Кассовые операции при использовании онлайн-кассы. Кассовая книга ип

Правильное ведение и оформление кассовых операций – это защита от штрафов. Поэтому нужно обращать внимание не только на заполнение приходно-расходной кассовой документации, но и на остальные формы.

В частности, кассовая книга играет серьезную роль в правильном оформлении кассовых операций, но не все ее умеют вести и даже не стремятся научиться этому. Хотя это важно!

Что это за документ?

Она ведется ежедневно, за исключением не рабочих дней, и в ней находит свое отражение всё движение наличных средств , оформляемое приходными и расходными кассовыми документами. По окончанию дня в ней подводится итог – указываются обороты, — и высчитывается лимит кассы, который переходит на следующий день.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр , содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием , на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Кассовая книга относится к обязательным бланкам . И, несмотря на то, что на текущий момент разрешается самостоятельно предприятиям разрабатывать первичные документы, эта книга имеет строгую унифицированную форму, поскольку не относится к документам бухгалтерского учета. Кассовая книга предназначена для фиксирования всех кассовых операций, проводимых компанией в наличной форме. А обращение наличности регулируется нормативными актами Центрального Банка РФ.

Однако кассовая книга не для всех является обязанностью!

Особенности ведения документа предпринимателями

Прежде всего, стоит отметить, что обязанность оформления наличных операций унифицированными формами кассовых документов и вообще их учет не зависит от применяемой .

Кассовые документы должны вести все: и те, кто находится на общем режиме, и те, кто признается спецрежимниками. Почему? Потому что операции с наличными средствами – это самостоятельная отрасль учета, данные которой активно используется при налогообложении и при ведении бухучета.

Однако у кассового учета есть свои нюансы, касающиеся, в частности, обязанности предпринимателя его вести. Так, у ИП есть право выбора: он может кассовые документы оформлять, а может этого и не делать.

Но данное право зависит от соблюдения им сразу нескольких и одновременных условий :

• он обязан учитывать свои доходы, либо расходы и доходы, и (или) другие объекты налогообложения, или физические показатели, которые характеризуют конкретный вид деятельности;
• учет должен вестись только по нормам налогового законодательства РФ, т.е. в соответствии с Налоговым Кодексом РФ;
• и обязанность ведения такого учета должна быть предусмотрена исключительно Налоговым Кодексом РФ.

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

• с оформлением приходных и расходных унифицированных кассовых документов;
• с оформлением Кассовой Книги;
• самостоятельно или с привлечением уполномоченного лица;
• с установлением кассового остатка или без такового. Правда, в этом случае нужно издать приказ: об отсутствии лимита кассы. Иначе, даже 0 будет считаться лимитом, а его превышение хотя бы на 1 копейку будет наказываться штрафом.

А вот для юридического лица выбора – оформлять или нет кассовые операции – не предусмотрено.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Нюансы оформления для организаций

Все юридические лица обязаны оформлять наличные денежные операции кассовыми документами! Эта обязанность распространяется и на малые, и на крупные компании; и на те предприятия, у которых есть или нет обособленных подразделений.

Единственное, малые предприятия имеют право не устанавливать кассовый остаток. Но об этом должен быть оформлен соответствующий приказ.

Кассовая книга и иные кассовые документы у организации ведутся :

1. на бумаге или в электронном формате;
2. непосредственно руководителем компании или уполномоченным лицом;
3. с применением унифицированных форм;
4. независимо от налоговой системы, которую применяет предприятие.

Сама же Кассовая книга обязана вестись в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Указании №3210-У Банка РФ.

Порядок ведения документа рассмотрен в следующем видеосюжете:

Основные правила ведения и заполнения

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – или кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно , исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга имеет две части , которые заполняются одновременно:

• отрывную часть, которая передается в бухгалтерию и там хранится вместе с первичными кассовыми документами, подтверждающими проведение операций;
• непосредственно сама Книга, которая остается на руках у кассира.

Ежедневно Книга начинается с отдельного листа, на котором указывается:

• текущая дата и номер листа (причем, у отрывного листа все записи без исключения, в том числе и номер листа, идентичны неотрывному экземпляру);
• операции и обороты за день;
• остаток наличности с предыдущего дня и лимит на конец дня.

