Расчетная ведомость по зарплате образец т 53. Использование расчетно-платежной ведомости

С наемными сотрудниками, требуется ведение определенной документации по начислению и выдаче заработной платы. Расчетно-платежная ведомость – это наиболее востребованный документ для фиксирования заработной платы на многих предприятиях. Рассмотрим детально специфику ведомости и виды бланков, которые будет использовать ваш бухгалтер.

Виды ведомостей для начисления и выплаты зарплаты

Каждое предприятие или ИП могут самостоятельно выбрать документ, который станет основным в вопросе денежных отношений с работником. Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге. Некоторые работодатели предпочитают составлять отдельную ведомость на каждого сотрудника, чтобы сохранить коммерческую тайну о денежном вознаграждении каждого работника. Это необходимо для того, чтобы не возникало разногласий в коллективе.

Но оформление индивидуальной ведомости по заработной плате – это трудоемко и затратно, потому что для отчетности перед проверяющими инстанциями каждый документ должен быть приложен в отчет не в электронном виде, а в бумажном. Вот и представьте, сколько средств вам придется потратить, чтобы только начислить зарплату для каждого работника. Также стоит учесть отпускные, авансы и .

Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге.

Поэтому были приняты общие ведомости по заработной плате. Отличие лишь в форме, которую использует предприятие:

1. Ведомость для начисления на всех сотрудников.
2. Ведомость для выдачи заработной платы на всех сотрудников.
3. Унифицированный бланк, где одновременно производится расчет и выдача денег.

Какую форму выбрать, решать вам.

Классификация ведомостей по заработной плате

Необходимо различать несколько видов бланков, которые отражают разные операции бухгалтера. Это может быть ведомость для расчетов, которая нужна только бухгалтерии, или унифицированная форма, имеющая силу для выдачи средств и отчета для проверяющих органов.

Если в организации нет готового образца расчетной ведомости, то вы можете скачать бланк . При возникновении вопросов по внесению информации можно посмотреть образец заполнения расчетной ведомости.

Документ составляется в 1 экземпляре и не требует подписи руководителя.

Бланк Т-53

Эта ведомость носит название платежной, именно она является основанием для выдачи денег. В этой ведомости должна стоять подпись работника.

Ведомость Т-53 является основанием для выдачи денег сотрудникам.

Как заполнить ведомость:

1. На основании расчетной ведомости бухгалтер формирует список сотрудников с указанием их данных и суммы, подлежащей выдаче на руки.
2. Расчетная ведомость обязательно подписывается руководителем. Только после его разрешения документ переходит кассиру. Выдавая деньги, кассир/бухгалтер дает ведомость работнику, чтобы он увидел сумму и поставил подпись. Такая процедура относится ко всем работникам.
3. После выдачи заработной платы кассир фиксирует в конце ведомости сумму реально выданных денег. Если кто-то не смог прийти за деньгами, то кассир вносит слово «депонировано» и указывает на это в конце бланка. Ставит подпись и передает ведомость в бухгалтерию.

Перед оформлением ведомости посмотрите образец: лист 1 , лист 2 , а саму форму можно бесплатно скачать.

Форма Т-49

Является унифицированным вариантом расчетно-платежной ведомости. Позволяет сократить расходы на бумагу. Можно увидеть всю информацию о начислении в одном бланке. Если возникнут вопросы, то не придется поднимать никаких документов.

Оформление имеет определенную специфику – в одной строке по каждому сотруднику заносят полную информацию о количестве отработанных дней, ставку, премии, вычеты и окончательную сумму для выплат. Существует здесь и понятие «сальдо», которое рассчитывается по каждому сотруднику отдельно и по всей ведомости общим итогом.

Если на предприятии принята выдача заработной платы авансом и расчетом, если на текущий период возникла задолженность работодателя с предыдущего месяца или иные условия для возникновения остатка, то требуется выведение сальдо, чтобы исключить ошибки в расчетах. Но это значение также может быть нулевым в каждой расчетно-платежной ведомости.

Сводная расчетно-платежная ведомость должна быть подписана бухгалтером, директором и каждым работником при получении зарплаты.

Другие виды

Помимо перечисленных форм в бухгалтерии есть и другие виды ведомостей для начисления зарплаты. Приведем пример:

1. 0504401 – расчетно-платежная ведомость для бюджетных организаций, утвержденная Министерством финансов РФ (приказ №52н .) В ней рассчитывается и начисляется зарплата физическим лицам, имеющим отношение к различным бюджетным ведомствам, учебным заведениям. Является унифицированным документом и не может быть использована на других предприятиях небюджетного типа или у ИП.
2. 0504402 – форма расчетной ведомости, которая тоже используется только в бюджетной сфере. В этом бланке бухгалтерия проводит только начисления. Используется как основание для ведомости платежного типа. В нее заносят количество отработанных часов, согласно установленному в организации графику работы.
3. 0301009 – аналог бланка Т-49, который имеет отношение только к частным организациям и ИП. Применяется для одновременного начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.

