Что грозит компании, которая не сдает наличные в банк по выходным

В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и должны хранить в

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают. Получается, что компания не сдает наличные в банк в выходные.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант — можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Предположим, компания вовсе не устанавливала лимит остатка наличных. Обычно не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами. В таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Если же в понедельник в кассе останутся сверхлимитные деньги, то компания нарушит порядок работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для работника (кассира) — от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Кстати, никак не ограничен период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока не подпишет новый приказ.

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.

Самое сложное: Поддерживать «нулевой» лимит кассы.
Будет проще, если: Оформить расчет в банк и установить удобный для компании лимит.

Законодательство предписывает хранить деньги в кассе в пределах лимита. Его должны соблюдать все компании, которые ведут расчеты наличными. По умолчанию лимит равен нулю. Но в случае необходимости его можно согласовать с банком и увеличить. Для этого нужно представить в банк соответствующий бланк расчета (форма № 0408020).

Вся выручка сверх допустимого лимита на конец дня должна быть сдана в банк. Если режим работы компании сделать этого не позволяет — то на следующий день. Один раз в несколько дней можно сдавать выручку только в том случае, если поблизости нет ни одного отделения банка (п. 2.4 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14 - П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»). Задержаться в кассе могут только деньги на заработную плату и пособия. И то на три дня, включая день, когда они были получены.

В этой инструкции мы расскажем, как составить расчет лимита в кассе. А также какие проводки сделать, когда деньги в банк сдает сотрудник компании или инкассаторы.

Если лимит кассы у вас уже есть, смело переходите к шагу № 3.

Шаг №1. Рассчитайте лимит остатка денег в кассе

Чтобы заполнить бланк расчета по форме №0408020, сперва рассчитайте показатели и укажите размер выручки за три последовательных месяца. Как правило, расчет представляют в банк в конце года, так как лимит устанавливается на год и действует до 31 декабря. Но его можно пересчитать и в течение года. Например, если показатели выручки резко изменились или поменялся режим работы компании.

ООО «Макора» торгует сувенирами. Магазин работает ежедневно с 10 до 20 часов, без обеда и выходных. Выручку сдают в банк на следующий день в 11 часов. За последние три месяца — март, апрель и май 2011 года число рабочих дней составило 92 дня, а количество рабочих часов — 920 (92 дн. 10 ч). Выручка магазина за три месяца равна 952 000 руб. Из них потрачено за март—май 2011 года:

— на оплату товара поставщику — 86 000 руб.;

— на общехозяйственные расходы — 24 000 руб.;

— на выплату заработной платы персоналу — 142 000 руб.

Соответственно, среднедневная выручка за три последних месяца составляет 10 348 руб. (952 000 руб. : 92 дн.). Среднечасовая выручка — 1035 руб. (952 000 руб. : 920 ч).

Среднедневной расход магазина составляет 1196 руб. ((86 000 руб. + + 24 000 руб.) : 92 дн.). При этом суммы заработной платы и социальных выплат в состав расходов не включаются.

Лимит равен 9152 руб.(10 348 - 1196). Компания указала в расчете для банка лимит в 10 000 руб.

Если у вашей компании есть структурные подразделения, которые не выделены на отдельный баланс и не имеют собственных расчетных счетов, лимит остатка денежных средств в кассе рассчитайте исходя из общего оборота денег в целом. То есть нужно учесть выручку по всем подразделениям единовременно.

Когда структурные подразделения выделены на отдельный баланс и имеют свои расчетные счета, лимит остатка денежных средств в кассе установите отдельно по каждому такому подразделению.

Шаг №2. Представьте расчет лимита в банк

Расчет заполните в двух экземплярах. Один экземпляр остается в банке, а второй вы получите обратно, когда банк подтвердит лимит. Пример заполнения расчета приведен ниже.

Если у вашей компании открыты расчетные счета в разных банках, то лимит устанавливает только один из них. После направьте уведомление о размере установленного лимита в остальные банки.

Уведомление можно составить в произвольной форме и прикрепить к нему копию расчета.

Шаг №3. Заполните документы для сдачи наличных в банк

Как именно нужно сдавать сверхлимит выручки, компания должна решать сама. Можно, например, поручить это ответственному сотруднику.