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Кассовую книгу, как правило, в конце года, а ее шнуровку – на последней странице скрепляют печатью и записью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

На предприятии допускается ведение нескольких Книг, когда:

• компания является платежным агентом. В этом случае у нее отдельно предусматривается Книга для ее собственных наличных операций и отдельно – для денег, которые были приняты фирмой при выполнении обязанностей платежного агента;
• при наличии обособленных подразделений, у каждого из которых своя Книга.

Вести Книгу можно и на бумаге и в электронном формате.

Нюансы оформления

Если Книга ведется на бумажном носителе, то ее заполнение возможно и вручную, т.е. сразу на бумаге, или с помощью, например, компьютера и с последующим выведением на бумаге в конце дня.

Что касается кассовой книги, оформляемой в электронном формате , то для этой цели используются специальные технические средства, которыми:

• обеспечивается защита от несанкционированного вмешательства в них, защита от искажений и утраты накапливаемой ими информации;
• обеспечивается хранение документов на срок не меньше 5 лет;
• гарантируется возможность создания копий на бумаге при необходимости.

Что касается порядка ведения Кассовой книги на бумаге и в электронной форме, то он одинаков для обоих вариантов и соответствует требованиям ЦБ РФ, утвержденным в Указании №3210-У.

Но стоит отметить, что документы, сформированные в электронном виде :

• подписываются с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
• по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
• должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.

Специфика для обособленных подразделений

Каждое обособленное подразделение компании при проведении операций с наличностью отражает их в своей собственной Кассовой книге. Порядок ее оформления аналогичен, что и для Книги головного предприятия.

Однако есть своя специфика :

• лимит. Если подразделение организации сдает самостоятельно наличные средства на , открытый головному предприятию в банке, то для этого подразделения кассовый остаток определяется в порядке, предусмотренном для юридических лиц. Если же подразделение сдаёт наличную выручку в кассу головной компании, то лимит определяется самим подразделением. Однако и в том, и в другом случае лимит закрепляется приказом только руководителя головной компании!
• передача копии листа Кассовой книги. Обособленные подразделения предоставляют головной компании копию Листа Книги в установленном ею порядке;
• на обложке Книги должно быть обязательно указано структурное подразделение.

А в остальном ведение кассовой книги должны отвечать Указанию №3210-У ЦБ РФ.

Как правильно формировать данный документ в 1С 8.2, рассказано в данном видеоматериале:

С 1 июня 2014 действует Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Прежний порядок отменен.

Но прежде, чем разбирать положения нового Указания, давайте вспомним, что же такое кассовые операции и о чем вообще этот новый документ.

Этот документ НЕ касается положений о применении ККТ (контрольно-кассовой техники), НЕ касается порядка приема выручки от физических лиц за товары, работы и услуги.

Под кассовыми операциями понимаются операции по приему и выдаче наличных денежных средств, осуществляемые кассами организаций и индивидуальных предпринимателей.

От кого мы можем принимать деньги через кассу ИП или организации?

1. От сотрудников - неиспользованный остаток денежных средств, выданных сотрудникам под отчет.
2. От продавцов и кассиров-операционистов - в конце каждого рабочего дня продавцы и кассиры-операционисты (работающие на ККТ) сдают выручку в кассу ИП или организации.
3. От учредителей - в кассу ИП или организации учредители могут внести денежные средства в качестве взноса или по договору займа.
4. От юридических лиц - в пределах установленного законодательно лимита на осуществление наличных расчетов (100 тысяч рублей) ИП или организация может в кассу предприятия принять полную или частичную оплату за товары, работы и услуги от другого юридического лица или другого ИП.

Правила приема денег от физических лиц за товары, работы и услуги регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 25.11.2013) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Напомню, эти операции не относятся к "Кассовым операциям" и не могут проводиться через кассу ИП или организации.

Кому мы можем выдать деньги через кассу?

1. Сотрудникам , состоящим в штате - это операции по выплате заработной платы и социальных пособий, операции по выдаче денег под отчет (например, на покупку ГСМ, канцтоваров и т.д.)
2. Лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (далее - ГПХ) - вознаграждение за оказанные услуги, выполненные работы.
3. Физическим лицам , не состоящим с ИП или организацией в трудовых отношениях - при покупке у физического лица основных средств, материалов и т.д.
4. Индивидуальному предпринимателю - на личные расходы (об этом подробно в другой статье).

Кто может проводить кассовые операции?

Кассовые операции могут проводиться только сотрудниками ИП или организации, которые состоят в штате или самим индивидуальным предпринимателем, руководителем организации (п. 4) Так называемый "приходящий бухгалтер", работающий по договору ГПХ, не имеет право проводить кассовые операции. Кассовые документы он оформлять может, но брать и выдавать деньги из кассы - нет. Это связано с тем, что кассир - это должность причем с материальной ответственностью. А занимать должности и быть материально ответственными могут только работники, заключившие трудовые договоры.

Итак, у организации и ИП есть выбор - назначить кассира (несколько кассиров со старшим кассиром во главе) или руководитель, предприниматель возлагает эти обязанности на себя. А раз есть выбор, то его надо закрепить в Учетной политике и создать распорядительный документ (приказ), который возлагает обязанности кассира на одно или несколько лиц.

ИП могут не оформлять кассовые документы

Это положение новое и записано оно в п. 4.1. Это право распространяется на тех ИП, которые ведут налоговый учет доходов, доходов и расходов, иных показателей деятельности в соответствии с выбранной системой налогообложения. По сути любой ИП обязан вести в той или иной форме налоговый учет. Поэтому данное положение касается всех ИП.

Сразу хочу обратить ваше внимание на слово "МОГУТ" - могут не оформлять, а могут и оформлять...

В этом Указании есть пункт 5, который гласит:

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.

Таким образом, пункт 5 Указания ЦБ обязывает всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при приеме наличных денег в кассу от физических лиц – сотрудников или от физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, выписывать приходный кассовый ордер и корешок этого ордера выдавать лицу, который вносит деньги в кассу.

А ещё есть пункт 6:

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

И в этих пунктах никакого исключения для ИП нет!

Что представляют собой кассовые документы? Это утвержденной формы приходные и расходные кассовые ордера - по сути это расписки той стороны, которой переданы денежные средства.

Давайте ещё раз прочитаем то, что написано выше - кому ИП может выдать деньги и от кого он может эти деньги получить. И наглядно представим все эти ситуации.

Вот продавец в конце рабочего дня принес выручку в кассу. Безусловно, он потребует у кассира документ о том, что эту выручку в такой-то сумме он сдал. И кассир просто обязан ему выдать такую расписку - Приходный кассовый ордер.

Или предприниматель выдал сотруднику деньги под отчет - на покупку канцтоваров, например. Конечно, он должен взять с сотрудника расписку о том, что сотрудник деньги получил - Расходный кассовый ордер.

Или другое юридическое лицо оплатило в кассу за товары и услуги. Безусловно, эту операцию просто необходимо оформить приходным кассовым ордером!

Поэтому вывод такой - если ИП проводит кассовые операции с сотрудниками, другими юридическими или физическими лицами, то оформлять кассовые документы просто необходимо!

Теперь давайте рассмотрим другой пример - ИП не имеет наемных работников и не рассчитывается наличными с другими юридическими лицами. Он выдает деньги только сам себе и принимает деньги сам от себя. Нужно ли в таком случает оформлять кассовые документы?

Те ИП, которые применяют УСН или ПСН, ведут Книгу учета доходов и расходов на основании Приказа Минфина России от 22.10.2012 N 135н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения"

Так вот согласно требованиям этого документа все записи в КУДиР отражаются в хронологической последовательности на основе первичных документов . Значит, запись о приеме денег в кассу надо сделать именно на основе первичного документа – кассового приходного ордера. А запись о выдаче денег – на основе первичного документа – расходного ордера. Никаких других первичных документов Указанием ЦБ РФ не предусмотрено. Значит всем ИП, кто применяет упрощенную систему налогообложения и патентную систему приходные и расходные кассовые ордера выписывать придется.

Поэтому реально правом не составлять кассовые документы могут воспользоваться только ИП, применяющие ЕНВД, не имеющие наемных работников и не совмещающие ЕНВД с другими режимами налогообложения.

ИП могут не вести кассовую книгу

Это право записано в пункте 4.6 Указания. Будете вы вести кассовую книгу или нет - свой выбор надо закрепить в Учетной политике.

Так вести или не вести кассовую книгу?

Это только ваш выбор. Делайте так, как вам удобнее.

Во-первых, речь идет о распределении обязанностей и ответственности между сотрудниками. Если операций много, есть несколько кассиров-операционистов, работающих за кассовым аппаратом, то, скорее всего, у вас разные сотрудники ведут кассовую книгу и КУДиР.

Но есть и второй нюанс - если кассовую книгу не вести, а в КУДиР мы записываем не все операции по движению денежных средств (отражаем в ней только доходы и расходы. Например, выданные под отчет деньги не отражаем), то каким образом сам предприниматель будет контролировать наличие денег в кассе? Как в отсутствии кассовой книги проверить кассира - все ли деньги на месте? Сколько должно там вообще остаться? Ведь в отсутствии элементарного учета управлять бизнесом просто нельзя! Конечно, можно просто записывать в тетрадке или придумать другую форму записей... Но зачем? Есть проверенная временем и удобная форма.

ИП имеют право не устанавливать лимит кассы (п. 2)

Это значит, что ИП не обязан сдавать на расчетный счет денежные средства сверх установленного лимита, как это было раньше. Любая сумма денежных средств может храниться в кассе ИП. Этим правом могут воспользоваться и юридические лица - субъекты малого предпринимательства.

Однако до 1 июня 2014 года этот лимит должен был быть установлен у каждого ИП и в каждой организации. Если вы выбрали не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе, то этот выбор надо отразить в Учетной политике. И обязательно надо отменить старый приказ об установлении такого лимита. Если не отменить действовавшие ранее приказы, то ИП и субъекты малого предпринимательства будут вынуждены сохранить прежний порядок и прежние лимиты.

Благодарю за подписку!

Согласно российскому законодательству коммерческие банки должны следить за соблюдением клиентами порядка ведения операций с наличными денежными средствами. Они устанавливают лимит на остаток в кассе, по заявлению клиента принимают решение о расходовании предприятием денежной выручки из кассы и периодически проводят проверку кассовой дисциплины организации. Это право регламентировано Положением ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (далее по тексту - Положение № 14-п). При проверке кассовой дисциплины служащие банка руководствуются специальными положениями, определенными в Приложении 7 к Положению.

В ходе проверки банк рассматривает:

• оприходование в кассу наличных денежных средств, полученных в банке;
• соблюдение условия расходования наличных средств, поступающих в кассу организации;
• соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на сумму не более 100 000 рублей;
• хранение денежных средств в кассе сверх лимита, установленного коммерческим банком;
• сдачу денег в кассу банка;
• ведение кассовой книги и других кассовых документов.

Согласно пункту 2.14 Положения № 14-П банки должны проводить проверку не реже одного раза в два года, при этом максимального количества проверок действующее законодательство не устанавливает.

Результаты проверки кассовой дисциплины оформляются справкой по установленной форме, при необходимости такая справка может быть передана в налоговые органы. На основании этого документа налоговые органы могут привлечь налогоплательщика к административной ответственности. Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены штрафы: для должностных лиц – от 400 до 5000 рублей; а для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Установление лимита на остаток

Все компании, которые ведут расчеты наличными деньгами, к началу года должны обратиться в обслуживающий банк для установления лимита на остаток кассы (п. 2.5 Положения № 14-П). Лимит на год заканчивает свое действие 31 декабря текущего года.

Для того чтобы банк установил новое «ограничение», фирме нужно представить заполненную форму № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы (Приложение 1 к Положению № 14-П). Форма заполняется в 2-х экземплярах. В форме указывается сумма лимита и цели, на которые планируется потратить наличные деньги. После утверждения лимита банк вернет один экземпляр. Заметьте, даже если у вашей организации нет выручки, банки все равно для подстраховки устанавливают вам ненулевой лимит.

Если организация имеет несколько расчетных счетов в разных банках, то для установления лимита можно выбрать любой из них (п. 2.5 Положения № 14-П). После этого нужно направить уведомление о размере установленного лимита в другие банки. Такой документ составляется в произвольной форме, а к нему прикладывается копия экземпляра расчета (форма № 0408020).

Если у организации есть структурные подразделения, не ведущие отдельный баланс и не имеющие расчетного счета, то ей следует распределить сумму лимита остатка кассы между ними, оформить приказом руководителя и довести его до сведения каждой структурной единицы (п. 2.5 Положения № 14-П). Сумма лимита кассы всех подразделений (головных и обособленных) должна быть равна общей сумме лимита.

Несогласование банком лимита остатка кассы не является нарушением, штрафов за это не предусмотрено, а вот хранение в кассе денег сверх установленного лимита является нарушением правил работы с денежной наличностью. Исключением является хранение в кассе в течение трех рабочих дней (а для предприятий Крайнего Севера – 5 рабочих дней) денег сверх лимита, если они предназначены для оплаты труда и пособий (п. 2.6 Положения № 14-П).

