Руководитель организации подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), страна пребывания, цели и срок командировки. При командировании работника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение может не оформляться. Все отметки о времени прибытия и отъезда работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращении работник, как и при обычной командировке, составляет отчет о выполнении поставленного задания, который утверждается руководителем организации. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть /дословно переведены на русский.

День пересечения границы при выезде из Российской Федерации оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда, день пересечения границы при возвращении на территорию Российской Федерации оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую оплачиваются по нормам, установленным для страны въезда, в иностранной валюте .

По заграничным командировкам нормы суточных установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплат суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Порядок приобретения иностранной валюты для выдачи ее работнику, направляющемуся в зарубежную командировку. Одним из вариантов являются расчеты с применением корпоративной банковской карты.

На счете может быть любая сумма, но по согласованию с банком организация устанавливает лимит расчетов с использованием карты. Денежные средства с корпоративной банковской карты могут быть использованы за пределами РФ только для оплаты командировочных (представительских) расходов.

Поскольку снятые с корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у организации-работодателя нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные средства на командировочные расходы. Все необходимые платежи будут осуществлены командированным сотрудником через корпоративную карту. При возвращении сотрудника из командировки кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т. д.) к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты - квитанции банкоматов, слипы. Банк, открывший корпоративную карту, имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с их использованием,

Валюту для загранкомандировки можно приобретать как с помощью валютного счета, так и через обменный пункт.

Организации необязательно выдавать при загранкомандировках аванс в иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику рубли. А работник купит иностранную валюту в обменном пункте.

В бухгалтерском и налоговом учете все расчеты по загранкомандировке фирма переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу Центробанка России на дату утверждения авансового отчета.

Пример

Иванов С.Ю., работник ООО «Виктория», направлен в загранкомандировку. 28 августа для оплаты командировочных расходов организация выплатила ему из кассы 30 000 руб. А Иванов СЮ. купил иностранную валюту в обменном пункте.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000. Курс Банка России в этот день составил 29,2307 руб./USD.

В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки.

Дт 71 Кт 50 30 000 руб. - выданы денежные средства командированному работнику под отчет. 6 сентября:

Дт 26 Кт 71 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 50 Кт 71 769,3 руб. (30 000 руб. - 29 230,7 руб.) - остаток средств Иванов С. Ю. вернул в кассу организации.

Если у организации есть валютный счет , то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег. В командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, и в бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на конец отчетного периода.

Пример

Предположим, что ООО «Виктория» решило выдать Иванову С. Ю. для оплаты командировочных расходов иностранную валюту - 1000 USD. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 35 000 руб.

28 августа банк купил валюту по курсу 29,85 руб./USD и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 500 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу и выдана работнику.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000.

Курс Банка России составил на:

• 28 августа - 29,2289 руб./USD;
• 31 августа - 29,2447 руб./USD;
• 6 сентября - 29,2307 руб./USD.

Дт 57 Кт 51 35 000 руб. - перечислены деньги на покупку валюты;

Дт 52 Кт 57 29,2289 руб. (1000 USD х 29,2289 руб./USD) - зачислена валюта на счет организации;

Дт 91-2 Кт 57 500 руб. - удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дт 91-2 Кт 57 621,1 руб. (1000 USD х (29,85 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) - отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 29,2289 руб. - оприходована наличная валюта в кассе;

Дт 71 Кт 50 субсчет «Валютная касса» 29,2289 руб. - выдана валюта командированному работнику под отчет.

Дт 26 Кт 71 29,2307 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 71 Кт 91-11,8 руб. (1000 USD х (29,2307 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) - учтена отрицательная курсовая разница.

Регистр синтетического и аналитического учета (совмещен) - журнал-ордер № 7. Аналитические счета открываются на каждое подотчетное лицо отдельной строкой.

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С: Предприятие » регистрами синтетического учета являются обороты счета 71 (Главная книга), анализ счета 71, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, анализ счета 71 по субконто, обороты между субконто, карточки счета 71, карточка счета 71 по субконто и др.

В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами , которые получают деньги из под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Так, суммы командировочных расходов включают в (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.

Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" . Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции

• кредит счета 50 "Касса".

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

• дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
• кредит счета 51 "Расчетные счета".

По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм

• дебет счета 20 "Основное производство",
• дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",

Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.

