Командировочные в 2 ндфл.

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 "Страховые взносы". В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
• строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
• строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
• строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Суточные в 6-НДФЛ

Суточные и

В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Учет суточных

Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Пример

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены с суммы сверхнормативных суточных.

Для решения актуальных бизнес-задач компании и индивидуальные предприниматели вправе направлять сотрудников в служебные поездки. Специалист, прибывающий в другой город, несет дополнительные траты, связанные с нахождением вне места постоянного проживания: на аренду жилья, покупку билетов на транспорт, питание, сотовую связь и т.д. Фирма-наниматель обязана компенсировать их в полном объеме с учетом актуальных правил, как рассчитывается НДФЛ с командировочных расходов в 2018 году.

Ст. 168 ТК РФ гласит, что работодатель, направивший специалиста в служебную поездку, обязан компенсировать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома, – выплатить суточные. Их размер устанавливается фирмой самостоятельно исходя из финансовых возможностей и представлений о справедливости. Он фиксируется во внутренних актах организации, например, в коллективном договоре.

Ст. 217 НК РФ, указывает, что суточные не облагаются НДФЛ при условии, что они не превышают следующие лимиты:

• 700 руб. – для поездок по стране;
• 2,5 тыс. руб. – для командировок за рубеж.

Ст. 217 НК РФ обязывает компанию удержать НДФЛ с командировочных сверх нормы. Для этого бухгалтер действует по следующему алгоритму:

• Рассчитывает размер превышения выплаченных суточных над лимитами, указанными в НК РФ.
• Определяет сумму НДФЛ, используя соответствующую ставку: 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.

Согласно положениям НК РФ, бухгалтер обязан рассчитать подоходный налог в течение месяца, когда был утвержден авансовый отчет, подготовленный командированным. НДФЛ удерживается со специалиста в момент ближайшей выплаты зарплаты и перечисляются в государственную казну не позднее дня, следующего за этой датой.

Облагается ли НДФЛ стоимость проезда

Ст. 168 предписывает, что фирма-наниматель обязана компенсировать работнику стоимость проезда до места назначения. В ст. 217 НК РФ указывается, что обложение походным налогом не предусмотрено для следующих типов расходов:

• стоимость билетов туда и обратно;
• плата за провоз багажа;
• проезд до аэропорта (вокзала), до места назначения в городе, куда командировали специалиста;
• комиссионные сборы;
• оплата услуг аэропорта.

Важно ! Единственное условие для освобождения выплаченных сотруднику компенсаций от НДФЛ – документальное подтверждение понесенных расходов.

Например, если специалист передвигался на поезде, он представляет фирме-нанимателю билет. Если командировка предполагала перелет на самолете, можно приложить к авансовому отчету квитанцию электронного билета, скан паспорта с отметками о пересечении границы. Чтобы подтвердить расходы на такси, услуги аэропорта, нужно сохранить чеки, квитанции.

Обязанность работодателя начислить налог на командировочные расходы возникает в ситуации, если специалист не смог подтвердить их документально, но компенсацию выплатили. Бухгалтер исчисляет налог в месяце, когда утвердили авансовый отчет, и удерживает из ближайшей заработной платы специалиста.

Отдельного внимания заслуживает вопрос, облагается ли НДФЛ компенсация услуг ВИП-зала. Действующее законодательство не содержит каких-либо ограничений, запрещающих относить данный вид трат к транспортным расходам. На практике вопросы и претензии контролирующих структур не исключены, поэтому фирме лучше иметь объяснение, почему работнику потребовалось VIP-обслуживание в аэропорту. Например, руководитель проводил там переговоры, готовил срочную презентацию. Можно прописать правила относительно подобных издержек в коллективном договоре предприятия.

Облагаются ли НДФЛ расходы на проживание?