Для этого нужно заполнить объявление на взнос наличными (форма № 0402001). Данный документ оформляет сотрудник компании, который сдает выручку. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера.

Квитанция выдается работнику и прикрепляется к расходному кассовому ордеру. Документы на взнос наличными могут быть заполнены вручную или на компьютере. Главное, чтобы были сохранены все реквизиты бланка.

Также можно воспользоваться услугами инкассации. В этом случае компания ничем не рискует при доставке в банк крупных сумм. А отвечают за то, что деньги будут сданы в банк, инкассаторы. И разумеется, если по их вине деньги вывезены и сданы в банк не будут, штраф компании не положен (постановление ФАС Северо - Западного округа от 17 августа 2007 г. № А56 - 50165/2006).

Передавая денежные средства инкассаторам, заполните препроводительную ведомость. Один экземпляр остается в компании, второй передается в банк. После того как средства поступят на расчетный счет, банк отправит вам мемориальный ордер, который и подтвердит операцию.

Шаг №4. Отразите операции в бухгалтерском учете

Если выручку сдает сотрудник компании напрямую в банк, то все просто. Такая операция отражается одной проводкой:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— отражена сдача выручки из кассы в банк.

Когда же деньгами занимаются инкассаторы, проводки такие:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50

— переданы деньги инкассаторам для сдачи в банк;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57

— зачислены деньги на расчетный счет.

Может случиться и так, что, принимая выручку, сотрудник банка обнаружит сомнительные купюры. Естественно, на расчетный счет они не поступят. Банк отправит их на экспертизу, которая длится, как правило, 10 —15 дней.

Если подозрения не подтвердятся, удержанную ранее сумму банк вернет. А если купюры действительно окажутся поддельными, то компания получит копию акта экспертизы денежных знаков. На основании этого документа в бухгалтерском учете отражается недостача:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57

— отражена недостача номинальной стоимости поддельных купюр.

Сумму такой недостачи можно взыскать с материально ответственного лица, например кассира. Конечно, при том условии, что его вина установлена.

Предположим, что кассир не использовал детектор валют при работе с наличными. В таком случае возьмите с работника письменное объяснение о том, откуда взялась подделка. И только после этого издайте распоряжение о взыскании.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующими проводками:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

—отражена недостача, которую нужно взыскать с кассира;

ДЕБЕТ 70 (50) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

—удержана недостача из заработной платы кассира (либо внесена в кассу).

Если в вашей компании нет оборудования, при помощи которого можно было бы распознать подделку, или оно неисправно, обвинить кассира нельзя. Соответственно, виновного установить тоже не получится. Тогда всю сумму недостачи от фальшивых купюр спишите за счет собственных средств компании:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

—списана сумма недостачи за счет собственных средств.

Шаг №5. Спишите в учете расходы по инкассации

Услуги инкассации, в том числе оказанные банком, облагаются НДС. Налог, предъявленный инкассаторской службой, можно принять к вычету. Естественно, после того, как услуги будут оказаны и у вас будет счет - фактура (п. 1 ст.172 Налогового кодекса РФ).

При расчете налога на прибыль средства, истраченные на инкассацию, учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). И спишите в том месяце, в котором инкассаторы сдали выручку в банк.

Кассир-операционист в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (либо сразу в банк через инкассацию) выручку под рас­писку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Также старшему кассиру передаются акты и необходимые доку­менты по расчету выручки, который составляет сводный отчет, передаваемый вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.

Поступившие в кассу в виде торговой выручки денежные сред­ства должны быть зачислены на счет предприятия. Для этого они могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассато­рам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки торгового предприятия является договорная форма с участием представителя банка - инкассатора. Выручка передается инкасса­тору в установленное банком время (обычно его приезд приуро­чивается ко времени закрытия предприятия во избежание боль­ших остатков денежных средств в кассе). До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, скла­дывая их в пачки в разобранном виде по 100 шт. одного достоин­ства и перевязывая.

Подготовка денежных средств к сдаче в банк сопровождается выпиской препроводительной ведомости (накладной) в 3 экз. Этот документ должен содержать следующие данные:

номер магазина;

номер расчетного счета;

наименование банка;

номер сумки;

сумму денежных средств, вложенных в сумку.

