Хоз расходы что к ним относится. Расходы на хозяйственные нужды: даешь работнику нормальные условия труда

3.3. Материальные расходы и расходы на оплату труда индивидуального предпринимателя, применяющего общий режим налогообложения Что относится к материальным расходам, и каков порядок их учета, оговорено разделом IV Порядка учета.Наряду с сырьем, материалами,

Наличные денежные средства моїут выдаваться под отчет на хо-зяйственные нужды - для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей де-ятельности организации, в том числе для закупок товарно-материаль- ных ценностей у других юридических лиц, у населения, на рынках
Когда возникает необходимость приобрести какие-либо материальные ценности или оплатить какие-либо расходы через представителей организация, обычно соответствующее подотчетное лицо пи-шет заявление на выдачу денег для определенных целей (см. с. 272).
После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств на соответствующую сумму выписывается ртсходньш кассовый ордер, который согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций должен быть подписан ру-ководителем организации, главным бухгалтером или уполномочен-ными на это лицами
В том случае, если на заявлении на выдачу денег имеется разре-шительная надпись руководителя организации, его подпись на рас-ходном кассовом ордере не обязательна.
Отметим, что, как было сказано выше, денежные средства выдаются на определенный срок. Не позднее трех дней по истечении этого срокл подотчетные лица обязаны едать в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах н приложить к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные заїра- ты. К таким документам, например, относятся товарные и кассовые чеки, счета, накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам 6 случае осуществления покупки на рынке или у населения оправдательными документами моїут служить акты на закупку товарно-мате- ривльных ценностей.
Обращаем внимание читателей, что в соответствий с требованиями действующих нормативных актов возмещение сотруднику произ-веденных им расходов (или утверждение отчета" об израсходованных подотчетных суммах) считается обоснованным только при одновре-менном выполнении двух условий:
наличие документов, подтверждающих факт приобретения материальных ценностей (получения работ или услуг) и размер оплаченной суммы;
оприходование приобретенных материальных ценностей наскаад (использование полученных и оплаченных подотчетным лицом работ или услуг для нужд организации).
Поэтому при приобретении товарно-материальных ценностей по-дотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих факт приобретении и размер израсходованных сумм, должны быть приложены копии документов, подтверждающие их оприходование на склад (например, приходный ордер, приходная накладная), или же на полях авансового отчета могут быть даны ссылки на эти документы. Указание в авансовом отчете ссылок на документы об оприходовании материальных ценностей (или приложение к авансовому отчету копий соответствующих документов) не является обязатель-ным требованием, однако, по мнению авторов, выполнение таких действий желательно, поскольку это облегчает бухгалтеру контроль за расходованием подотчетных сумм н обоснованностью их выплаты подотчетным лицам
Если материалы быт переданы непосредственно в подразделения организации или сразу израсходованы для нужд организации без оприходования их на склад (например, канцтовары в небольшом ко-личестве, приобретавшиеся и иеполыовавшиеся работником в месте длительной служебной командировки), то к авансовому отчету должны приваліться копии требований с распиской получателей либо другие документы, поотверждающие расход, или же указываются ссылки на такие документы
В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средстп под отчет, не содержвт- ся ограничений размеров выдаваемых сумм. Организация может выдать пещ отчет любую сумму
Однако следует иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.
С 21 ноября 2001 г. согласно указанию Банка России от 14-11 2001 № 1050-У при осуществлении расчетов наличными деньгами с юри-дическими лицами устаноален их предельный размер по одной сделке в сумме 60 ООО руб
При приобретении через подотчетных лиц материалов, козийстсен- ного инвентаря, основных средств, нематериальных активов соответ-ствующие суммы НДС, выделенные в первичных учетных и расчетных документах, отражаются по дебету счета 19 (по соответствующим субсчетам).
После фактической выплаты денежных сред сто из кассы подотчетному лицу указанные суммы НДС моїут быть списаны с крсдиіа счета 19 в дебет счета 68 (при наличии счета-фактуры).
Обращаем внимание читателей, что для отнесения уплаченного поставщикам НДС на расчеты с бюджетом помимо прочего необходимо одновременное выполнение двух условий:
материальные ценности должны быть оприходованы и предназначены для использования в производственных целях, а полученные работы или услуги фактически использованы о производственных целях и списаны на издержки производства и об-ращения (в дебет счетов 20, 25, 26, 44 и т п.);
полученные материальные ценности (работы или услуги) должны быть оплачены.
Поэтому отнесение на расчеты с бюджетом НДС по материальным ценностям (работам, услугам), оплаченным через подотчетных лиц, возможно только после их оприходования (использования) в организации и выплаты соответствующей денежной суммы из кассы.
При приобретении материальных ценностей у населения за налич-ный расчет НДС выделен быть не может, поскольку такие сделки НДС вообще не облагаются.
Рассмотрим порядок оформления операций по расчету с подотчетными лицами, получающими деньги на хозяйственные расходы
Заявление на выдачу денег
Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег нет Заяаление может быть написано в свободной форме или по форме, которую организация может разработать самостоятельно.
Образец такого заявления приведен на с, 273.
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
Расходный кассовый ордер оформляется при выдаче подотчетному лицу аванса на хозяйственные расходы, а также при возмещении подотчетному лицу перерасхода по авансовому отчету.