Согласно ст. 217 НК РФ, компенсация расходов на наем жилья на время командировки не облагается НДФЛ при условии, что траты, понесенные специалистом, подтверждены документально. Если он снимает гостиницу, потребуется БСО или чек, если арендует квартиру – договор с собственником и бумага об оплате.

Если документы оформлены некорректно или не представлены, компенсация освобождается от обложения подоходным налогом в рамках суточных лимитов:

• 700 руб. – для внутрироссийских поездок;
• 2 500 руб. – для заграничных.

Бухгалтер включает сумму превышения законодательных лимитов в состав облагаемых НДФЛ доходов специалиста. Он исчисляет налог в месяце, когда руководство утвердило авансовый отчет.

Особенности обложения НДФЛ выплат в заграничных поездках

Если специалист направляется для решения бизнес-задач за рубеж, у него возникает ряд дополнительных трат, не характерных для внутрироссийских поездок:

• на оформление визы;
• на покупку медицинской страховки;
• консульские сборы;
• плата за право въезда на автомобиле и т.д.

Компенсация трат, сопряженных с заграничной поездкой, освобождена от налогообложения при условии, что расходы были фактически понесены и подтверждены документально. Если бумаги, переданные работодателю, составлены на иностранном языке, необходим их перевод.

Если чеки, подтверждающие заграничные траты, номинированы в валюте, бухгалтер делает пересчет в рубли по официальному курсу Центробанка РФ, установленному на последнюю дату месяца, когда руководство подписало авансовый отчет специалиста.

Код дохода «Командировочные» в справке 2-НДФЛ

Обязательные выплаты сотрудникам, направляемым в служебные поездки, предусмотрены ст. 167-168 ТК РФ. Эти перечисления в адрес специалистов отражаются в справке 2-НДФЛ. Для них предусмотрены специальные коды дохода:

• 2000 – для размера среднего заработка, который, согласно ст. 167 ТК РФ, обязательно сохраняется за командированным работником.
• 4800 – для размера суточных, выплаченных сверх норм, установленных ст. 217 НК РФ, и облагаемых подоходным налогом.
• 4800 – для компенсаций проживания, проезда и иных расходов, не подтвержденных работником документально.

Специальный код дохода «Командировка» в справке 2-НДФЛ отсутствует. Выплаты специалисту, облагаемые подоходным налогом, разбиваются по кодам 2000 и 4800. Суммы в рамках лимитов, освобожденные от налогообложения, не показываются в документе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Когда выдается справка 2-НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ (утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@) необходима для отражения доходов, получаемых сотрудником за год. Работодатель обязан оформить ее:

• по требованию работника, поставив печать (при наличии) и подпись руководителя (п. 3 ст. 230 НК РФ);
• в ФНС по итогам года на каждого сотрудника.

Справка состоит из пяти разделов, содержащих информацию о налоговом агенте — работодателе, физическом лице — получателе, разбивку доходов по виду и периоду получения, применяемые налоговые вычеты и суммы, облагаемые налогом. Каждый вид дохода имеет 4-значный код, например, кодом 2000 обозначается заработная плата, 2012 — отпускные и т. д. Однако код командировочных в справке 2-НДФЛ не утвержден отдельно, т. к. командировочные в пределах лимитов, установленных налоговым законодательством, не облагаются НДФЛ.

Код командировочных в справке 2-НДФЛ

Работодатель не ограничен в размере командировочных и может устанавливать любые суммы для своих работников, что должно быть закреплено нормативными документами компании. Но следует учитывать, что на территории России Налоговым кодексом установлены минимальные суммы, не облагаемые налогом, а их превышение необходимо указать в справке 2-НДФЛ.

Так, за пребывание в командировке на территории России размер суточных, не облагаемых налогом, не должен превышать 700 руб., а за пределами страны сумма возрастает до 2500 руб. Данные лимиты указаны в п. 3 ст. 217 НК РФ. Командировочные сверх вышеуказанных норм признаются доходом налогоплательщика, и их нужно зафиксировать в справке под кодом 4800 (прочие доходы).

