сколько хранить |
Бухгалтерские документы |
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
Путевой лист |
|
Документы по банку |
5 лет |
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
Учетная политика |
5 лет |
Бухгалтерская справка |
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
Документы по налогам |
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
Налоговая отчетность |
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
Счет-фактура |
4 года |
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
Акт сверки с ИФНС |
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
Документы по страховым взносам |
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
Расчет 4-ФСС |
Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
Кадровые документы |
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
Личная карточка и копии документов работника* |
- 50 лет , по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; - 75 лет , по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
Приказы по кадрам |
|
Табель учета рабочего времени |
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
График отпусков работников |
1 год после использования |
Штатное расписание |
До закрытия компании |
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.
Сколько должна храниться документация?
Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Конкретные периоды для хранения документации
Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.
Сроки хранения общераспространенных документов
Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.
Кадровые документы:
Финансовые документы:
Как разгребать бумажные завалы?
Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:
Процедура уничтожения документов
При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.
Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.
По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.
Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам. Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.
Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия. Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются . В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.
Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.
Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании. Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом. Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.
Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.
В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:
В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:
При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.
Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:
В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.
Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:
В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов. Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет. Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.
Законодательство требует, чтобы организации соблюдали порядок и срок хранения бухгалтерских документов . При нарушении правил возможны штрафы и начисление налогов. Наша консультация поможет принять правильные решения и избежать неприятностей при проверках.
Обеспечить сохранность учетной и отчетной документации входит в обязанности руководителя.
Требования к хранению документов бухгалтерского учета установлены статьей 29 Закона
Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов желательно прописывать в уставе организации, положении об архиве и других внутренних нормативных актах.
Для акционерных обществ сроки хранения документации также прописаны в постановлении ФКЦБ России № 03-33/пс.
Документация, оформленная и подписанная от имени предприятии, имеет определенную ценность. Поскольку:
По Закону
По закону ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуются руководством предприятия. А их оформлением и передачей в архив занимается обычно главный бухгалтер.
Согласно части 1 статьи 29 Закона сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица ниже это наглядно демонстрирует:
Аналогичные сроки действуют для электронных документов, подлинность которых подтверждает цифровая подпись. Уничтожать их запрещено в течение 5 лет с момента их последнего использования для отчетности.
ПРИМЕР
ООО «Гуру» занимается реализацией минеральной воды на протяжении 4,5 лет. Главный бухгалтер В.П. Коновалов, которому было поручено систематизировать документы, собрал материалы от бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам. На основании полученной информации была создана таблица со сроками хранения документов бухгалтерского учета
в фирме «Гуру». Часть из них представлена ниже:
Последствия за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов выражены в административной ответственности. Сумма, которую взыщут в доход государства, зависит от тяжести правонарушения. При повторном инциденте она будет больше. Ответственность несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.
В зависимости от обстоятельств и вида предприятия ответственность за несоблюдение порядка хранения бухгалтерских документов в организации может наступать по статьям 13.20, 13.25 и 15.11 КоАП РФ
Кроме того, отсутствие счетов-фактур и/или регистров бухучета подпадает под ст. 120 НК РФ. Штраф – от 10 000 рублей.