Ли фсс оплатить больничный. Как узнать, что документ ушел на оплату? (о статусах в "Журнале пособий" в Электронном кабинете Страхователя)

Если сотрудница компании собирается в отпуск по беременности и родам, компания должна выплатить ей гарантированное законодательством пособие. Сроки такого отпуска распределяются индивидуально в каждой конкретной ситуации.

В больничном листе обязательно указывают общей срок отпуска, который включает в себя дородовой и послеродовой периоды . Количество дней для обычных родов при нормальном протекании беременности составляет 140 (70 + 70). Но может варьироваться от 140 до 194 дней.

В каких случаях производится?

Основное основание для выплаты подобных пособий – у всех наемных работников в обязательном порядке из заработной платы отчисляют процент на страховые платежи на случай временной нетрудоспособности. По факту, денежные средства перечисляет государство через из Фонд социального страхования (ФСС).

Предприятию можно надеяться на возмещение выплаченного декретного пособия при соблюдении ряда условий:

Видео: Новая система

Порядок и условия

Изначально предприятие должно выплатить декретные самостоятельно, и только после этого обратится в ФСС за возмещением выплаченных сумм.

При этом предприятие может выбрать два варианта получения таких средств:

1. Зачисление в полном объеме на счет компании.
2. Компания, таким образом, делает авансовый платеж в счет обязательных страховых отчислений.

Если организация небольшая с незначительным штатом сотрудников, лучше воспользоваться первым вариантом.

Для того, чтобы получить возмещение, требуется выполнения таких действий:

1. Подготовить заявление и необходимый пакет документов.
2. Отправить запрос и документацию ФСС.
3. Дождаться проверки предоставленных документов и соответствующего решения.

Сроки рассмотрения зависят от полноты и правдивости предоставленной информации.

Расчет

Размер помощи рассчитывает бухгалтерия предприятия.

1. Первый этап расчета — определение среднедневного заработка сотрудника за последние 12 месяцев перед месяцем выхода в отпуск по беременности.
2. Второй этап расчета – определение средней величины заработной платы работника за один рабочий день. Для этого начисленную за последний календарный год заработную плату или сумму начисленных и уплаченных страховых платежей делят на количество дней занятости.

Из последней цифры предварительно необходимо вычесть дни, которые не были отработаны по одной из уважительных причин.

Уважительных причин всего несколько :

• болезнь;
• декретный отпуск, либо по уходу за малышом;
• отпуск «за свой счет».

Величина средней заработной платы совместителя рассчитывается, исходя из сроков занимания должности по совместительству.

Если тарифная ставка, либо должностной оклад не установлены, расчет производится исходя из установленного законодательством минимального уровня зарплаты (или ее части — в случае работы в режиме неполного рабочего времени), установленной на день наступления страхового случая.

Затем полученную цифру умножают на термин отпуска (за указанный в заявлении период декрета). В данном случае важно отметить, что пособие по беременности и родам застрахованному лицу предоставляется за каждый день соответствующего отпуска.

Причем его продолжительность прямо зависит от состояния здоровья женщины, протекания беременности, прочих важных факторов.

Среди таких особенностей:

Важно! Пособие, рассчитанное и выплаченное согласно данным листка нетрудоспособности, не может быть меньше среднего дохода, который женщина получала в процессе выполнения своих должностных обязанностей.

Сроки возмещение декретных из ФСС

После приема пакета документов на возмещения суммы выплаченного пособия, ФСС рассматривает его и принимает решение в такие сроки :

1. Не более 10 дней, чаще всего, в течение 5 рабочих дней, при условии, что все документы подготовлены правильно.
2. На протяжении 3 месяцев, если требуется дополнительная проверка предоставленной информации.

Если у фирмы финансовые проблемы, и работодатель не может наперед выплачивать декретные, то средства перечисляет непосредственно фонд соцстраха.

Пакет документов

Чтобы добиться компенсации в ФСС, компания должна подготовить следующие документы:

• приказ о принятии на работу;
• соответствующая запись в трудовой книжке;
• копия контракта;
• табель учета рабочего времени;
• больничный лист;
• отчет по проведенным согласно предоставленному больничному начислений;
• заявление на оформление декретного отпуска от сотрудницы и о назначении ей полагающихся выплат;
• подтверждение выплаты пособий.

Помимо этого стандартного перечня, сотрудники ФСС имеют право требовать и дополнительные справки. Например, их может заинтересовать несоответствие заработной платы сотрудницы аналогичным должностям, либо подтверждение наличия у нее навыков для выполнения той или иной работы.

Кто выплачивает?