Перечень действующих кодов доходов можно найти в приложении № 1 к приказу Федеральной налоговой службы от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820, вступившему в силу с 1 января 2018 года.

Код 4800 применяется также для отражения иных доходов, не утвержденных вышеприведенным приказом, например доплаты к пособию до среднего заработка за счет средств работодателя (п. 1 ст. 217 НК РФ). То есть код 4800 является универсальным и применяется для всех доходов, которым не присвоена собственная кодировка.

Рассмотрим пример, когда возникает необходимость внесения кода дохода командировки в справку 2-НДФЛ.

В компании «Альянс» установлен лимит суточных в размере 1000 руб. Сотрудник Федоров Т. Ю. направляется в командировку на личном автотранспорте на территории страны сроком на 3 рабочих дня. В подотчет Федоров Т. Ю. получил 3000 руб.

Сумма превышения налогооблагаемого минимума в данном примере будет равна 900 руб.: (1000 - 700) × 3 суток. Эта сумма признается доходом, полученным сотрудником.

Таким образом, сумма, которую необходимо указать в справке 2-НДФЛ под кодом 4800 (прочие доходы), составит 900 руб.

Необходимость внесения командировочных в справку 2-НДФЛ возникает только в случае превышения лимитов, установленных НК РФ. При этом такие доходы отражаются в справке под кодом 4800 «Прочие доходы», так как собственного кода не имеют.

Самый популярный налог, касающийся каждого человека, достигшего трудоспособного возраста, - это НДФЛ, или подоходный. За счет него в значительной степени формируются федеральный, региональный и местный бюджеты. Чтобы правильно применять существующую систему взимания НДФЛ, необходимо иметь представление о том, какие у физических лиц вообще бывают доходы и какие из них входят в облагаемую базу.

Доходы, на которые начисляется НДФЛ

НДФЛ начисляется на все виды доходов физических лиц. В их состав входит:

• по основному месту и по совместительству.
• Премиальные выплаты.
• Оплата основного и дополнительного отпусков.
• Оплата больничного листа.
• Подарки и выигрыши.
• Гонорары, получаемые за интеллектуальную деятельность.
• Страховые выплаты.
• Оплата работы по гражданско-правовым договорам.
• Выручка от продажи имущества.
• Доходы арендодателя по договору аренды.

Для правильного исчисления НДФЛ не имеет значения гражданство важно лишь, является он резидентом или нет. Это определяется тем, сколько дней этим лицом проведено в году (именно календарный год является налоговым периодом для НДФЛ) в пределах границ России. При нахождении в стране свыше 183 дней человек считается резидентом, в противном случае - нерезидентом. У физлица-резидента налогообложению подлежат все доходы в соответствии с законом. Нерезидент платит только с тех доходов, которые он получил от базирующегося в России источника.

Налогооблагаемая база по подоходному налогу физлица состоит из всех доходов, выданных ему в финансовом либо натуральном виде, за исключением сумм, которые в соответствии с НК РФ свободны от налогообложения, и различных видов вычетов.

Какие доходы не облагаются НДФЛ

Нужно понимать: в отношении подоходного налога нет так называемых льготников, то есть физических лиц, освобожденных полностью от его уплаты. Освобождению подлежат лишь отдельные виды доходов:

• Пособия женщинам по беременности и родам.
• Страховая и накопительная пенсии.
• Социальные доплаты к пенсии.
• Все законодательно утвержденные компенсации, связанные: с возмещением ущерба здоровью; с безвозмездным выделением помещений для проживания и коммунальных услуг; с увольнением работника, за исключением оплаты неиспользованного отпуска.
• Оплата за сданную кровь и материнское молоко лицам, являющимся донорами.
• Алименты, получаемые налогоплательщиком.
• Выплачиваемая работникам материальная помощь в пределах, не превышающих четырех тысяч рублей.
• Выплачиваемая работникам материальная помощь при рождении или усыновлении ребенка в пределах, не превышающих 50 тысяч рублей.
• Иные доходы, перечисленные в НК РФ ст.217.