• дебет счета 44 "Расходы на продажу",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 07 "Оборудование к установке",
• дебет счета 10 "Материалы",
• дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
• дебет счета 41 "Товары",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
• кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 15 аналитических групп к данному синтетическому счету.

Подотчетные лица – это сотрудники учреждения, получившие денежные средства и (или) денежные документы под отчет для последующих целевых расходов. Денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами. Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с учреждением в трудовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

Учреждения бюджетной сферы выдают денежные средства иод отчет для оплаты:

• – труда;
• – административно-хозяйственных расходов (транспортных и коммунальных услуг, услуг аренды и связи, приобретения материалов, горюче-смазочных материалов (ГСМ) для хозяйственных нужд и т.п.);
• – командировочных расходов.

Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, посредством корпоративной банковской карты на административно-хозяйственные нужды, сроки, максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах утверждаются или отдельно приказом руководителя учреждения, или в приказе по учетной политике.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Поездка работников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, не является командировкой независимо от условий договоров и характера выполняемой работы. В случае возмещения работнику командировочных расходов они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за выполненную работу по договору.

При выдаче наличных денежных средств работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002) согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному, как правило, по утвержденной учреждением форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу может применяться ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), утвержденная приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Указанные ведомости составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

• – на заработную плату;
• – административно-хозяйственные расходы;
• – командировочные расходы;
• – другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется один расходный кассовый ордер.

При выдаче наличных денежных средств в иностранной валюте в расходном кассовом ордере выданные суммы указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России на дату совершения операции).

Служебной командировкой в соответствии со ст. 166 ТК РФ является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Не признаются служебными командировками:

• – служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
• – вызванные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

Общий порядок направления работников в командировки в пределах России , их сроки и другие вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные документы но оформлению направления сотрудников учреждения в командировку (табл. 5.12).

Таблица 5.12

Унифицированные документы по оформлению командировок

Перечень возмещаемых расходов в соответствии с КОСГУ приведен в табл. 5.13.

Таблица 5.13

Перечень возмещаемых расходов но служебным командировкам на территории РФ

Нормы возмещения стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных расходов работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней :

• 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу па командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• 2) отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К документам, подтверждающим произведенные расходы, относятся:

• – железнодорожные и авиабилеты;
• – счета гостиниц;
• – товарные чеки;
• – счета-фактуры;
• – чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
• – приходные документы (накладные), подтверждающие принятие товарно-материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения и т.п.

Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете для первичных документов (рассмотрены в параграфе 2.4).

При использовании электронного билета представляется маршрут/квитанция к электронному билету. Электронный билет – это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и на железнодорожном транспорте представлена в электронно-цифровой форме.

Маршрут/квитанция является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники и содержит следующие сведения о пассажире: ФИО, наименование, серию и помер документа, удостоверяющего личность, наименование и код перевозчика, номер, дату, время отправления рейса (поезда), наименование пунктов отправления и назначения, тариф, итоговую стоимость перевозки, форму оплаты, сборы, код бронирования.

Формы электронного авиабилета и железнодорожного электронного билета утверждены приказами Минтранса России от 08.11.2006 № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и от 23.07.2007 № 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".

Суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета, который составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию учреждения. На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе. На оборотной стороне приводятся данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Не подлежат включению в авансовый отчет расходы по первичным документам, оформленные с нарушением установленных требований соответствующими нормативными актами. Так, например, счет-фактура должен отвечать требованиям положений ст. 169 ПК РФ и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет целевого расходования средств, правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, и обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются гр. 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к учету. При этом приводятся синтетические и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы.

Проверенные в бухгалтерии авансовые отчеты передаются для утверждения руководителю учреждения. Списание дебиторской задолженности в иностранной валюте с подотчетных лиц учреждений и отражение этой суммы в авансовом отчете производятся в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Предельный срок для проведения проверки правильности представленного авансового отчета должен быть установлен руководителем экономического субъекта. Это может быть реализовано при формировании учетной политики в составе приложения, регулирующего порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение на основании приказа руководителя, но не позднее одного месяца со дня окончания срока возвращения аванса, имеет право удержать эту задолженность из заработной платы. При этом в соответствии со ст. 137, 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику.