Сумма отпускных по беременности и родам (то есть — декретные) должна быть выплачена во время ближайшей выплаты заработной платы предприятием. Конечно, это пособие предоставляется работнице за счет средств Фонда по временной потере трудоспособности.

После того как предприятие выплатит деньги, Фонд социального страхования возмещает предприятию эти деньги за свой счет. Однако на практике предприятия ждут, пока Фонд заплатит предприятию, а уже потом платят работницы.

На практике процедура выглядит таким образом:

• сотрудница отдает работодателю больничный лист;
• работодатель производит расчет пособия;
• работодатель выплачивает пособие;
• работодатель сдает в ФСС отчет и иные документы, необходимые для возмещения средств, затраченных на декретные выплаты;
• Фонд проверяет отчет, и при положительном результате возмещает деньги.

Законодательная база

Перечень вариантов материальной помощи, которую может получить гражданин в связи с рождением ребенка, установлен законом «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» от 19.05.1995 г. № 81-ФЗ.

Минимальный размер

Размер пособия непосредственно зависит от количества дней декретного отпуска и величина зарплаты. Но в связи с серьезным разбросом зарплат в нашей стране законодатель установил некоторые ограничения, определяющий минимальный размер этого пособия.

Пособие по беременности и родам не может быть ниже суммы, которая получится, если считать доход женщины исходя из МРОТ (минимального размера оплаты труда).

В 2018 году МРОТ составляет 6 204 рубля. Соответственно, для стандартного 140-дневного больничного сумма выплат составит 28 555,40 рублей. На такую сумму могут рассчитывать женщины с минимальным окладом или стажем работы меньше 2 лет.

Что делать, если не выплачивают?

Если ФСС перевел деньги на счет работодателя, а тот и дальше продолжает задерживать выплаты, самый простой способ решения проблемы – договорится с работодателем мирным путем.

Если разговоры не приводят к положительному результату, необходимо готовить жалобу. Для начала стоит обращаться непосредственно в ФСС, которые имеет рычаги влияния на недобросовестных работодателей.

Если же не может помочь о Фонд, заявление стоит написать в прокуратуру по месту нахождения организации, либо сразу в суд.

Если предприятие закрывается, либо ликвидируется, то выплаты производит территориальный орган ФСС. В таком случае, необходимо самостоятельно обращаться в соответствующий орган с заявлением и необходимыми документами.

Могут ли отказать?

ФСС очень внимательно проверяет всю предоставленную информацию, правильность оформления больничных и грамотность расчета размера пособия. Сотрудники могут не только пересчитать сумму, но и отказать компании в возмещении денег.

Чаще всего отказывают через следующие моменты:

• несоответствие должности образованию сотрудницы;
• завышенная для такой должности зарплата;
• появление должности в штатном расписании в момент прихода нового работника;
• значительное увеличение зарплаты непосредственно перед декретным отпуском;
• начисление пособия на период, когда сотрудница не работала;
• прием на работу перед самым уходом в декрет.

ФСС обязан возмещать организациям, которые сплачивают обязательные страховые платежи, все расходы, сопряженные с выплатой декретных пособий. Сроки возмещения и варианты получения таких денежных сумм зависят от множества факторов, которые были детально рассмотрены в данной статье.

С 1 июля текущего года выплату пособий по обязательному социальному страхованию осуществляет Фонд социального страхования: это пособия по временной нетрудоспособности (в т.ч. в связи с несчастным случаем на производстве), по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, единовременное пособие при рождении ребенка, а также при постановке на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, оплата дополнительного отпуска, предоставляемого пострадавшему на производстве сверх ежегодно оплачиваемого отпуска.

Сведения в ФСС, необходимые для назначения пособий работнику, предоставляет работодатель. Отслеживать статус направленного на выплату пособия работодатель может в Электронном кабинете Страхователя, расположенном по адресу: http://cabinets.fss.ru/ .

В личном кабинете Страхователя в «Журнале пособий» имеются сведения этапа прохождения документа, который имеет определенный статус :

1. «Готово к загрузке в фин.модуль» - документ направлен страхователем и ждет загрузки от регионального отделения в программный модуль, предназначенный для назначения пособия.

2. «Дубль документа» - документ с аналогичными реквизитами выгружается страхователем повторно. Документ находится в работе.

3. «Документ готов к расчету» , «Документ рассчитан» - документ обрабатывается специалистами регионального отделения.

4. «Извещение сформировано» - документ требует уточнений, либо имеет замечания, которые сформированы в извещении.

5. «Документ отправлен на оплату» - документ включен в приказ на выплату пособия.