Из налогооблагаемой базы при расчете НДФЛ отнимаются различные виды вычетов. Это определенная законодательством сумма, не подлежащая налогообложению. Вычеты предоставляются гражданам, имеющим детей, представителям определенных профессий, ветеранам, лицам, пострадавшим в техногенных катастрофах, и другим, перечисленным в НК РФ.

Предоставление налоговым агентом сведений в ИФНС

Все организации имеющие наемных работников, становятся для них налоговыми агентами по НДФЛ. В чем заключаются их обязанности? Во-первых, со всех доходов, выплачиваемых работодателем физическому лицу, необходимо удержать подоходный налог. Во-вторых, удержанные суммы нужно перечислить на счет Федеральной налоговой службы в определенные законодательством сроки. В-третьих, после окончания календарного года (является налоговым периодом для НДФЛ) агент обязан предоставить данные в инспекцию обо всех удержанных и перечисленных суммах подоходного налога по каждому наемному работнику. Работодатель предоставляет по каждому работнику справку по форме 2-НДФЛ в сроки, указанные в НК РФ.

Предоставление с опозданием или отсутствие справки влечет за собой штрафные санкции. Коды в 2-НДФЛ в 2016 году немного отличались от ныне действующих.

Как заполняется справка 2-НДФЛ

В 2017 г. действует форма 2-НДФЛ, бланк которой утвержден в Приказе ММВ 7-11/485 от 30.10.15 г.

Как заполнить 2-НДФЛ, чтобы форма прошла проверку и была принята налоговым инспектором? Прежде всего обратим внимание на разделы, из которых она состоит:

1. Раздел 1. Указываются наименование, адрес, телефон, ИНН, КПП, код ОКТМО налогового агента.
2. Раздел 2. Заполняется идентификационный номер налогоплательщика, Ф. И. О., статус, дата рождения, гражданство, паспортные данные и адрес налогоплательщика.
3. Раздел 3. Помесячно заносятся все начисленные облагаемые суммы с разбивкой в соответствии с кодом дохода, проставляются профессиональные вычеты.
4. Раздел 4. Заполняются коды и суммы социальных вычетов, а также имущественных и инвестиционных.
5. Раздел 5. Суммирован доход за весь год, налогооблагаемая база, рассчитан налог к уплате, указан удержанный и перечисленный НДФЛ.

Перед тем как заполнить 2-НДФЛ, необходимо провести проверку актуальности данных об адресе, реквизитах паспорта налогоплательщика. Если в течение прошедшего года данные изменились, нужно внести исправления. При обращении работника по поводу возврата подоходного налога при покупке жилья или платного обучения и лечения ИФНС обнаружит расхождение данных в справке и предъявленных документах. Образец новой формы 2-НДФЛ представлен в данном материале.

Что такое код дохода и как он определяется

Коды доходов в справку 2-НДФЛ необходимо выбирать из Приложения №1 к Приказу № ММВ-7-11/387 от 10.09.15 г. В нем каждому виду дохода, который может получить физическое лицо в денежной или натуральной форме, присваивается уникальный четырехзначный код.

Для работодателя очень важно определить, к какому коду относится доход и правильно указать его в справке. В перечень, утвержденный Минфином, постоянно вносятся изменения. Как пример можно привести расчет заработной платы и пособий. Эту операцию выполняет каждый работодатель. В 2015 г. после утверждения нового перечня доходы распределялись так:

1. Начислена том числе премии) - код 2000.
2. Начислены отпускные (в том числе оплата неиспользованного отпуска при увольнении) - код 2012.

