Как составить авансовый отчет образец. Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

• командировочное удостоверение;
• проездные билеты;
• квитанции об уплате;
• товарные чеки и пр.

Когда оформляется АО?

• хозяйственно-оперативные нужды;
• аванс на командировочные расходы;
• возмещение командировочных расходов.

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.

Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы

В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.

Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.

Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.

Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.

Cоставление авансового отчета,примеры

Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.

Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:

1. подтверждение направления сотрудника в командировку,
2. служебное задание.
3. С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.

Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.

При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.

Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу

Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.

Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.

Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры

Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.

На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:

• наименование фирмы,
• дату составления отчета,
• должность и инициалы.

Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.

На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.

Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.

Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.

После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».

После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.

Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.

Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.

В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет

Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.

Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.

Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета

В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.

Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.

Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.

В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.

Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?

Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).

Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?

Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.

Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.

Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.

Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.

Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.

Образец бланка авансового отчета, скачать

Работа хозяйствующего субъекта в определенных условиях требует произведения наличных трат для выполнения поставленных производственных задач. Подобные расходов часто осуществляются через определенных приказом руководства подотчетных лиц. Помимо прочего в данном распоряжении определяется цель, на какую подотчетник может взять сумму, а также срок, в течение которого он может отчитаться. При этом используется для отчета авансовый отчет.

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Внимание: подотчетным лицом может выступать физлицо, с которым организация оформила договор подряда, а не только штатные работники организации.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Важно: расходы можно отражать в бухучете после того, как руководитель компании подписал авансовый отчет. Выявленные неточности и ошибки желательно уточнять и сразу же исправлять. Так как при проведении проверок контролирующие органы часто уделяют этому документу особое внимание.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется

Существующие правила устанавливают, что наличность, выплаченная работнику в подотчет на установленные цели, может использовать только в указанном в приказе направлении. Документом, подтверждающим выплату сотруднику денег, является расходный кассовый ордер, содержащем разрешающую визу руководителя.

Законодательством также закрепляется период времени, в течение которого работник должен отчитаться по произведенным затратам. При этом подтверждающим документом выступает авансовый отчет.

Внимание: главная цель данного документа - подтвердить обоснованность осуществленного сотрудником расходования средств компании, а также соблюдения сроков отчет. Этим документом происходит списание ранее выданных средств с подотчета физлица.

Роль авансового отчета повышается при подтверждении расходов работника, отправленного в командировку. В настоящее время перечень документов, оформляемых при оформлении командировки значительно снижен. Все остальные могут заполняться по усмотрению самой компании.

Только один документ остался в составе обязательных бланков, которые нужно заполнять вернувшись из командировки. Порядок ведения операций по кассе устанавливает обязательность составления этого бланка.

Внимание: освобождены от данного требования только предприниматели, в отношении которых действует упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Так как расчеты через подотчетников относятся к наличным расчетам, необходимо также помнить о существовании лимита расчетов между организациями, который равен 100000 рублей за один раз по одному договору. Если сумма превышает это размер, то должны применяться безналичные расчеты.

Что можно принять к учету

В компании должностные лица, принимающие авансовые отчеты подотчетных сотрудников компании должны знать, какие документы можно принять к учету.

В перечень подтверждающих расход бланков включены:

• Товарный чек с приложением к нему кассового чека, оформленного с помощью онлайн-кассы. Товарный чек может идти и без чека, если субъект хозяйствования, выписавший его, освобожден от применения ККА. В этом случае на товарном чеке обязательно должны присутствовать все обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца.
• Квитанция к пко с приложением к ней чеков онлайн-касс. При этом в данный пакет документов обязательно нужно включать накладную либо акт на работы (услуги). В этих документах покупателем должно выступать юрлицо или ИП, которые выдали в подотчет суммы, а не сам работник.
• Квитанции, наряд-заказы и другие номерные бланки, относящиеся к БСО и являющиеся подтверждающими документами произведенного работником расходов.
• Выдаваемые транспортными компаниями билеты, страховые полисы, оформляемые в случаях осуществления перевозки грузов и пассажиров.

К подобным документами нормами могут устанавливаться дополнительные требования. К примеру, если документ по зарубежной командировке составлен на иностранном языке, нужно перевести его часть, которая относится к расходованию средств, на русский язык.