Препроводительные ведомости - 1-й и 2-й экземпляры - со­держат опись денежных средств, сдаваемых в банк.

Покупюрная опись содержит перечень купюр каждого досто­инства: 10, 50, 100, 500, 1000, 5 000 руб., а также сумму по каж­дой позиции.

Деньги, подобранные в таком порядке, и 1-й экземпляр пре­проводительной ведомости вкладываются в сумку; сумка закры­вается и пломбируется.

Обслуживающие торговые точки инкассаторы банка собирают сумки предприятий с денежными средствами. Торговые работни­ки должны четко усвоить те требования, которые они должны предъявлять к сдаче денежной сумки инкассатору.

Инкассатор, прибывший в торговое предприятие, должен предъявить удостоверение личности с фотографией и образцом подписи доверенность банка на право сбора денежных средств от предприятий, организаций, явочную карточку, вторую сумку, предназначенную для обмена на сумку с выручкой, с тем же номером.

Только после проверки всех этих документов инкассатору вручается сумка с денежными средствами и 2-и экземпляр препроводительной ведомости.

Инкассатор, получая сумку, делает отметку - ставит дату и штамп на 3-м экземпляре препроводительной ведомости, остаю­щейся после этого в торговом предприятии.

В учреждении банка сумку вскрывают, деньги пересчитывают, сверяют с препроводительной ведомостью. Если в результате про­верки обнаружены расхождения - недостача, излишки - состав­ляется соответствующий акт, делается отметка на 1-ми 2-м эк­земплярах. Если среди сданных с банк денежных средств обнару­жены фальшивые денежные знаки, они изымаются и составляет­ся соответствующий акт. Все акты составляются банком в одно­стороннем порядке и обжалованию не подлежат. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтвер­ждается возвратом 2-го экземпляра ведомости в бухгалтерию пред­приятия.

В условиях рыночной экономики, когда получила широкое раз­витие мелкорозничная торговля, все чаще предприятия сдают де­нежные средства, полученные от реализации товаров, в учрежде­ния банка самостоятельно. Такая операция оформляется в обыч­ном порядке с составлением расходного кассового ордера, под­тверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк представитель торгового предприятия заполняет объяв­ление на взнос наличными.

На расчетный счет поступают: выручка за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие средства. С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, отчисления на социальное страхование и обеспечение, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т. п. Обо всех изменениях по расчетному счету учреждение банка периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) извещает организацию выписками с расчетного счета. В выписке указывают все поступления и списания средств с расчетного счета, остаток средств на нем на начало и конец дня. К выписке прилагаются документы, на основании которых зачислены или списаны средства. Выписка с расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства, банк считает себя должником организации, поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает в выписке по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (перечисления, выдача денег наличными) -- по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить о такой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списание -- по кредиту.

Бухгалтерия организации в день поступления из банка документов проверяет выписку и соответствие поступивших и списанных сумм по приложенным к ней оправдательным расчетно-платежным документам. При обнаружении ошибки организация сообщает об этом в банк. При бухгалтерской обработке выписки с расчетного счета на ее полях проставляют корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции -- справа от соответствующей суммы.

Для учета наличия и движения денежных средств на расчетном счете в Плане счетов предусмотрен счет 51 «Расчетные счета». Счет активный. Начальное сальдо по дебету отражает наличие денежных средств на расчетном счете на начало отчетного периода, оборот по дебету -- зачисление средств на расчетный счет, оборот по кредиту -- списание средств со счета клиента.

Поступление средств от покупателей и заказчиков за продукцию, работы и услуги отражается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»).

При оприходовании денежных средств на расчетном счете дебетуют счет 51 «Расчетные счета» и кредитуют счета:

• 50 «Касса» -- зачислены наличные деньги, сданные в банк из кассы, организации;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам» -- возвращена переплата по налогам в бюджет;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- поступили страховые возмещения от страховщиков по договору имущественного и личного страхования, погашена дебиторская задолженность по претензиям;
• 75 «Расчеты с учредителями» -- поступили взносы от учредителей;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» -- зачислены краткосрочные и долгосрочные кредиты и займы;
• 86 «Целевое финансирование» -- поступили средства целевого финансирования;
• 98 «Доходы будущих периодов» -- отражено поступление денежных средств, относящихся к другим отчетным периодам, например предоплата по аренде.