В 2016 году в перечень кодов в 2-НДФЛ внесены изменения: из суммы заработной платы выделили премии, причем разделили их в зависимости от источника выплат. В 2017 г. из суммы оплаты положенных работнику отпусков выделили и присвоили отдельный код компенсации оставшихся дней отпуска при увольнении. В отчете за 2017 г. доходы наемных работников в результате расчета заработной платы и пособий распределятся по кодам доходов в 2-НДФЛ таким образом:

1. Начислена зарплата - код 2000.
2. Начислена премия за производственные результаты и иные показатели, выплачиваемая из фонда оплаты труда не за счет чистой прибыли или средств целевого назначения - код 2002.
3. Начислена премия за те же показатели за счет прибыли и целевого финансирования - код 2003.
4. Начислены отпускные - код 2012.
5. Начислена оплата за оставшиеся дни отпуска при увольнении - код 2013.
6. Оплачены листки временной нетрудоспособности - код 2300.

Когда учет заработной платы, пособий и компенсаций ведется в специальных программах, таких как «1С:Предприятие», достаточно один раз в момент ввода в действие очередного изменения перечня внести соответствующие дополнения в программу. При расчете зарплаты вручную бухгалтеру нужно будет внимательно распределять доходы физлиц. Согласно статье 126.1 НК РФ за предоставление налоговым агентом справок, содержащих недостоверные сведения, грозит штраф пятьсот рублей за один документ. Если сотрудников много, сумма штрафа в случае неправильно выбранного кода дохода окажется чувствительной.

Для чего предназначен код дохода 4800

Расшифровка кода дохода 4800 в приложении к приказу Минфина звучит так - «иные доходы». Дополнительно никаких пояснений не предоставлено. Это означает, что при выплате или выдаче в натуральном виде (призы, подарки, форменная одежда) физическому лицу доходов, не входящих на основании НК РФ ст.217 в перечень освобождаемых от налогообложения, необходимо удержать и перечислить в доход государства подоходный налог.

Что делать, если в действующем перечне доход не указан? Его относят на код дохода 4800, расшифровка которого означает «иные доходы». Нужно помнить, что в том случае, когда выдача производилась в натуральном виде, ее стоимость определена, но налог удержать невозможно, потому что в денежном выражении в налоговом периоде после этой выдачи физическому лицу ничего не положено. В обязанности налогового агента входит сообщение об этом в ИФНС.

Налогообложение суточных в служебной командировке

Чаще всего код 4800 применяется для отражения дохода работника в виде суточных, выплачиваемых за время нахождения в служебной командировке. Размер командировочных расходов определяется в «Положении о командировках», которое является приложением к коллективному договору. Это необязательный документ, можно все необходимые моменты прописать в «Правилах внутреннего распорядка», или приказе руководителя. Но многие организации принимают Положение, его можно создавать в программах по управлению персоналом при автоматизированном учете. Размер суточных устанавливается по решению руководства и не ограничен верхним пределом. Нужно помнить, что в статье 217 названы предельные размеры суточных, не подлежащих обложению подоходным налогом:

Суточные, превышающие этот предел, облагаются 2-НДФЛ. Например, если для внутренней командировки в организации определен размер суточных 1000 руб., работник выезжал на пять дней, ему начислено 5000 руб. Из них 700 х 5 = 3500 руб. не облагаются НДФЛ. Сумма 1500 руб. должна быть включена в справку 2-НДФЛ в том месяце, когда были начислены и выданы суточные, с кодом дохода 4800.

Аналогичная ситуация с размерами командировочных расходов по проживанию. Организация вправе предусмотреть в своем Положении полное возмещение затрат на проживание на основании предоставленных документов. В случае отсутствия документов работнику может быть определено возмещение в твердой сумме. В статье 217 предельные размеры необлагаемого возмещения за проживание без подтверждающих документов:

1. В командировках в границах России - 700 рублей.
2. В заграничных командировках - 2500 рублей.

Суммы сверх указанных в статье 217 облагаются подоходным налогом и отображаются с кодом дохода 4800. Расшифровка всех сумм, которые относятся к этому коду, должна вестись в бухгалтерии с тем, чтобы избежать недоразумений при налоговых проверках.