6. «Документ проверен» - этот статус приобретает базовый документ по ежемесячному пособию по уходу за ребенком до 1,5 лет. По данным этого документа осуществляется ежемесячное формирование указанного пособия. По окончании всего периода выплаты статус изменится на «Документ закрыт».

В рамках проводимой в стране реформы в части выплат детских пособий по обязательному социальному страхованию совершенствуется механизм начисления денежных средств родителям (матери, отцу), родственниками ребенка или другим лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет и имеющим право на получение ежемесячного страхового обеспечения до достижения 1.5 лет. В частности, во многих регионах страны в 2016 году продолжает действовать пилотный проект ФСС «Прямые выплаты» , в рамках которого перечисление пособий застрахованным лицам осуществляются напрямую за счет средств ФСС , минуя страхователя (то есть работодателя, перечисляющего за работника страховые взносы).

Планируется, что в будущем система прямых выплат с учетом опыта «пилотного проекта» будет применяться на всей территории РФ . После его введения меняется не только принцип получения пособий для застрахованных лиц, но также и условия перечисления страховых взносов работодателями.

Бланк заявления предусматривает заполнение данных о заявителе, информации об удобном способе перечисления пособия, содержит перечень прилагаемых документов, основания для получения пособия и т.п.

Образец заявления в ФСС на выплату пособия

При обращении в ФСС заявителю также необходимо предоставить следующие документы:

• паспорт гражданина РФ (оригинал и копия);
• свидетельство о рождении ребенка, на которого назначена выплата, а также всех остальных детей в семье;
• документ, подтверждающий усыновление или установление опеки (опекунам ребенка);
• о том, что ему не начисляется данное пособие;
• справка о зарплате заявителя за два года, предшествующих выходу в декрет, и за текущий год (или заявление на запрос этих данных в Пенсионном фонде, если их невозможно получить у работодателя);
• вступившее в силу решение суда о фактической невозможности получать выплату через работодателя (в случае банкротства работодателя).

Заявление вместе с документами рассматривается, и решение по нему принимается в течение 10 дней после подачи. Потом либо начисляется выплата, либо выносится мотивированное решение об отказе.

Все ежемесячные пособия через ФСС начисляются на банковский счет (пластиковую карточку) получателя либо на адрес почтового отделения (по выбору) до 15 числа каждый месяц .

Расчет пособий до 1.5 лет в ФСС

После введения системы прямых выплат детское пособие будет рассчитываться не работодателем, а самими сотрудниками ФСС, что в большинстве случаев исключает возможность возникновения каких-либо счетных ошибок.

• Стандартный размер выплаты составит 40% от средней зарплаты получателя за последние 2 полных календарных года перед уходом в декрет. Если за этот период заявитель сменил работу, учитывается только заработок у последнего работодателя.
• Если полученная сумма пособия ниже минимально установленной на очередной финансовый год в соответствии с механизмом ежегодной индексации, то выплачивается минимальное пособие . на первого ребенка 2718,35 руб. , а на второго и последующих - 5436,67 руб.
• При наличии в семье двоих детей до 1.5 лет и более пособия складываются. Но их сумма, подлежащая выплате, не может составлять больше, чем 100% от среднего заработка.
• Как правило, на повышающий районный коэффициент умножаются только минимальные пособия . В остальных случаях этот коэффициент уже учтен в составе заработной платы за расчетный период.
• При расчете ежемесячной выплаты учитываются все доходы от всех работодателей , с которых производились отчисления страховых взносов в ФСС.

Среднемесячный заработок для расчета пособия определяется таким образом: доходы за два предыдущих календарных года делятся на 730 (количество дней) и умножается на 30,4 (усредненное число дней в месяцах за год).

Можно также заранее самостоятельно просчитать размер выплаты при наличии необходимых исходных данных. Для этого на портале ФСС «Электронная отчетность» предусматривается онлайн-калькулятор . Расчет среднедневного, среднемесячного заработка и пособия до 1.5 лет получить не сложно, указав предусмотренный программой перечень данных о получателе и условиях его работы.

Возмещение ФСС пособия до 1.5 лет работодателю

При этом первоначально выплата пособий должна осуществляться работодателем из собственных средств , после чего Фонд социального страхования компенсирует предприятию (организации) разницу между уплаченными страховыми взносами и выплаченными в качестве пособий сумму.

Таким образом, для большей части территории страны по состоянию на 2016 год предусматривается следующая последовательность оформления и получения пособия до 1.5 лет застрахованными лицами:

• заявитель обращается к работодателю с заявлением о назначении пособия на ребенка до 1.5 лет и предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;
• бухгалтерия проводит начисление выплаты со дня, следующего за окончанием ;
• пособие перечисляется на зарплатную карточку работника или получается через кассу предприятия непосредственно из средств работодателя (страхователя);
• происходит возмещение выплаченной суммы работодателю за счет средств ФСС.