Важно: особое внимание следует уделять документам, которые составлены в выходные дни, когда сотрудник должен был отдыхать, а не выполнять свои трудовые обязанности.

Авансовый отчет бланк 2018 скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Пример заполнения:

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим по шагам как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Заполнение бланка авансового отчета нужно производить начиная с самой верхней строки. Там указывается наименование фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. В отдельную таблицу необходимо занести .

В графы, которые находятся возле названия бланка, нужно внести номер документа и дату его оформления.

Справа располагается блок граф, который начинается с фразы «Утверждаю». Он предназначен для утверждения заполненного документа руководителем. Он должен указать там сумму прописью, проставит должность и Ф.И.О, а также дату принятия документа к учету.

После этого руководитель проставляет свою подпись, тем самым подтверждая разрешение принять сумму отчета к бухучету.

Затем нужно записать цель, на которую были выданы в подотчет деньги.

Если на предприятии выдача в подотчет продолжает оформляться заявлением, то цель в отчете должна полностью совпадать с данными по заявлению.

Внимание: если же выдача в подотчет оформляется приказом, то цель нужно указывать исходя из реального направления расходования средств. Например, на командировку, на приобретение материалов и т. д.

Затем следуют две таблицы. Данные в них должен вносить бухгалтер. В левой таблице производится фиксация движения средств, выданных работнику в подотчет.

Там последовательно проставляются остаток либо перерасход средств с предыдущего подотчета, выданная в подотчет сумма, израсходованные средства, неиспользованный остаток либо перерасход.

Закон устанавливает, что работник не может получить в подотчет новую сумму, если у него еще есть остаток по старому подотчету. Если при проведении проверки контролирующие органы выявят такой факт, то на компанию может налагаться штраф.

В правую таблицу записываются бухгалтерские проводки по отчету.

Ниже бухгалтер должен указать, какие число документов прикрепил к отчету подотчетник, а также сколько листов они занимают.

После того, как отчет утвержден, бухгалтер ставит свою подпись и указывает утвержденную сумму. После этого он должен передать бланк на подтверждение главбуху.

Если по результатам расходования сумм у лица остались неиспользованные средства, либо он совершил перерасход, то реквизиты кассового документа нужно указать внизу бланка.

Оборотная сторона

Большую часть этой стороны занимает таблица. В нее подотчетник должен внести все имеющиеся оправдательные документы. Для каждого бланка предназначена одна строка. Оставлять пустые строки нельзя.

В поле 1 вносится номер строки по порядку. В поля 2 и 3 записываются реквизиты предоставленного документа - его номер и дата оформления. У документа может не быть номера - тогда нужно проставить прочерк либо записать «Б/Н».

В поле 4 вносится наименование документа. Поля 5 и 6 предназначаются для проставления суммы документа. При этом в графу 5 ее нужно записать в рублях, а в графу 6 - валюте, которой оформлен документ (если он составлен не в рублях).

Строки, которые не будут заполнены, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее, необходимо в самой последней строке таблицы подвести суммовой итог по всем документам. Ниже, подотчетник проставляет свою подпись.

Бухгалтер при проверке должен рассмотреть каждый документ, а также обоснованность данных расходов. В положительном случае он указывает принимаемую сумму в полях 7 и 8 . Далее, в поле 9 он заносит счет бухучета, на который относится указанная сумма.

Итоговые сведения по данной стороне необходимо перенести на лицевую сторону.

Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы

После возвращения из командировки, сотрудник может приложить к отчету документы с неустранимыми дефектами (например, повреждены, намокли и т. д.), либо вообще не предоставить их (потерян кассовый чек, получить дубликат невозможно).

Но такие события не означают, что принимать отчет у работника нельзя. Несмотря на то, что он не может предоставить оправдательные документы, сам товар либо услуга могут быть в действительности получены.

Бухгалтер после подачи бланка все равно должен его проверить, а уже руководитель должен потом решить - утверждать авансовый отчет по командировке, или же нет.

