Формирование доходной части бюджета Из каких частей состоят доходы бюджета
Доходы бюджета – денежные средства, поступающие в безвозмездном и безвозвратном порядке в соответствии с...
Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера.
Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Только после прочтения документов новый сотрудник сможет оценить свои обязанности на предприятии, задать интересующие его вопросы при приеме дел от своего предшественника и приступить к работе.
Важно! Если уволившийся главный бухгалтер должен передать новому главному бухгалтеру большой объем документов, создается специальная комиссия, в составе которой должны находиться работники бухгалтерии, службы безопасности, службы внутреннего контроля и т.д. В таком случае ответственность за передачу дел отвечает председатель комиссии.
Прежде чем приступить непосредственно к процедуре передачи дел новому главбуху, необходимо получить соответствующий Приказ руководителя. Распоряжение должно быть составлено по правилам, в тексте должна присутствовать следующая информация:
Прежде чем уволившийся главбух окончательно оставит рабочее место, необходимо оформить акт о проведении инвентаризационных работ. Таковой составляется после проведения инвентаризации имущества и обязательств, а именно расчетов с дебиторами и кредиторами, кассы, основных средств, материалов, товаров. Данный акт прикладывается к акту приема-передачи дел.
Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):
Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:
Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:
Группа документов | Перечень документов |
Учредительные и регистрационные документы | Устав, учредительный договор. Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС. Выписка из ЕГРЮЛ. Свидетельство о постановке на учет в ФНС. Свидетельство о регистрации. |
Документы по учету расчетов с контрагентами | Договоры с поставщиками и покупателями. Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ. Акты проверок с дебиторами и кредиторами. |
Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета | Учетная политика по бухгалтерскому учету. Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Политика по налоговому учету. План счетов бухгалтерского учета. |
Документы по расчетам с подотчетными лицами | Авансовые отчеты |
Регистры бухгалтерского и налогового учета | Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам. Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета. |
Документы по учету труда и зарплаты | Трудовые договоры. Расчетно-платежные ведомости. Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении. Табели учета рабочего времени. |
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность | Бухгалтерская отчетность. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Декларации и расчеты по всем налогам. Книги покупок и продаж. |
Документы по учету денежных средств | Кассовая книга, ПКО и РКО. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты. Платежные поручения. Выписки банков по расчетным счетам. |
Документы по инвентаризации | Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи. Приказ о проведении инвентаризации. |
Документы по учету товарно-материальных ценностей | Карточки учета материалов. Требования-накладные по ф. № М-11. Приходные ордера по ф. № М-4. |
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами | Акты налоговых проверок. Акты сверок с налоговыми органами. |
Документы по учету основных средств | Приказ о создании комиссии по приемке основных средств. Акты на списание основных средств. Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1; Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6. |
Прочие документы | Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов. Доверенности. Бухгалтерские справки. Бланки строгой отчетности. Путевые листы. |
От уволившегося главного бухгалтера следует потребовать предоставить объяснения, касающиеся:
Акт приема-передачи оформляется в свободной форме, но в нем должно присутствовать как можно больше информации, касающейся передачи дел:
Одним из пунктов акта приема-передачи дел является характеристика бухгалтерского и налогового учета. Остановимся на ней подробнее – она может включать в себя следующие моменты:
Организация бухгалтерского учета | Анализ Учетной политики:
|
Перечень первичных учетных документов, регистров налогового/бухгалтерского учета, переданных по описи | Оборотно-сальдовая ведомость, подтверждающая входящие остатки на дату приема дел и остатки по счетам. |
Учет денежных средств | -Перечень расчетных и иных счетов (суммы остатков по ним, сверенные с банковскими выписками и данными текущего учета);
|
Хранение документов | Порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения компанией правил сохранности дел, из уничтожения и хранения. |
Учет основных средств и нематериальных активов | Состояние документирования операций постановки на учет и выбытия НМА, проверки системы учета НМА, начисление по НМА амортизации. |
Бухгалтерская отчетность | Расхождения между данными отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета +т объяснения на этот счет прежнего бухгалтера. |
Учет МПЗ (товаров, готовой продукции, материалов) | Результаты проверки учета МПЗ и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей (наличие договоров полной материальной ответственности, результаты инвентаризации, действия по устранению расхождений). |
Состояние учета на других участках | Порядок учета финансовых вложений, займов, кредитов, доходных вложений, расчетов по дивидендам, добавочного капитала, резервного капитала и т.д. |
Состояние учета расчетов с контрагентами, государственными внебюджетными фондами, налоговыми органами, работниками компании |
|
Ошибка: Акт приема-передачи дел от уволенного главного бухгалтера новому главбуху составлен в единичном экземпляре.
Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.
Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.
Что важно прописать в локальном акте
Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному - Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.
В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.
КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).
Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит
Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:
Издание приказа о приемке-передаче дел;
Инвентаризация имущества и обязательств;
Проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
Собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи;
Составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.
Акт приемки-передачи разграничит ответственность
Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.
Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего
Тип документов |
Формы документов |
Учредительные и регистрационные документы |
Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости |
Организационная документация |
Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии |
Регистры бухгалтерского учета |
Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета |
Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы |
|
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика |
Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок |
Документы по учету результатов инвентаризации |
Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты |
Документы по учету денежных средств, в том числе: Кассовые документы По расчетному счету |
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам |
Документы по расчетам с подотчетными лицами |
Журнал учета авансовых отчетов |
Документы по учету труда и заработной платы |
Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры |
Документы по учету расчетов с контрагентами |
Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг |
Документы по учету основных средств |
Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание |
Документы по учету товарно-материальных ценностей |
Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета |
Прочие первичные документы |
Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов |
Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.
В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе о передаче дел следует указать:
Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Учредительные и регистрационные документы
Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
В акте приема-передачи дел следует отразить:
1) организация бухгалтерского учета.
В этом разделе проводится анализ Учетной политики.
Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.
Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.
2) учет денежных средств.
В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.
Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;
3) учет основных средств и нематериальных активов.
В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;
4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).
В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.
Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).
Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;
6) состояние учета на других участках.
В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;
7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.
В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.
По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.
8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;
В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;
9) хранение документов.
В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;
10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.
В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.
Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.
"Российский налоговый курьер", 2012, N 3
Смена главного бухгалтера всегда является стрессом для организации. Новый бухгалтер должен успеть освоиться и принять дела от своего предшественника. Как сделать это, чтобы не нарушить привычный ритм деятельности компании и минимизировать негативные последствия при дальнейшей работе?
Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене главного бухгалтера в компании. Однако в интересах самой организации, особенно крупной (с большими оборотами и различными видами деятельности), провести и оформить данную процедуру надлежащим образом.
При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.
Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит, в частности, из следующих этапов:
Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки. Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 г., то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 г., а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 г. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.
Справка. Как происходит смена главного бухгалтера
Отсутствие главного бухгалтера может отразиться не только на ведении бухгалтерского и налогового учета, но и на компании в целом, поскольку он решает многие административные вопросы и подписывает документы.
Безболезненно уволить главного бухгалтера получится, только если на его место найдена замена. Тогда оформить на работу нового бухгалтера можно временно на должность заместителя. Либо, наоборот, перевести на другую должность уходящего сотрудника. В этом случае их обязанности будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера. Как правило, после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, передающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно с этим оформляется право подписи банковских документов нового сотрудника.
В организации может сложиться ситуация, когда замену увольняющемуся главному бухгалтеру пока найти не удалось. В этом случае дела передаются непосредственно руководителю данной компании. Ведь именно он, в соответствии с п. 1 ст. 6 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации. Либо дела могут быть переданы назначенному руководителем ответственному лицу, например заместителю главного бухгалтера или финансовому директору.
Примечание. На дату приема-передачи дел должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы необходимые записи в учете, распечатаны регистры и сдана отчетность в налоговые органы.
При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера. Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы "клиент - банк". Если на главного бухгалтера возложены обязанности кассира, то прежний бухгалтер обязан передать ему всю денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности и ключи от кассы.
Примечание. При передаче дел от бывшего главбуха к новому рекомендуется провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, а также передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции деятельности главного бухгалтера.
Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.
Целесообразно, если в данной передаче дел и проведении инвентаризации будут участвовать прежний и новый главные бухгалтеры, а также финансовый директор или руководитель компании. В некоторых случаях к проверке могут быть привлечены аудиторы, которые помогут в проведении независимой экспертизы состояния учета и отчетности.
Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49). Согласно этим Указаниям проводить ее при смене главного бухгалтера не обязательно.
Однако в соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) инвентаризация в обязательном порядке проводится при смене материально ответственных лиц. Согласно ст. 243 ТК РФ такая ответственность на главного бухгалтера может быть возложена трудовым договором или иным соглашением. В этом случае в обязательном порядке составляются акт инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15 в трех экземплярах и инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме N ИНВ-16 (обе формы утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Кроме того, в данном случае можно провести необязательную выборочную или полную инвентаризацию имущества и обязательств в зависимости от возможностей организации. Также следует распечатать из бухгалтерской программы оборотно-сальдовую ведомость и другие карточки счетов бухучета на дату приемки дел, которые нужно заверить у бывшего главного бухгалтера и руководителя организации. Это позволит подтвердить "входящие" остатки по счетам на дату приемки дел.
Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.
Пункт 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ предусматривает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия не менее пяти лет. Кроме того, сроки хранения конкретных видов документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, который утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации необходимо хранить не менее 10 лет.
Начать проверку следует с изучения учредительных документов организации. В обществах с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерных обществах - устав. Также нужно тщательно изучить регистрационные свидетельства, устав организации и другие уставные документы для понимания структуры компании, наличия обособленных подразделений и иностранного капитала, если таковые имеются.
Помимо этого, следует проверить наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации. Если компания подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на ошибки, выявленные проверяющими в ходе проведенных проверок.
Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании. Анализ учетной политики необходим для понимания методов учета, которые в ней используются. Следует уточнить, какие именно первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике и как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.
Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:
Примечание. Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
Чтобы обезопасить себя от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от прежнего главного бухгалтера, новому главе бухгалтерии нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды. Такую проверку нередко проводят с привлечением аудиторской компании (аудитора) либо собственными силами организации.
Проверка бухучета и бухгалтерской отчетности. Она предполагает анализ соблюдения всех требований, которые установлены в п. 6 ПБУ 1/2008 (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). Так, принимая дела, главный бухгалтер проверяет:
Бухгалтерскую отчетность проверяют на предмет ее соответствия показателям по счетам главной книги организации на отчетную дату. При этом главный бухгалтер может выборочно проверить также и правильность отражения операций на счетах бухучета.
Проверка правильности исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов. По причине большого объема информации в первую очередь следует уделить внимание отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год. Дело в том, что отчетность по таким налогам и взносам новый главный бухгалтер будет составлять с использованием сведений тех периодов, когда работал прежний главбух. А ошибка, допущенная, например, в I квартале, повлечет за собой искажение налоговой базы при составлении отчетности за следующий отчетный период и весь год.
Примечание. В связи с большим объемом информации в первую очередь надо уделить внимание проверке отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год. Ведь новый главбух будет составлять отчетность с использованием данных тех отчетных периодов, когда работал предшественник.
Так, прежде всего надо проанализировать, все ли расходы, признанные в базе по налогу на прибыль , документально подтверждены и экономически обоснованны в соответствии со ст. 252 НК РФ. Также нужно обратить внимание на правильность исчисления авансовых платежей, поскольку исходя из этих сумм будет рассчитываться размер налога на прибыль к уплате в бюджет в последующие отчетные периоды.
По налогу на имущество обязательно проверяется остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств для определения правильности исчисления налоговой базы.
В рамках проверки правильности исчисления НДС стоит уделить внимание налоговым вычетам. Важно проанализировать обоснованность их применения, в том числе на предмет наличия счетов-фактур и использования приобретенных товаров, работ и услуг для облагаемой деятельности. Также бухгалтеру нужно удостовериться в правомерности использования ставок НДС 10 и 0%. А если у организации есть как облагаемые, так и необлагаемые операции, то проверяется, велся ли раздельный учет.
Кроме того, необходимо удостовериться в том, исполняла ли организация обязанности налогового агента по налогу на прибыль, НДС и НДФЛ.
При проверке отчетности новому главному бухгалтеру стоит обратить внимание на соблюдение сроков ее представления в налоговые органы и внебюджетные фонды. А при ревизии кассовых документов - сверить номер и сумму корешка последнего использованного кассового чека с данными, указанными в кассовой книге.