Код Форма по ОКУД поОКПО 0310002 57122659 организации сгруктдою поярвэделонио
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
РОЯ
| їоділругтцню " КоррвЭТСДОФТВ1! >> rpsfHT Srs Кицсмиго 1 71-3 7I3SZ SO 2255-00 - |
Выдать Вопопиной Анне БОРИСОВ не
/іичиость получателя Г.М, Зотов»
Основание: IP пиобрвнеиио материалов Сумм» Яде ТЫСРУИ ЛКЄСПІ лягьдоиг пять-

Вопрос:

Возможно ли послать средства на хоз. расходы на личную банковскую карточку директора? Нужен ли какой-то приказ для того? Если да, какая форма приказа? И как правильно оформить платежку и что писать в назначении платежа?
Нужно ли делать авансовые отчеты в сервисе по этим хоз. расходам? В какой срок надо отчитаться? Ответ:

Перевод денег под отчет на хоз.расходы на банковскую карточку сотрудника (гендиректора) по-хорошему проверяющие не одобряют. И могут признать эти суммы доходом сотрудника, в следствии чего доначислят НДФЛ и страховые? взносы на такие выплаты в случае налоговой проверки. Оптимально для таких расходов оформить корпоративную карту.
Если пока корпоративной карты у организации нет, то можно перевести деньги на банковскую карту директора на хоз.нужды. На практике это применяется повсеместно. Для этого нужно оформить приказ на выдачу денег под отчет сотруднику, в котором указать сумму и срок, на который выдаются деньги.
При перечисление денег в назначении платежа так и нужно указать "под отчет на хозяйственные расходы".

После того, как директор оплатит расходы, он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы на совершенные расходы. Срок составления авансового отчета 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, указанного в приказе.
Отмечу, что пока сотрудник не отчитается за ранее выданные ему деньги под отчет, ему нельзя выдавать следующую сумму под отчет.

Последовательность отражения действий в сервисе должна быть такой:
1. В разделе Деньги добавляете Движение с р/сч в кассу на дату снятия средств по чековой книжке. Если деньги с расчетного счета не снимаете, операцию пропустите.
2. В разделе Деньги добавьте Списание- Выплата подотчетному лицу, наличными . В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Сформируйте Авансовый отчет. В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет привязывая к Расходному ордеру . К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Актуально на дату 11.06.2015 г.

Доходы и расходы. Ведение учёта

Документы подтверждающие расход

Вопрос:

Поставщик (частное лицо, без ИП) не может предоставить документы (товарную накладную и счет фактуру) на товар.
У ООО УСН 6%, то есть расходы не влияют на расчет налогов. Может ли ООО купить товар поставщика без документов? Если можем, то как правильно отразить расход в бухгалтерской отчетности?
Налоговая может оштрафовать ООО за неподтвержденный документами расход?

Ответ:

Несмотря на то, что ООО применяет УСН 6% и расходная часть на уплату налога в бюджет влияния не оказывает, в настоящее время налоговая ужесточает контроль за деятельностью ООО в части законности приобретения товара, который впоследствии будет реализован. Т.е. у ООО обязательно должны быть правильно оформленные документы на товар, чтобы налоговая не могла предъявить претензии.
В случае отсутствия документов продаваемый товар, на приобретение которого у ООО нет документов, налоговая может расценить как полученный безвозмездно, а следовательно, у ООО возникнет дополнительный доход в виде стоимости безвозмездно полученного имущества и с такого дохода придется заплатить налог и пени.
Кроме этого на ООО может быть наложен штраф за грубое нарушение правил учета, которое повлекло занижение налоговой базы по УСН, а также штраф за неуплату налога УСН.

Поэтому документы от продавца - физ. лица следует оформить в обязательном порядке.

Поскольку товар для перепродажи Вы покупаете у физ.лиц, они не могут предоставить накладные на товар, как это бывает в случае приобретения у ИП или ООО.
В данном случае оформляете закупку товара закупочным актом. За основу можете взять форму N ОП-5 .
Составляют акт в двух экземплярах в момент совершения закупки товаров у физ.лица. Один экземпляр документа передают продавцу, второй остается у покупателя. Оба акта должны быть подписаны ООО, закупившим товар, и продавцом. В акте необходимо указать паспортные данные лица, у которого был приобретен товар (полное указание Ф.И.О. продавца, его паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, а также адрес местожительства).

При отражении в разделе Деньги оплаты за товар создайте операцию Списание - По основному виду деятельности. В качестве подтверждающей накладной укажите данные акта на приобретение товара.

Дополнительно отмечу, что оплатить товар лучше переводом на банковский (карточный) счет физ.лица.
Если нет возможности провести безналичный платеж, тогда средства можно выдать наличными по расходному кассовому ордеру, в котором физ. лицо-продавец должен прописью указать полученную сумму, проставить дату получения денег и свою подпись. Предварительно деньги следует снять с расчетного счета, если в кассе ООО на выплату денег нет.

Что касается уплаты налогов по данной сделке, то выплата дохода физ. лицу в данном случае облагается НДФЛ, но Вы его уплачивать не должны. Физ. лицо-продавец должен самостоятельно отчитаться в налоговую о полученном доходе и уплатить налог.
Выплата по договору купли-продажи с физ. лицом также не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, просто выплатите физ. лицу сумму за товар. Никакие дополнительные налоги или взносы в рамках данной сделки платить не придется.

Предприятия (учреждения) выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно - операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.

При снятии организацией денег с расчетного счета на хозяйственные нужды нужно соблюсти следующий порядок:

1. Снятые денежные средства в этот же день нужно оприходовать в кассу организации. Оприходование делается так: составляется приходный кассовый ордер на снятую со счета сумму (форма приходного ордера № 0310001).

2. Затем необходимо оформить выдачу наличных тому лицу, который будет приобретать для организации товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд.

Выдача денежных средств оформляется следующими документами (п. 4.4. Положения):

Заявлением от работника о выдаче ему сумм под отчет, составленным в произвольной форме, с указанием срока, на который будут выданы денежные средства, и их сумме; руководитель компании на этом заявлении должен поставить свою подпись и дату.

Расходным кассовым ордером, который составляется по форме 0310002.

3. О приходе из банка денежных средств по приходному ордеру и об их выдаче по расходному кассовому ордеру делаются записи в Кассовой книге (форма 0310004).

4. После расходования денежных средств, но не позднее 3 дней с окончания срока, на которые выданы деньги, подотчетное лицо должно составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (например, товарные и кассовые чеки, п. 4.4 Положения).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Неизрасходованные или не подтвержденные документально денежные суммы должны быть возвращены в кассу организации.

Если работник потратил меньше денежных средств, чем получил под отчет: главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Если работник потратил больше денежных средств, чем получил под отчет: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

Получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);

В течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

Ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат.

Таким образом, организация может тратить наличные денежные средства только на свои нужды. Кроме того, нужно подтверждать все наличные расходы документами, которые должны храниться.

Кроме того, если наличные денежные средства были выданы физическому лицу без составления документов и авансового отчета, налоговые органы при проверках доначисляют данному лицу налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также пеню и штраф за его неуплату.

Пример 1. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу.

Бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

Дебет 50 Кредит 71 – 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

Дебет 10 Кредит 71 – 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Пример 2. Перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника

ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.

7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,

Дебет 10 Кредит 60 – 27 350 руб. - приобретены канцтовары,

Дебет 60 Кредит 71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

Дебет 50 Кредит 71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.