Конкретного срока на согласование с банком лимита остатка кассы нет, но следует иметь в виду, что с начала нового года даже 1 рубль в кассе будет считаться сверхлимитом (п. 2.5 Положения № 14-П). За сверхлимит в кассе организации и руководителю и главному бухгалтеру грозит штраф (ст. 15.1 КоАП). Если лимит кассы утвержден согласно правилам, и на время сдачи наличности в банк бухгалтер обнаруживает, что лимит превышен по каким-либо причинам, то он идет на хитрость: излишнюю сумму он «выдает» под отчет сотруднику, выписывает на него РКО, а на следующий день «принимает» эту сумму обратно, тем самым отсрочив сдачу наличных в банк.

В течение года можно поменять лимит остатка по кассе, если у организации произошли какие-либо изменения, допустим, претерпели изменения показатели деятельности или стал иным режим работы.

Расчет лимита кассы

Расчет лимита кассы заполняется по форме № 0408020. В расчете все показатели указываются в тысячах рублей. Обязательно заполняется строка «Налично-денежная выручка за последние три месяца», даже в том случае, если организация только открывается. Указывается предполагаемая выручка, то есть наличная сумма, которая поступит в кассу от продажи товаров (работ, услуг) за три месяца.

Исходя из этой суммы рассчитывается среднедневная и среднечасовая выручка и среднедневной расход:

Среднедневная выручка – это отношение суммы выручки за последние три месяца на число рабочих дней в этом периоде;

Среднечасовая выручка – это отношение суммы выручки за последние три месяца на число рабочих часов в этом периоде;

Среднедневной расход – это отношение суммы, выданной из кассы для оплаты расходов организации в течение последних трех месяцев (за исключением расходов на заработную плату), на число рабочих дней в этом периоде.

Далее сообщается, как будет сдаваться выручка в банк: ежедневно, через день, один раз в несколько дней. Затем указываются часы работы предприятия, время сдачи выручки и место, куда сдается выручка. Если у организации имеется несколько торговых точек в разных местах, выручка может сдаваться: а) в общую (объединенную) кассу предприятия, а уже оттуда общей суммой в банк; б) при заключении договора на инкассацию выручки наличные сдаются инкассатору; в) в кассу, с каждой торговой точки отдельно; г) на почту – для перечисления на счет банка.

Сотрудником банка заполняется раздел «Решение учреждения банка» и указывается сумма установленного лимита и цели, на которые разрешено расходовать выручку. В основном сумма ограничения, установленная банком, равна разнице между среднедневной выручкой и среднедневными расходами. В случае, когда организация имеет очень маленькую наличную выручку, то ограничение может быть установлено в размере среднедневного расхода.

При условии, что организация сдает выручку один раз в несколько дней, размер лимита определяется с учетом среднедневной выручки, среднедневного расхода и количества дней, через которое сдается выручка. Формула выглядит так:

Размер лимита = среднедневная выручка x количество дней, через которое сдается выручка – среднедневной расход х количество дней, через которое сдается выручка.

После этого бланк расчета подписывает представитель банка, один экземпляр остается в банке, а второй, с пометкой, возвращается организации.

Принципы инкассации

Сдавать выручку в банк можно с помощью инкассации. Этот способ транспортировки денег имеет больше плюсов, чем минусов. Плюсами является то, что ваши деньги будут в безопасности, доставлены до банка под охраной; если заключен договор инкассации, то за несвоевременную сдачу денег будет отвечать банк; если инкассаторы не приехали за деньгами и лимит кассы превышен, то фирма избежит наказания (постановление Пленума ВАС РФ от 5 ноября 1996 г. № 3561/96).

График заездов инкассаторов оговаривается в договоре, при инкассации бухгалтер-кассир заполняет два экземпляра препроводительной ведомости, после сдачи денег он должен проверить, верную ли сумму зачислили на счет фирмы. Подтверждающим документом является мемориальный ордер, приложение к препроводительной ведомости и акт о вскрытии сумки (эти документы выдаются банком). Минус инкассации – фирма несет дополнительные расходы.