По кредиту счет 51 «Расчетные счета» корреспондирует с дебетом счетов:

• 50 «Касса» -- получены из банка по чеку наличные денежные средства;
• 55 «Специальные счета в банках» -- выставлены аккредитивы, приобретены лимитированные чековые книжки;
• 58 «Финансовые вложения» -- произведены финансовые вложения (приобретены ценные бумаги);
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -- оплачены счета поставщиков и подрядчиков за товарно-материальные ценности и оказанные услуги;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- произведены платежи по договору страхования имущества предприятия, невыясненные суммы перечислены по принадлежности;

«Расчеты по налогам и сборам» -- перечислены налоги и сборы в бюджет;

«Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» -- перечислены страховые платежи во внебюджетные социальные фонды;

• 91 «Прочие доходы и расходы» -- уплачены штрафы, пени, неустойки по хозяйственным договорам;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» -- погашены задолженности по краткосрочным и долгосрочным кредитам и займам.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 «Расчетные счета» служит журнал-ордер № 2. Обороты по дебету счета 51 «Расчетные счета» записываются в ведомости № 2. Основанием для заполнения этих регистров являются выписки с расчетного счета.

Для учета наличия и движения безналичных денежных средств организации в иностранной валюте организации открывают валютные счета. Они могут быть открыты в одной конкретной иностранной валюте, а также мультивалютный счет. Для их открытия в банк предоставляются такие же документы, как и для открытия расчетного счета.

После проверки достоверности представленных документов банк заключает с предприятием договор на расчетно-кассовое обслуживание и открывает одновременно два валютных счета -- текущий и транзитный. На текущем счете хранятся все средства предприятия в иностранной валюте. На транзитный счет поступает экспортная выручка, подлежащая обязательному распределению в соответствии с законодательством на текущий валютный счет и расчетный счет.

Для учета операций по валютному счету в Плане счетов предусмотрен счет 52 «Валютные счета». Счет активный. Начальное сальдо по дебету означает остаток денежных средств в иностранной валюте на отчетную дату. Оборот по дебету показывает поступление денежных средств на валютные счета организации, оборот по кредиту -- списание денежных средств с валютных счетов.

Счет 52 имеет следующие субсчета:

• 52-1 «Валютный счет внутри страны (текущий и транзитный)»;
• 52-2 «Валютный счет за рубежом».

Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.

Инкассация - это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.

Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее - Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.

Главные формальности

Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:

• через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
• через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
• через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.

Задачи и функции службы

Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:

• доставлять средства предприятий в банк;
• перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
• доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
• перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
• доставлять валюту из банка в пункт обмена;
• перемещать наличность между отделениями банка;
• сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.

Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.

Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.

Правила и бухучёт

Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.

В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.

Накануне выезда инкассаторы получают:

• сумки для налички;
• доверенности;
• штамп;
• ключи;
• явочные карты.

По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:

• паспорт;
• доверенность;
• явочную карту;
• пустую сумку.

Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.

В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.

Инкассатор проверяет:

• соответствие пломбы на сумке шаблону;
• правильно ли оформляется сопроводительная документация;
• равенство сумм в бумагах;
• совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.

При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.

Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.

При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.

Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.

Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».

В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:

Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.

Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. - 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.

Этапы процесса сдачи денег инкассаторам

Инкассация выручки включает следующие этапы:

Отдельные алгоритмы

Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.

Банк

Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.

Деньги поступают в банк по определенной схеме:

1. По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
2. Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
3. Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
4. Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
5. Кассир заполняет явочную карту.
6. Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.

Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:

• правильность оформления сопроводительной документации;
• целостность сумки и штемпеля на ней;
• соответствие номеров на сумке и в накладной.

Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.

Магазин

Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по . Эти действия нужно отразить в .

Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.

Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).

Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.

Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.

Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.

Без кассы

Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.

В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.

Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.

Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.

Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.

Документальное оформление и проводки

Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» - первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.

Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.

Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.

Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:

Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.

Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.

Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).

Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.

По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.

Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:

• Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) - средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
• Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 - наличка поступила в кассу 2.

Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом - грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.