Учет и хранение ведомостей

В бухгалтерии существует определенный порядок по перемещению документов и их хранению.

Расчетно-платежные ведомости составляются только бухгалтером в период выдачи зарплаты на предприятии.

Порядок заполнения ведомостей:

1. Если за основу отчетности взяты две формы (Т-51 и Т-53), то сначала формируется расчетный бланк, где подробно расписываются все денежные средства, имеющие отношение к конкретному сотруднику, – оклад, отпускные, премии, больничный, вычеты в пользу третьих лиц, аванс и другое. Так бухгалтер выводит итоговое значение, которое идет к выдаче. Документ составляется в одном экземпляре и остается только для отчетов.
2. Дальше бухгалтер заполняет вторую ведомость – платежную, указывая в ней только сумму, идущую к выдаче. Этот документ подается на утверждение директору и только потом поступает в кассу. Когда выдача зарплаты завершена, а это период в течение 5 дней, бланк с подписью всех сотрудников и кассира возвращается в бухгалтерию для хранения.

Срок хранения первичной документации, в том числе расчетно-платежных ведомостей, составляет 5 лет. Все бланки должны быть подшиты в определенную папку в строгой последовательности.

Подведем итоги

Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.

Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.

Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.

Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.

Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.

Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.

Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.

Имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа - отдельно расчетную и платежную ведомости.

Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче , когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

бухпроффи

Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

Кто заполняет ведомость

Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.

Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.

Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.

Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.

Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.

Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.

Скачать бланк и образец платежной ведомости Т-53 на 2018 год

Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53

Лицевая сторона

Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком - то там ставится прочерк.

В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.

Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.

Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.

Оборотная сторона

На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:

1. В первый столбец заносится номер строки по порядку.
2. Во втором, табельный код сотрудника.
3. В третьем - его полные Ф.И.О.
4. В четвертом столбце проставляется цифрами сумма, которую необходимо выдать.
5. Пятый столбец служит для заверения факта выдачи - там работник лично проставляет свою подпись при получении денежных средств.
6. Шестой столбец – справочный, в нем кассир может делать необходимые пометки. Например, указать сведения о доверенности, если деньги получает не лично сотрудник, а его уполномоченное лицо.

Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».

Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.

Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.

Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.

В следующей строке необходимо указать реквизиты расходного ордера, выписанного к ведомости.

Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.

Что если в ведомости обнаружены ошибки

Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.

По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.

Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.

В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.

Внимание! Кроме этого рекомендуется составить бухгалтерскую справку, в которой подробно описать как была выявлена ошибка и обосновать ее исправление.

Как закрывается платежная ведомость

Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени - обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.

Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется отметка «Депонировано», после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.

На сумму выданной зарплаты оформляется , к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.

Бухгалтерские проводки

Поскольку форма Т-53 предназначена исключительно для выдачи денежных средств, возможные операции с ней ограничены.

Мы рассматривали в особенности заполнения расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). В этой консультации расскажем о платежной ведомости (форма № Т-53) и покажем пример ее заполнения.

Для чего используется платежная ведомость

Платежная ведомость применяется для отражения выплаты заработной платы работникам организации, но только тем, кто получает зарплату наличными, а не на пластиковые карты.

Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).

Форма платежной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Может организация использовать и форму платежной ведомости № Т-53, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Расскажем о некоторых особенностях заполнения платежной ведомости по форме № Т-53.

О заполнении платежной ведомости по форме № Т-53

На титульном листе платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в графе 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа (к примеру, при получении зарплаты по доверенности).

В конце таблицы платежной ведомости на выдачу зарплаты после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.

В конце самой ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Платежная ведомость (бланк): скачать

Форма Т-53 «Платежная ведомость» содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. По коду формы (Т-53) ведомость на выдачу зарплаты (бланк) без труда можно найти в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».

Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.

Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).

Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.

Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.

Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.

Образец заполнения унифицированной формы Т-51

Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:

• название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
• название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
• расчетный период.

На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:

1.Номер сотрудника по порядку;

9.Начисления сдельной оплаты;

10.Иные начисления;

11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;

12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;

13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;

14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);

15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);

16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;

17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;

18.Сумма, которая подлежит выплате.

Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.