Удержание НДФЛ с доплаты до среднемесячной заработной платы при выплате некоторых видов пособий

Организации имеют право доплачивать своим сотрудникам в те периоды, когда они не работают и получают пособие за счет фонда социального страхования. Это может быть оплата по листку нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам.

Если социальные выплаты, рассчитанные в соответствии с правилами, установленными законодательством, оказываются меньше, чем среднемесячный заработок работника, может быть осуществлена доплата, компенсирующая эту разницу. Это необязательная выплата. Приказом по организации устанавливается перечень работников (в него может входить не весь персонал), которым доплачивают пособия, и порядок расчета.

Если оплата больничных листков полностью облагается подоходным налогом, то доплата к ней тоже входит в базу и учитывается в 2-НДФЛ по коду 2300. Оплата отпуска по беременности и родам освобождена от налога, но произведенная доплата не является государственным пособием. На этом основании она включается в облагаемые доходы и в справке 2-НДФЛ в сроки выплаты учитывается по коду 4800.

В каких случаях НДФЛ удерживается из компенсации при увольнении

В случаях реорганизации, смены собственника предприятия иногда происходит замена руководящего состава - начальника, заместителей начальника, главного бухгалтера. При увольнении этих работников законодательно предусмотрен ряд выплат:

• Пособие при увольнении.
• Сохраненная заработная плата на время трудоустройства.
• Компенсации.

Статьей 217 эти выплаты освобождаются от налогообложения в сумме, не превышающей трехкратный размер среднемесячного заработка, или шестикратный размер в том случае, когда работники увольняются с предприятия, расположенного в районе Крайнего Севера либо местностях, приравненных к ним. Выплаты указанным работникам, превышающие необлагаемый максимум, являются облагаемым доходом и в справке 2-НДФЛ будут указаны по коду дохода 4800 и в расшифровке.

Какие еще могут быть иные доходы?

Организация, нуждающаяся в квалифицированных кадрах, готова принимать на работу специалистов, проживающих в других местностях. При этом руководители часто даже оплачивают кандидатам на должность проезд на собеседование и другие расходы, с ним связанные. Переезд сотрудника к новому месту работы налогом не облагается. Но кандидат не является сотрудником, поэтому возмещение по предъявленным проездным документам, счету из гостиницы является налогооблагаемым доходом. Кода для него в перечне не предусмотрено, поэтому в справке сумму следует отображать как иные доходы по коду 4800. Организация обязана удержать и перечислить подоходный налог с иного дохода. Здесь возможны два варианта:

1. Кандидат сам купил проездные билеты, оплатил проживание, сдал документы в организацию для возмещения.
2. Билеты на проезд приобретались и гостиница оплачивалась самой организацией.

В первом случае проблем возникнуть не должно: начислив возмещение, бухгалтер удержит с него НДФЛ и перечислит в бюджет. Во втором случае удерживать налог не с чего. Хотя доход, несомненно, получен, но в такой форме, что удержание невозможно. В этом случае не позднее февраля будущего года организация, основываясь на требовании Налогового кодекса, обязательно должна поставить инспекцию в известность о препятствии к удержанию налога.

Бывают ситуации, когда во время налоговой проверки инспекторы относят на код 4800 некоторые суммы. Это доходы, которые не должны входить в облагаемую базу согласно статье 217, но из-за отсутствия или неправильного оформления соответствующих документов (нет договора, отсутствуют справки, подтверждающие и др.) не принимаются проверяющими в таком качестве. Их могут отнести к иным доходам (код доходов по 2-НДФЛ - 4800) и удержать налог, а также начислить пеню или штраф.

База, на которую начисляется подоходный налог, очень разнообразна. В нее входит множество различных начислений, вознаграждений, пособий, компенсаций, выплат и т. д. Для того чтобы правильно классифицировать все это многообразие по кодам доходов, нужны вдумчивость и внимание. От этих качеств в итоге будет зависеть правильность исчисления налога.