Если сотрудник оспаривает наличие задолженности перед учреждением или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

Задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной к взысканию, подлежит списанию в состав чрезвычайных расходов учреждения и переводится на забалансовый счет бухгалтерского учета. Инициатором рассмотрения вопросов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и последующего согласования ее списания должно выступать само учреждение. Безнадежная дебиторская задолженность выявляется по результатам инвентаризации, как правило, по результатам ежегодной обязательной инвентаризации расчетов.

Существует возможность избежать выдачи наличных денег под отчет на расходы путем зачисления средств:

• – на расчетную пластиковую ("зарплатную") карточку работников, поскольку эти карточки являются именными. Перечисленные учреждением средства поступают на открытый в соответствующем банке счет работника, который может получить их в банкомате наличными или оплатить соответствующие расходы картой безналичным путем. Учреждение вправе перечислять подобные суммы на расчетные пластиковые карточки работников, если это предусмотрено условиями договора, заключенного с банком. Кроме того, для перечисления подотчетных сумм работникам учреждения на карточки следует предусмотреть такую возможность в коллективном и трудовом договоре;
• – на корпоративную банковскую карту (см. параграф 5.1.1 "Учет денежных средств").

При использовании в расчетах с подотчетными лицами банковских карт отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами также является авансовый отчет. Есть определенные особенности оформления авансового отчета при перечислении средств на зарплатную банковскую карту сотрудника:

• 1) в строке "Получен аванс" необходимо указывать номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения;
• 2) в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие – при выдаче перерасхода.

При составлении авансового отчета но расходованию средств с корпоративной банковской карты работник прилагает документы по совершенным операциям. Документ должен содержать обязательные реквизиты: идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт; вид операции; дату совершения операции; сумму операции; валюту операции; код авторизации; реквизиты платежной карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя карты и кассира.

Пример

Материально ответственному лицу государственного бюджетного учреждения согласно его заявлению, с указанием назначения аванса (хозяйственные расходы для приобретения 40 шт. электролампочек) и срока аванса (3 рабочих дня) выдана корпоративная банковская карта. Денежные средства в размере 4000 руб. за счет иной приносящей доход деятельности перечислены на данную карту учреждения. В учреждении операции будут отражены бухгалтерскими записями:

При направлении работников в командировки за рубеж учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств федерального бюджета, дополнительно руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

• – постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
• – приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках па территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств бюджетов субъектов РФ или местных бюджетов, должны применять в своей деятельности нормативные акты соответствующего субъекта или муниципального образования.

В табл. 5.14 приведены типовые записи по отражению операций приобретения основных средств и материальных запасов подотчетными лицами и погашение задолженности по средствам, выданным под отчет.

Таблица 5.14

Отражение операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Пример

Главный инженер казенного учреждения Гусев Η. Н. но приказу руководителя был направлен в служебную командировку в Москву сроком на 5 дней с 7 по 11 апреля текущего года включительно с учетом времени нахождения в пути. 25 марта текущего года работник написал заявление па имя руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы. Руководитель подписал его 26 марта текущего года, а 30 марта из казначейства в кассу учреждения были получены денежные средства и выданы работнику но КОСГУ 212 (суточные) в размере 500 руб.; на приобретение железнодорожных билетов по КОСГУ 222 в сумме 3300 руб.; на проживание 1650 руб. По возвращении из командировки главным инженером был представлен Авансовый отчет по ф. 0504049. На оборотной стороне работник заполнил графы 1–6, в которых указал фактически израсходованные суммы. Документы, подтверждающие фактические расходы, пронумерованы и приложены к отчету. Работник бухгалтерской службы принял к проверке Авансовый отчет, о чем выдал расписку работнику, заполнив отрывную часть Авансового отчета.

После проверки, внесения записей в графы 7–10 на оборотной стороне отчета и отражения сумм, принятых к учету, Авансовый отчет был утвержден руководителем учреждения.

Ниже приведены образцы Заявления и заполнения авансового отчета.

Продолжение ф. 0504505

Продолжение ф. 0504505

Продолжение ф. 0504505

Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании Авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы "Наименование показателя" Журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

По окончании месяца в Главную книгу переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 0 208 00 000, а также обороты по счету 020800000, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету "Касса".

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Бухгалтерский учет

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

Бухгалтерский учет

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы - запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

Бухгалтерский учет

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации