Формирование доходной части бюджета Из каких частей состоят доходы бюджета
Доходы бюджета – денежные средства, поступающие в безвозмездном и безвозвратном порядке в соответствии с...
День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.
И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.
1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила
2. Дата выдачи зарплаты
3. Платежные ведомости на выплату зарплаты
4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура
5. Срок выплаты зарплаты по ведомости
6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру
7. Выдача зарплаты — проводка
8. Выдача зарплаты — пример
9. Выплата зарплаты через кассу в 1С
10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.
Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.
Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств :
До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.
Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.
В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена .
Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.
Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.
Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.
Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.
Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.
Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.
Заработная плата из кассы может выплачиваться по:
Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.
На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.
Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.
На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.
Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.
Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.
Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.
Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.
Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.
При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.
Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.
Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.
Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.
Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок» . Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?
Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).
Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.
После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.
Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.
Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру . И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.
На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).
Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).
Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:
А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».
Таким образом:
Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы
Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников
Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:
Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.
В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.
Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка
Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.
Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы
12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.
Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником
Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.
Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.
В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.
Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней) можно только на суммы, которые включены в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.
Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам . Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.
Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.
Какие проблемные вопросы по выплате заработной платы из кассы накопились у вас? Задавайте их в комментариях!
Также вы можете , по вопросу дат выплат заработной платы.
Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила
РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.
РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.
Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.
В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.
Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:
Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.
По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):
Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.
Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.
РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.
Итак, разберем по шагам.
В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.
ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.
Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.
В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.
Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.
Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.
Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.
В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.
В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.
Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.
В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.
РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.
Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.
Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.
Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.
РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.
Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».
Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:
Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.
Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.
Образец заполнения расходного кассового ордера
Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.
Подписантами РКО, как правило, являются:
Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.
Читайте также: Как рассчитать земельный налог по кадастровой стоимости
Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:
Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.
Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.
Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:
Образец заполнения РКО на выплату заработной платы
В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.
Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.
Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.
Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.
В соответствующие графы прописываем следующую информацию:
Соблюдение кассовой дисциплины является одной из самых важных обязанностей любого юридического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Для этого ему приходится заполнять специальные документы, фиксирующие как поступление, так и расход денег в кассе.
Такая документация включает в себя приходной и расходный кассовый ордер (ПКО и РКО), кассовые книги.
Порядок их заполнения строго нормирован и при недостаточном его соблюдении можно нарваться на неприятности с проверяющими органами. Чтобы предприниматели могли этого избежать и полностью представляли с чем имеют дело предлагается нижеследующая информация.
Заполнение формы КО-2
Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.
В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.
Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.
Бланк РКО, носящие название форма КО-2, в 2015 и 2016 гг. остался таким же, как и до того. В этом можно убедиться, если скачать его.
Приходный кассовый ордер
При чём, скачать документ можно совершенно бесплатно в различных форматах.
Образец заполнения РКО доступен любому, но кроме того, чтобы его увидеть нужно также знать правила заполнения.
Образец заполнения расходного кассового ордера
Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.
Исправлять какие-либо ошибки после заполнения строго запрещено. Руководитель юридического лица не обязан ставить подпись прямо на документ, если он расписался на бумагах из приложения.
Заполненный ордер не нужно выдавать получателю наличных – он остаётся в кассе.
Сегодня любой актуальный образец заполнения РКО, в том числе за 2015 г. можно свободно скачать в интернете.
Пример заполнения расходного кассового ордера
Или посмотреть в этой статье.
Каждый бланк наглядно показывает простоту и сложность правильного соблюдения кассовой дисциплины и заполнения РКО.
Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.
РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:
Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)
Получателем денежных средств
Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
Читайте также: Порядок рассмотрения трудовых споров
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2015.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:
51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с
60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками
70 – расчеты с персоналом по оплате труда
71 – расчеты с подотчётными лицами
73 – расчеты с персоналом по прочим операциям
75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.
Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).
В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.
Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.
При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.
Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.
Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.
Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.
Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.
Рассмотрим главные правила оформления РКО.
Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:
Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.
Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.
Образец бланка РКО для ИП (пример):
Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.
Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:
Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.
РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.
При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.
Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:
Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.
Читайте также: Увольнение по уходу за ребенком инвалидом
Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.
Образец заполнения РКО на зарплату (пример):
Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.
Также к обязанностям руководителя можно отнести:
ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.
Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.
Образец заполнения РКО для ИП (пример):
Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:
Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму чуть ниже или воспользуйтесь онлайн-консультантом справа!
Каждое юридическое лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт сообразно всем требованиям законодательства, и каждое физическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью и являющееся индивидуальным предпринимателем, имеют на предприятии наличные деньги, получаемые из банка или от клиентов на определённые цели. Наличные деньги хранятся в кассе предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
Это быстро и бесплатно !
Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства .
Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.
В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию . подписанные руководителем.
Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости
. подписанной руководителем.
Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.
Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.
Расходный ордер выписывается главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем . В документе законодательством предусмотрены подписи администрации предприятия, т.е. руководителя и главного бухгалтера. Подпись руководителя может отсутствовать, если она уже имеется в документах, которые являются основанием для выдачи средств из кассы. Потом ордер передаётся кассиру или лицу, уполномоченному вести кассовые операции.
При выдаче денег из кассы по расходнику, как иногда называют бухгалтеры этот документ, кассир обязан попросить получателя предъявить паспорт. Паспорт можно заменить другим документом, который бы удостоверил его личность.
Реквизиты предъявленного документа кассир заносит в соответствующие графы расходного ордера. Затем он должен потребовать расписку получателя средств.
Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки . Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.
Скачать бланк расходного кассового ордера
Порядок заполнения документа следующий:
Каждый владелец предприятия обязан осознавать ответственность при использовании наличных денег. Основой является правильное проведение всех действий с наличными средствами по кассе. В этом плане следует четко соблюдать определенные критерии. Кассовая дисциплина предусматривает правильно оформленные документы и любые денежные обороты предприятия. Например, для фиксирования всех кассовых расходов применяется соответствующий документ. Его значимость является существенной. Данный документ - это расходный кассовый ордер. Об этом далее поподробнее.
Ответ на данный вопрос является простым. Среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют приходный и расходный кассовый ордер. Они абсолютно не привязаны к осуществлению ведения всего бухгалтерского учета. Для них применяют только бумажные носители из-за того, что подобные бумаги нуждаются в личном подписании ответственных лиц. Это важно знать. Также расходный кассовый ордер должен подписать субъект, который осуществляет получение денежных средств. Необходимо отметить то, что в настоящее время законодательством запрещается заверять данные документы при помощи электронно-цифровой подписи.
Бланк расходного кассового ордера является определенным этапом оформления выдачи денежных средств из кассы.
В данном документе кроме суммы указывается еще и личность получателя, а также отмечаются основания для выдачи денег. Форма данного ордера (КО-2) является уникальной и утвержденной для обязательного применения всеми ИП. Она используется организациями, которые имеют кассу и осуществляют по ней соответствующие операции. Бланк расходного ордера не относится к строгим отчетностям и не может стать их заменой, однако подлежит обязательному учету в журнале регистрации по расходным и приходным кассовым ордерам.
При заполнении указанного документа следует придерживаться определенных правил. Данное действие регламентировано ст. 14-21 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера. Под ним подразумеваются счета, платежные ведомости и прочие соответствующие материалы, которые подпадают под строгую отчетность.
Расходный кассовый ордер обязательно подписывают лица, которые ответственны за ведение данной документации. Это важно знать. Под ними подразумевают кассира, бухгалтера и директора компании. При этом следует учесть то, что руководитель организации не может подписывать указанный бланк в том случае, когда к нему прилагаются акты проведенных работ, счета, заявления и другие материалы, имеющие его разрешающую резолюцию. Для получения денежных средств по данному ордеру лицу, осуществляющему их выдачу (кассиру), следует предъявить паспорт или иной документ, который удостоверяет личность получателя. Это является важным условием. При этом паспортные данные указываются в форме КО-2. Также в данном случае от получателя потребуется написание расписки о получении денежных средств. Ее наличие является обязательным. Если без нее оформлен указанный ордер, то денежные средства, которые выданы кассиром, будут считаться недостачей, в результате чего они в полной мере взимаются с ответственного лица. Также по указанному ордеру есть возможность получить наличные по доверенности. В данном случае в бланке указывают полностью фамилию, имя и отчество получателя. По форме КО-2 выдачу денег можно проводить уже в день составления данного документа. Оформление указанного бланка осуществляется в одном экземпляре. Хранится он на предприятии. Также необходимо расходный кассовый ордер зарегистрировать в журнале КО-3.
Существует документ, в котором указаны все особенности заполнения бланка. Порядок ведения кассовых операций РФ определяет все аспекты оформления кассовых ордеров. Заполнять и подписывать указанные банки могут только руководители, старший бухгалтер или ИП. Производить составление кассового ордера разрешено машинописным текстом. Но в законах РФ не сказано об ограничениях формы заполнения. Значит, рукописный текст также разрешается использовать. Только он должен быть читабельным. Если ордер заполнен неправильно, то он считается недействительным. Особое внимание следует уделить графе «Основание». Это важно учесть. Как показывает статистика, ее часто не принимают во внимание. Но она, так же как и остальные, является обязательной к заполнению и составляет очень важную часть ордера. Если в этой графе основанием является зарплата, то необходимо учесть все налоги и платежи.
Здесь ничего нет сложного. Вам нужно заполнить расходный ордер? Бланк в этом случае содержит следующие графы:
Как правило, нумерация начинается с единицы с начала и до конца года.
В графе «Дата составления» нужно вписать дату, когда деньги будут выдаваться из кассы.
- «Дебет» - номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.
- «Кредит» - счет учета наличных денег.
- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается цифрами).
- «Выдать» - здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.
- «Основание» - отображается суть операции. То есть на основании чего нужно выдать деньги. Например, выплата зарплаты.
- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается прописью).
- «Приложение» - приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.
Получатель обязан записать полную сумму наличности прописью. Также следует поставить свою подпись и дату. Затем указывается документ, подтверждающий личность получателя.
Во многих источниках есть пошаговая инструкция по оформлению расходного кассового ордера. Однако не все предприниматели относятся к этому с большой ответственностью, учитывая все особенности процесса. К примеру, заполнение кассового ордера происходит только перед выдачей наличных средств. Нельзя забывать о том, что необходимая сума денег записывается самим получателем. Этот момент в большинстве случаев нарушается самим ИП. Также следует помнить, что указанная сума вписывается печатным способом. При получении денег по доверенности также надо быть внимательным при заполнении бланка. Данный процесс должен быть четко описан в документе. Дубликатов кассового ордера ни в коем случае не должно быть. Он делается в единственном экземпляре. Исправления или помарки категорически запрещены. Поскольку ордер является официальным документом, печать - обязательный атрибут. Но при создании РКО она не является необходимой. Особенно если к ней прилагать другие документы, заверенные печатью (к ним могут быть отнесены материалы первичного бухгалтерского учета). Печать становится ненужной, когда получение средств происходит от юридического лица.
Расходный кассовый ордер на зарплату нуждается в правильном заполнении и составлении. Каждому сотруднику предприятия может быть выдана заработная плата по индивидуальному кассовому ордеру. Однако есть и другой вариант. Он предусматривает то, что на один ордер может быть составлен список из нескольких сотрудников-получателей. Но в этом случае на каждого из них указывается сумма, доступная к выплате. С такого правильно заполненного ордера может быть создана соответствующая ведомость.
Мы рассмотрели особые моменты оформления такого документа, как расходный кассовый ордер. Всем ИП будет полезно иметь готовый его образец с правильно заполненными графами. Необходимо изучить все аспекты его оформления. Изначально правильное составление данного документа позволит упростить расчеты и избежать проблем при проверках. Это является одним из важнейших факторов ведения бизнеса.