В случае, когда директор принимает решение утвердить данный документ и выполнить возмещение затрат, нужно помнить, что без подтверждающих документов включить данные суммы в базу по расчету налога на прибыль не получится.

Важно : если же компания является плательщиком НДС, но нельзя будет по приобретенным материалам сделать вычет НДС.

Бухгалтерские проводки

Проводки, которые должен оформить бухгалтер после обработки авансового отчета, зависят от целей получения денег в подотчет.

Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке . Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте.

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке .

1. 1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
      • наименование организации;
      • своё Ф.И.О;
      • должность;
      • структурное подразделение;
      • цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
   • наименования подтверждающих документов;
   • суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу , нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

1. суточные;
2. проезд;
3. проживание в гостинице;
4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

• оформление загранпаспорта, визы;
• взносы за право проезда и выезда транспорта;
• если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.

Что приложить

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

• кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
• бланки строгой отчётности (БСО);
• корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
• накладные.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке , а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

В современных условиях ведения бизнес процессов на предприятиях довольно широко распространена практика применения авансовых отчетов.

Общие правила составления авансового отчета

Основной функцией авансового отчета является подтверждение расходов, которые были понесены в связи с производственной необходимостью лицом, получившим эту сумму из денежных средств предприятия на определенные цели. Зачастую этими целями являются либо командировочные расходы сотрудника, либо необходимость оплатить товар или услугу, заказанные предприятием в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

В составлении авансового отчета участвуют несколько лиц в том порядке и сроках, которые установлены руководством и нормативно-правовой документацией предприятия. В первую очередь авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший на руки наличные деньги. Когда сотрудник заполнил свою часть отчета, он должен передать его специалисту отдела бухгалтерского учета, чтобы отчет прошел проверку и был принят для дальнейшего оформления.

Формой первичной документации может служить как общепринятая форма АО-1, так и созданная индивидуально для отдельно взятой организации.

В любом случае форма авансового отчета должна соответствовать определенному критерию и содержать в себе основные данные:

• Число и нумерацию авансового отчета;
• Название организации — юридического лица;
• Количество денег, выданных под отчет;
• Количество израсходованных денег;
• Список документов, которые оправдывают все расходы с приложением самих документов. Это могут быть чеки кассовых аппаратов, квитанции об оплате, накладные, счета и акты о выполнении работы или оказания услуг.

Существует два способа оформления авансового отчета: заполнение в бумажном варианте или в электронном.

В случае, если отчет оформляется в бумажном виде, существует два типа заполнения:

• На типографском бланке от руки;
• С применением компьютерной программы и выводом документа на печать.

В обоих случаях подписи ответственных должностных лиц на документе ставятся синими чернилами собственноручно.

Второй способ составления авансового отчета является менее трудозатратным, но предполагает наличие специализированной системы электронного документооборота, доступ к которой есть у всех лиц, участвующих в оформлении и подписании данного документа. Так как документ, созданный таким способом, является электронным, в нем обязательно должны присутствовать цифровые подписи всех ответственных лиц.

Авансовый отчет заполняется ответственным должностным лицом в единственном экземпляре, а затем сдается в бухгалтерию для проверки заполнения документа и достоверности отражения хозяйственных операций. Особое внимание бухгалтерией при изучении авансового отчета уделяется целевому расходованию подотчетной суммы.

Чаще всего, выдача наличных денег под отчет происходит либо в случае командирования сотрудника, либо для совершения различных производственных расходов, требующих личного участия сотрудника. Для примера это могут быть представительские расходы или затраты, связанные с получением каких-либо материалов.

Авансовый отчет — составляем пошагово

Первоочередным шагом нужно заполнить ту часть авансового отчета, где должны быть указаны все прилагающиеся документы на получившиеся расходы за период, на который выдавались наличные деньги подотчетному лицу.

В первую графу записывается номер по порядку для каждого оправдательного документа. Во вторую графу заносится дата составления документа, подтверждающего расход. В третьей графе проставляется номер документа. Если в документе номер отсутствует, то в графе 3 следует указать Б/Н, что означает – документ без номера.