Создание нормальных условий труда на рабочих местах – одна из первоочередных задач каждого работодателя. А значит, придется следить за чистотой в офисе, покупать моющие средства для уборки, мыло и туалетную бумагу и совершать прочие расходы на хозяйственные нужды. Можно ли учитывать такие затраты для целей налогообложения и как отразить приобретение специфических материалов в бухгалтерском учете?

Затраты на хозтовары как материалы

При расчете налога на прибыль налогоплательщик может учесть затраты как расходы, уменьшающие налоговую базу, если расходы (п.1 ст.252 НК):

— экономически обоснованны;

— документально подтверждены;

— направлены на получение дохода.

Выполняются ли эти условия для хозяйственных товаров? Затраты на покупку материалов, которые используются для хозяйственных нужд, относятся к материальным расходам (пп.2 п.1 ст.254 НК). С точки зрения Минфина (письмо от 11.04.2007г. №03-03-06/1/229) расходы на покупку хозтоваров и бытовой химии (бумажные полотенца, туалетная бумага, чистящие средства, салфетки и т.п.) могут быть отнесены к материальным затратам.

Затраты на хозтовары как прочие расходы

С другой стороны расходы на обеспечение нормальных условий труда (предусмотренных законодательством) относятся к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией (пп.7 п.1 ст.264 НК). При этом расшифровка понятия «нормальные условия труда» в НК отсутствует.

Трудовое законодательство также не стоит в стороне от нужд работников. Согласно ст.223 ТК работодатель должен обеспечить санитарно-бытовое обслуживание работников по требованиям охраны труда. Для реализации этого требования на предприятии оборудуются санитарно-бытовые помещения (представить помещение организации без туалетов вряд ли получится), помещения для приема пищи (говорить о санитарии, если работник кушает, используя станок вместо стола, невозможно), помещения для оказания медпомощи, комнаты отдыха и др.

Поддержание чистоты в таких помещениях невозможно без санитарно-гигиенических принадлежностей. Поэтому расходы на хозяйственные нужды (туалетная бумага, мыло, моющие средства, полотенца, хозяйственный инвентарь) можно учесть в целях налогообложения прибыли по пп.7 п.1 ст.264 НК.

Эту точку зрения поддерживает и арбитражная практика (постановления ФАС Московского округа от 27.12.2006г. №КА-А40/12681-06, ФАС Поволжского округа от 03.07.2007г. №А65-20634/06 и от 02.11.2004г. №А55-17257/03-29). Расходы признаются в налоговом учете по мере их списания в производство (п.2 ст.272 НК).

Получается, что расходы на хозяйственные нужды можно учесть по двум основаниям:

— пп.2 п.1 ст.254 НК как материальные расходы;

— пп.7 п.1 ст.264 НК как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

В этом случае налогоплательщик решает сам, к какой группе он отнесет такие затраты (п.4 ст.252 НК).

Подтверждающие документы

Подтверждающими документами будут:

— документы на поступление хозтоваров (товарные чеки, кассовые чеки, накладные и т.п.)

— документы на списание хозтоваров: требование-накладная (форма М-11), акт списания материалов;

— внутренний документ, в котором перечислены меры по обеспечению санитарно-бытового обслуживания согласно требованиям охраны труда.

Бухгалтерский учет

Хозяйственные товары относятся к материально-производственным запасам и принимаются на учет по фактической себестоимости (в сумме фактических затрат на их приобретение) согласно п.2,5,6 ПБУ 5/01. Они учитываются на счете 10 «Материалы» согласно Плану счетов:

Дебет 10 – Кредит 60 – поступили хозтовары от поставщика

Дебет 10 – Кредит 71 – хозтоварыприобретены за счет подотчетных сумм

Стоимость хозтоваров списывается единовременно в момент отпуска материалов для управленческих нужд (п.90,93 Методических указаний по бухучету МПЗ, утв. приказом Минфина от 28.12.2001г. №119н). Метод списания организация устанавливает самостоятельно: по себестоимости единицы, по средней себестоимости, методом ФИФО и закрепляется в учетной политике.

Стоимость затрат на хозтовары относится к расходам по обычным видам деятельности (п.5, п.7 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счетов затрат 20, 23, 25, 26, 44:

Дебет 26 – Кредит 10 – списаны хозтовары для уборки офиса

О расходах на канцелярские товары .

А в вашей организации есть затраты на приобретение хозяйственных принадлежностей? В каком порядке вы их учитываете? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!