Во время заполнения декларации 2 НДФЛ бухгалтеру не понятно, как отражать командировочные и суточные расходы, и какой при этом шифр указывать. Это серьезный вопрос и требует детального подхода. Справка 2 НДФЛ относится к налоговой отчетности, и любая погрешность чревата наказаниями, как исполнителя, так и организации в целом. В отчете с признаком 1 отражают прибыль, которая подлежит налогообложению, с признаком 2 – если НДФЛ невозможно удержать. Рассмотрим особенности заполнения справки для командировочных и суточных расходов.

При начислении командировочных и заполнении справки 2 есть несколько особенностей:

• Обязательным условием во время командировки работника является сохранение среднего заработка согласно трудовому договору и штатному расписанию. Эта сумма отражена в справке под шифром 2000;
• на время командировки сотруднику выплачиваются суточные сверх норм, утвержденных законодательно. Эти суммы указываются под кодом дохода командировочных 4800;
• суточные в установленной норме не подлежат обложению НДФЛ, поэтому отражать их в декларации 2 НДФЛ не нужно.

  В настоящее время утвержден следующий лимит:
  в пределах РФ – 700 рублей;
  за пределами РФ – 2 500 рублей.

Если финансовое положение организации позволяет, и это прописано в коллективном договоре, предприятие возмещает работникам суточные в большем размере, разница признается доходом и облагается налогом. Вот ее и нужно будет показать в справке.

Чтобы рассчитать НДФЛ и определить код дохода по командировочным расходам в справке 2 НДФЛ, необходимо на протяжении отчетного периода правильно относить все начисления согласно применяемым шифрам, тогда во время заполнения отчета трудностей не возникнет.

В третьей части отражают доходы подлежащие налогообложению, кроме командировочных, утвержденные законодательно. Например, суточные согласно законодательному регламенту составляют 700 рублей. Коллективным договором определено возмещение сверх суточных нормативов в размере 1 100 рублей за каждый день.

В справку 2 НДФЛ попадет 400 рублей:

• По коду 4800 – указывают сумму дохода 400 рублей за каждый день нахождения в командировке;
• НДФЛ с суточных рассчитывают аналогично любому доходу = 400 Х 13%;
• кроме того, насчитывают работнику заработок за этот период согласно статье 167 ТК, исчисляют и удерживают налог. Сумму отражают в третьей части справки по коду 2000. Расчет выполняется исходя из среднего месячного заработка.

По этому коду учитывают иные доходы, для которых не установлен персональный шифр.

К ним относятся:

• Суточные расходы командированному, оформленному по договору подряда или трудовому контракту, выплаченные сверх утвержденного лимита;
• доплаты за счет собственных средств предприятия, которые произведены по больничным листам и пособиям по беременности и родам. Важно помнить, что не подлежит обложению НДФЛ пособие по беременности и родам, а также суммы, выплачиваемые по уходу за малышом в возрасте до полутора лет, в декларации они не показываются.

Поэтому, перед тем как отправлять отчетность в фонды, нужно внимательно просмотреть суммы, попадающие под шифр 4800, их налоговая инспекция проверяет в первую очередь.

Дата получения суточных

Днем получения суточных, выплаченных сверх норм и утвержденных на законодательном уровне, считается последнее число месяца подписания авансового отчета. Курс пересчета валюты также принимается именно на эту дату. Подоходный налог с такой прибыли удерживают в ближайшую выплату, например, в день получения заработка. А вот передать его в казну нужно в следующее рабочее число.

Заключение

По возвращении из служебной командировки сотрудник отчитывается перед работодателем о понесенных расходах в течение трех дней. Для этого составляется авансовый отчет с расшифровкой затрат, а также заполняется окончательный расчет с учетом предварительных платежей. Подтверждать суточные выплаты работник не должен, для этого существует утвержденный приказ и отметки в командировочном удостоверении.