В четвертой графе нужно указать название документа, например Чек ККМ, и расшифровать в двух-трех словах какие именно расходы были произведены. В пятую графу заносится итоговая сумма документа в рублях и копейках. Если расчеты производились не в российских рублях, а в иностранной валюте, то сумму, указанную в платежном документе, следует отнести в шестую графу авансового отчета.

В итоговой строке получается итоговая сумма всех произведенных расходов, которая складывается из сумм всех документов, перечисленных в отчете.

На следующем этапе, после заполнения всего перечня прилагаемых документов, подотчетное лицо передает авансовый отчет в бухгалтерию, где должны сверить все данные в отчете с данными в приложенных к нему отчетных документах, и выдать подотчетному лицу отрывной талон о принятии документов к учету.

Обязательным к заполнению является номер авансового отчета, а датой документа является дата выдачи денежных средств в подотчет сотруднику предприятия.

Суммы по каждому документу должны быть указаны в рублях и копейках с подведением итога. Впоследствии, бухгалтер проставляет соответствующий корреспондирующий счет всех перечисленных в этой части документа расходов.

Затем бухгалтер или сам сотрудник заполняют лицевую сторону документа, указывая все необходимые реквизиты и информацию о характере и размере предстоящих расходов. Если у сотрудника имеется переходящий остаток от предыдущего авансового отчета, он должен быть обязательно указан в графе «Предыдущий аванс».

Важно помнить, что подотчетное лицо не может взять новую наличность под отчет, если за ним числится задолженность с предыдущего авансового отчета. Если ситуация возникла обратная ситуация и сотруднику пришлось израсходовать личные деньги для потребностей предприятия, то заявленный излишний расход возмещается сотруднику в полной мере.

Когда все основные поля заполнены и прошли проверку, то отчет подписывается подотчетным лицом, затем бухгалтером, ответственным за данный участок работы либо главным бухгалтером. На конечном этапе руководитель утверждает отчет собственноручной подписью.

Важно учитывать, что срок для составления авансового отчета ограничивается тремя рабочими днями с той даты, когда заканчивается срок использования наличных денег, утвержденный руководителем, либо с той даты, когда сотрудник вернулся на свое рабочее место.

Служба бухгалтерского учета и отчетности обязана обеспечить хранение авансовых отчетов вместе с приложенными оригиналами платежных документов течение пяти лет.

Авансовый отчет – особенности оформления

Исходя из определения вида расходов, в строке «Назначение аванса» следует указать, на какие именно цели были получены деньги под отчет. Данные о целевом направлении расходов должны совпадать с формулировкой в приказе на выдачу денег под отчет.

В ситуации, когда причиной получения аванса стали командировочные расходы, такой авансовый отчет имеет некоторые особенности оформления и требует к себе особого внимания при его составлении.

Срок составления такого отчета не может превышать трех рабочих дней, с момента возвращения подотчетного лица из командировки.

Отчитываясь по командировочным расходам, сотрудник, помимо чеков и квитанций об оплате, обязательно должен приложить: командировочное удостоверение со всеми отметками, билеты до места прибытия и на обратную дорогу, а также документы, обязательного страхования пассажиров при перевозке.

В командировочном удостоверении должна быть указана число, месяц и год прибытия и выбытия лица, находящегося в командировке. Записи заверяются подписью ответственных лиц по месту прибытия и скрепляются печатью организации.

При направлении сотрудника в служебную поездку, бухгалтером предприятия рассчитывается сумма предполагаемых суточных расходов сотрудника. Обычно суточные выплачивают отдельно по расходному кассовому ордеру или в безналичной форме на пластиковую карту сотрудника, так как это личные расходы сотрудника, которые не подлежат документальному подтверждению. Однако, в некоторых случаях выплата суточных производится путем составления авансового отчета и заносится в состав прочих расходов.

Бывает так, что сотрудник выезжает в загранкомандировку, тогда в форме отчета указываются данные как в российских рублях, так и в иностранной валюте. После возвращения из заграничной командировки, все подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены. Официальный перевод составляется на отдельном листке и прилагается к отчету в составе остальных оправдывающих документов.

В остальном, при составлении авансового отчета используются общие правила и требования.

Вконтакте