Расходы организации, связанные с оплатой услуг банка по инкассации денежной наличности, признаются экономически оправданными затратами, потому что обязанность сдачи в банк денежной наличности сверх лимита, установлена Порядком ведения кассовых операций № 40. Расходы по инкассации денежных средств, относящихся к производству и реализации, нужно учитывать в составе прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В случае, когда денежные суммы, сдаваемые инкассатору, не связаны с производством и реализацией, то услуги по инкассации нужно учитывать в составе внереализационных расходов организации (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Плата за оказанные услуги, как правило, списывается со счета организации в начале следующего месяца; эти услуги облагаются НДС (подп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ). В бухгалтерском учете услуги на инкассацию относятся к прочим расходам и отражаются в том периоде, к которому относятся (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Из всего вышесказанного следует, что соблюдать требования, предъявляемые к кассе организации, – дело непростое, ответственное, и требует соблюдений многих нюансов. Не следует забывать, что к фирмам, работающим с наличностью, законодатель предъявляет особые требования, поэтому бухгалтеры и кассиры должны тщательно их соблюдать. Если организация будет внимательно относиться к кассовой дисциплине, то визит проверяющих из банка или налоговой не обернется неприятным сюрпризом.

Ольга Цвериянова, коммерческий директор аудиторской компании «Анеста Аудит»

Совокупность всех операций (доходов и расходов), выполняемых с наличными средствами называют кассой. В ней должны отражаться все операции с наличными. Поэтому вести кассу ООО должны обязательно, даже если количество операций с наличными минимально (например, только закупка канцелярии или оплата услуг сторонних специалистов).
Кассу иначе можно назвать кошельком предпринимателя. Ее ведение включает прием и выдачу средств, составление кассовых документов. Обязанность по ведению кассы не зависит от режима налогообложения.

Документы, необходимые для ведения кассы

• Приходные ордера. В них отражают сведения о поступлении наличных денег, необходимых для ведения деятельности (описывается операция, указывается сумма).
• Расходные ордера. Они содержат информацию о расходовании средств (описание операции, размер суммы).
• Кассовая книга. В ней отражается информация о поступлении средств и их расходовании. Основанием для заполнения служат ордера.

Руководство

Для ведения кассы потребуется завести кассовую книгу. Она представляет собой бухгалтерский документ установленной формы. Ее ведение обязательно для всех видов предприятий. Заполнение может вестись вручную или с использованием программного обеспечения.

Основываясь на данных из приходных и расходных ордеров, заполняют кассовую книгу. Стандартная книга представляет собой журнал. На его титульном листе указывают информацию о предприятии, год ведения, наименование подразделения. При активной кассовой деятельности одного журнала может быть недостаточно. Тогда заводят второй, указывая на титульном листе период его ведения.

На листах журнала приведена готовая форма, в которую и вносят информацию с ордеров. По итогам рабочего дня сводится остаток. Листы книги разделены на две части: непосредственно книга и отчет кассира. Они заполняются одинаково. Первая часть затем подшивается к книге, а к отчету прикладываются первичные документы (ордера, выписки).

По итогам дня лист книги должен быть заполнен вручную в журнале или распечатан. Все листы должны быть пронумерованы, их хранят в кассе. В конце календарного года их подшивают в одну книгу, скрепляют печатью. Своей подписью заверяет журнал главный бухгалтер или руководитель.

Если предприниматель не ведет кассу (у него нет кассовой книги, не заполняются кассовые документы), то на него может налагаться штраф. Контроль ведения кассы осуществляет инспектор налоговой.

Заполнение кассовой книги может вестись при помощи онлайн сервиса. Правилами установлено, что ее листы нужно распечатывать по итогам каждого дня. Выяснить соблюдение этого пункта практически невозможно. Если операций немного, то можно формировать кассу по итогам определенного периода (неделя, месяц). В конце года все документы должны быть обязательно распечатаны.

Вопрос: ООО не проводит никаких операций с наличностью. Должно ли оно вести кассу?
Ответ: Законодательно нет никаких оговорок по поводу случаев, когда предприниматель не использует в своей деятельности наличные средства. Поэтому инспектор налоговой имеет полное право проверить ведение кассы. В этом случае можно составить заявление в свободной форме, в котором указать на отсутствие операций с наличными.

Вопрос: У ООО имеются обособленные подразделения. Можно ли вести кассу ООО одну для всех подразделений?
Ответ: Нет, для каждого подразделения должна вестись своя книга.

Вопрос: Что подразумевается под понятием «кассовая дисциплина»?
Ответ: «Кассовая дисциплина» подразумевает совокупность правил, согласно которым должны вестись наличные расчеты. Иными словами, это та же касса со всем перечнем документации, которую должен вести предприниматель.

Каждая организация, которая получает или расходует наличные деньги, обязана вести кассовую книгу. Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако его применение не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый налогоплательщик может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.

Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

1. В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

• одна остается в книге;
• вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

• в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
• в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.