В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.
Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации. Образец заполненного акта см. на с. 74.
Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:
Наименование папки | Количество папок |
Учетная политика организации за 2009 - 2012 гг. | 1 |
Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 4 |
Налоговые регистры за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 4 |
Отчетность в фонды за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 4 |
Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 13 |
Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения) | 1 |
Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009 - 2011 гг. | 1 |
Инвентаризационные описи за 2009 - 2011 гг. | 3 |
Книги покупок и продаж за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 13 |
Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 13 |
Товарные накладные, полученные за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 10 |
Договоры с поставщиками и покупателями | 4 |
Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.
Выявленные ошибки в учете и отчетности:
Приложения к акту:
В акте указываются следующие данные:
Примечание. В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.
К данному акту целесообразно приложить акт проведенной инвентаризации, акты сверок расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту).
Если по итогам приема-передачи дел будут выявлены ошибки, то их нужно исправить и при необходимости представить уточненные декларации в порядке, установленном ст. 81 НК РФ. А недостающие документы следует восстановить в кратчайшие сроки. Если количество выявленных ошибок при выборочной проверке будет значительным, то имеет смысл провести инициативную аудиторскую проверку, чтобы избежать в дальнейшем налоговых санкций.
Предположим, передача дел при смене главного бухгалтера не проводилась или не оформлена должным образом. А впоследствии выявлена недостача каких-либо ценностей и документов или обнаружены ошибки в учете и отчетности. В этом случае восстановление первичных документов и отчетности потребует много сил и времени от работников бухгалтерии, включая нового главбуха.
При выявлении недостачи работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня его обнаружения вне зависимости от того, что сотрудник уволился.
В связи с тем что новый главный бухгалтер может не знать каких-то нюансов учета в конкретной компании, пренебрежение рассматриваемой процедурой может повлечь за собой множество ошибок как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Помимо этого, в случае налоговой проверки новый главбух не сможет должным образом объяснить проверяющим причину отражения тех или иных операций за прошлые налоговые периоды.
Напомним, что за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). А при нарушении сроков представления налоговой отчетности - предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ). Причем, если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, при нарушении валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).
В то же время заметим, что привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Ведь согласно п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Такое же мнение отражено в Письме Минфина России от 23.10.2008 N 03-02-08/20.
Примечание. Нельзя привлечь к административной ответственности нового главного бухгалтера за ошибки его предшественника.
П.Г.Панина
Эксперт журнала
"Российский налоговый курьер"
Увольнять главного бухгалтера предприятия можно, опираясь на нормы ТК РФ. Какие-то особые документы для этого не нужны. Но бывает, что о смене бухгалтера требуется уведомлять некоторые инстанции, о чем мы сегодня и поговорим. Далее мы разберем, на кого пишется уведомление о смене главного бухгалтера и есть ли в нем необходимость.
Ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено, однако уведомление может помочь избежать конфликтных ситуаций, если смена происходит в середине налогового периода.
А вот извещать банковские организации нужно в обязательном порядке. В противном случае финансовая деятельность фирмы может быть приостановлена. Для этого есть общий пакет документов, но уточнить его содержание лучше в своем банке, возможны отличия. Общий пакет документов таков:
Каждая ксерокопия в обязательном порядке должна быть заверена руководителем компании. На копиях должна быть подпись директора, его ФИО и пометка, что копия верна. Кроме этого нужно указать точную дату и поставить печать организации. В противном случае ксерокопии не будут иметь законную силу, и банк просто может их не принять. Этот пакет документации нужно отправить в банк, причем лучше всего отнести лично с помощью ответственного лица. Если банковская организация потребует дополнительные бумаги, то нужно их предоставить.
На вопрос, кого уведомлять при смене главного бухгалтера обязательно, ответ однозначный – только банковские организации. Иначе банк может приостановить работу с компанией, а это повлечет негативные последствия. А вот в Федеральную налоговую службу РФ сообщать о такой смене вовсе не обязательно, потому что документальных оснований для этого не существует. Хотя сами налоговики настаивают, чтобы эта информация им также поступала. Но делать это или нет, вам решать самостоятельно.