Для получения возмещения страхователь подает в ФСС необходимые документы и отчетность по предусматриваемым формам.

Иногда работодатель создает искусственную ситуацию с завышением сумм страховых выплат работникам для того, чтобы получить возмещение выплаченного пособия в повышенном размере. Поэтому каждая ситуация рассматривается Соцстрахом отдельно.

В связи с этим сотрудников ФСС, которые проводят проверку, может насторожить:

• необоснованное увеличение зарплаты женщины перед уходом в декрет;
• наличие родственных связей между руководителем и беременной женщиной, принятой на работу незадолго до родов;
• другие факторы, свидетельствующие о подлоге.

Поэтому в некоторых случаях в возмещении работодателю может быть отказано.

Заключение

По действующему законодательству, для получения заинтересованное (застрахованное) лицо обращается к работодателю. Тот рассчитывает сумму, выплачивает ее и получает возмещение из Фонда соцстраха.

Если или не может платить пособие по другой причине, получатель может обратиться за денежным возмещением в ФСС по месту регистрации страхователя-работодателя. Это можно сделать в любом регионе РФ после того, как суд вынесет решение о невозможности получить пособие стандартным образом.

В некоторых субъектах РФ действует пилотная программа . Эта мера призвана уменьшить количество конфликтов между получателем пособия и страхователем, а также повысить стабильность перевода денег получателю во внештатных ситуациях. Программу планируется расширить на другие регионы страны.

Передача администрирования отчислений взносов на социальное страхование в ИФНС не сняла функции с ФСС по возмещению затрат работодателям. Фонд продолжает контролировать расходы по страховым случаям нетрудоспособности, оплаты пособия по беременности и родам, ежемесячных выплатам работникам по уходу за детьми. В случае превышения сумм затрат над отчислениями ФСС предоставляет работодателям средства в возмещение расходов (рассмотрим актуальные особенности на 2018 год ).После проверки документов сумма переплаты возвращается работодателю на расчетный счет.

Потребность в возмещении средств социального страхования

На суммы начисленных пособий работодатель имеет право уменьшить величину отчислений в бюджет. При превышении расходов над отчислениями возникает задолженность бюджета перед предприятием. Работодатель обращается в ФСС за компенсацией выплаченных средств по страховым случаям при возникновении переплаты. Превышение сумм выплат над начисленными по доходам работников взносами покрывается средствами ФСС.

Пример по определению суммы возмещения расходов

Предприятие ИП Новиков М.М. имеет штат наемных работников, выплачивает вознаграждение за труд, отчисляет страховые взносы. Во втором квартале 2017 года ИП начислил сумму оплаты труда работникам в размере 1 390 000 рублей, размер отчислений по которой на ОСС составил 40 310 рублей. ИП Новиков М.М. во 2 квартале произвел выплаты по расходам на социальное страхование в размере 55 000 на оплату отпуска по БиР, пособия по нетрудоспособности в размере 79 000 рублей (включая сумму выплаты за счет предприятия в размере 3 000 рублей). По результатам квартала ИП произвел расчет:

1. Определил сумму расходов, производимых за счет ФСС: С = 55 000 + (79 000 – 3 000) = 131 000 рублей.
2. Вычислил сумму, положенную к возмещению из ФСС: С2 = 40 310 – 131 000 = (90 690) рублей.

Возмещение расходов производится по заявлению работодателя с приложением документов, подтверждающих выплаты.

Справка-расчет, представляемая работодателем при подаче заявления на возмещение средств, заменила промежуточную форму 4-ФСС. Необходимость в составлении справки при обращении в региональное отделение фонда состоит отсутствии у ФСС сведений по начисленным и уплаченным взносам. Отчетность формы 4-ФСС с 2017 года представляется только по данным отчислений на страхование от травматизма (несчастных случаев и профзаболеваний).

Информация, отраженная в справке-расчете

Сведения о страховых взносах и их движении, необходимые ФСС для возмещения сумм работодателю, получает из справки-расчета. Подробно о перечне сведений, включаемых в справку-расчет, определено в Приказе.

Бланк справки-расчета не утвержден на законодательном уровне. Работодатели самостоятельно разрабатывают форму для представления в учреждение при условии указания обязательных для возмещения данных. Документ должен содержать сведения о суммах:

• Задолженности ФСС перед работодателем на начало и конец периода.
• Начисленных, доначисленных, уплаченных и израсходованных работодателем страховых взносов, включая суммы последних 3 месяцев.
• Возмещенных, зачтенных и не принятых к зачету средств.
• Списанных сумм долга работодателя (страхователя).

При необходимости проведения контроля на предмет верности данных ФСС может запросить информацию из ИФНС.

Список документов, подтверждающих право на возмещение

Обоснованность расходов работодателя по оплате страховых случаев подтверждают документы, представленные в качестве приложения к заявлению. Перечень документов зависит от вида страхового случая и корректируется территориальным отделением. Представляют копии:

• Документа, подтверждающего правоотношения работодателя и работника – трудовой книжки с записью о трудоустройстве.
• Бюллетеня, выданного в связи с нетрудоспособностью, отпуском по БиР.
• Свидетельства о рождении ребенка, при наличии более одного ребенка в случае возмещения сумм ежемесячного пособия – свидетельств всех детей.
• Заявления от сотрудника о предоставлении отпуска по БиР, по уходу за ребенком и о предоставлении пособия.
• Справка с места трудоустройства второго родителя о непредоставлении отпуска, пособия или дополнительных выходных. При отсутствии работы представляется копия трудовой книжки супруга.
• Справки из медучреждения о постановки работницы на учет.
• Расчета суммы пособия на основании ранее полученных работником доходов.
• Справки об установлении ребенку инвалидности, заявления на предоставление дополнительных выходных.
• Платежные документы по произведенным выплатам.

В перечне представляются копии приказов руководителя соответствующего назначения. Приказ должен быть подписан руководителем и работником. Приказ не требуется при оплате периода нетрудоспособности по общим основаниям, единовременного пособия. Документы перечисляются в заявлении в качестве приложения. Копии заверяются в установленном порядке. На документ ставят запись «Копия верна», название предприятия, подпись руководителя или ИП с расшифровкой. Запись заверяется печатью при условии ее использования предприятием в делопроизводстве.

Срок, установленный для проведения процедуры возмещения

Оперативность возврата средств расходов предприятию зависит от отсутствия ошибок в представленных документах. При отсутствии претензий со стороны специалистов фонда возврат средств производится в отведенные сроки.

ФСС имеет право на проведение камеральной проверки для подтверждения правомерности расходов страхователя. В рамках проверки ФСС может затребовать ряд документов, касающихся произведенных расходов. Заявленные в требовании документы должны быть представлены в течение 10 дней со дня получения запроса. При отсутствии возможности работодатель должен дать письменный отказ. За каждый из отсутствующих документов налагается штраф в размере 200 рублей.

По результатам мероприятия контроля ФСС направляет решение о подтверждении расходов или отказе в возмещении. После получения положительного решения ИФНС составляет поручение отделению Федерального Казначейства. Сумма по истечении 3 дней поступает на расчетный счет организации или ИП.

Возмещение расходов предприятий по пилотному проекту

Ряд регионов реализовал пилотный проект, начало действия которого произведено в 2011 году. Согласно установленной процедуре, предприятие:

• Оплачивает лишь первые 3 дня страховых случаев по нетрудоспособности, связанной с заболеванием или травмой самого работника. Суммы, оплачиваемые ФСС, перечисляются напрямую застрахованному лицу.
• Предоставляет документы, позволяющие региональному отделению фонда начислить и выплатить страховые суммы.
• Выдает работнику документы для самостоятельной подачи в фонд для получения выплат.

В рамках пилотного проекта работодатель представляет реестр листов нетрудоспособности, копии бюллетеней, справку о доходе, полученном работником до наступления страхового случая. В течение 5 дней со дня наступления страхового случая работодатель обязан представить в фонд полный пакет документов. Отказ в оплате представленных листов нетрудоспособности осуществляется в случае выявления несоответствия данных документов. Точность данных листка нетрудоспособности, выданного лечебным учреждением, должна быть проверена ответственным лицом работодателя.

Вопрос № 1. Может ли физическое лицо получить сумму по листку нетрудоспособности напрямую из ФСС?

Фонд оплачивает суммы по страховым случаям в случае отсутствия у организации средств на выплаты по листкам нетрудоспособности. Недостаточность средств возникает в связи с ликвидацией, прохождением процедуры банкротства либо отсутствием данных о местонахождении предприятия. За счет средств ФСС оплачивается период нетрудоспособности, начиная с 4 дня.

Вопрос № 2. Указывают ли в расчете по страховым взносам суммы, возмещенные ФСС за период до 2017 года?

В отчетности по страховым взносам, представляемых в ИФНС, указывают только суммы возмещения, полученные за превышение расходов начиная с 2017 года. Суммы, полученные за более ранний период, в отчетности не отражаются.